Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2012 г.

В КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Обзор работы Коллегии Комитета за 2011 год

Проведено 5 заседаний Коллегии Комитета, на которых рассмотрено 15 вопросов.

17 февраля 2011 г. на расширенном заседании Коллегии рассмотрены итоги реализации Основных направлений развития архивного дела в Удмуртской Республике за 2010 г. и Основные направления деятельности на 2011 г. В работе Коллегии приняли участие: Г.Б. Чуракова, референт Председателя постоянной комиссии Государственного Совета Удмуртской Республики по науке, образованию, культуре и молодежной политике, С.В. Адаева, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике, Н.К. Коробейникова, председатель правления Удмуртского республиканского отделения РОИА, член Общественной палаты Удмуртской Республики, З.Я. Боткина, председатель Удмуртского регионального отделения ВООПИиК, руководители и специалисты Комитета, государственных и муниципальный архивов, представители органов местного самоуправления.

С докладом об итогах работы архивных учреждений за 2010 г. выступила Н.В. Тойкина, председатель Комитета. В докладе отмечалось, что деятельность архивных органов и учреждений Удмуртской Республики в 2010 г. была нацелена на реализацию законодательства в области архивного дела и задач отраслевого раздела Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг. В перечень государственных услуг, предоставляемых в Удмуртской Республике, включены три услуги, оказываемые Комитетом, которые обеспечены административными регламентами. В рамках реализации РЦП «Реформирование региональных и муниципальных финансов Удмуртской Республики (2007–2009 гг.)» профинансировано оцифрование описей дел в государственных архивах. Заключен договор о сотрудничестве с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан. Постановлением Правительства Удмуртской Республики государственные архивы включены в перечень государственных казенных учреждений Удмуртской Республики.

На осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела бюджетам органов местного самоуправления перечислены субвенции в размере 24 млн. 727 тыс. рублей. Состоялся переезд в новое здание ГКУ «ЦГА УР». Выделено дополнительное помещение архивному отделу Администрации МО «Сарапульский район». Проводился ремонт помещений в шести муниципальных архивах. В плановом порядке осуществлялся прием документов на хранение, в т.ч. аудиовизуальных и электронных документов. В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ включена метрическая запись о рождении П.И. Чайковского, хранящаяся в ГКУ «ЦГА УР». Продолжалось развитие информационно-поисковых систем к документам Архивного фонда УР, сопровождение официального сайта «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет. Организован прием запросов граждан в электронном виде на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии», а также в государственных архивах в режиме «Одного окна».

Коллегия приняла к сведению доклад и одобрила итоги реализации Основных направлений развития архивного дела в Удмуртской Республике за 2010 г. и Основные направления деятельности на 2011 г. Особо отмечена положительная работа государственных архивов, муниципальных архивов г. Ижевска, г. Сарапула, Глазовского, Игринского, Камбарского, Сарапульского, Увинского, Якшур-Бодьинского районов.

Коллегия выразила благодарность за увеличение штатной численности муниципальных архивов главам муниципальных образований и главам администраций г. Воткинска, Дебесского и Можгинского районов. Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела на 2011 г., принять меры по повышению эффективности использования бюджетных средств, в т.ч. субвенций, направленных на достижение результатов деятельности и улучшения качества предоставляемых архивных услуг.

31 мая 2011 г. на заседании Коллегии рассмотрены результаты комплексной проверки работы архивного отдела Администрации МО «Завьяловский район». С информацией выступила Е.А. Белова, начальник контрольно-инспекционного отдела Комитета. В обсуждении приняли участие А.В. Коняшин, руководитель аппарата Главы, Совета депутатов, Администрации МО «Завьяловский район», Е.Я. Коробейникова, начальник архивного отдела.

Главе Администрации района рекомендовано изыскать возможность обеспечения архивного отдела помещением и оборудованием, соответствующими нормативным условиям хранения документов Архивного фонда УР; повышению эффективности использования субвенций на выполнение государственных полномочий Удмуртской Республики. Архивному отделу рекомендовано строго соблюдать нормативные требования к сохранности документов Архивного фонда УР и других архивных документов; устранить замечания по ведению учетных документов, усилить контроль за соблюдением организациями – источниками комплектования правил оформления, формирования документов, дел, их упорядочения, проведения экспертизы ценности документов.

На заседании рассмотрены итоги комплексной проверки работы Управления по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск». С информацией выступил Ю.С. Краснопёров, начальник организационно-аналитического отдела Комитета. В обсуждении приняли участие В.И. Буданов, руководитель аппарата Администрации МО «Город Воткинск», Е.Г. Никонова, начальник Управления по делам архивов. Отмечена положительная работа Управления по делам архивов.

Коллегия рекомендовала Администрации МО «Город Воткинск» принять необходимые меры по реализации мероприятий, предусмотренных разделом «Архивное дело» Программы социально-экономического развития города Воткинска на 2010–2014 гг., в т.ч. решить вопрос оснащения хранилищ системой вентиляции и кондиционирования воздуха, проведения ремонтных работ и ускорить решение вопроса по комплектованию Управления сотрудниками согласно установленной штатной численности.

Управлению по делам архивов Коллегия рекомендовала обеспечить соблюдение требований «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», усилить контроль за обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, активизировать деятельность по переводу описей в электронный формат, разработать перспективный план развития системы НСА к документам Управления, предусмотреть организацию стажировки сотрудников на базе государственных архивов.

Коллегия рассмотрела результаты исполнения положений административных регламентов Комитета предоставления государственных услуг, исполнения государственных функций. С информацией выступила Н.Г. Пушкарёва, заместитель председателя Комитета. В обсуждении вопроса приняли участие директора ГКУ «ЦГА УР» Н.А. Красильникова, ГКУ «ЦДНИ УР» Е.М. Ушакова, ГКУ «ГАСПД УР» Н.В. Василечко.

Коллегия рекомендовала руководителям государственных архивов осуществлять постоянный контроль за сроками прохождения и качеством исполнения административных процедур, отнесенных к полномочиям государственных архивов, привести информационные стенды в местах приема заявителей в соответствие с требованиями административных регламентов, ГКУ «ЦДНИ УР» оборудовать вход в здание пандусом.

На заседании Коллегии заслушана информация Н.А. Красильниковой, директора ГКУ «ЦГА УР», о ходе сплошной проверки наличия дел в архиве. В обсуждении вопроса приняли участие И.А. Макарова, заместитель директора, О.М. Пышкова, начальник отдела обеспечения сохранности документов. Коллегия рекомендовала завершить проверочные мероприятия в августе 2012 г. По результатам проверки наличия и состояния дел рекомендовано представить в Комитет аналитические сведения по проверенным фондам.

30 июня 2011 г. на расширенном выездном заседании Коллегии в г. Сарапуле рассмотрены итоги работы отрасли за первое полугодие 2011 г. С докладом выступила Н.Г. Пушкарёва, заместитель председателя Комитета. В работе Коллегии приняли участие А.Ф. Наумов, Глава муниципального образования «Город Сарапул», А.Л. Мымрин, Руководитель аппарата Администрации МО «Город Сарапул», С.Ю. Бутромеев, руководитель аппарата Главы, Совета депутатов, Администрации МО «Сарапульский район», З.Я. Боткина, председатель Удмуртского регионального отделения ВООПИиК, Е.Ф. Шумилов, искусствовед, историк, заслуженный деятель искусств Удмуртской Республики и начальники отделов, специалисты Комитета, государственных и муниципальных архивов, члены ЭПМК Комитета.

Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов обеспечить выполнение планов работы и установленных значений показателей Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг. в области архивного дела на 2011 г., качественное предоставление государственных и муниципальных услуг, проведение мероприятий, нацеленных на соблюдение требований «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ», завершить работу по внедрению версии АПК «Архивный фонд 4.1».

Коллегия заслушала информацию Н.В. Василечко, директора ГКУ «ГАСПД УР», «Об исполнении запросов социально-правого характера в режиме «Одного окна» и реализации Соглашения с ПФР по УР об электронном документообороте» и главного специалиста-эксперта Комитета Р.Г. Шихарева «О ходе реализации Указа Президента УР от 31.05.2010 № 91 «О Перечне мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства на 2010 г. и на плановый период 2011 г. и 2012 г. в Удмуртской Республике» и республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)» в области архивного дела». Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов принять меры по реализации в 2012–2015 гг. мероприятий указанной РЦП.

07 октября 2011 г. на заседании Коллегии рассмотрены итоги комплексной проверки работы архивного отдела Администрации МО «Увинский район» по реализации законодательства Удмуртской Республики в области архивного дела. С информацией выступила И.А. Ложкина, ведущий специалист-эксперт контрольно-инспекционного отдела Комитета. В обсуждении вопроса приняли участие А.П. Морозов, руководитель аппарата Главы, Совета депутатов, Администрации МО «Увинский район», А.В. Соколова, начальник архивного отдела.

Коллегия признала работу архивного отдела положительной, рекомендовала Администрации МО «Увинский район» принять необходимые меры по реализации мероприятий, предусмотренных разделом «Архивное дело» Программы социально-экономического развития МО «Увинский район» на 2010–2014 гг.; производить расходование субвенций, предусмотренных на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела, в соответствии с действующими нормативными документами. Коллегия рекомендовала архивному отделу осуществлять работу в строгом соответствии с Правилами, обеспечить соблюдение нормативных требований к охранному режиму и технике безопасности; усилить контроль за обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, предусмотреть организацию стажировки сотрудников муниципального архива на базе государственных архивов Удмуртской Республики.

Коллегия заслушала информацию об итогах выполнения перспективных планов создания и развития научно-справочного аппарата к документам архивных учреждений Удмуртской Республики в 2004–2010 гг. С информацией выступил Ю.С. Краснопёров, начальник организационно-аналитического отдела Комитета. В обсуждении вопроса приняли участие Г.Ю. Младенцева, начальник отдела научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий ГКУ «ЦГА УР», В.С. Трещёв, начальник отдела научно-справочного аппарата ГКУ «ЦДНИ УР». Коллегия одобрила деятельность архивных учреждений по созданию и развитию справочно-поисковых средств к фондам. Руководителям архивных учреждений рекомендовано обеспечить полную реализацию перспективных планов развития НСА до 2014 г. и добиться улучшения значений показателей, установленных в отраслевых разделах программ социально-экономического развития Удмуртской Республики и муниципальных образований на 2010–2014 гг. в данном направлении.

Коллегия рассмотрела вопрос о результатах мероприятий государственных архивов Удмуртской Республики по энергосбережению. Коллегия приняла информацию С.В. Чучалова, заместителя председателя Комитета, к сведению.

30 ноября 2011 г. на заседании Коллегии рассмотрен вопрос об итогах обследования состояния сохранности архивных документов и делопроизводства в Главном управлении ветеринарии Удмуртской Республики, учреждениях, работающих в сфере ветеринарии. С информацией выступила Е.А. Белова, начальник контрольно-инспекционного отдела Комитета. В обсуждении приняли участие В.В. Сабреков, заместитель начальника Главного управления ветеринарии Удмуртской Республики, Н.С. Закурдаева, специалист-эксперт отдела противоэпизоотических мероприятий и незаразных болезней Главного управления ветеринарии Удмуртской Республики, сотрудники отдела формирования Архивного фонда ГКУ «ЦГА УР» Е.Ю. Дубовцева и О.Н. Петрова.

Коллегия рекомендовала Главному управлению ветеринарии организовать оказание методической и практической помощи, контроль за деятельностью постоянно действующих экспертных комиссий в подведомственных учреждениях ветеринарии, создав Центральную экспертную комиссию, рассматривать вопросы организации делопроизводства и сохранности документов на семинарах и совещаниях, проводимых с органами и организациями, работающими в сфере ветеринарии. Коллегия рекомендовала руководителям учреждений ветеринарии – источников комплектования Управления по делам архивов Администрации МО «Город Ижевск», архивных отделов (секторов) администраций муниципальных районов в Удмуртской Республике привести в соответствие с требованиями действующего законодательства в области архивного дела и делопроизводства инструкции по делопроизводству, положения о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве; принять меры к соблюдению нормативных режимов хранения документов Архивного фонда УР и других архивных документов, в законодательно установленные сроки осуществлять упорядочение документов постоянного хранения, по личному составу и передачу их на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Коллегия рекомендовала ГКУ «ЦГА УР», муниципальным архивам оказать необходимую методическую и практическую помощь учреждениям ветеринарии в организации делопроизводства и работы архивов, устранении выявленных недостатков.

Коллегия заслушала информацию об исполнении решения совместного заседания коллегий Министерства здравоохранения Удмуртской Республики и Комитета от 08.12.2005 «Об итогах проверки состояния сохранности документов Архивного фонда Удмуртской Республики и документационного обеспечения управления в Министерстве здравоохранения Удмуртской Республики, организациях, учреждениях здравоохранения Удмуртской Республики». С информацией выступила Е.Ю. Дубовцева, начальник отдела формирования Архивного фонда ГКУ «ЦГА УР». В обсуждении вопроса приняли участие Л.Г. Абрамова, начальник отдела организационной и кадровой работы Министерства здравоохранения Удмуртской Республики, Л.М. Быстрых, специалист-эксперт Управления по лицензированию медицинской и фармацевтической деятельности при Правительстве Удмуртской Республики, Н.А. Красильникова, директор ГКУ «ЦГА УР», О.В. Глухова, главный специалист отдела формирования Архивного фонда ГКУ «ЦГА УР».

Коллегия положительно отметила работу по улучшению состояния сохранности архивных документов и организации делопроизводства Министерства здравоохранения Удмуртской Республики и подведомственных учреждений здравоохранения; признала наличие недостатков в состоянии сохранности документов, образующихся в деятельности лечебно-профилактических учреждений и документационного обеспечения управления; рекомендовала руководителям органов и учреждений здравоохранения принять меры по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе проверки состояния сохранности документов и организации делопроизводства.

Коллегия рассмотрела вопрос о состоянии работы государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики по выявлению и учету особо ценных и уникальных документов Архивного фонда УР, созданию и учету копий страхового фонда и фонда пользования на них. С информацией выступила Н.Г. Пушкарёва, заместитель председателя Комитета. Коллегия отметила положительную работу ГКУ «ЦДНИ УР» по подготовке методической базы для работы по выявлению и описанию особо ценных документов. Коллегия рекомендовала директорам ГКУ «ЦГА УР», ГКУ ЦДНИ УР» активизировать работу по выявлению в архивных фондах уникальных документов; ГКУ ЦДНИ УР» – изыскать финансовые возможности на приобретение оборудования для проведения технического контроля копий страхового фонда и фонда пользования, создания условий для их хранения.

Коллегия рассмотрела и одобрила План работы Коллегии Комитета на 2012 год.

А.Д. Лебедева, секретарь Коллегии Комитета