Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2012 г.

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2011 год

В 2011 г. проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета, на которых рассмотрено 196 вопросов. Согласовано 7 методических разработок, в т.ч. 3 примерные номенклатуры дел (для государственного учреждения ветеринарии Удмуртской Республики «Районная станция по борьбе с болезнями животных»; территориального органа Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики; управления (отдела) сельского хозяйства администрации муниципального образования в Удмуртской Республике;), Порядок работы пользователей в читальном зале ГКУ «ЦГА УР»; памятка о проведении научно-технической обработки документов, образующихся в процессе подготовки и проведения выборов депутатов представительных органов местного самоуправления в Удмуртской Республике; памятка по выявлению, описанию и учету ОЦ документов личного происхождения в ГКУ «ЦДНИ УР»; методическое пособие по организации инициативного аудиовизуального документирования в ГКУ «ЦДНИ УР». Внесены изменения в сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики, памятку о порядке передачи ликвидированными организациями документов по социально-правовой защите граждан в ГКУ «ГАСПД УР», дополнения к Нормам времени и выработки на работы и услуги, выполняемые государственными архивами УР.

Рассмотрен ряд организационных вопросов:
- об аккредитации специалистов ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР», привлекаемых в качестве экспертов к проведению мероприятий по государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Удмуртской Республике; о порядке передачи органами ЗАГС книг государственной регистрации актов гражданского состояния на постоянное хранение после истечения сроков их временного хранения; о смене формы собственности муниципальных учреждений здравоохранения в Удмуртской Республик; о ходе исполнения восьми решений ЭПМК.

Рассмотрены вопросы об определении сроков хранения документов о работе с персональными данными в информационных системах, образовавшихся в деятельности Отдела по мобилизационной работе и ведению секретного делопроизводства Администрации МО «Город Сарапул», документов по установлению стажа работы лицам, не являющимся государственными и муниципальными служащими; о продлении срока временного хранения документов постоянного хранения в Управлении имущественных отношений Администрации МО «Город Ижевск» и автономном учреждении культуры Удмуртской Республики «Национальный центр декоративно-прикладного искусства».

Рассмотрены акты об утрате документов в 5 организациях. Согласованы акты о неисправимых повреждениях архивных документов Союза потребительских обществ Удмуртской Республики и архивных документов фонда Министерства лесного хозяйства Удмуртской АССР (УР) в ГКУ «ЦГА УР».

Согласован акт о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности 5 коммерческих банков, (находившихся на депозитарном хранении в ГКУ «ЦГА УР»), в связи с истечением временного срока хранения документов и по итогам проведения экспертизы ценности документов.

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 18 организаций, в т.ч. 2 – в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 1 – в источники комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 15 – в источники комплектования муниципальных архивов. В списки возможных источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» включены 2 организации, ГКУ «ЦДНИ УР» – 3 организации. Исключены из списков организаций – источников комплектования 93 организации, в т.ч. 2 – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 3 – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 88 – из источников комплектования муниципальных архивов.

На заседаниях ЭПМК утверждены и согласованы:
- описи дел управленческой документации – 61400 ед.хр.;
- описи дел по личному составу – 125932 ед.хр.;
- описи НТД – 989 ед.хр.;
- описи фонодокументов – 19 ед.хр.;
- описи фото – 2152 ед.хр.;
- описи видеодокументов – 2;
- описи электронных документов –159 ед.хр./3160 ед.уч.
- инструкций по делопроизводству – 154;
- положений об ЭК и архивах – 354;
- номенклатур дел – 526.

Сведения о рассмотренных на заседаниях ЭПМК Комитета документах занесены в базу данных «ЭПМК».

В 2011 г. на контроль поставлено 6 вопросов: в т.ч. об оказании методической помощи реорганизованным отделениям Управления Федерального казначейства по Удмуртской Республике в упорядочении архивных документов и передаче их на ответственное хранение в Управление Федерального казначейства по Удмуртской Республике; рассмотрении в третьем квартале 2012 г. целесообразности включения в список организаций – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» ОАО «Ижевский мотозавод «Аксион-холдинг»; рассмотрении информации в мае 2012 г. об итогах сравнительного анализа состава и содержания управленческих документов в фондах ГКУ «ЦГА УР», если срок временного хранения (75 лет) документов по личному составу в аналогичных фондах ГКУ «ГАСПД УР» истек, и т.д.

Качественно подготовленные материалы представлялись на рассмотрение ЭПМК сотрудниками ГКУ «ЦДНИ УР» и ГКУ «ГАСПД УР».

В 2011 г. были возвращены на доработку в связи с нарушением нормативных требований к их составлению 316 описей дел, 2 номерника и перечня ОЦД, 35 номенклатур дел, 46 инструкций по делопроизводству. Наибольшее количество документов было возвращено организациям – источникам комплектования муниципальных архивов г. Воткинска, Балезинского, Селтинского, Ярского районов. Основные причины возврата материала с ЭПМК: нарушение Административного регламента исполнения Комитетом государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики» (Ижевск, 2008) и Административного регламента предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций – источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике» (Ижевск, 2011). Нарушения нормативных требований повторяются. Имеют место случаи направления на ЭПМК документов в ненадлежащем оформлении: без сопроводительных листов архивов, без выписок из протоколов ЭК (ЦЭК), в неполной комплектности. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК Комитета на документах, опускаются по своему усмотрению графы в номенклатурах дел и описях дел. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не до конца проводится работа по замечаниям экспертов, при этом не прикладываются прежние замечания эксперта и свод отклоненных замечаний (в случае несогласия разработчика с экспертом). Сроки хранения дел из примерных номенклатур дел, подготовленных до выхода нового перечня (М., 2010), переносятся без изменений в конкретные номенклатуры дел. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и деятельности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием.

Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой информации.

Материалы на рассмотрение ЭПМК некоторыми муниципальными архивами представляются с нарушением Регламента работы ЭПМК Комитета. Практика выполнения годового плана по утверждению и согласованию материалов на ЭПМК в ноябре-декабре сохраняется.

А.Д. Лебедева, секретарь ЭПМК Комитета