Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2012 г.

Основные направления развития архивного дела
в Удмуртской Республике на 2012 год

Основные направления развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2012 г. разработаны на основе письма Росархива от 06.09.2011 № 4/1784-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.», в соответствии с Основными направлениями государственной политики по развитию сферы культуры и массовых коммуникаций в Российской Федерации, Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации до 2015 г., с учетом задач раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг., отраслевых разделов программ социально-экономического развития муниципальных образований в Удмуртской Республике, республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)».

Государственное регулирование развития архивного дела. Законодательное и нормативно-правовое обеспечение деятельности архивных учреждений

Нормативно-правовой базой развития архивного дела в республике являются Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законы Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».

В 2012 г. в рамках реализации отраслевого раздела Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг. (утверждена Законом Удмуртской Республики от 18.12.2009 № 68-РЗ) предусмотрен комплекс мер по повышению уровня безопасности, формированию и использованию Архивного фонда Удмуртской Республики (далее – АФ УР), по развитию информационно-поисковых систем, технической укрепленности государственных и муниципальных архивов, в т.ч. продолжится реконструкция здания, в котором расположены государственные казённые учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ЦГА УР») и «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ГАСПД УР»). Планируется достижение следующих целевых показателей: доля архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в нормативных условиях, достигнет 81%; удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в общем объеме уникальных и особо ценных документов АФ УР, относящихся к собственности Удмуртской Республики – 96%; доля архивных документов, включенных в электронные описи, в общем объеме документов государственных архивов – 73%.

Предстоит разработка Государственной программы «Развитие архивного дела в Удмуртской Республике» и утверждение ее постановлением Правительства Удмуртской Республики.

В части развития нормативно-правовой базы деятельности архивных органов и учреждений республики планируется внесение изменений в Закон Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» и в Положение о Комитете по делам архивов при Правительстве УР (далее – Комитет) в связи с передачей Комитету полномочий главного распорядителя бюджетных средств, предоставленных из бюджета республики бюджетам муниципальных образований на выполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

В рамках реализации административной реформы, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» будут внесены изменения и организовано исполнение административных регламентов государственных услуг в области архивного дела, включенных в Перечень государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики, утвержденный постановлением Правительства УР от 07.02.2011 № 24: «Предоставление гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов», «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций –источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике», «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации», а также исполнения Комитетом государственных функций «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики», «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов», «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Удмуртской Республике». Планируется подготовка административных регламентов государственных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления в Удмуртской Республике при осуществлении отдельных государственных полномочий в соответствии с законом «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела». Управления по делам архивов, архивные отделы и секторы администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике (далее – муниципальные архивы) будут работать в соответствии с административными регламентами предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела.

В Комитете и государственных архивах планируется внедрение системы межведомственного электронного взаимодействия и системы электронного документооборота на базе программного обеспечения DIRECTUM, в т.ч. перевод услуги по предоставлению архивной информации в электронный вид. Продолжится работа по реализации соглашений об электронном документообороте Комитета, государственных и муниципальных архивов с Отделением Пенсионного фонда РФ по УР. Планируется включение муниципальных архивов городских округов в систему приема запросов граждан и организаций по принципу «Одного окна», реализованную в государственных архивах.

Будет осуществляться контроль финансово-хозяйственной деятельности государственных казённых учреждений, подведомственных Комитету, согласно Федеральному закону от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 21.06.2011 № 86н будет размещаться необходимая информации о государственных казённых учреждениях на официальном сайте в сети Интернет (www.bus.gov.ru). Продолжится мониторинг деятельности государственных и муниципальных архивов по выполнению отраслевого раздела Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики, по реализации Основных направлений развития архивного дела за полугодие и год. Продолжится формирование АБД «Учет деятельности архивных учреждений Удмуртской Республики».

На основании приказа Комитета от 11.10.2011 № 118-п и в соответствии с Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» будет организован контроль за исполнением законодательства в области архивного дела в 19 организациях – источниках комплектования государственных архивов, а также в 5 муниципальных образованиях УР. Итоги проверки состояния архивного дела в 3 муниципальных районах будут рассмотрены Коллегией Комитета. Кроме того, Коллегии предстоит рассмотреть результаты проверки состояния сохранности архивных документов и делопроизводства в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия УР и управлениях сельского хозяйства администраций муниципальных образований, итоги рассекречивания архивных документов государственных архивов в 2009–2011 гг. и перспективы дальнейшей работы, промежуточные результаты выполнения отраслевого раздела Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики, ход работы по созданию полнотекстовой базы данных на документы АФ УР, итоги проверки наличия и состояния архивных дел в ГКУ «ЦГА УР» и другие вопросы.

Основные научно-методические вопросы деятельности архивов республики будут рассматриваться на заседаниях Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК), Научного совета и комиссии по внедрению автоматизированных архивных технологий Комитета, а также дирекций государственных архивов.

В бюджете республики на 2012 г. предусмотрены субвенции муниципальным районам и городским округам на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела в объеме 28669,0 тыс. рублей. Планируются выезды сотрудников Комитета в 11 муниципальных архивов с целью оказания методической помощи. Органами местного самоуправления в Удмуртской Республике планируется принять 77 распорядительных актов по развитию архивного дела на местах, в т.ч. о наделении управлений по делам архивов (отделов, секторов) полномочиями по осуществлению контроля исполнения муниципальных правовых актов, об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг, о ходе реализации мероприятий отраслевых разделов территориальных программ социально-экономического развития. Вопросы состояния архивного дела будут рассматриваться на оперативных совещаниях, заседаниях коллегий и центральных экспертных комиссий администраций муниципальных образований городов и районов. В ряде муниципальных архивов планируется привлечение к архивным вспомогательным работам временно не работающих граждан через центры занятости населения.

Сотрудники архивных органов и учреждений республики примут участие в мероприятиях Международного Совета архивов, заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, Удмуртского республиканского отделения Российского общества историков-архивистов (далее – УРО РОИА) и Удмуртского регионального отделения ВООПИиК.

Утвержденный бюджет Комитета и государственных архивов Удмуртской Республики на 2012 г. составляет 61135,1 тыс. рублей. На реализацию мероприятий республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)», закрепленных за Комитетом, выделено 4 млн. рублей. Продолжится работа по оказанию услуг на платной основе (временное хранение документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, упорядочение документов организаций, информационные услуги). План поступления внебюджетных средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности на 2012 г. – 3000,0 тыс. руб.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики. Улучшение физического состояния документов

Основные мероприятия архивных органов и учреждений Удмуртской Республики в 2012 г. будут направлены на поддержание высокого уровня безопасности архивных фондов за счет соблюдения нормативных требований к режимам хранения документов и оборудованию архивохранилищ, к организации выдачи документов пользователям, продолжения выверки сведений учетных документов, в т.ч. при внедрении АПК «Архивный фонд. 4.3», проведения страхового копирования и оцифровки особо ценных документов и аудиовизуальных документов на традиционных носителях.

Планами государственных и 11 муниципальных архивов предусмотрен комплекс мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций (далее – ЧС), повышению готовности архивов к работе в режиме ЧС, в т.ч. мероприятия по исполнению предписаний служб пожарного и охранного надзора. Планируется уточнение или составление регламентирующих документов по вопросам гражданской обороны, организации охранного и противопожарного режимов, работы государственных архивов в случае возникновения ЧС, переиздание приказов об ответственности сотрудников за сохранность документов и др. Государственными архивами планируется проведение 9 объектовых тренировок и учебных занятий, а также участие в месячниках пожарной безопасности и гражданской защиты, проводимых Комитетом. В 4 муниципальных архивах намечены учебы и инструктажи по правилам пожарной безопасности, еще в 4 муниципальных архивах – решение вопросов технического обслуживания и обеспечения вневедомственного наблюдения за средствами охранно-пожарной сигнализации. Установка системы наружного видеонаблюдения и оповещения службы вневедомственной охраны предусмотрена в архивном управлении Администрации муниципального образования «Город Глазов».

Продолжится реконструкция здания государственных казённых учреждений «ЦГА УР» и «ГАСПД УР» (ул. Камбарская, 17), в т.ч. проведение энергетического обследования здания. Предполагается замена системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах ГКУ «Центр документации новейшей истории УР» (далее – ГКУ «ЦДНИ УР»). В различных объемах ремонтные работы и реконструкция помещений запланированы в 14 муниципальных архивах. В Управлении по делам архивов Администрации МО «Город Сарапул» планируется перемещение после ремонта более 6 тыс. дел из старого здания. Предстоит ремонт отопительных систем в муниципальных архивах Алнашского и Селтинского районов. В зданиях государственных и некоторых муниципальных архивов планируются работы по поддержанию их в рабочем состоянии: проверка электрооборудования, замеры изоляции электропроводки на сопротивляемость, модернизация электропроводки и освещения, подготовка к работе в зимних условиях и т.д.

Запланированы монтаж или модернизация охранно-пожарной сигнализации, в т.ч. в новых помещениях, в муниципальных архивах Глазовского, Кизнерского, Киясовского и Сарапульского районов, перезарядка или приобретение огнетушителей – в 4 муниципальных архивах. Приобретение и установка кондиционеров в хранилищах планируется в 5 муниципальных архивах, приборов контроля температуры и влажности воздуха – в 4 муниципальных архивах, замена оконных блоков и нераспашных решеток на окнах – в 7 муниципальных архивах, также в 7 архивах предстоит установка сертифицированных металлических дверей. Планируется установка мобильных стеллажей в 3 муниципальных архивах, модернизация стеллажей – еще в 6 муниципальных архивах.

В целях улучшения условий хранения документов планируется картонирование более 74,7 тыс. ед.хр. и замена 900 коробок (перекартонирование 3,8 тыс. ед.хр.). Государственными архивами и 9 муниципальными архивами предусмотрена проверка сведений топографических указателей. Значительные объемы работ по топографированию будут выполнены в ГКУ «ГАСПД УР» в связи с перемещением 60% архивных дел в 2011 г. В ГКУ «ЦГА УР» и Управлении по делам архивов Администрации МО «Город Сарапул» планируются мероприятия по профилактике заражения документов грибком плесени, а также проведение дезинфекции и дезинсекции хранилищ.

Планируется реставрация 16960 листов в 945 ед.хр. (550 ед.хр./13200 листов в государственных архивах, 395 ед.хр./3760 листов в 18 муниципальных архивах), в т.ч. в фондах Камско-Воткинского железоделательного завода, волостных партийных организаций, проектного института «Удмуртагропромпроект» и др. Восстановление затухающих текстов на 596 листах путем перепечатки, ксерокопирования и с помощью компьютерных технологий будет выполняться в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 4 муниципальных архивах. Запланированы подшивка и переплет 5125 ед.хр. (в т.ч. в муниципальных архивах – 2675 ед.хр.).

В соответствии с Перспективным планом создания копий страхового фонда на особо ценные документы АФ УР на 2012–2014 гг. планируется создание страхового фонда на пленочном носителе на документы на бумажной основе в объеме 890 ед.хр./76875 кадров (в т.ч. 839 ед.хр./69997 кадров – документы государственных архивов, 51 ед.хр./6878 кадров – особо ценные документы, относящиеся к собственности Удмуртской Республики и хранящиеся в муниципальных архивах). Будут созданы страховые копии на 102 ед.хр. электронных аудиовизуальных документов в ГКУ «ЦДНИ УР» и Управлении по делам архивов Администрации МО «Город Сарапул». Копии фонда пользования на пленочном носителе будут созданы только на документы государственных архивов в объеме 839 ед.хр./69997 кадров. В ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и ряде муниципальных архивов планируется создание копий фонда пользования в электронном виде на аудиовизуальные документы на традиционных носителях. Также в ГКУ «ЦДНИ УР» будет произведена перезапись 17 ед.хр. электронных фото- и видеодокументов на носители другого формата и производителя.

Планируется консервационно-профилактическая обработка 231 рулона (205052 кадра) микрофильмов страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленных в 1995–1996 гг. и 2,0 тыс. ед.хр. страхового фонда фотодокументов. Одновременно с этой работой будет проведена проверка их наличия и технического состояния. В ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР» будет выполняться проверка технического состояния видеодокументов на магнитной ленте и электронных документов, в ГКУ «ЦДНИ УР» и 2 муниципальных архивах – перемотка видео- и аудиокассет с целью снятия внутреннего напряжения в рулонах магнитных лент.

В рамках реализации долгосрочных планов цикличной проверки наличия и состояния дел намечена проверка свыше 260,6 тыс. дел на бумажной основе, а также 5069 ед.хр. фото- и видеодокументов. Сплошная проверка наличия будет проводиться в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ГАСПД УР» и 2 муниципальных архивах в связи с перемещением документов. Во исполнение решения коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 22.08.2006, резолюции Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве от 05.09.2006 в государственных и муниципальных архивах планируется проведение полистной проверки наличия более 1,6 тыс. ед.хр., представляющих интерес для коллекционеров и востребованных пользователями.

В ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 8 муниципальных архивах запланировано выявление и описание особо ценных документов. Намечено описать 98 ед.хр., в т.ч. 29 ед.хр. – в муниципальных архивах. В ГКУ «ЦДНИ УР» выявление ОЦ документов будет проводиться по фонду Удмуртского рескома КП РСФСР, в ГКУ «ЦГА УР» – в составе научно-технической документации. По итогам работы планируется подготовка Памятки по выявлению и описанию особо ценных документов в составе научно-технической документации. Продолжится проведение ревизии состава ранее учтенных особо ценных документов в ГКУ «ЦГА УР», муниципальных архивах городов Глазова и Сарапула, с этой целью планируется пересмотреть более 1,6 тыс. ед.хр. ОЦ документов.

В соответствии с разработанной методикой в ГКУ «ГАСПД УР» и 5 муниципальных архивах предусмотрено выявление документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, с целью проведения экспертизы ценности, отбора на уничтожение или перевода на постоянное хранение. В итоге на рассмотрение ЭПМК Комитета будут представлены описи дел, переведенных на постоянное хранение, и акты на уничтожение документов, не прошедших экспертизу ценности.

В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» и Административным регламентом исполнения Комитетом государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов» планируется паспортизация и представление в Комитет документов централизованного государственного учета государственных и муниципальных архивов, организаций – источников комплектования, музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2013.

По результатам комплектования архивов документами на различных видах носителей будет проводиться работа по ведению основных и вспомогательных учетных документов. Изменения в учетные документы будут вноситься также по итогам описания документов личного происхождения, проверки наличия и состояния документов, рассекречивания, поединичного приема документов и т.д. Будут учтены описанные особо ценные документы, созданные на них микрофильмы страхового фонда и фонда пользования в традиционном и электронном виде. В ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальном архиве Воткинского района продолжится работа по восстановлению экземплярности описей дел путем ксерокопирования. В ГКУ «ЦГА УР» и муниципальном архиве города Воткинска планируется сканирование описей дел для последующей конвертации в АПК «Архивный фонд».

Планируется открытие 30 новых фондов. По всем вновь поступившим на хранение фондам в соответствии с пунктом 2.6 «Временного порядка автоматизированного государственного учета документов» будут вноситься изменения в поля разделов «Фонд», «Опись», «Незадокументированные периоды», «Движение документов» АПК «Архивный фонд». Планируется дальнейшее заполнение полей «Аннотация» и «Историческая справка». В раздел «Дело» предполагается внести более 137,2 тыс. заголовков дел (в т.ч. муниципальными архивами – около 77,0 тыс. заголовков дел). Приоритетное внимание будет уделяться внедрению АПК «Архивный фонд. 4.3». Государственными и муниципальными архивами запланировано проведение проверки и корректировки внесенных сведений и конвертация данных в АПК «Архивный фонд. 4.3» из предыдущей версии. Специалистами Комитета и государственных архивов будет оказана методическая и практическая помощь муниципальным архивам в организации внедрения новой версии АПК «Архивный фонд».

В соответствии с постановлением Правительства УР от 13.05.2002 № 437 «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики» продолжится работа по выявлению уникальных документов в фондах ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР». Предложения о включении документов в состав Государственного реестра уникальных документов АФ УР будут рассмотрены ЭПМК Комитета. Будет организовано страхование уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов АФ УР и Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и архивами организаций

В 2012 г. деятельность государственных и муниципальных архивов республики традиционно будет направлена на снижение объема документов АФ УР, хранящихся в организациях сверх законодательно установленного срока временного хранения.

На постоянное хранение поступит 28475 ед.хр. управленческих документов от 574 организаций (в т.ч. 11909 ед.хр. – в государственные архивы, 16566 ед.хр. от 514 организации – в муниципальные архивы). Наиболее значительные объемы управленческих документов будут приняты в ГКУ «ЦГА УР», муниципальные архивы городов Глазова, Ижевска, Сарапула, Алнашского, Игринского, Кезского, Сарапульского, Увинского районов. Запланирован прием на хранение 513 ед.хр. научно-технической документации (в т.ч. 403 ед.хр. – в ГКУ «ЦГА УР», 110 ед.хр. – в муниципальные архивы городов Воткинска, Глазова, Сарапульского и Якшур-Бодьинского районов). На постоянное хранение поступит 1372 ед.хр. фотодокументов на традиционной основе (в т.ч. 200 ед.хр. – в государственные архивы, 1172 ед.хр. – в муниципальные архивы городов Воткинска, Ижевска, Можги, Сарапула, Алнашского, Камбарского, Шарканского, Ярского районов), а также 128 ед.хр./2028 ед.уч. электронных документов, в т.ч. аудиовизуальных. По итогам работы по упорядочению документов от владельцев личных фондов планируется принять 2433 ед.хр. документов личного происхождения (в т.ч. 921 ед.хр. – в муниципальные архивы).

По-прежнему, в больших объемах планируется прием документов по личному составу от организаций, ликвидируемых по причине несостоятельности. В архивы поступит свыше 29,2 тыс. дел по личному составу от 35 организаций (в т.ч. в муниципальные архивы – свыше 3,2 тыс. ед.хр.). Наибольшее количество документов по личному составу планируют принять ГКУ «ГАСПД УР», муниципальные архивы города Воткинска, Вавожского, Красногорского, Увинского, Юкаменского районов. Продолжится сотрудничество с Министерством имущественных отношений УР, Управлением Федеральной налоговой службы по УР, Арбитражным судом УР, Управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по УР в целях обеспечения сохранности документов ликвидированных по причине банкротства организаций. Сотрудники архивов примут участие в работе ликвидационных комиссий, будут оказывать помощь в упорядочении документов.

В традиционных формах продолжится инициативное аудиовизуальное документирование мероприятий республиканского и муниципального уровня, в т.ч. организованных Президентом, Правительством и Государственным Советом УР, органами местного самоуправления. Запланирована фото- и видеосъемка сотрудниками ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивов города Сарапула, Глазовского, Киясовского, Якшур-Бодьинского и Ярского районов более 70 мероприятий. Продолжится создание серии видеозаписей из цикла «О времени и о себе», содержащих воспоминания ветеранов войны и труда, деятелей науки и культуры.

В соответствии с Административным регламентом исполнения Комитетом государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики» ЭПМК Комитета планируется рассмотреть:
- описи управленческих документов в объеме 36544 ед.хр. от 722 организаций (в т.ч. от 648 организаций – источников комплектования муниципальных архивов описи на 26383 ед.хр.);
- описи научно-технической документации на 500 ед.хр. (в т.ч. от источников комплектования муниципальных архивов – 186 ед.хр.);
- описи 1361 ед.хр. фотодокументов на традиционной основе (из них 1161 ед.хр. – от муниципальных архивов);
- описи электронных документов, в т.ч. аудиовизуальных документов на электронных носителях, в объеме 139 ед.хр./2325 ед.уч. (в т.ч. от муниципальных архивов – 43 ед.хр./1057 ед.уч.);
- описи документов личного происхождения в объеме 2412 ед.хр. (в т.ч. описи на 900 ед.хр. будут представлены 17 муниципальными архивами);
- описи дел по личному составу 580 организаций в объеме свыше 22,2 тыс. дел (в т.ч. от 506 организаций – источников комплектования муниципальных архивов описи в объеме 13,8 тыс. дел).

Запланировано представление на согласование ЭПМК Комитета 449 номенклатур дел (в т.ч. от организаций – источников комплектования муниципальных архивов – 395 номенклатур дел), 135 инструкций по делопроизводству, свыше 400 положений об экспертных комиссиях и архивах организаций.

На договорных началах сотрудникам ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР» предстоит упорядочить свыше 4,2 тыс. дел постоянного срока хранения 22 организаций и 2,1 тыс. дел по личному составу.

Планируется оказать содействие специалистам территориальных избирательных комиссий в упорядочении документов по выборам в представительные органы государственной власти и местного самоуправления (2011 г.) и Президента РФ (2012 г.), а также методическую и практическую помощь в упорядочении документов упраздненных городских и районных судов, реорганизованных редакций газет, учреждений здравоохранения.

В течение года будет организовано 72 обучающих семинара для сотрудников архивов и делопроизводственных служб организаций, на которых предполагается присутствие более 1500 человек. На семинарах планируется рассмотрение вопросов внедрения в практику работы Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и т.д. В целях внедрения системы межведомственного электронного взаимодействия и электронного документооборота запланирован семинар с представителями исполнительных органов государственной власти УР по вопросам подготовки и согласования ЭПМК Комитета перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, внесения изменений в нормативные документы исполнительных органов государственной власти в области делопроизводства.

В целях оказания методической помощи работникам делопроизводственных служб и архивов организаций предполагается дать более 4,2 тыс. консультаций. Предусматривается проведение курсов повышения квалификации по теме «Делопроизводство и архивное дело», чтение лекций и организация стажировок в государственных архивах по вопросам организации документационного обеспечения управления и работы архивов по заявкам организаций и муниципальных архивов.

Сотрудниками Комитета и государственных архивов планируется подготовка 3 примерных номенклатур дел, определяющих состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности молодежных (детских) общественных объединений, администраций, а также органов управления культурой муниципальных образований в Удмуртской Республике.

Предусмотрено проведение 24 проверок соблюдения законодательства об архивном деле, в т.ч. в 5 муниципальных архивах. К проверочным мероприятиям Комитета будут привлекаться специалисты государственных архивов, аккредитованные в установленном порядке в качестве экспертов. План проверок соблюдения архивного законодательства в Удмуртской Республике на 2012 г. согласован Прокуратурой УР, утвержден приказом Комитета от 11.10.2011 № 118-п и включен в Сводный план проведения проверок на год. При выявлении в ходе проверок нарушений нормативных требований в области архивного дела в соответствии Кодексом РФ об административных правонарушения будут подготовлены необходимые документы для возбуждения административных дел в отношении нарушителей. В рамках взаимодействия с организациями – источниками комплектования запланировано проведение муниципальными архивами обследования состояния сохранности документов в 418 организациях, по итогам которых руководству организаций будут выданы рекомендации по совершенствованию работы в этом направлении. В соответствии с прогнозным планом приватизации собственности Удмуртской Республики на 2012 г. планируется провести обследования и дать заключения о документах государственной собственности, образовавшихся в деятельности государственных предприятий, подлежащих приватизации.

На основе примерных договоров об отношениях и сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Удмуртии, негосударственными и общественными организациями, гражданами – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов будет проводиться в случае необходимости работа по перезаключению ранее заключенных договоров или заключению дополнительных соглашений.

Продолжится работа по оптимизации состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в т.ч. по исключению из списков источников комплектования муниципальных архивов ликвидированных федеральных структур и негосударственных организаций.

Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивов. Развитие информационно-поисковых систем и информационных технологий

Приоритетными в данном направлении будут мероприятия по реализации РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)», Концепции развития информационно-коммуникационных технологий в архивных учреждениях Удмуртской Республики на 2011–2013 гг., (утверждена приказом Комитета от 05.08.2011 № 97-п) и решения Коллегии Комитета от 07.10.2011 об итогах выполнения перспективных планов создания и развития научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов. Конкретные виды и объемы работы архивов определены с учетом перспективных планов развития информационно-поисковых систем и значений показателей, установленных отраслевыми разделами программ социально-экономического развития Удмуртской Республики и муниципальных образований на 2010–2014 гг.

В рамках выполнения Плана подготовки документальных публикаций и справочно-информационных изданий архивных учреждений Удмуртской Республики на 2008–2012 гг. предстоит подготовить, рассмотреть на заседании Научного совета Комитета рукопись архивного справочника «Путеводитель ГКУ «ЦДНИ УР». Часть 1» и, при наличии финансовых средств, издать. В ГКУ «ЦГА УР» планируется подготовка электронного Путеводителя по фондам архива. Начнется подготовка Путеводителя по фондам архива в архивном управлении Администрации МО «Город Глазов», в архивном отделе Администрации МО «Воткинский район» продолжится подготовка рукописи Краткого справочника по фондам.

С целью подготовки в автоматизированном режиме справочников по фондам планируется составление и совершенствование исторических справок к 242 фондам объемом более 70,7 тыс. ед.хр. (в т.ч. в муниципальных архивах – к 126 фондам) и ввод их в поля «Историческая справка» и «Аннотация» АПК «Архивный фонд». Предполагается, что показатель «Доля архивных фондов, подготовленных для формирования путеводителей в АПК «Архивный фонд», достигнет 80%.

Усовершенствование описей дел запланировано в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 12 муниципальных архивах. На утверждение ЭПМК Комитета муниципальными архивами будут представлены описи дел 37 фондов в объеме 3178 ед.хр. (отделы образования, социального обеспечения, культуры, здравоохранения, исполкомов райсоветов, фонды и коллекции документов машинно-тракторных станций, артели промысловой и сельскохозяйственной кооперации). В ГКУ «ЦГА УР» начнется переработка описи дел фонда Министерства государственной безопасности Удмуртской АССР за 1942–1950 гг. В ГКУ «ЦДНИ УР» продолжится переработка описей дел фонда Парткома производственного объединения «Ижмаш»: редактирование 800 заголовков дел, систематизация 5196 дел и формирование описи.

Запланировано проведение экспертизы ценности и описания документов личного происхождения, фотодокументов на традиционных носителях и аудиовизуальных электронных документов. Включение в состав АФ УР фоно- и видеодокументов на магнитной ленте не планируется. Предстоит описать более 3,3 тыс. документов владельцев личных фондов, часть из которых пополнит уже открытые в архивах фонды: Заслуженного работника культуры РФ и УР А.А. Артамонова, советского и партийного деятеля, журналиста, краеведа В.С. Логинова, коллекционера А.В. Новикова, профессора, лауреата Государственной премии СССР В.А. Журавлева, профессора Ижевской медицинской академии, Заслуженного работника здравоохранения РФ и УР В.Н. Савельева, народного писателя Удмуртии Г.А. Ходырева и др.

В ГКУ «ЦГА УР» намечено описание 300 писем граждан и организаций в средства массовой информации Удмуртии, которые сформируют новую коллекцию документов, и 498 нотных рукописей произведений удмуртских композиторов, которые пополнят фонд Союза композиторов Удмуртии. В ГКУ «ЦДНИ УР» в составе соответствующей коллекции будут упорядочены собранные в результате инициативного комплектования 500 агитационно-пропагандистских документов по выборам депутатов Государственной Думы Российской Федерации и Думы г. Ижевска.

Предстоит описание электронных документов, образовавшихся в процессе работы ГКУ «ЦДНИ УР» (электронные варианты рукописей изданий, подготовленных архивом, и т.д.). Упорядочение электронных документов, в т.ч. аудиовизуальных документов на электронном носителе, запланировано в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 18 муниципальных архивах. По итогам описания планируется сформировать 139 ед.хр./2325 ед.уч., из которых 1949 ед.уч. –фотодокументы, 39 ед.уч. – фонодокументы и 320 ед.уч. – видеодокументы. В ГКУ «ЦДНИ УР» и 8 муниципальных архивах будет проведено описание негативов и позитивов фотодокументов в объеме 1361 ед.хр. (в т.ч. 1100 ед.хр. – в муниципальных архивах).

Активизируется каталогизация фотодокументов в рамках АБД «Фотокаталог» в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 23 муниципальных архивах. Планируется закаталогизировать 1189 ед.хр. традиционных фотодокументов и 19 ед.хр./1133 ед.уч. электронных фотодокументов. В каталоги на бумажной основе планируется влить 1200 карточек. В ГКУ «ЦДНИ УР» продолжится пополнение систематического, именного и географического каталогов фотодокументов в электронном формате данными о ранее незакаталогизированных фотодокументах и новых поступлениях. Индексация карточек фотокаталога будет проводиться на основании «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ». В ГКУ «ЦГА УР» планируется перевод традиционного (карточного) фотокаталога в электронный формат и проведение ревизии 15 тыс. карточек систематического каталога на бумажной основе с целью уточнения сведений. В ГКУ «ЦДНИ УР» будет проводиться в экспериментальном режиме каталогизация видеодокументов.

Продолжится формирование автоматизированного справочного аппарата к документам. В ГКУ «ЦГА УР» и 29 муниципальных архивах будет заполняться БД «Предметно-тематический указатель к решениям исполкомов городских и районных советов депутатов». В ГКУ «ЦДНИ УР» будут вноситься сведения в аналогичную БД по фонду Ижевского горкома КП РСФСР. В ГКУ «ЦГА УР» и 12 муниципальных архивах будет формироваться БД «Акты приема в эксплуатацию законченных строительством объектов». В ГКУ «ЦГА УР» завершится заполнение БД «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.», планируется пополнение базы данных «Электронный каталог». В ГКУ «ГАСПД УР» предусмотрено заполнение автоматизированного именного указателя к фонду Строительного треста № 18. В итоге тематические базы данных пополнятся сведениями о 4,7 тыс. ед.хр. (43,3 тыс. записей).

Кроме того, продолжится формирование БД «Сведения об организациях, находящихся в стадии банкротства» (будет внесена информация об организациях, в отношении которых Арбитражным судом УР были приняты решения о признании их несостоятельными (банкротами), открыто конкурсное производство в 2010–2011 гг.), «Справочно-информационный фонд», «Научно-справочная библиотека», «Памятные даты Удмуртской Республики». В Комитете будет продолжено ведение БД «Учет деятельности архивных учреждений УР», «Нормативно-правовая база деятельности архивных учреждений УР» и «Государственный реестр уникальных документов АФ УР». В целях оперативного предоставления гражданам и организациям информации о местах хранения документов по личному составу продолжится формирование республиканской базы данных «Местонахождение документов по личному составу». Учет и регистрация запросов граждан и организаций в государственных и большинстве муниципальных архивов будет осуществляться в АБД «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»» и «Учет запросов тематического характера». Планируется привлечение к работе по приему запросов в режиме «Одного окна» муниципальных архивов, проведение учебы с сотрудниками.

В рамках реализации мероприятий Республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)» планируется:
- обновление парка компьютерной техники, приобретение планетарного сканера;
- создание программного обеспечения для удаленного использования оцифрованных архивных документов;
- проведение оцифровки архивных документов на бумажном носителе с привлечением сторонней организации и собственными силами государственных архивов. В ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивах города Ижевска, Глазовского и Увинского районов планируется сканировать и оцифровать 325 ед.хр. (60,8 тыс. листов) особо ценных документов (в случае приобретения второго сканера – 485 ед.хр. (90,8 тыс. листов).

Кроме того, планируется оцифровка: 1168 ед.хр. традиционных фотодокументов в ГКУ «ЦГА УР» и 6 муниципальных архивах; 32 ед.хр. фонодокументов на магнитной ленте в ГКУ «ЦГА УР» и 2 муниципальных архивах; 99 ед.хр. видеодокументов на магнитной ленте в ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 6 муниципальных архивах.

Продолжится модернизация официального сайта «Архивная служба Удмуртии». Сайт будет формироваться в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». Планируется размещение части справочного аппарата к документам архивов, организация на сайте доступа к оцифрованным архивным документам, улучшение сервисов по приему и регистрации запросов граждан и организаций, в т.ч. в рамках оказания государственной услуги по предоставлению архивной информации в электронном виде.

Одним из основных направлений останется формирование общеотраслевых баз данных «Архивный фонд» (в т.ч. внедрение версии 4.3) и «Фондовый каталог». Государственными и муниципальными архивами планируется внести в раздел «Дело» более 137,2 тыс. заголовков ед.хр. (из них в государственных архивах – 60,4 тыс. заголовков), в т.ч. путем автоматической конвертации описей, созданных в текстовом редакторе, или прошедших распознавание с помощью специализированного программного обеспечения.

В рамках создания системы автоматизированных архивных технологий планируется модернизация программы «Архивы Удмуртии», будет разработан новый программный продукт «Электронный каталог 2.0», позволяющий объединение БД «Фотокаталог» и БД «Электронный каталог» и проведение индексации, согласно новой схеме единого классификатора документной информации. Запланировано проведение работ, направленных на обеспечение сохранности информационных массивов в электронном формате (оптимизация, копирование БД, антивирусная профилактика), надлежащего состояния компьютерной техники и периферийных устройств и т.д.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в Комитете и государственных архивах планируется анализ используемых в работе персональных данных и информационных систем, обрабатывающих персональные данные, применение систем защиты информации, обучение должностных лиц, отвечающих за защиту информации и допущенных к работе с персональными данными. Продолжится работа по информационному и методическому обеспечению специалистов муниципальных архивов, в рамках повышения их деловой квалификации предстоит проведение учебных занятий по использованию и внедрению информационных технологий.

На заседаниях комиссии по внедрению автоматизированных архивных технологий Комитета будут рассмотрены результаты модернизации официального сайта «Архивная служба Удмуртии», внедрения ПК «Фондовый каталог 4.0» и АПК «Архивный фонд 4.3», электронного документооборота на основе программного обеспечения «DIRECTUM», работ по оцифровке архивных документов в государственных архивах, реализации РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)» в части полномочий Комитета.

Использование и публикация документов Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики

Основные мероприятия в 2012 г. в данном направлении будут осуществляться в рамках проводимого в Российской Федерации Года российской истории. Намечено информационное обеспечение юбилейных и памятных дат, в т.ч. 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 г.,115-летия начала Первой всеобщей переписи населения Российской империи, 70-летия Сталинградской битвы, 85-летия организации ДОСААФ и др. Приоритетным направлением останется исполнение запросов граждан и организаций на получение архивной информации.

Планируется организация и проведение 450 информационных мероприятий, в т.ч.:
- 57 документальных выставок (в т.ч. 48 – муниципальными архивами), приуроченных к юбилеям со дня рождения удмуртских писателей Кедра Митрея и С.П. Широбокова, держателей личных фондов и фондообразователей, юбилеям населенных пунктов, учреждений и др. На официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» будет размещена интернет-выставка к 200-летию Отечественной войны 1812 г.;
- публикация 64 статей (в т.ч. 55 – муниципальными архивами) в отраслевых, республиканских и местных изданиях;
- прозвучат 42 сюжета на республиканских и местных теле- и радиоканалах (в т.ч. 29 будут подготовлены муниципальными архивами). Тематика статей и теле-, радиосюжетов, наряду с юбилейными датами, будет посвящена деятельности государственных и муниципальных архивов, предоставлению муниципальных услуг, методическим вопросам развития архивного дела;
- 66 информационных документов о содержании фондов государственных и муниципальных архивов планируется направить органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, в т.ч. в рамках реализации договора о сотрудничестве между Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и Управлением по делам архивов Республики Башкортостан от 05.10.2010 планируется составление перечня документов по истории башкир в Удмуртии;
- 100 информационных материалов планируется разместить на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет и на сайтах администраций муниципальных образований: фоторепортажи о наиболее значительных общественно-политических и культурных событиях в республике, о мероприятиях, проводимых в архивах, о поступлении новых фондов, календари памятных дат и т.д.;
- в целях популяризации документов АФ УР для студентов и школьников планируется организовать 68 обзорных и тематических экскурсий, провести 48 лекций и школьных уроков о составе и содержании архивных документов, по краеведческой тематике;
- будут организованы 3 встречи с общественностью в форме презентации сборника документов и круглых столов;
- планируется издание сборника документов и материалов к 200-летию Отечественной войны 1812 г. «Их подвиг, слава, торжество…» и Календаря памятных дат Удмуртской Республики на 2013 г.

В государственных и муниципальных архивах будет проведена традиционная архивная практика студентов исторического факультета Удмуртского государственного университета и учащихся колледжей по специальности «архивное дело и делопроизводство».

Ожидается поступление свыше 6,2 тыс. тематических запросов и более 29,2 тыс. запросов социально-правового характера. В государственных и ряде муниципальных архивов планируется совершенствование работы по приему граждан и регистрации запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна». Продолжится реализация соглашений Комитета, государственных и муниципальных архивов об электронном взаимодействии с Отделением Пенсионного фонда РФ по УР.

В связи с истечением 30-летнего срока секретности предполагается в плановом порядке просмотреть с целью рассекречивания и снятия ограничений на их использование свыше 2,4 тыс. ед.хр. по 59 фондам за 1976–1981 гг. Результаты будут рассмотрены Республиканской межведомственной экспертной комиссией по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов.

Научно-методическое и кадровое обеспечение работ

В соответствии с планом НИР Федерального архивного агентства на 2012 г. сотрудники Комитета и государственных архивов примут участие в рецензировании и апробации Норм времени и выработки на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, хранящими аудиовизуальную документацию (тема НИР 1.7.1.). Планируется подготовка заявочной карты на разработку научных тем в 2013 г. Предусмотрено издание очередного номера информационно-методического бюллетеня «Архивы Удмуртии». Предполагается подготовка предложений о выдвижении на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009–2011 гг.

Одним из основных направлений методической работы будет организация деятельности ЭПМК Комитета (планируется 12 заседаний) и экспертно-методических комиссий государственных архивов, на заседаниях которых предполагается рассмотреть проекты методических разработок, комплексы архивных документов для отнесения к категории особо ценных, вопросы методического обеспечения архивных работ и экспертизы ценности.

В целях совершенствования методического обеспечения проводимых работ, повышения деловой квалификации сотрудников, оптимизации состава АФ УР предусмотрена подготовка:
- дополнений к Сборнику примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики;
- памятки по выявлению и описанию особо ценных документов в составе научно-технической документации ГКУ «ЦГА УР»;
- примерных номенклатур дел: молодежного (детского) общественного объединения; Администрации муниципального образования в Удмуртской Республике; Управления (отдела) культуры органа местного самоуправления города, района;
- методического пособия по учёту копий фонда пользования на документы АФ УР на всех видах носителей;
- инструкции по резервированию и восстановлению файлов и баз данных в муниципальных архивах в Удмуртской Республике.

Большое внимание будет уделено изучению и внедрению в работу архивов отраслевых и республиканских нормативных и методических документов, административных регламентов, программных комплексов, в т.ч. Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также федеральных стандартов: Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия. ГОСТ Р 33.1.02-2008; Безопасность в чрезвычайных ситуациях, структурированная система мониторинга и управления инженерными системами зданий и сооружений. Общие требования. ГОСТ Р 22.1.12-2005; Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документацией. Требования к электронному сообщению. ГОСТ Р 53898-2010 и т.д.

В целях повышения деловой квалификации и профессионализма сотрудников государственных архивов состоятся 15 учебных занятий и 2 методических семинара. Будут организованы семинары-совещания с сотрудниками муниципальных архивов (в т.ч. по внедрению АПК «Архивный фонд 4.3»), стажировки на базе государственных архивов, консультации для сотрудников муниципальных архивов и архивов организаций. Планируется разработка положения о конкурсе профессионального мастерства молодых специалистов в государственных архивах. Сотрудники архивных учреждений примут участие в профильных научно-практических конференциях и семинарах, организованных в республике и за ее пределами. Будут проводиться рабочие совещания, индивидуальные консультации сотрудников, общие собрания коллективов государственных архивов.

Продолжится комплектование и учет справочно-информационного фонда, информационное обслуживание сотрудников архивных органов и учреждений и архивов организаций, ведение каталога СИФ в традиционном и электронном виде. В государственных архивах будут организованы выставки новых поступлений в СИФ.

Планируются проверка ведения кадровой документации в государственных архивах, формирование АБД «Олимп-Кадры». Продолжит работу комиссия Комитета по установлению стажа государственной службы и страхового стажа сотрудников. Будет осуществляться комплекс необходимых мероприятий по реализации Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»