Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2012 г.

Об опыте работы по оцифрованию документов Архивного фонда Удмуртской Республики
(выступление на VII Межрегиональной архивоведческой конференции «Региональные архивы в информационном обществе»,
г. Нижний Новгород, 19–20 октября 2011 г.)

В соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 01.11.2010 № 322 «Об утверждении РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 годы)» на Комитет и архивные учреждения Удмуртской Республики возложено решение ряда задач, главной из которых является перевод архивных фондов в электронный вид. На эти цели из бюджета республики предусмотрено выделение 36,0 млн. руб., в т.ч. 6,0 млн. руб. в 2011 г. В указанном документе, как и в «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008, определен целевой показатель «Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в среднем по Удмуртской Республике, (%)», значение которого к 2015 г. должно составить 20%.

В 2009–2010 гг. были отсканированы описи дел ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ГАСПД УР». Всего отсканировано и переведено в PDF формат около 63 тыс. листов формата А4. Все заголовки дел внесены в общеотраслевой программный комплекс «Архивный фонд». По состоянию на сегодняшний день в базу данных по всем государственным архивам республики внесено 970 тыс. записей, что составляет 66,4% от общего количества.

Помимо появившейся возможности залпового сканирования и обработки архивных документов, государственные архивы за период с середины 1990-х гг. приобрели опыт самостоятельной оцифровки документов. За это время было оцифровано 20854 ед.хр., в т.ч. 19219 ед.хр. фотодокументов, что составляет 0,001% от общего числа хранящихся дел. При проведении оцифрования архивных документов используются Инструкция по созданию электронных копий фонда пользования особо ценных и уникальных документов Центрального государственного архива Удмуртской Республики (Ижевск, 2004), Памятка по созданию электронных описей дел в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики (Ижевск, 2006). В настоящее время идет подготовка регламента создания цифровых копий архивных документов.

При сканировании используются планшетные сканеры «Mustek Paragon 1200 A3 Pro», «Microtek ScanMaker 9800XL», документные сканеры «Fujitsu Fi-5750C» и планетарный сканер «Элар Планскан». Для оцифрования аудиовизуальных документов используется «DVD Рекордер Sony RDR-HX900». Для обработки изображений используется специализированное программное обеспечение «Abbyy FineReader 10 Professional Edition», графические редакторы «GIMP», «Adobe Photoshop». Сканирование архивных документов происходит в цвете с разрешением 300 dpi, в отдельных случаях – до 600 dpi; сканирование описей дел – в оттенках серого с разрешением не менее 300 dpi. Цифровые копии архивных документов сохраняются в формате TIFF.

Работу по оцифрованию документов проводят сотрудники отделов научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий, отдела микрофильмирования, сканирования и реставрации документов ГКУ «ЦГА УР» и отделов информационно-поисковых систем, аудиовизуальной документации (видеодокументы) ГКУ «ЦДНИ УР». Сканирование проводится согласно Нормам времени и выработки на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, утвержденным приказами председателя Комитета от 23.08.2010 № 65-П, от 17.05.2011 № 60-п. Контроль качества создаваемых копий происходит непосредственно после сканирования путем визуального просмотра.

Для хранения созданных цифровых копий архивных документов используются сервера, системы хранения данных, оптические диски (CD, DVD). Для создания страховых копий применяются отдельные внешние жесткие диски. Проверка наличия и состояния хранящихся электронных копий документов осуществляется в плановом порядке раз в три года посредством проверки комплектности, визуально-технического состояния, а также качества электронных копий путем просмотра на мониторе. Электронные копии уникальных и особо ценных документов, оцифрованные архивные дела учитываются по единицам учета, единицам хранения и объема занимаемого дискового пространства в Книге учета поступлений копий фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на бумажном и электронном носителе.

Порядок описания цифровых копий ограничивается описями подлинных архивных дел. В описях оригиналов документов в графе «Примечание» напротив заголовка оцифрованной единицы хранения проставляется штамп «ФП». Аналогичные штампы проставляются на обложках оцифрованных дел.

Отдельные описи дел на цифровые копии не составляются.

Созданные цифровые копии в архивных учреждениях Удмуртской Республики используются:
- для формирования баз данных,
- для подготовки выставок документов,
- в публикациях документов,
- для записи на носители пользователей читального зала,
- для печати по заказу пользователей читального зала,
- для размещения на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет.

В качестве поискового аппарата к электронным копиям документов используются программные комплексы «Электронный каталог» и «Фотокаталог».

Практика работы государственных архивов показала, что, несмотря на наличие технических возможностей сканирования, не расшитых дел и применяемого для обработки изображений программного обеспечения, достаточно сложно добиться нужного качества и отсутствия искажений изображения документа на сгибе листа. Это приводит к необходимости расшивки дел, полистной проверки дел и в итоге увеличивается время, необходимое для сканирования дел.

По состоянию на 01.10.2011 в государственных архивах хранится 1468126 дел за период с начала XVIII в. по начало XXI в., в т.ч. 1426924 ед.хр. на бумажном носителе.

Комитетом подготовлена «Концепция развития автоматизированных архивных технологий в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и государственных архивах на 2011–2013 гг.», в которой отражены конкретные мероприятия, направленные как на оцифровку архивных документов, так и на применение информационно-коммуникационных технологий в практике работы архивных учреждений Удмуртской Республики.

Для интенсификации работы по оцифрованию документов ГКУ «ЦГА УР» подготовлен перечень фондов, содержащих особо ценные и наиболее используемые архивные документы, которые будут переведены в цифровую форму в первую очередь.

Работа по оцифрованию документов Архивного фонда УР разбита на несколько этапов. Так, в 2011 г. на базе государственных архивов формируется инфраструктура, необходимая для реализации перевода в электронный вид архивных документов. Закуплен планетарный сканер формата А2+, заключены договоры на поставку серверного оборудования, промышленных систем хранения данных емкостью 24 ТБ, компьютеров. Подготовлено техническое задание и определены требования к созданию базы данных на оцифрованные документы, в котором проработан и вопрос предоставления удаленного доступа к документам архивов через сеть Интернет. Предполагается до конца 2011 г. обработать около 10000 листов отсканированных документов. До 2015 г. при необходимости наращивание емкости дисковых массивов для хранения документов, планируется доработка функционала системы, предоставляющей удаленный доступ, сканирование архивных документов как с привлечением сторонних организаций, так и своими силами. При сохранении финансирования работ предполагается оцифровать до 2015 г. более 1,4 млн. страниц документов (0,68% от общего объема листов документов).

В этой связи архивным учреждениям Удмуртской Республики необходимо решить задачу по созданию системы хранения оцифрованных документов, с функциями поиска и предоставления информации пользователям. Либо останавливаться на одной из существующих промышленных систем по формированию электронных архивов, либо обращаться к разработчикам подобных систем со своим техническим заданием, либо «вливать» оцифрованные документы в общеотраслевой программный комплекс «Архивный фонд», дальнейшее развитие которого, помимо учетных функций, направлено на усиление его поисковой составляющей и организации удаленного доступа к информации. В любом случае, возможность в будущем конвертации данных в программу «Архивный фонд» необходимо предусмотреть.

Для достижения показателя «Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в среднем по Удмуртской Республике» в 20% к 2015 г. требуются дополнительные финансовые средства в размере от 90,0 млн. руб. (при простом сканировании архивных документов) до 804 млн. руб. (при распознавании и создании полнотекстовой базы данных на архивные документы).

На этапе построения инфраструктуры, проектирования технической основы функционирования «электронного архива» учитывается необходимость надежного хранения оцифрованной информации, многократного резервного копирования данных, масштабирования системы и включения в нее новых массивов информации, балансировки внешней нагрузки на сервера, минимизации сроков восстановления системы в случае технических сбоев и выхода из строя серверов и компьютерной техники.

Важными составляющими строящейся системы «Электронный архив Удмуртии» являются функции обеспечения удаленного доступа к оцифрованным копиям архивных документов и поиска документов. Предусмотрена индексация информации по следующим параметрам: номер фонда, название фонда, номер описи, наименование описи, номер дела, заголовок дела, заголовок документа, крайние даты документа, а также по тексту документа и Единому классификатору документной информации. Кроме того, предполагается, что внесенные в базу данных документы Архивного фонда УР будут иметь возможность контекстного поиска по содержанию через поисковые системы сети Интернет (google, yandex и др.).

Р.Г. Шихарев, главный специалист-эксперт организационно-аналитического отдела Комитета