Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2011 г.

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2010 год

В 2010 году проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета. На заседаниях ЭПМК рассмотрен 191 вопрос, в т.ч.:
примерные номенклатуры дел ГУ УР «Центр занятости населения» муниципального района, городского округа; управления (отдела) образования администрации муниципального района, городского округа в Удмуртской Республике; филиала (отделения) ГУП «Удмурттехинвентаризация»; управления финансов администрации муниципального образования города, района в Удмуртской Республике; регионального (республиканского) отделения политической партии; управления (отдела) ЗАГС администрации муниципального образования города, района в Удмуртской Республике; Сборник примерных положений об архиве государственной (муниципальной) и негосударственной организации, о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организаций, являющихся источниками формирования Архивного фонда Удмуртской Республики; Порядок определения уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики; Порядок взаимодействия государственных архивов Удмуртской Республики по исполнению запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»; Порядок представления описей (номерников) особо ценных дел, документов муниципальными архивами Удмуртской Республики на рассмотрение Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики; Методические рекомендации «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) истек, в государственных архивах Удмуртской Республики»; Нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые государственными архивами Удмуртской Республики.
Рассмотрен ряд организационных вопросов: о порядке включения в состав Архивного фонда УР документов территориальных избирательных комиссий районов г. Ижевска; о делегировании экспертно-методической комиссии Управления по делам архивов Администрации г. Сарапула полномочий по рассмотрению и согласованию описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива; о повреждении документов в архиве Управления Федеральной налоговой службы по Удмуртской Республике; о проекте списка документов, не требующих наличия аналога на бумажном носителе, при внедрении электронного документооборота в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и государственных архивах; о пересмотре сроков хранения некоторых категорий документов, необходимых для подтверждения трудового стажа, и некоторых видов бухгалтерских документов; о сроках хранения документов, установленных федеральными законами, постановлениями Правительства РФ; о фактах утраты документов в 10 организациях.
Рассмотрены предложения ГУ «ЦГА УР» и ГУК ГМАК «Музей – усадьба им. П.И. Чайковского» о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда УР; документы ГУ «ЦГА УР», предлагаемые для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ.
В списки организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов включена 41 организация, в т.ч. 7 – в источники комплектования ГУ «ЦГА УР», 1 – в источники комплектования ГУ «ЦДНИ УР», 33 – в источники комплектования муниципальных архивов. В списки возможных источников комплектования ГУ «ЦГА УР» включено 3 организации, ГУ «ЦДНИ УР» – 1 организация. Исключены из списков организаций – источников комплектования 73 организации, в т.ч. 5 – из источников комплектования ГУ «ЦГА УР», 1 – из источников комплектования ГУ «ЦДНИ УР», 67 – из источников комплектования муниципальных архивов.
На заседаниях ЭПМК рассмотрены, согласованы и утверждены:

• описи дел управленческой документации – 64 720 ед.хр.;
• описи дел по личному составу – 97 525 ед.хр.;
• описи НТД – 1 029 ед.хр.;
• описи фонодокументов – 42 ед.хр.;
• описи фото – 2 764 ед.хр.;
• описи видеодокументов – 9;
• инструкций по делопроизводству – 139;
• положений об ЭК и архивах – 362;
• номенклатур дел – 549.

Сведения о рассмотренных на заседаниях ЭПМК Комитета документах занесены в базу данных «ЭПМК».
В 2010 г. на контроль поставлено 8 вопросов: о проведении работы по включению в список организаций - источников комплектования муниципального архива г. Ижевска Индустриальной, Ленинской, Октябрьской, Первомайской, Устиновской территориальных избирательных комиссий г. Ижевска (протокол № 1 от 29.01.2010); о проведении мероприятий по упорядочению документов постоянного хранения Дебесского, Красногорского, Селтинского судов и по личному составу на технических работников районных судов (протокол № 2 от 26.02.2010); о рассмотрении информации о состоянии работы по включению документов в состав Архивного фонда УР в музеях республики (протокол № 3 от 26.03.2010); о включении в источники комплектования ГУ «ЦДНИ УР» Молодежного парламента при Государственном Совете УР (протокол № 3 от 26.03.2010); о порядке описания и фондирования документов, относящихся к финансовой деятельности администраций муниципальных образований (поселений), (протокол № 11 от 26.11.2010) и др.
Качественно подготовленные материалы представлялись на рассмотрение ЭПМК ГУ «ЦДНИ УР» и ГУ «ГАСПД УР».
В 2010 г. были возвращены на доработку в связи с нарушением нормативных требований к их составлению 117 описей дел, 44 номенклатуры дел, 20 инструкций по делопроизводству и положений об ЭК и архиве. Наибольшее количество документов было возвращено муниципальным архивам г. Воткинска, Дебесского, Мало-Пургинского, Селтинского, Юкаменского, Ярского районов.
Основные причины возврата материала с ЭПМК: нарушение муниципальными архивами требований административных регламентов исполнения Комитетом государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда УР» и предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций-источников формирования Архивного фонда УР». Имеют место случаи направления на ЭПМК документов в ненадлежащем оформлении: без сопроводительных листов архивов, без выписок из протоколов ЭК (ЦЭК), в неполной комплектности. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертными комиссиями и ЭПМК Комитета на документах, неправильно оформляются графы в номенклатурах дел и описях дел, титульные листы к описям дел. Отмечаются недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не конца проводится работа по замечаниям экспертов, не прикладываются замечания эксперта и свод отклоненных замечаний (в случае несогласия разработчика с мнением эксперта). Сроки хранения в номенклатурах дел проставляются по «Перечню типовых управленческих документов...» (М.,2000), который приказом Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63 признан утратившим силу. При составлении описей дел и номенклатур дел не учитываются произошедшие в структуре и деятельности организаций изменения. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов составляются краткие и не дают представления о значимости организации и исторической ценности документов, образующихся в её деятельности.
Допускается нарушение Регламента работы ЭПМК Комитета государственными и муниципальными архивами. Сохраняется негативная практика выполнения годового плана по утверждению и согласованию материала на ЭПМК в последнем квартале.

А.А. Киселёва, секретарь ЭПМК Комитета