Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2011 г.

В КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Обзор работы Коллегии Комитета за 2010 год

Проведено 5 заседаний Коллегии Комитета, на которых рассмотрено 15 вопросов.
18 февраля 2010 г. на расширенном заседании Коллегии рассмотрены итоги реализации Основных направлений развития архивного дела в Удмуртской Республике за 2009 г. и Основные направления деятельности на 2010 г. В работе Коллегии приняли участие: А.П. Горяинов, Руководитель Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, М.В. Крамчанинова, главный государственный инспектор Управления Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому федеральному округу, Н.А. Титова, референт председателя постоянной комиссии Государственного Совета УР по науке, образованию, культуре и молодежной политике, Н.К. Коробейникова, член Общественной палаты Удмуртской Республики, Н.Д. Шатрова, председатель правления Удмуртского республиканского отделения РОИА, З.Я. Боткина, председатель Удмуртского республиканского отделения ВООПИиК, руководители и специалисты Комитета, государственных и муниципальный архивов, представители органов местного самоуправления. В приветственном слове А.П. Горяинов отметил определенные заслуги архивной отрасли в сохранении культурного наследия Удмуртской Республики, напомнил о важности разработки регламентов государственных услуг и перехода к «электронным услугам», пожелал плодотворной работы.
С докладом об итогах работы архивных учреждений за 2009 г. выступила Н.В. Тойкина, председатель Комитета. В докладе отмечалось, что деятельность архивных органов и учреждений Удмуртской Республики в 2009 г. была нацелена на реализацию законодательства в области архивного дела и задач отраслевого раздела Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2005–2009 гг. В рамках реализации РЦП «Административная реформа в Удмуртской Республике» утвержден в установленном порядке и зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации административный регламент исполнения Комитетом государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов». На осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела бюджетам органов местного самоуправления перечислены субвенции в размере 24 млн. 600 тыс. рублей. Выделены дополнительные площади для архивных отделов 3 муниципальных районов, введены в эксплуатацию 188 кв. м площадей хранилищ. Состоялся переезд в новое здание архивного отдела Администрации МО «Игринский район» и в отремонтированное помещение – архивного отдела Администрации МО «Воткинский район». В плановом порядке осуществлялось упорядочение документов и прием на хранение, в т.ч. аудиовизуальных и электронных документов. Продолжалось развитие информационно-поисковых систем к документам Архивного фонда УР, внедрение автоматизированных архивных технологий, сопровождение официального сайта архивной службы Удмуртии в сети Интернет.
Коллегия приняла к сведению доклад и одобрила итоги реализации Основных направлений развития архивного дела в Удмуртской Республике за 2009 г. и Основные направления деятельности на 2010 г. Особо отмечена положительная работа ГУ «ГАСПД УР», муниципальных архивов г. Ижевска, г. Воткинска, г. Можги, г. Сарапула, Глазовского, Дебесского, Завьяловского, Игринского, Кизнерского, Увинского, Якшур-Бодьинского районов. Коллегия выразила благодарность за увеличение штатной численности муниципальных архивов главам муниципальных образований и главам администраций Глазовского, Дебесского, Игринского, Сарапульского районов. Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов обеспечить выполнение основных направлений развития архивного дела на 2010 г., принять меры по повышению эффективности использования бюджетных средств, в т.ч. субвенций, направленных на достижение результатов деятельности и улучшения качества предоставляемых архивных услуг.
27 мая 2010 г. на заседании Коллегии рассмотрены результаты комплексной проверки работы архивного отдела Администрации МО «Город Можга». С информацией выступила Е.А. Белова, начальник контрольно-инспекционного отдела Комитета. В обсуждении приняли участие А.В. Пислегин, начальник управления делами Администрации МО «Город Можга», Н.В. Увина, начальник архивного отдела. Коллегия отметила положительную работу архивного отдела по исполнению законодательных и нормативных документов в области архивного дела. Серьезное внимание уделяется достижению установленных показателей социально-экономического развития, субвенции, выделяемые МО «Город Можга» на исполнение отдельных государственных полномочий из республиканского бюджета, направляются на укрепление материально-технической базы архива. Коллегия рекомендовала Главе Администрации МО «Город Можга» рассмотреть вопрос о повышении статуса и увеличении штатного состава архивного отдела; изыскать возможность обеспечения архивного отдела оборудованием, поддерживающим нормативный температурно-влажностный режим хранения документов. Коллегия рекомендовала архивному отделу строго соблюдать нормативные требования к сохранности документов Архивного фонда УР и других архивных документов; устранить замечания по ведению учетных документов, усилить контроль за соблюдением организациями-источниками комплектования нормативных требований оформления, формирования документов и дел, их упорядочения.
Коллегия рассмотрела итоги подготовки разделов «Архивное дело» программ социально-экономического развития городских округов, муниципальных районов в Удмуртской Республике на 2010–2014 гг. С информацией выступила Н.Г. Пушкарёва, заместитель председателя Комитета. Коллегия отметила, что по состоянию на 21 мая 2010 г. решениями районных советов депутатов муниципальных районов и городских дум утверждены программы социально-экономического развития в 28 муниципальных образованиях в Удмуртской Республике. В городах Воткинске и Сарапуле разработка и согласование программ продолжается. Коллегия выявила недостатки в разработке отраслевых разделов «Архивное дело» в составе территориальных программ развития города Можги и Сюмсинского района, в которых не определены прогнозные показатели и количественные значения показателей развития архивного дела, отсутствуют объемы финансирования мероприятий. Коллегия рекомендовала руководителям муниципальных архивов осуществлять постоянный мониторинг реализации отраслевых разделов программ социально-экономического развития муниципальных образований на 2010–2014 гг., информировать Комитет о ходе реализации отраслевых разделов программ с отчетами за полугодие и год.
Коллегия рассмотрела результаты паспортизации архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики по состоянию на 01.01.2010. С информацией выступил Ю.С. Краснопёров, главный специалист-эксперт организационно-аналитического отдела Комитета. В обсуждении вопроса приняли участие директора ГУ «ЦГА УР» Н.А. Красильникова, ГУ «ЦДНИ УР» Е.М. Ушакова, заместитель директора ГУ «ЦДНИ УР» О.М. Безносова, начальник отдела формирования Архивного фонда ГУ «ЦГА УР» Е.Ю. Дубовцева, начальник отдела комплектования ГУ «ЦДНИ УР» В.С. Трещёв. Коллегия отметила определенное улучшение в состоянии хранения архивных документов в организациях. В списках источников комплектования архивных учреждений состоит 2 528 организаций. Полностью подготовили документы к передаче в архивы 72 % организаций. Коллегия отметила некоторые проблемы в организации временного хранения архивных документов в организациях и рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов принять меры к улучшению показателей паспортизации, добиваться минимизации объемов архивных документов, хранящихся в организациях сверх установленных законом сроков, обеспечить качественное составление учётных документов по итогам ежегодной паспортизации архивов организаций.
29 июня 2010 г. на расширенном заседании Коллегии рассмотрены итоги работы отрасли за 1-е полугодие 2010 г. С информациями выступили директора государственных архивов, начальники отделов Комитета Е.А. Белова и С.В. Чучалов, главный специалист-эксперт организационно-аналитического отдела Комитета Ю.С. Краснопёров, ведущий специалист-эксперт контрольно-инспекционного отдела Комитета И.А. Ложкина. В работе Коллегии приняли участие референт председателя постоянной комиссии Государственного Совета Удмуртской Республики по науке, образованию, культуре и молодежной политике Н.А. Титова, председатель Удмуртского регионального отделения ВООПИиК З.Я. Боткина, директора государственных архивов и их заместители, руководители и специалисты муниципальных архивов. Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных архивов обеспечить выполнение планов работы и установленных значений показателей Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг. в области архивного дела, качественное предоставление государственных и муниципальных услуг, проведение мероприятий, нацеленных на соблюдение требований «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ», ускорить работу по редактированию БД «Архивный фонд 3.0» и её конвертации в БД «Архивный фонд 4.1».
Коллегия рассмотрела вопрос об участии архивных учреждений Удмуртской Республики в мероприятиях по подготовке и проведению празднования 65-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. отметила активную работу государственных и муниципальных архивов по информационному обеспечению мероприятий, посвященных юбилею Победы.
На заседании Коллегии были рассмотрены и другие вопросы деятельности архивной отрасли.
23 сентября 2010 г. на заседании Коллегии рассмотрены итоги комплексной проверки работы архивного управления Администрации МО «Город Глазов» по реализации законодательства Удмуртской Республики в области архивного дела. С информацией выступил заместитель председателя Комитета С.В. Чучалов. В обсуждении вопроса приняли участие О.И. Громов, руководитель аппарата Главы города Глазова, Глазовской городской Думы и Администрации города Глазова, Л.И. Широких, начальник архивного управления Администрации МО «Город Глазов». Коллегия признала работу архивного управления положительной, рекомендовала Администрации МО «Город Глазов» принять необходимые меры по реализации мероприятий, предусмотренных разделом «Архивное дело» Программы социально-экономического развития МО «Город Глазов» на 2010–2014 гг. Коллегия рекомендовала архивному управлению осуществлять работу в строгом соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», обеспечить соблюдение нормативных требований к охранному режиму и технике безопасности; усилить контроль за обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций.
Коллегия рассмотрела итоги работы государственных и муниципальных архивов по исполнению запросов социально-правового характера в условиях изменения пенсионного законодательства за 2007 г. – 1-е полугодие 2010 г. За отчетный период исполнено более 111 тыс. запросов социально-правового характера. Коллегия признала работу государственных и муниципальных архивов с обращениями граждан положительной. Коллегия рекомендовала руководителям органов местного самоуправления в Удмуртской Республике рассмотреть вопрос об увеличении штатной численности сотрудников, задействованных в предоставлении государственных и муниципальных услуг, направленных на подтверждение социальных прав граждан. Руководителям архивных учреждений Коллегия рекомендовала активизировать работу по размещению информации о предоставлении услуг и работе архивных учреждений на официальных сайтах муниципальных образований в Удмуртской Республике в сети Интернет, в перспективных планах предусмотреть формирование и разработку архивных справочников, в т.ч. в электронном формате, способствующих оперативному исполнению запросов граждан и организаций. Государственным архивам Коллегия рекомендовала обеспечить выполнение мероприятий, направленных на реализацию проекта приема запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна».
Коллегия рассмотрела итоги работы государственных архивов по устранению нарушений, выявленных в результате проверки Управлением Росохранкультуры по Приволжскому федеральному округу. С информациями выступили директора ГУ «ЦГА УР» Н.А. Красильникова, ГУ «ЦДНИ УР» Е.М. Ушакова, ГУ «ГАСПД УР» Н.В. Василечко, которые доложили об оперативном устранении недостатков, не требующих значительных финансовых вложений. Финансово затратные мероприятия по восстановлению системы поддержания оптимального температурно-влажностного режима и работоспособности охранно-пожарной сигнализации в ГУ «ЦДНИ УР», улучшению материально-технической базы архивов предстоит реализовать в рамках выполнения раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртии на 2010–2014 гг. Коллегия рекомендовала руководителям государственных архивов усилить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов в области архивного дела, в пределах своих полномочий обеспечить контроль за ходом реконструкции помещений, закрепленных за ГУ «ЦГА УР» и ГУ «ГАСПД УР», организовать капитальный ремонт системы кондиционирования и вентиляции воздуха, охранно-пожарной сигнализации ГУ «ЦДНИ УР».
Коллегия рассмотрела ход внедрения 4-й версии АПК «Архивный фонд» в архивных учреждениях Удмуртской Республики. Коллегия рекомендовала главам администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике обеспечить потребности муниципальных архивов в современной компьютерной технике и её обслуживании, подключении к сети Интернет и технической поддержке программного комплекса «Архивный фонд».
Коллегия рассмотрела список сотрудников государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, представляемых к награждению в 2010 г.
25 ноября 2010 г. на заседании Коллегии рассмотрен вопрос об итогах проверки состояния сохранности документов Архивного фонда УР и документационного обеспечения управления в государственных и муниципальных музеях и библиотеках Удмуртской Республики. С информацией выступила Е.А. Белова, начальник контрольно-инспекционного отдела Комитета. В обсуждении приняли участие Ю.И. Горбунова, главный специалист-эксперт отдела социально-культурной деятельности и взаимодействия с муниципальными образованиями Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики, Е.Ю. Дубовцева, начальник отдела формирования Архивного фонда ГУ «ЦГА УР», З.Г. Кулигина, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности документов ГУ «ЦГА УР», А.В. Никитина, главный специалист отдела научно-исследовательской и методической работы ГУ «ЦГА УР». Коллегия рекомендовала Министерству культуры, печати и информации Удмуртской Республики усилить контроль за деятельностью постоянно действующих экспертных комиссий подведомственных организаций со стороны Центральной экспертной комиссии Министерства, рассматривать вопросы организации делопроизводства и сохранности документов на семинарах и совещаниях, проводимых с органами и организациями, работающими в сфере культуры. Коллегия рекомендовала руководителям государственных и муниципальных музеев и библиотек Удмуртской Республики принять меры к соблюдению нормативных режимов хранения документов Архивного фонда УР и других архивных документов, в законодательно установленные сроки осуществлять упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу и передачу их на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы; государственным музеям, осуществляющим постоянное хранение документов Архивного фонда УР, – в установленном порядке провести работу по научному описанию документов и представить описи дел на рассмотрение ЭПМК Комитета. Коллегия рекомендовала ГУ «ЦГА УР», муниципальным архивам оказать необходимую методическую и практическую помощь музеям и библиотекам – источникам формирования Архивного фонда УР в организации делопроизводства и работы архивов.
Коллегия рассмотрела итоги комплексной проверки работы архивного отдела Администрации МО «Якшур-Бодьинский район» по реализации законодательства Удмуртской Республики в области архивного дела. С информацией выступил Ю.С. Краснопёров, начальник организационно-аналитического отдела Комитета. В обсуждении вопроса приняли участие заместитель главы Администрации МО «Якшур-Бодьинский район» – руководитель аппарата И.Б. Токмачёва, начальник архивного отдела Н.А. Ившина. Коллегия рекомендовала Администрации МО «Якшур-Бодьинский район» принять необходимые меры по реализации мероприятий, предусмотренных разделом «Архивное дело» Программы социально-экономического развития МО «Якшур-Бодьинский район» на 2010–2014 гг., в т.ч. ускорить решение вопроса по оснащению хранилищ системой вентиляции и кондиционирования воздуха, в соответствии с действующим законодательством осуществлять расходование субвенций, предусмотренных на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Архивному отделу Администрации МО «Якшур-Бодьинский район» Коллегия рекомендовала обеспечить соблюдение нормативных требований Правил, методических документов по организации работы с документами личного происхождения, по исполнению запросов граждан и организаций, завершить работу по восстановлению комплектности описей, составлению внутренних описей к делам фондов, усилить контроль за работой организаций – источников комплектования архива, активизировать деятельность по переводу описей в электронный формат, предусмотреть организацию стажировки сотрудников на базе государственных архивов.
Коллегия рассмотрела вопрос об организации работы с кадровой документацией в государственных архивах Удмуртской Республики. С информацией выступил С.В. Чучалов, заместитель председателя Комитета. Коллегия рекомендовала директорам государственных архивов осуществлять кадровую работу и ведение документации в строгом соответствии с законодательными и нормативными документами, в 2011 г. организовать обучение на курсах повышения квалификации сотрудников, ответственных за ведение кадровой документации; Н.А. Красильниковой, директору ГУ «ЦГА УР», – рассмотреть возможность выделения штатной единицы для работы с кадровой документацией, в пределах имеющейся штатной численности, определить порядок ведения кадровой работы, в случае временного отсутствия работника, отвечающего за кадровую работу.
Коллегия одобрила План работы Коллегии Комитета на 2011 год.

Ю.С. Краснопёров, и.о. секретаря коллегии Комитета