версия для печати

Аналитическая записка к отчёту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики об исполнении Плана социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2013 год по реализации Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы за 1 полугодие 2013 года

1. Совершенствование системы управления архивным делом. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов

Принят Закон Удмуртской Республики от 04 июля 2013 г. № 40-РЗ «О внесении изменений в Закон Удмуртской Республики «О регулировании межбюджетных отношений в Удмуртской Республике», которым изменена методика расчета субвенций из Фонда компенсаций Удмуртской Республики органам местного самоуправления муниципальных районов, городских округов на осуществление переданных отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Постановлением Правительства УР от 01 июля 2013 г. № 273 утверждена Государственная программа «Развитие архивного дела в Удмуртской Республике на 2013 – 2015 годы». В рамках реализации поручения о доведении к 2018 году средней заработной платы работников учреждений бюджетной сферы до средней заработной платы в соответствующем регионе, содержащегося в Указе Президента Российской Федерации от 07 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», и Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения, направленные на повышение эффективности сферы культуры в Удмуртской Республике», утвержденного распоряжением Правительства УР от 25 марта 2013 г. № 191-р, постановлением Правительства УР от 03 июня 2013 г. № 236 изменена система оплаты труда работников государственных архивов и повышена заработная плата, в среднем, на 20 процентов.

Проведены расширенные заседания Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее - Комитет), организованы заседания дирекций государственных архивов по итогам работы отрасли за 2012 год и 1 полугодие 2013 г.

Принимались меры по оптимизации бюджетных расходов, недопущению необоснованных расходов бюджетных средств, кредиторской задолженности. Все государственные контракты и договоры с организациями на приобретение товаров и услуг заключались в пределах лимитов бюджетных ассигнований.

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства (Росархив), подготовлены предложения и замечания к проектам «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах». Государственные архивы приняли участие в НИР по теме 1.2.2. плана НИОКР Росархива «Подготовка методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу».

2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Удмуртии

В 1 полугодии 2013 г. в связи с отсутствием финансовых средств работы по реконструкции здания ГКУ «Центральный государственный архив УР» (далее - ГКУ «ЦГА УР») по адресу: ул. Камбарская, 17, а также замена и капитальный ремонт системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах ГКУ «Центр документации новейшей истории УР (далее - «ЦДНИ УР») не проводились.

Выполнялись мероприятия по улучшению условий хранения архивных документов и укреплению материально-технической базы государственных и муниципальных архивов. Управлению по делам архивов Администрации МО «Город Ижевск» выделено дополнительное помещение под архивохранилище площадью 232 кв.м. Продолжалась реконструкция помещений муниципального архива города Сарапула, производился ремонт помещений в муниципальных архивах городов Воткинска, Ижевска, Киясовского и Селтинского районов. Отремонтирована охранно-пожарная сигнализация в муниципальном архиве Алнашского района, установлена тревожная кнопка в муниципальном архиве Игринского района, система кондиционирования воздуха – в муниципальном архиве Увинского района. Установлены сертифицированные двери в хранилищах муниципального архива Ярского района.

Регулярно осуществлялся контроль за температурно-влажностным и световым режимами хранения документов, санитарно-гигиеническим состоянием архивохранилищ. В целях предотвращения старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств и долговечности проведены реставрация 994 ед.хр. (12587 листов) документов на бумажной основе; подшивка и переплет 3327 архивных дел; консервационно-профилактическая обработка 23 рулонов (231594 кадров) микрофильмов страхового фонда (СФ) и проверка их наличия; восстановление угасающих текстов на 295 листах в 27 ед.хр. Закартонировано 43063 ед.хр. Для хранения документов приобретались архивные коробки. Проведена проверка наличия и физического состояния 88777 ед.хр. документов на бумажной основе.

Созданы копии СФ особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики на бумажной основе на 442 ед.хр. в объеме 48160 кадров. Удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в общем объеме уникальных и особо ценных документов АФ УР, относящихся к собственности УР, составил 98,1 %. В результате сканирования и оцифровки документов в 1 полугодии создан электронный фонд пользования на 12559 ед.хр. архивных документов. Всего на 01.07.2013 оцифровано 2,9 % от общего количества документов Архивного фонда УР, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики.

В целях формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда УР в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 13 мая 2002 г. № 437 «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики» проведено выявление уникальных документов в архивном фонде «Ижевские оружейный и сталеделательный заводы». Документов, соответствующих критериям отнесения к категории уникальных, не обнаружено. Вопросы о формировании Государственного реестра уникальных документов АФ УР и Государственного реестра уникальных документов АФ Российской Федерации рассмотрены на заседании Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета 29 марта 2013 г. и 28 июня 2013 г. Организовано выявление и описание особо ценных документов: по фонду Удмуртского рескома КП РСФСР просмотрено 94 ед.хр. за 1934-1937 годы, выявлено и описано 26 ед.хр.

25 апреля 2013 года сотрудники ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» (далее – ГКУ «ГАСПД УР») приняли участие в тренировочном пожарно-тактическом учении, проводимом Главным управлением МЧС России по УР. Для отработки необходимых навыков при возникновении ЧС проведены объектовые тренировки по отработке схемы оповещения сотрудников в нерабочее время в ГКУ «ЦДНИ УР» и ГКУ «ГАСПД УР». В соответствии с Планом основных мероприятий по вопросам гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности обновлены приказы директоров государственных архивов о составе формирований и эвакуационной комиссии. Уточнены схемы оповещения сотрудников, состав звеньев, список эвакуируемых сотрудников и членов их семей на случай чрезвычайной ситуации.

3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации

В целях осуществления контроля за соблюдением законодательства и нормативных документов в области архивного дела в 13 организациях проведены проверки соблюдения законодательства об архивном деле, в т.ч. в архивных отделах и секторах администраций Завьяловского, Алнашского, Сарапульского, Граховского, Красногорского районов. Обследовано состояние обеспечения сохранности архивных документов и делопроизводства в 209 организациях - источниках комплектования. Состоялась выездная проверка главным государственным инспектором Управления Министерства культуры РФ по Приволжскому федеральному округу в отношении Архивного управления Администрации МО «Город Глазов». Нарушений законодательства в области архивного дела не выявлено.

С целью оптимизации состава Архивного фонда УР решениями ЭПМК Комитета согласованы списки организаций и граждан – источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и 26 муниципальных архивов в Удмуртской Республике.

В состав Архивного фонда УР включены 33214 ед.хр. на всех видах носителей. На постоянное хранение в архивы приняты 25706 ед.хр. архивных документов.

Дальнейшее развитие получило инициативное аудиовизуальное документирование. Сотрудниками архивов проведена фотовидеосъемка 72 мероприятий, организованных органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, общественными объединениями, в т.ч. научно-практической конференции «Гердовские чтения» с вручением Всеудмуртской национальной премии им. К Герда, открытия I Всероссийской зимней спартакиады инвалидов, торжественного открытия плавательного бассейна Ижевского государственного технического университета им. М.Т.Калашникова, встречи Президента Удмуртской Республики А.А. Волкова с игроками футбольного клуба «Зенит-Ижевск», торжественного приема в Государственном Совете УР, посвященного 90-летию детского движения в Удмуртии, и др.

Состоялась командировка сотрудников ГКУ «ЦГА УР» в Государственный архив Кировской области для выявления документов по истории Удмуртии.

Показатель «Удельный вес документов Архивного фонда УР, хранящихся сверх законодательно установленных сроков их временного хранения в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики» определяется по состоянию на 01.12. отчетного года в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказ Росархива от 11.03.1997 № 11.

4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах

Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах

Работа по созданию и совершенствованию информационно-поисковых систем к документам архивов проводится в соответствии с перспективным планом развития научно-справочного аппарата на 2011-2014 гг. Анализ промежуточных результатов его выполнения заслушан на заседании Коллегии Комитета в апреле 2013 г.

В автоматизированные информационно-поисковые системы архивов внесено в 1 полугодии 71359 заголовков дел. Удельный вес документов Архивного фонда УР, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы архивов, в общем объеме дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, на 01.07.2013 составил 92 %. Доля архивных фондов государственных и муниципальных архивов, подготовленных для формирования путеводителя в автоматизированном программном комплексе «Архивный фонд», составила 74,8 %.

Массив образов архивных описей дел в формате «pdf» (2902 описи дел) включен в единую информационную сеть государственных архивов и Комитета. Таким образом, описи доступны для всех специалистов и пользователей читальных залов архивов. Завершено формирование автоматизированного алфавитного указателя «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», содержащего 378495 записей. Указанная база данных размещена на сайте «Архивная служба Удмуртии». Продолжилась работа по заполнению 14 учетных, тематических и справочных баз данных, в т.ч.: «Фотокаталог», «Электронный каталог», «Сведения об организациях, находящихся в стадии банкротства» и др. Всего в течение полугодия в тематические базы данных включены сведения о 5748 единицах хранения. Продолжалась работа по формированию единой республиканской БД «Местонахождение документов по личному составу». За отчетный период внесены 13 записей об организациях, документы по личному составу которых поступили на хранение в ГКУ «ГАСПД УР» в 2013 году, 254 записи об организациях, сведения о которых были выявлены в процессе исполнения запросов и результате анкетирования организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. На 01.06.2013 БД содержит 12446 записей об организациях, хранящих документы ликвидированных организаций (12,6 Мб).

Проведены работы по защите информации ограниченного доступа и приведению информационных систем персональных данных в соответствие с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Вопрос рассмотрен на заседании Коллегии Комитета в апреле 2013 г.

Создавался традиционный поисковый аппарат к архивным документам. В марте состоялась презентация архивного справочника «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики: Путеводитель» (Ижевск, 2012). Началась подготовка путеводителей по фондам личного происхождения ГКУ «ЦГА УР» и Архивного управления Администрации г. Глазова. Проведено описание 114 исследовательских проектов Интернет-конкурса «Страницы истории края», организованного Комитетом в 2006-2008 гг. среди учащихся старших классов общеобразовательных школ и студентов учреждений начального и среднего профессионального образования Удмуртии. Осуществлялось научное описание фондов личного происхождения, в т.ч. композиторов Н.М. Греховодова, Г.А. Корепанова и А.Г. Корепанова, историка, участника Великой Отечественной войны А.А. Александрова, народного поэта УАССР, лауреата Государственной премии УАССР О.А. Поскребышева.

За отчетный период на хранение принято 9367 ед.хр. документов по личному составу от 84 ликвидированных организаций. В январе 2013 г. в саморегулируемые организации арбитражных управляющих направлены письма о необходимости передачи на хранение в архивы документов по личному составу в полном объёме и в Отделение Пенсионного фонда РФ по УР - информационное письмо о новых поступлениях в ГКУ «ГАСПД УР» документов по личному составу от ликвидированных организаций.

Исполнены 21445 тематических и социально-правовых запросов от граждан и организаций. С 01 января 2013 г. реализован прием запросов и выдача архивных справок через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций). Совершенствуется прием запросов социально-правового характера от граждан в режиме «Одного окна». Разработан Порядок работы государственных и муниципальных архивов Удмуртии в рамках оказания государственной и муниципальной услуг по предоставлению гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов в режиме «Одного окна». Состоялось 21 марта 2013 г. совещание с представителями Отделения Пенсионного фонда РФ по УР, на котором подведены итоги внедрения Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи с государственными и муниципальными архивами, высказаны предложения по совершенствованию дальнейшей работы.

В читальных залах государственных архивов занимались 723 пользователя, которым были предоставлены 10348 ед. хр. Порядок доступа пользователей к архивным документам, хранящимся в ГКУ «ГАСПД УР», дополнен новым разделом «Порядок предоставления пользователям документов, содержащих сведения конфиденциального характера» и согласован ЭПМК Комитета 29 марта 2013 г.

Проведено 370 информационных мероприятий, в т.ч. 33 выставки документов, 27 информаций в теле-, радиоэфире, 49 статей в печатных СМИ.

Подготовлена и сдана в издательство рукопись сборника документов и материалов, посвященного 90-летию архивной службы Удмуртии.

5. Совершенствование системы повышения квалификации сотрудников архивных учреждений, развитие международных гуманитарных связей Удмуртской Республики в области архивного дела

В рамках профессиональной переподготовки и стажировки с 8 по18 апреля 2013 г. на базе Ижевского филиала ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» проведены курсы повышения квалификации (72 часа) сотрудников государственных и муниципальных архивов по программе «Архивоведение и делопроизводство. Электронный документооборот». Состоялось обучение 16 сотрудников государственных архивов на краткосрочных курсах по повышению энергетической эффективности и энергосбережения в бюджетных организациях, по пожарно-техническому минимуму, охране труда, защите государственной тайны. Организован Конкурс профессионального мастерства сотрудников государственных архивов.

Делегации архивистов Удмуртской Республики приняла участие в работе научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа (04-05 июня 2013 г., г.Самара)

Продолжилось сотрудничество с организациями, осуществляющими дополнительное профессиональное образование. Сотрудники архивной службы проводили занятия в Ижевском филиале ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», АНО дополнительного профессионального образования «Центр повышения квалификации «Интеллект» на курсах повышения квалификации работников кадровых служб по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности документов по личному составу. В ГКУ «ГАСПД УР» проведена практика студентов Среднего гуманитарно-юридического колледжа Института права, социального управления и безопасности ФГБОУ ВПО «Удмуртский государственный университет». В государственных архивах проходили стажировку специалисты из муниципальных архивов по различным проблемам архивного дела. Сотрудниками архивных органов и учреждений республики дано 3792 консультации по различным вопросам делопроизводства и архивного дела, организован 51 обучающий семинар по архивному делу для представителей органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, сельскохозяйственных и промышленных предприятий, в которых приняли участие более 1200 человек.

Таким образом, в отчетный период можно констатировать позитивные итоги реализации показателей раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития УР на 2010-2014 гг., за исключением невыполнения, в виду отсутствия финансирования, мероприятий по реконструкции здания государственных архивов по ул. Камбарской, 17, капитальному ремонту системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах ГКУ «ЦДНИ УР» и нарушения в связи с этим требований температурно-влажностного режима хранения архивных документов.