версия для печати

Отчет о реализации показателей раздела "Архивное дело" Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы за 2012год

1. Совершенствование системы управления архивным делом. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов

В соответствии с Бюджетным кодексом РФ внесены изменения в Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» в части организации работы Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее - Комитет), как главного распорядителя бюджетных средств в отношении субвенций из бюджета Удмуртской Республики, выделенных органам местного самоуправления в Удмуртской Республике на реализацию указанных государственных полномочий (Закон Удмуртской Республики от 12.03.2012 № 5-РЗ) и положение о Комитете (постановлением Правительства УР от 09.04.2012 № 144). Внесены изменения в состав Коллегии Комитета (распоряжение Правительства УР от 05.03.2012 № 172-р), в постановление Правительства УР от 25.06.2007 № 102 «Об оплате труда работников бюджетных, казенных учреждений Удмуртской Республики, подведомственных Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики», в части повышения премиальных выплат по результатам работы сотрудникам государственных архивов (постановление Правительства УР от 13.06.2012 № 250). Распоряжением Правительства УР от 25.06.2012 № 533-р увеличена штатная численность обслуживающего персонала в ГКУ «Центральный государственный архив УР» (далее – «ЦГА УР»).

Осуществлялся мониторинг выполнения государственными и муниципальными архивами прогнозных показателей социально-экономического развития Удмуртии в области архивного дела на 2012 год, основных направлений развития архивного дела за полугодие и год.

Осуществлялся контроль за реализацией государственными архивами Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Государственные казенные учреждения, подведомственные Комитету, зарегистрировались на официальном сайте РФ по размещению информации о государственных (муниципальных) учреждениях bus.gov.ru». В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» внесены изменения в административные регламенты предоставления Комитетом государственных услуг. Разработаны административные регламенты государственных услуг в области архивного дела, предоставляемых органами местного самоуправления в Удмуртской Республике при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных законами. Осуществлялся систематический контроль выполнения требований административных регламентов.

2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Удмуртии

В 2012 г. в связи с отсутствием финансовых средств замена и капитальный ремонт системы вентиляции и кондиционирования воздуха в здании ГКУ «Центр документации новейшей истории УР» (далее – «ЦДНИ УР») не проводились. Проведены демонтаж и монтаж системы воздуховодов в здании архива, оборудование воздуховодов огнепреградительными клапанами и огнезащитой. В целях устранения нарушений требований пожарной безопасности в здании ГКУ «ЦДНИ УР» установлены 8 пожарных шкафов и 49 противопожарных, сертифицированных в области пожарной безопасности дверей, в архивохранилищах на площади 385,3 кв.м смонтированы модульные установки пожаротушения тонкораспыленной водой «Тайфун».

В связи с недостаточностью финансовых средств новые площади архивохранилищ в здании ГКУ «ЦГА УР» (ул. Камбарская, 17) не вводились. В рамках реконструкции произведены работы по оборудованию помещения режимно-секретного подразделения архива, установлены распашные решетки на окна первого этажа, проведены пуско-наладочные работы по установке охранной сигнализации, устранялись общестроительные и отделочные недоработки в соответствии с дефектной ведомостью.

Осуществлялся контроль за температурно-влажностным и световым режимами хранения документов, санитарно-гигиеническим состоянием архивохранилищ. Доля документов, хранящихся в нормативных условиях, в среднем по республике составляет 89,8 %.

В соответствии с Планом основных мероприятий по вопросам гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (далее – ГО и ЧС) и обеспечения пожарной безопасности обновлены нормативные и организационные документы в этой области. Проведены 10 объектовых тренировок по ГО и ЧС.

В целях предотвращения старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств и долговечности проведены реставрация 1366 ед.хр. документов на бумажной основе (21374 листов); подшивка и переплет 6479 архивных дел; восстановление угасающих текстов на 612 листах в 39 ед.хр. Проведено картонирование 112,5 тысяч ед.хр. Проверено наличие и состояние 281,5 тысяч ед.хр. на бумажной основе, в т.ч. после перемещения дел ГКУ «ГАСПД УР» в новое хранилище, сданное в эксплуатацию в 2011 году.

Созданы копии страхового фонда особо ценных документов Архивного фонда УР (далее - АФ УР) на бумажной основе на 890 ед.хр. в объеме 87224 кадра. Удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в общем объеме уникальных и особо ценных документов АФ УР, относящихся к собственности УР, составляет 98 %.

По состоянию на 01.01.2013 оцифрованы 2,53 % архивных документов от общего количества документов Архивного фонда УР, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Организовано выявление и описание особо ценных документов. В целях формирования Государственного реестра уникальных документов АФ УР в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 13 мая 2002 г. № 437 «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики» проводилось целевое выявление уникальных документов в архивном фонде «Ижевские оружейный и сталеделательный заводы». Полистно просмотрены 14 ед.хр. (4142 листа). Предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов АФ УР рассмотрены 30 марта 2012 г. на заседании Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Комитета. Документов, соответствующих критериям отнесения к категории уникальных, не выявлено.

3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации

В целях осуществления контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела проведены обследования состояния хранения архивных документов в 461 организации – источнике комплектования государственных архивов и муниципальных архивов Удмуртской Республики. В администрациях муниципальных образований «Граховский район», «Каракулинский район» и «Красногорский район» проведены проверки целевого расходования субвенций на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Мониторинг целевого расходования субвенций проводился Комитетом ежеквартально. Состоялось выступление председателя Комитета на совещании Президента Удмуртской Республики с руководителями исполнительных органов государственной власти, членами Президиума Государственного Совета, руководителями территориальных органов федеральных органов государственной власти в Удмуртской Республике с информацией «О реализации Закона Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» и на совещании с руководителями органов местного самоуправления городов и районов с информацией «О порядке расходования средств бюджета Удмуртской Республики на содержание муниципальных архивов»

В состав Архивного фонда УР включены более 56,2 тысяч ед.хр. на всех видах носителей. На постоянное хранение в архивы приняты 46667 ед.хр., в т.ч. 39177 ед.хр. управленческих документов, 1834 ед.хр. аудиовизуальных и электронных документов, 4830 ед.хр. документов личного происхождения.

Дальнейшее развитие получило инициативное аудиовизуальное документирование. Сотрудниками государственных и муниципальных архивов проведена фотовидеосъемка 122 мероприятий, организованных органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, общественными объединениями, в т.ч. встречи общественности Удмуртии с членом Общественной палаты РФ Л.Рошалем, журналистов удмуртских СМИ - с телеведущим Владимиром Познером, 5-й международной конференции «Технические университеты – интеграция с европейскими и мировыми системами образования», научно-практической конференции «Гердовские чтения», торжественного приёма в Резиденции Президента УР по случаю успешного выступления на «Евровидении-2012» творческого коллектива «Бурановские бабушки» и др. мероприятий.

4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах

Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах

Продолжалось внедрение общероссийского автоматизированного программного комплекса (далее – АПК) «Архивный фонд» (версия 4.3), проводилась конвертация сведений и корректировка загруженной информации. В рамках реализации мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012-2016 гг.)», государственным заказчиком которых определен Росархив, силами ООО «МИТТЕК» проведена оцифровка 4160 описей документов фондов ГКУ «ЦДНИ УР». В АПК «Архивный фонд» конвертировано в течение отчетного периода 556239 заголовков единиц хранения. Значение показателя «Удельный вес документов АФ УР, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы архивов, в общем объеме дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» на 01.01.2013 составляет 90,4 %.

Проведена работа по включению массива образов архивных описей дел (в формате «pdf») в единую информационную сеть Комитета и государственных архивов УР. Произведено обновление сводной базы данных «Архивный фонд Удмуртской Республики» по состоянию на 11.12.2012 в единой информационной сети. Разработана Инструкция по резервному копированию и восстановлению файлов и баз данных в муниципальных архивах Удмуртской Республики.

В рамках реализации РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 гг.)» приобретен сканер для сканирования и оцифровки документов, компьютерное оборудование, реализован государственный контракт с ООО «МИТТЕК» на создание и инсталляцию программного обеспечения для функционирования электронного архива, реализованы 3 государственных контакта на распознавание и индексацию архивных документов. По итогам работы распознано и индексированно 62 ед.хр. (17750 страниц).

С целью создания условий для расширения доступа к документам Архивного фонда УР формируется автоматизированный справочный аппарат к документам и фондам государственных и муниципальных архивов: ведется 17 баз данных, в т.ч. «Алфавитный указатель «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов», «Межфондовый указатель «Акты приема в эксплуатацию законченных строительством объектов» и др.

В целях совершенствования справочной работы и информирования пользователей о местах хранения документов по личному составу ликвидированных организаций государственными и муниципальными архивами формируется автоматизированная база данных «Местонахождение документов по личному составу». На 01.01.2013 БД содержит 12436 записей об организациях, хранящих документы по личному составу, и размещена на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет (http://gasur.ru) в разделе «Базы данных». Модернизирована БД «Учет запросов социально – правового характера в режиме «Одного окна».

Формировался традиционный поисковый аппарат к архивным документам. Проведено научное описание документов профессиональных и самодеятельных композиторов за 1947–2000 годы и сформирована Коллекция нотных рукописей композиторов Удмуртии; документов, поступивших из редакций республиканских газет, из которых сформирована Коллекция публицистических, художественных произведений, писем граждан и организаций, направленных в редакции газет Удмуртии (1987-1989 годы). В отчетный период составлены исторические справки к 256 архивным фондам. Доля архивных фондов в АПК «Архивный фонд», подготовленных для формирования путеводителя, составила 71,4 %.

Издан Путеводитель по фондам ГКУ «ЦГА УР» (электронное издание), рукопись архивного справочника «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики: Путеводитель» рекомендована к изданию Научным Советом Комитета и сдана в типографию. Издан сборник документов «Их подвиг, слава, торжество…», посвященный 200-летию победы России в Отечественной войне 1812 года, проведена его презентация.

Приняты на хранение 36234 ед.хр. по личному составу от ликвидированных организаций и индивидуальных предпринимателей. Исполнено 48505 тематических и социально-правовых запросов от граждан и организаций. Все государственные и большая часть муниципальных архивов ведут прием граждан и регистрацию запросов в режиме «Одного окна».

В читальных залах архивов занималось 1623 пользователя. За отчетный период всем категориям пользователей выдано более 313090 ед.хр.

Проведено 665 информационных мероприятия, в т.ч. 77 выставок документов («В России важен каждый» к 115-летию Первой Всероссийской переписи населения Российской империи, «Защитник Отечества – боец, воин, солдат» к Дню защитника Отечества, «На пути к автономии: из документов личного фонда Н.П. Павлова», «Братский союз: к Дню единения народов Беларуси и России»); 82 информации в теле- и радиоэфире (о документах периода Отечественной войны 1812 года, находящихся на хранении в ГКУ «ЦГА УР», о рассекречивании документов в ГКУ «ЦДНИ УР»); опубликованы 61 статья и подборка документов в печатных СМИ. В соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «"Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» продолжилась публикация материалов о деятельности Комитета, государственных и муниципальных архивов на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии».

Продолжилась работа по рассекречиванию архивных документов и снятию необоснованных ограничений на их использование. На заседании Республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов утверждены экспертные заключения членов рабочей группы государственных архивов и экспертов ведомств и предприятий о полном рассекречивании 983 ед.хр., частичном рассекречивании 23 ед.хр. по 56 архивных фондов за 1972–1985 годы.

5. Совершенствование системы повышения квалификации сотрудников архивных учреждений, развитие международных гуманитарных связей Удмуртской Республики в области архивного дела

В рамках повышения квалификации сотрудников государственных и муниципальных архивов, работников архивов организаций и ответственных за делопроизводство проведены 92 учебных занятия и семинара, в т.ч. по темам «Методические вопросы внедрения системы межведомственного электронного взаимодействия в органах государственной власти Удмуртской Республики», «Основные вопросы взаимодействия муниципальных архивов в Удмуртской Республике с управлениями Отделения ПФ РФ по Удмуртской Республике», «О реализации Закона УР от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» и др.; курсы повышения квалификации (72 часа) по теме «Делопроизводство и архивное дело» на базе АОУ «Международный Восточно-Европейский университет».

Сотрудникам архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов дано более 7,2 тыс. консультаций по различным вопросам архивного дела и делопроизводства. В государственных архивах прошли стажировку сотрудникиз 11 муниципальных архивов по различным вопросам архивного дела. В ГКУ «ГАСПД УР» и ГКУ «ЦДНИ УР» проведена практика студентов Среднего гуманитарно-юридического колледжа Института права, социального управления и безопасности ФГБОУ ВПО «Удмуртский государственный университет», обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

Сотрудники Комитета, государственных и муниципальных архивов приняли участие в работе XVII Международного конгресса архивов (Австралия), Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, Коллегии Федерального архивного агентства, II Пленума (пятого созыва) и VI Всероссийского внеочередного съезда РОИА, общественных слушаний на тему «Культурное наследие как фактор патриотического воспитания» в Государственном Совете УР, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа (г. Пермь), межрегиональных семинаров и конференций по вопросам развития архивного дела (г.г. Москва, Екатеринбург, Уфа), мероприятиях Удмуртского республиканского отделения РОИА и Удмуртского регионального отделения ВООПИиК.

Таким образом, в основном можно констатировать положительные итоги выполнения показателей отраслевого раздела Программы, за исключением некоторых мероприятий: не выполнены, в связи с недостаточным финансированием мероприятия по реконструкции 3-й очереди здания государственных архивов (ул. Камбарская, 17), по капитальному ремонту системы вентиляции и кондиционирования воздуха в здании ГКУ «ЦДНИ УР».

Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве УР

Н.В. Тойкина