Отчет о реализации показателей раздела "Архивное дело" Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы за 2011 год

1. Совершенствование системы управления архивным делом. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов

В целях реализации Федерального закона от 8 мая 2010 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», во исполнение распоряжения Правительства Удмуртской Республики от 01.11.2010 № 963-р «Об утверждении Перечня государственных казённых учреждений Удмуртской Республики, создаваемых путём изменения типа существующих государственных бюджетных учреждений Удмуртской Республики» приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) от 31.01.2011 № 09-п государственные учреждения, подведомственные Комитету, переименованы в государственные казённые учреждения (ГКУ). Уставы ГКУ согласованы распоряжением Министерства имущественных отношений УР от 03.03.2011 № 307-р и утверждёны приказом Комитета от 08.02.2011 № 11-п, в ЕГРЮЛ внесены записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы. В связи с переименованием архивов утверждены новые штатные расписания, составлены дополнительные соглашения с сотрудниками, внесены записи в трудовые книжки и изменения в нормативно-методические документы ГКУ. Приказами Комитета от 01.07.2011 № 89-п, от 02.08.2011 № 94-п утверждены перечни услуг (работ), оказываемых (выполняемых) ГКУ, подведомственными Комитету; услуг, предоставляемых ГКУ за плату; методика расчёта размера платы за оказание услуг (выполнение работ) ГКУ; расчёт цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) ГКУ.

В соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 23.05.2011 № 156 «О повышении размеров должностных окладов (окладов), повышающих надбавок, месячной заработной платы для определения повышающей надбавки работникам отдельных бюджетных учреждений Удмуртской Республики» приказом Комитета от 31.05.2011 № 71-п сотрудникам подведомственных государственных архивов с 01.06.2011 увеличены в 1,065 раза размеры должностных окладов. Принято постановление Правительства УР от 22.08.2011 № 290 «О Положении о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике». В соответствии с распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 10.10.2011 № 866-р штатная численность ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» (далее - ГАСПД УР) с 01 января 2012 г. увеличена на 5 единиц.

Подготовлены, согласованы Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета (далее - ЭПМК) и утверждены приказами директоров Регламенты работы государственных архивов по приему и исполнению запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна», Памятка о порядке заполнения полей единой автоматизированной базы данных «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна», Памятка о порядке передачи ликвидированными организациями документов по социально-правовой защите граждан в ГКУ «ГАСПД УР», Памятка по научно-технической обработке документов, образующихся в процессе подготовки и проведения выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Удмуртской Республике.

Принимались меры по оптимизации бюджетных расходов, по недопущению необоснованных расходов бюджетных средств, кредиторской задолженности. В целях экономии бюджетных средств ряд услуг и товаров приобретены за счет внебюджетных средств. Проводилась работа по оказанию платных услуг организациям и гражданам (депозитарное хранение документов, упорядочение документов организаций, информационные услуги). На внебюджетные счета государственных архивов поступило 5049,9 тыс. рублей.

В целях реализации Федерального закона от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» осуществлялась работа по информационной поддержке официального сайта «Архивная служба Удмуртии»: опубликованы новые уставы ГКУ, подведомственных Комитету, положения об отделах и коллегиальных органах, другие нормативные документы, обновлена справочная информация об архивах.

Заключены соглашения об обмене информацией в системе электронного документооборота с Отделением Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике и Комитетом по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики.

Сотрудники Комитета приняли участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань), научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа (г. Оренбург), межрегиональных совещаниях и семинарах (г. Нижний Новгород, г. Челябинск).

2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Удмуртии

В целях предотвращения старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств и долговечности проведена реставрационно-консервационная обработка 6786 ед.хр. архивных документов (21668 листов). Выполнено картонирование 131014 тысяч ед.хр. архивных документов. Проведена проверка наличия и сохранности 509180 ед.хр. архивных документов. Созданы копии страхового фонда и фонда пользования на плёночном носителе на 711 ед.хр. (106,3 тыс. кадров) архивных документов. В целях формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда УР в соответствии с постановлением Правительства УР от 13.05.2002 № 437 «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики» проведена работа по целевому выявлению уникальных документов в архивных фондах ГКУ «ЦГА УР». Полистно просмотрены 72 ед.хр. (11513 листов). Документов, соответствующих критериям отнесения к категории уникальных, не обнаружено. Традиционно организована работа по страхованию уникальных документов.

В рамках внедрения Методических рекомендаций «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу срок временного хранения (75 лет) которых истек, в государственных архивах Удмуртской Республики» в ГКУ «ГАСПД УР» проведен анализ фондов на предмет выявления дел, срок хранения которых истекает в 2012 году. Всего выявлено 95 фондов.

19 декабря 2012 года подписан акт приёмки в эксплуатацию второго пускового комплекса (4599,0 кв.м. площадей) здания государственных архивов по ул. Камбарской, 17. На новые площади переехал ГКУ «ГАСПД УР», перемещено более 101,6 тыс. ед.хр.

В здании ГКУ «ЦДНИ УР» установлена новая система охранно-пожарной сигнализации. В связи с отсутствием финансовых средств замена системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах в отчетный период не проводилась.

Предпринимались меры по нормализации температурно–влажностного режима в архивохранилищах государственных и муниципальных архивов. В плановом порядке проводилась работа по повышению уровня безопасности зданий и документов архивов, в том числе в области ГО и ЧС. Уточнена «Схема оповещения сотрудников ГКУ «ЦГА УР» во внерабочее время». Проведена объектовая тренировка по теме: тренировка звена пожаротушения по перемотке пожарных рукавов. Проведены работы по испытанию электропроводки в обоих зданиях ГКУ «ЦГА УР». Состоялся инструктаж по правилам пожарной безопасности со всеми сотрудниками архива.

3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации

В соответствии с приказом Комитета от 20 января 2011 года № 5-п проведена аккредитация специалистов государственных архивов, подведомственных Комитету, привлекаемых в качестве экспертов к проведению мероприятий по государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Удмуртской Республике.

В ходе проведения мероприятий по подготовке документов, отнесенных к составу Архивного фонда Удмуртской Республики, к передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы прове¬дено обследование состояния со¬хранности архив¬ных доку¬ментов в 437 организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов. В соответствии с утвержденным планом проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Удмуртской Республики на 2011 год Комитетом проведены проверки в отношении 11 организаций. В двух организациях: архивном отделе Администрации МО «Завьяловский район» и ОАО «Удмуртзооветснаб» выявлены нарушения Федерального закона от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», выданы предписания, в которых установлены сроки проведения необходимых мероприятий по устранению недостатков.

На постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы приняты 45,2 тысяч дел.

В состав Архивного фонда УР включены 68,7 тысяч ед.хр. документов на всех видах носителей. Заключены договоры дарения документов с двумя владельцами личных архивов - докт. мед. н., заведующим кафедрой педиатрии Ижевской государственной медицинской академии А.М. Ожеговым, Д.Н.Стрелковой, дочерью к. ист. н., партийного работника Н.А.Мошкина.

Продолжилась работа по оптимизации состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Дальнейшее развитие получило инициативное аудиовизуальное документирование. Сотрудниками архивов проведена фотовидеосъемка 155 мероприятий, организованных органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, общественными объединениями, в т.ч. - мероприятия, связанные с празднованием 20-летия республиканской газеты «Известия Удмуртской Республики», Дня внутренних войск Министерства внутренних дел России, посвященные Дню славянской письменности и культуры, Дню памяти аварии на Чернобыльской АЭС, республиканские научно-практические конференции «Трокай Борисов и Кузебай Герд – яркие личности в истории удмуртского народа», «10 лет института Президентства в Удмуртской Республике: общество – экономика – власть», Республиканский круглый стол «Профессор В.Е.Майер и изучение локальной истории Удмуртии» и др.

4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах

С целью расширения доступа к документам Архивного фонда УР продолжена работа по развитию автоматизированного научно-справочного аппарата к документам и фондам государственных и муниципальных архивов. В отчетный период в общероссийский автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд» внесены 565,08 тысяч записей - заголовков дел. Удельный вес документов, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы архивных учреждений, составил 73,6 %. Произведено обновление сводной базы данных «Архивный фонд Удмуртской Республики» по состоянию на 01.01.2011 в единой информационной сети и на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии».

В здании государственных архивов по улице Камбарская, 17 построена новая структурированная кабельная система. Для этого разработана оболочка «AllOpen», позволяющая в одном месте найти всю необходимую информацию, основными функциями которой являются: структурирование и быстрый доступ к БД, построена система архивации (резервирования) всех БД. В рамках реализации РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011 – 2015 годы)» приобретены компьютеры с установленной операционной системой, которые размещены в читальном зале для работы пользователей с базами данных и единой информационной сетью, а также системы хранения данных, сервера, сканер для проведения оцифровки архивных документов. В результате проведения работ по оцифровке в ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР» отсканировано 21220 страниц архивных документов (113 ед.хр.), проиндексировано 20338 страниц.

В ГКУ «ГАСПД УР» приобретены новые программные комплексы «1С: Предприятие – Бухгалтерский учет 8.0», «КАМИН. Расчет заработной платы. Версия 3.5» и информационно-правовая система «Консультант Плюс», оборудовано 5 рабочих мест современными персональными компьютерами, установлено 2 полнофункциональных принтера.

Формировалась единая республиканская БД «Местонахождение документов по личному составу». Внесены 619 новых записей (2812 видов документов), отредактированы сведения по 78 организациям. На 01.01.2012. БД содержит 11855 записей об организациях (11,7 Мб).

Осуществлялась работа по совершенствованию и развитию системы традиционного поискового аппарата к архивным документам. Значительное внимание уделялось экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения, в т.ч. ветерана Великой Отечественной войны Н.Г. Шелановой, журналиста К.Н. Дзюиной, доктора физико-математических наук В.А.Журавлева, артиста Государственного Русского драматического театра им. В.Г. Короленко, народного артиста УР, заслуженного артиста РФ Ю.П. Малашина, доктора исторических наук, профессора, заместителя директора по научной работе Удмуртского института истории, языка и литературы Уральского отделения Российской академии наук Г.А. Никитиной и др.

Продолжилась подготовка электронного путеводителя по фондам ГКУ «ЦГА УР». Началась подготовка к изданию архивного справочника «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики: Путеводитель. Часть 1». В ГКУ «ЦДНИ УР» состоялась презентация архивного справочника «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики. Путеводитель: Фонды и коллекции документов личного происхождения» (Ижевск, 2010).

За отчётный период на хранение в архивы приняты 18251 дело по личному составу от ликвидированных организаций и индивидуальных предпринимателей.

Исполнены 45127 запросов от граждан и организаций. Все запросы исполнены в установленный законодательством срок. Приём запросов социально-правового характера в государственных архивах Удмуртской Республики осуществляется в режиме «Одного окна» в соответствии с Регламентами работы государственных архивов по приему и исполнению запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна» и Памяткой о порядке заполнения полей автоматизированной БД «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна». Заявления на предоставление архивной информации принимаются также в электронном виде на сайте «Архивная служба Удмуртии», где размещены электронные анкеты-заявления.

В отчётный период проведено 761 информационное мероприятие, в т.ч. 76 выставок документов. Экспозиция, посвящённая 10-летию института президентства в Удмуртской Республике, экспонировалась на Республиканской научно-практической конференции «10 лет института президентства в Удмуртской Республике: Общество – Экономика – Власть» в Доме дружбы народов, выставка «Страницы истории: к 80-летию УИИЯЛ УрО РАН» - на торжественном собрании, посвященном юбилею института, в Государственном театре кукол УР. К 80-летию создания Удмуртской областной комсомольской организации «Комсомол – моя судьба» в читальном зале ГКУ «ЦДНИ УР» демонстрировалась передвижная экспозиция «Комсомол – моя судьба» и др.

Продолжилось сотрудничество архивов с республиканскими СМИ. В эфире радио и телевидения прозвучали 59 информационных сюжетов. В журнале «Деловая репутация», газетах «Долг» и «Зечбур!», журнале «Архивы Урала» и др. опубликовано 88 статей и информаций, в т.ч. по истории Удмуртии в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., к Дню России, подборка архивных документов «Как Ижевск стал столицей Удмуртии: из истории государственности Удмуртии». На официальном сайте Комитета в сети Интернет, на сайтах администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике размещено 194 информации о деятельности архивов, о составе архивных документов.

Подготовлена рукопись сборника документов «Их подвиг, слава, торжество…», посвященного Отечественной войне 1812 года.

Выдача документов в читальные залы остаётся ведущей формой информационного обслуживания пользователей. Читальные залы государственных и муниципальных архивов посетили 1585 пользователей, что составило 5113 посещений. Всего в читальные залы выдано 123190 ед.хр. Пользователям архивной информацией выданы копии 15066 архивных документов (30140 листов).

Продолжилась работа по рассекречиванию архивных документов и снятию необоснованных ограничений на их использование. На заседании Республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов утверждены экспертные заключения членов рабочей группы государственных архивов и экспертов ведомств и предприятий о полном рассекречивании 1029 ед.хр., частичном рассекречивании 5 ед.хр. по 41 фонду за 1979–1980 гг.

5. Совершенствование системы повышения квалификации сотрудников архивных учреждений, развитие международных гуманитарных связей Удмуртской Республики в области архивного дела

Проведены межрегиональный семинар архивных учреждений Приволжского федерального округа по вопросам внедрения автоматизированных архивных технологий (27 апреля 2011 г.) и два совещания- семинара с сотрудниками муниципальных архивов в Удмуртской Республике: по внедрению общероссийского программного комплекса «Архивный фонд. 4.1» (4-5 мая 2011 г.) и о порядке взаимодействия с органами Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с применением программного обеспечения ViPNet Client (8 декабря 2011 г.).

Проведён межархивный семинар по внедрению «Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558. Сотрудники Комитета и государственных архивов обучались во Всероссийском НИИ документоведения и архивного дела (г. Москва) по программе «Архивоведение», в Ижевском филиале ФГОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» по программе «Основы современного нормотворчества в Российской Федерации и Удмуртской Республике», в АГОУ ВПО «Институт гражданской защиты и пожарной безопасности Удмуртской Республики» по программе «Защита в чрезвычайных ситуациях» и др. Специалисты ГКУ «ЦГА УР» приняли участие в работе семинара в ЗАО «Кедр-консалтинг» по теме «Новое в учете заработной платы», в работе онлайн-семинара Удмуртской республиканской организации профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания РФ по теме «Кадровое делопроизводство. Сложные и спорные вопросы ведения и пути их решения».

Оказывалась методическая и практическая помощь сотрудникам муниципальных архивов, музеев и архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Проведено 7482 консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела. Организованы и проведены семинары-совещания по вопросам архивного дела для сотрудников, ответственных за архив и делопроизводство в организациях – источниках комплектования ГКУ «ЦГА УР». На базе Международного Восточно-Европейского университета организованы курсы повышения квалификации для сотрудников ведомственных архивов по теме «Делопроизводство и архивное дело». Прочитаны лекции для обучающихся в ФГОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» (Ижевский филиал) по делопроизводству. В государственных архивах проводилась стажировка специалистов муниципальных архивов.

Таким образом, в основном следует констатировать позитивные итоги реализации показателей раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы, за исключением не полного выполнения мероприятий по капитальному ремонту систем жизнеобеспечения здания ГКУ «ЦДНИ УР» в связи с отсутствием финансирования.