Аналитическая записка о ходе реализации республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 годы)» в области архивного дела по состоянию на 01.01.2013

Республиканской целевой программой «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 годы)», утверждённой постановлением Правительства Удмуртской Республики № 322 от 01.11.2010 (далее РЦП), на Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет) возложена реализация следующих мероприятий:

6.2. Создание информационно-технологической инфраструктуры государственных учреждений культуры и государственных архивов Удмуртской Республики.

6.4. Перевод архивных фондов в электронный вид.

6.6. Обеспечение доступа к электронным фондам государственных учреждений культуры и государственных архивов Удмуртской Республики с использованием сети Интернет.

6.7. Обучение использованию информационно-коммуникационных технологий работников государственных учреждений культуры и государственных архивов Удмуртской Республики.

На реализацию указанных мероприятий из бюджета Удмуртской Республики в 2012 году выделено 4,0 млн. руб.:

Целью реализации мероприятия является доведение количества архивов, имеющих надлежащие (нормативные) условия приёма и размещения посетителей, выделенные читальные залы или точки общественного доступа к электронным фондам (компьютерные аудитории), до 100%. На 01.01.2013 данный показатель составляет 71,4% (в 10 из 14 архивов, имеющих выделенные читальные залы, компьютерная техника установлена в читальном зале).

Целью реализации мероприятия 6.4 «Перевод архивных фондов в электронный вид» является создание открытого электронного информационного ресурса, созданного на базе документов Архивного фонда Удмуртской Республики. Из бюджета Удмуртской Республики в 2012 году выделены средства в размере 3,6 млн. руб. За период с начала года смонтирована силовая линия мощностью 10 кВт. для подключения систем хранения данных и серверов в государственном казённом учреждении «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (178,306 тыс. руб.), приобретён коммутатор на 48 портов для государственного казённого учреждения «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (23,0 тыс. руб.), приобретён планетарный сканер формата А2+ за 1,9 млн. руб. Проведён конкурс на разработку специализированного программного обеспечения для формирования базы данных оцифрованных архивных документов и предоставления к ним доступа, в т.ч. через сеть Интернет (1,1 млн. руб.). Государственным казённым учреждением «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» заключен договор на сумму 190,0 тыс. руб. на проведение работ по распознаванию архивных документов.

На 01.01.2013 Архивный фонд Удмуртской Республики содержит 2 258 770 ед.хр. архивных документов. Государственными казёнными учреждениями «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» оцифровано соответственно 11 785 и 22 227 ед.хр. Всеми муниципальными архивами Удмуртской Республики оцифровано 23 139 ед.хр. Таким образом, всего по состоянию на 01.01.2013 оцифровано 57 151 ед. хр., показатель «6.4. Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в среднем по Удмуртской Республике» составляет значение в 2,53%.

Второй целевой индикатор мероприятия «Доля государственных и муниципальных архивов, в которых используются информационные системы учёта и ведения каталогов в электронном виде, в среднем по УР, (%)» достиг значения в 64,0%, исходя из формирования каталогов фотодокументов в двух государственных и 20 муниципальных архивах на базе автоматизированных программных комплексов «Фотокаталог» и «Электронный каталог», а также формирования во всех государственных и муниципальных архивах общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд 4.1.».

Третий целевой индикатор «Доля архивных документов, включённых в электронные описи, в общем объёме документов государственных архивов, в среднем по УР, (%)» отражает работу государственных архивов по внесению заголовков дел в общеотраслевой программный комплекс «Архивный фонд». В 2012 г. в рамках реализации мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012-2016 гг.)» по результатам проведения открытого конкурса Росархивом был заключен государственный контракт № 105 от 16 июля 2012 г. с ООО «МИТТЕК» на сумму в 1,3 млн. руб. по переводу описей фондов ГКУ «ЦДНИ УР» в формат электронных баз данных. По профинансированному из федерального бюджета государственному контракту было оцифровано и распознано 4160 описей фондов ГКУ «ЦДНИ УР». Таким образом, по состоянию на 01.01.2013 сводное значение показателя по 3-м государственным архивам составляет 93,25%.

Основной задачей реализации мероприятия 6.6 «Обеспечение доступа к электронным фондам государственных учреждений культуры и государственных архивов Удмуртской Республики с использованием сети Интернет» является повышение качества оказания государственных услуг в сфере обеспечения граждан, государственных органов и органов местного самоуправления, организаций архивной информацией, за счёт оперативного доступа к электронным фондам государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики.

Заключен договор на сумму в 100,0 тыс. руб. на услуги по совершенствованию официального сайта «Архивная служба Удмуртии» (www.gasur.ru) с целью размещения на нём архивных информационных ресурсов, в т.ч. на основе общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд». На сайте размещены следующие базы данных и информационные ресурсы: «Местонахождение документов по личному составу», «Фотокаталог ГКУ «ЦДНИ УР», «Книга Памяти Удмуртской Республики», «Списки лиц, награждённых медалью «За доблестный труд в ВОВ 1941-1945 гг.», «Сведения о населенных пунктах по приходам церквей Православные храмы Удмуртии», «Государственный реестр уникальных документов». Идёт обновление базы данных «Архивный фонд» и «Электронный архив Удмуртской Республики». На 01.01.2013 показатель «Доля государственных и муниципальных учреждений культуры, имеющих веб-сайты в сети интернет, через которые обеспечен доступ к имеющимся у них электронным фондам, в среднем по УР» составляет значение в 32,3%.

Мероприятие РЦП под п. 6.7 «Обучение использованию информационно-коммуникационных технологий работников государственных учреждений культуры и государственных архивов Удмуртской Республики» используется для повышения квалификации сотрудников Комитета, государственных и муниципальных архивов в области применения информационно-коммуникационных технологий.

В 2012 году сотрудники Комитета по делам архивов и государственных архивов приняли участие в различных информационных форумах по вопросам применения электронного документооборота, прошли обучение на курсах повышения квалификации в сферах применения современных информационных технологий в области архивного дела, применения графических редакторов при работе с образами архивных документов, организации электронных аукционов, защиты персональных данных. В апреле 2012 года в здании ГКУ «ЦГА УР» проведён семинар с начальниками управлений по делам архивов, архивных отделов, секторов администраций муниципальных районов и городских округов в Удмуртской Республике по различным вопросам применения информационных технологий в области архивного дела.

По состоянию на 01.01.2013 показатель «Доля работников государственных и муниципальных учреждений культуры (архивов), прошедших повышение квалификации и переподготовку в сфере использования информационно-коммуникационных технологий, в среднем по УР» составляет 58,5 % (113 сотрудников).

Кроме того, Комитетом в рамках мероприятия 7.17. «Внедрение межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в органах государственной власти Удмуртской Республики и органах местного самоуправления в Удмуртской Республике, в том числе создание среды электронного взаимодействия государственных органов Удмуртской Республики и органов местного самоуправления в Удмуртской Республике» на сумму в 40,0 тыс. руб. приобретены планшет «Apple IPad», точка доступа к беспроводной сети и чехол. В рамках мероприятия 7.34. «Развитие информационно-технологической инфраструктуры органов государственной власти Удмуртской Республики и органов местного самоуправления в Удмуртской Республике» на сумму в 25 тыс. руб. приобретен смартфон «Apple Iphone 4S».

По результатам реализации всех мероприятий образовалась общая экономия порядка 225 тыс. руб. Средства были использованы на распознавание архивных документов (145 тыс. руб.) и на приобретение средств защиты персональных данных в Комитет по делам архивов на сумму в 80 тыс. руб.