версия для печати

Аналитическая записка к отчёту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики об исполнении Плана социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2013 год по реализации Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы за 2013 года

Аналитическая записка к отчёту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики об исполнении Плана социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2013 год по реализации Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы за 2013 год

1. Совершенствование системы управления архивным делом. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов

Законом Удмуртской Республики от 04 июля 2013 г. № 40-РЗ «О внесении изменений в Закон Удмуртской Республики «О регулировании межбюджетных отношений в Удмуртской Республике» изменена методика расчета субвенций из Фонда компенсаций Удмуртской Республики органам местного самоуправления муниципальных районов, городских округов на осуществление переданных отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Постановлениями Правительства УР от 12 августа 2013 г. № 361 и от 30 декабря 2013 г. № 622 утверждены индекс повышения должностных окладов, начислений на выплаты по оплате труда на 2014 год и коэффициент индексации расходов бюджета на 2014 год для определения объема субвенций на осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела бюджетам муниципальных районов (городских округов) на 2014 год и правила расходования субвенций.

Постановлением Правительства УР от 01 июля 2013 г. № 273 утверждена Государственная программа «Развитие архивного дела в Удмуртской Республике на 2013 – 2015 годы». В рамках реализации поручения о доведении к 2018 году средней заработной платы работников учреждений бюджетной сферы до средней заработной платы в соответствующем регионе, содержащегося в Указе Президента Российской Федерации от 07 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», и Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения, направленные на повышение эффективности сферы культуры в Удмуртской Республике», утвержденного распоряжением Правительства УР от 25 марта 2013 г. № 191-р, постановлением Правительства УР от 03 июня 2013 г. № 236 изменена система оплаты труда работников государственных архивов и повышена заработная плата, в среднем, на 20 процентов. В соответствии с постановлением Правительства УР от 23 декабря 2013 г. № 595 должностные оклады сотрудников государственных архивов проиндексированы в 1,15 раза.

Проведены расширенные заседания Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее - Комитет) по итогам работы отрасли за 2012 год и 1 полугодие 2013 г., организован контроль за работой дирекций государственных архивов.

Принимались меры по оптимизации бюджетных расходов, недопущению необоснованных расходов бюджетных средств, кредиторской задолженности. Все государственные контракты и договоры с организациями на приобретение товаров и услуг заключались в пределах лимитов бюджетных ассигнований. Сформирована и направлена в Росархив заявка на софинансирование из федерального бюджета в 2014 году в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» работ по оснащению ГКУ «Центр документации новейшей истории УР» (далее - «ЦДНИ УР») системой вентиляции и кондиционирования воздуха в объеме 4,5 млн. рублей (заявка от 23.09.2013 исх. № 668).

Подготовлены рецензии на проекты методических разработок Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела: «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организаций. Государственные архивы приняли участие в научно-исследовательской работе Росархива и ВНИИДАД по теме 1.2.2. «Подготовка методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу».

2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Удмуртии

В связи с отсутствием финансовых средств работы по реконструкции здания ГКУ «Центральный государственный архив УР» (далее - ГКУ «ЦГА УР») по адресу: ул. Камбарская, 17, а также модернизация системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах ГКУ «ЦДНИ УР» не проводились.

Выполнялись мероприятия по улучшению условий хранения архивных документов и укреплению материально-технической базы государственных и муниципальных архивов: реконструкция помещений муниципального архива города Сарапула, ремонт помещений в муниципальных архивах городов Воткинска, Ижевска, Каракулинского, Киясовского, Сарапульского и Селтинского районов; ремонт охранно-пожарной сигнализации в муниципальном архиве Алнашского района, установка тревожной кнопки в муниципальном архиве Игринского района, системы кондиционирования воздуха в муниципальном архиве Увинского района, сертифицированных дверей в хранилищах муниципального архива Ярского района.

Регулярно осуществлялся контроль за температурно-влажностным и световым режимами хранения документов, санитарно-гигиеническим состоянием архивохранилищ. В целях предотвращения старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств и долговечности проведены реставрация 1302 ед.хр. (20746 листов) документов на бумажной основе; подшивка и переплет 4583 архивных дел; восстановление угасающих текстов на 655 листах в 46 ед.хр. Закартонированы 56632 ед.хр. Для хранения документов приобретались архивные коробки. Проведена проверка наличия и физического состояния 142000 ед.хр. документов на бумажной основе, электронных и аудиовизуальных документов.

Созданы копии СФ особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики на бумажной основе на 680 ед.хр. (77227 кадров). Удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в общем объеме уникальных и особо ценных документов АФ УР, относящихся к собственности УР, составил 98,6 %. В результате сканирования и оцифровки документов в 2013 г. создан электронный фонд пользования на 204881 страницу архивных документов (743 ед.хр.). Всего на 01.01.2014 оцифровано 3,6 % от общего количества документов Архивного фонда УР, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики.

В целях формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда УР в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 13 мая 2002 г. № 437 «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики» проводилось выявление уникальных документов в архивном фонде «Ижевские оружейный и сталеделательный заводы». Документов, соответствующих критериям отнесения к категории уникальных, не обнаружено. Вопросы формирования Государственного реестра уникальных документов АФ УР и выявления документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации рассмотрены на заседании Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета 29 марта 2013 г. и 28 июня 2013 г. Организовано выявление и описание особо ценных документов государственных и муниципальных архивах. Всего по состоянию на 01.01.2014 учтено уникальных и особо ценных документов АФ УР, относящихся к собственности Удмуртской Республики, 42172 ед.хр.

Сотрудники ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» (далее – ГКУ «ГАСПД УР») приняли участие в тренировочном пожарно-тактическом учении, проводимом Главным управлением МЧС России по УР. Для отработки необходимых навыков при возникновении ЧС проведены 3 объектовые тренировки. В соответствии с Планом основных мероприятий по вопросам гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности обновлены приказы директоров государственных архивов о составе формирований и эвакуационной комиссии. Уточнены схемы оповещения сотрудников, состав звеньев, список эвакуируемых сотрудников и членов их семей на случай чрезвычайной ситуации.

3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации

Проведены проверки соблюдения законодательства об архивном деле и обследования состояния обеспечения сохранности архивных документов и делопроизводства в 403 организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов. Состоялась выездная проверка главным государственным инспектором Управления Министерства культуры РФ по Приволжскому федеральному округу в отношении Архивного управления Администрации МО «Город Глазов». Нарушений законодательства в области архивного дела не выявлено.

С целью оптимизации состава Архивного фонда УР решениями ЭПМК Комитета согласованы списки организаций и граждан – источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике.

В состав Архивного фонда УР включены 39356 ед.хр. на всех видах носителей. На постоянное хранение в архивы приняты 33857 ед.хр. архивных документов.

В рамках инициативного аудиовизуального документирования сотрудниками архивов проведена фотовидеосъемка 108 мероприятий, организованных органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, общественными объединениями, в т.ч. научно-практической конференции «Гердовские чтения» с вручением Всеудмуртской национальной премии им. К Герда, открытия I Всероссийской зимней спартакиады инвалидов, торжественного открытия плавательного бассейна Ижевского государственного технического университета им. М.Т.Калашникова, встречи Президента Удмуртской Республики А.А. Волкова с игроками футбольного клуба «Зенит-Ижевск», торжественного приема в Государственном Совете Удмуртской Республики, посвященного 90-летию детского движения в Удмуртии, мероприятия, посвященные 90-летию архивной службы Удмуртии, и др.

Проведено выявление документов по истории Удмуртии в Государственном архиве Кировской области.

Показатель «Удельный вес документов Архивного фонда УР, хранящихся сверх законодательно установленных сроков их временного хранения в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики», уменьшился и составил 8,6%.

4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах

Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах

Работа по созданию и совершенствованию информационно-поисковых систем к документам архивов проводилась в соответствии с перспективным планом развития научно-справочного аппарата на 2011-2014 гг. Анализ промежуточных результатов его выполнения заслушан на заседании Коллегии Комитета в апреле 2013 г.

В автоматизированные информационно-поисковые системы архивов внесено в течение 2013 года 105263 заголовка архивных дел. Удельный вес документов Архивного фонда УР, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы архивов, в общем объеме дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, составляет 92,9 %. Доля архивных фондов государственных и муниципальных архивов, подготовленных для формирования путеводителя в автоматизированном программном комплексе «Архивный фонд», составила 75,3 %.

Массив образов архивных описей дел в формате «pdf» (2903 описи дел) включен в единую информационную сеть государственных архивов и Комитета и стал доступен для пользователей читальных залов архивов. Завершено формирование автоматизированного алфавитного указателя «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», содержащего 378495 записей. Указанная база данных размещена на сайте «Архивная служба Удмуртии». Продолжилась работа по заполнению 14 учетных, тематических и справочных баз данных, в т.ч.: «Фотокаталог», «Электронный каталог», «Сведения об организациях, находящихся в стадии банкротства» и др. Всего в течение полугодия в тематические базы данных включены сведения о 9285 единицах хранения (50341 запись). Продолжалась работа по формированию единой республиканской БД «Местонахождение документов по личному составу». За отчетный период внесены 324 записи об организациях, документы по личному составу которых поступили на хранение в ГКУ «ГАСПД УР» и муниципальные архивы в 2013 году. На 01.01.2014 БД содержит 12939 записей об организациях, хранящих документы ликвидированных организаций (13,2 Мб).

Проведены мероприятия по защите информации ограниченного доступа и приведению информационных систем персональных данных в соответствие с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Вопрос рассмотрен на заседании Коллегии Комитета в апреле 2013 г.

Создавался традиционный поисковый аппарат к архивным документам: состоялась презентация архивного справочника «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики: Путеводитель» (Ижевск, 2012); началась подготовка путеводителей по фондам личного происхождения ГКУ «ЦГА УР» и Архивного управления Администрации г. Глазова; проведено описание 114 исследовательских проектов Интернет-конкурса «Страницы истории края», организованного Комитетом в 2006-2008 гг. среди учащихся старших классов общеобразовательных школ и студентов учреждений начального и среднего профессионального образования Удмуртии; проведено научное описание фондов личного происхождения, в т.ч. композиторов Н.М. Греховодова, Г.А. Корепанова и А.Г. Корепанова, историка, участника Великой Отечественной войны А.А. Александрова, народного поэта УАССР, лауреата Государственной премии УАССР О.А. Поскребышева и др. держателей личных фондов.

За отчетный период на хранение принято 12000 ед.хр. документов по личному составу от ликвидированных организаций. Исполнено 35500 тематических и социально-правовых запросов от граждан и организаций. С января 2013 г. реализован прием запросов и выдача архивных справок через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций). Ведется прием запросов социально-правового характера от граждан в режиме «Одного окна». Утвержден Порядок работы государственных и муниципальных архивов Удмуртии в рамках предоставления государственной и муниципальной услуг по предоставлению гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов в режиме «Одного окна». Реализуется Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи с государственными и муниципальными архивами. Заключено Соглашение о взаимодействии между автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики» и Комитетом по делам архивов при Правительстве УР от 28 июня 2013 г. Проведен 15 ноября 2013 г. семинар с представителями многофункциональных центров по обучению оформлению запросов граждан на получение архивной информации.

В читальных залах государственных архивов занимались более 700 пользователей, которым были предоставлены свыше 12000 ед. хр. Проведено 466 информационных мероприятий, в т.ч. 65 выставок документов, 46 информаций в теле-, радиоэфире, 70 статей в печатных СМИ. Изданы сборник документов и материалов, посвященный 90-летию архивной службы Удмуртии, и материалы научно-практической конференции, организованной к указанному юбилею. Совместно с ГУП УР «ТРК «Удмуртия» подготовлен документальный фильм «Хранители истории. К 90-летию Архивной службы Удмуртии».

Решением Удмуртской республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов от 17 декабря 2013 г. утверждены экспертные заключения о полном рассекречивании 1309 ед.хр., рассекречивании отдельных документов в 19 ед.хр. из архивных фондов ГКУ «ЦДНИ УР» за 1930 г., 1973-1984 гг.

5. Совершенствование системы повышения квалификации сотрудников архивных учреждений, развитие международных гуманитарных связей Удмуртской Республики в области архивного дела

В рамках профессиональной переподготовки и стажировки с 8 по18 апреля 2013 г. на базе Ижевского филиала ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» проведены курсы повышения квалификации (72 часа) сотрудников государственных и муниципальных архивов по программе «Архивоведение и делопроизводство. Электронный документооборот». Состоялось обучение 16 сотрудников государственных архивов, в т.ч.: на краткосрочных курсах повышения квалификации по архивному делу в ОЦПК Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Москва), на краткосрочных курсах по повышению энергетической эффективности и энергосбережения, по пожарно-техническому минимуму, охране труда, защите государственной тайны, по оказанию государственных и муниципальных услуг (в системе ЭД «DIRECTUM Standart»). На базе государственных архивов проведена стажировка 31 специалиста из 17 муниципальных архивов.

Проведен Конкурс профессионального мастерства сотрудников государственных архивов.

Делегации архивистов Удмуртской Республики приняла участие в работе научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа (июнь 2013 г.), председатель Комитета – в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (сентябрь 2013 г.).

Продолжилось сотрудничество с организациями, осуществляющими дополнительное профессиональное образование. Сотрудники архивной службы проводили занятия в Ижевском филиале ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», АНО дополнительного профессионального образования «Центр повышения квалификации «Интеллект» на курсах повышения квалификации работников кадровых служб по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности документов по личному составу. В ГКУ «ГАСПД УР» проведена практика студентов Среднего гуманитарно-юридического колледжа Института права, социального управления и безопасности ФГБОУ ВПО «Удмуртский государственный университет». Сотрудниками архивных органов и учреждений даны 5504 консультации по различным вопросам делопроизводства и архивного дела, организовано 68 обучающих семинаров по архивному делу для представителей органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, сельскохозяйственных и промышленных предприятий, в которых приняли участие более 1500 человек.

Таким образом, в отчетный период можно констатировать позитивные итоги реализации показателей раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития УР на 2010-2014 гг., за исключением невыполнения, в виду отсутствия финансирования, мероприятий по реконструкции здания государственных архивов по ул. Камбарской, 17, капитальному ремонту системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах ГКУ «ЦДНИ УР».

Заместитель председателя Комитета по делам архивов при Правительстве УР Н.Г. Пушкарева