О мерах по повышению уровня безопасности документов Архивного фонда Удмуртской Республики

Задача обеспечения сохранности и повышения уровня безопасности документов Архивного фонда Удмуртской Республики остается приоритетной для архивных органов и учреждений региона. Доступ к архивным документам нынешнего и будущих поколений граждан будет возможен только в том случае, если они будут храниться в надлежащих условиях. Законодательством в сфере архивного дела закреплены единые нормативные требования к хранению, учёту, комплектованию и использованию архивных документов для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности. Эффективное и полное формирование и сохранение Архивного фонда, качественное внедрение электронного документооборота возможно только при оптимизации и правильной организации документов на традиционных носителях, органичном взаимодействии государственных, муниципальных архивов и архивных служб ведомств, а также внимании руководства организаций и предприятий к нуждам своих ведомственных архивов.

В настоящее время в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики хранится свыше 2 млн. 330 тысяч дел, включенных в состав Архивного фонда УР, и почти 618 тысяч дел по личному составу за 1709-2012 гг. Ежегодно объем хранящихся документов увеличивается в среднем на 80 тысяч дел, подавляющее большинство из которых поступают в архивы на бумажном носителе.

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртии являются 2362 организации различных отраслевых систем и форм собственности, с которыми архивные учреждения активно взаимодействуют по вопросам сохранности документов, организации делопроизводства, отбора на постоянное хранение документации. С негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, действующих на территории Удмуртии, сотрудничество, в соответствии с законодательством, строится только на условиях договора.

До передачи на постоянное (бессрочное) хранение в архивы документы, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда УР, в течение сроков их практической значимости, установленных законодательством, находятся в организациях – источниках комплектования. На временном хранении в организациях в настоящее время находится значительный документальный комплекс: свыше 292 тыс. ед. хр. управленческих документов, более 10 тыс. ед.хр. научно-технической документации. Для передачи данных документов на постоянное хранение в архивные учреждения республики необходимо систематическое расширение площадей архивохранилищ. Важным событием в этой связи явилось введение в эксплуатацию в 2011 году второго пускового комплекса здания государственных архивов Удмуртской Республики (ул. Камбарская, 17) площадью 4559 кв.м. Это стало возможным благодаря поддержке Президента Удмуртской Республики Александра Александровича Волкова, за что хочется выразить ему искреннюю признательность. В результате реконструкции здания государственных архивов, а также освоения в 2010 – 2012 годах дополнительных площадей в семи муниципальных архивах удалось принять на постоянное хранение за этот период почти 145,5 тысяч дел. Тем не менее, уменьшения количества дел, хранящихся в организациях, по сравнению с 2010 годом не произошло, в связи с ростом ежегодного объема документооборота, что обусловлено продолжающейся передачей государственных полномочий на муниципальный уровень в отдельных отраслях деятельности, внедрением новых форм и методов государственного управления, реализацией административной реформы. Наиболее значительные объемы управленческих документов, включенных в состав Архивного фонда УР, находятся на ведомственном хранении в Министерстве имущественных отношений Удмуртской Республики, Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Министерстве социальной защиты населения Удмуртской Республики, Министерстве строительства, архитектуры и жилищной политики Удмуртской Республики; в негосударственных организациях – Федерации профсоюзов Удмуртской Республики, Союзе потребительских обществ Удмуртской Республики «Удмуртпотребсоюз».

Уважаемые коллеги! Комитетом по делам архивов особое внимание уделяется превентивным мерам по предупреждению утраты документов Архивного фонда УР. С 2011 года в соответствии с требованиями Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Комитет, как орган, уполномоченный на осуществление регионального государственного контроля в области архивного дела, проводит проверки соблюдения законодательства об архивном деле на территории Удмуртской Республики. За этот период проведены проверочные мероприятия в отношении 36 организаций, выданы 19 предписаний об устранении выявленных существенных нарушений законодательства об архивном деле. В рамках взаимодействия с организациями – источниками комплектования сотрудниками архивов проведены обследования состояния сохранности документов в 1408 организациях. На заседании Коллегии Комитета были рассмотрены результаты обследований состояния сохранности архивных документов и делопроизводства в учреждениях Удмуртской Республики, работающих в сфере сельского хозяйства, и в учреждениях системы Главного управления ветеринарии Удмуртской Республики. По итогам контрольных мероприятий можно сделать вывод, что проводимые проверки способствуют улучшению организации работы с документами на всех стадиях: с момента их создания до передачи на постоянное хранение в архивные учреждения. Организации, включенные в планы проверок, стараются принимать исчерпывающие меры по ликвидации нарушений.

Одной из функций архивных органов и учреждений республики является оказание методической помощи работникам ведомственных архивных служб по практическим вопросам архивного дела. В 2010 – 2013 годах организовано 297 обучающих семинаров, в которых принимали участие сотрудники организаций различных отраслевых систем и форм собственности, проведено более 20 тысяч консультаций.

В целом ряде ведомств уделяется самое пристальное внимание вопросам организации и укрепления материально-технической базы своих архивов, соблюдению режимов хранения документов: в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Государственном Совете Удмуртской Республики, Министерстве финансов Удмуртской Республики, Министерстве образования и науки Удмуртской Республики, в ряде бюджетных учреждений здравоохранения УР. Оборудованы современными средствами пожаротушения архивохранилища Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики. Постоянная и планомерная работа по экспертизе ценности архивных документов, отбору на постоянное хранение и своевременному их упорядочению проводится в Министерстве имущественных отношений Удмуртской Республики, Министерстве экономики Удмуртской Республики, Министерстве национальной политики Удмуртской Республики, Министерстве социальной защиты населения Удмуртской Республики, Министерстве строительства, архитектуры и жилищной политики Удмуртской Республики. Хочется отметить активную работу экспертных комиссий Министерства образования и науки Удмуртской Республики, которую возглавляет министр А.Л. Кузнецов, Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики во главе с начальником Правового Управления В.М. Поджаровым. Значительная методическая работа с подведомственными учреждениями и муниципальными образованиями в соответствующей сфере по вопросам сохранности архивных документов и делопроизводства проводится Министерством по делам молодежи Удмуртской Республики, Комитетом по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики, Центральной избирательной комиссией Удмуртской Республики.

В то же время, в органах и организациях некоторых отраслевых систем не созданы необходимые условия для хранения архивных документов. Отдельные помещения для хранения документов выделены лишь в 1114 организациях, что составляет 47% от общего числа. Только в 178 организациях (7,5%) имеются штатные сотрудники в ведомственных архивах или специальные структурные подразделения по работе с архивными документами. Не выделены помещения под архивы при наличии большого объема документов постоянного хранения и по личному составу в Министерстве здравоохранения Удмуртской Республики (сейчас документы хранятся в архиве БУЗ УР «Первая республиканская клиническая больница»), Министерстве по физической культуре, спорту и туризму Удмуртской Республики, Управлении охраны фауны Удмуртской Республики, Государственном контрольном комитете Удмуртской Республики. На 100% заполнены ведомственные архивы Государственной жилищной инспекции при Минстрое Удмуртской Республики, во всех ВУЗах республики; в учреждениях, подведомственных Министерству культуры, печати и информации Удмуртской Республики и Министерству здравоохранения УР. Помещение под архив в Республиканской детской клинической больнице в 2008 году подверглось подтоплению, но до сих пор мер по дезинфекции архивохранилища и документов не принято.

Наряду с укреплением материальной базы архивов организаций – источников комплектования, важнейшим условием повышения уровня их безопасности является полный и правильный учёт документов Архивного фонда УР, их своевременное упорядочение и описание. Эти вопросы являются предметом особого внимания архивной службы. Как показал анализ, проведенный Комитетом по делам архивов в конце 2012 года, в 85 организациях – источниках комплектования государственных архивов Удмуртской Республики остаются на хранении большие объемы не упорядоченных, не включенных в описи документов. С 2000 года не проводилось описание документов в Министерстве здравоохранения Удмуртской Республики, Филиале в Удмуртской Республике ОАО «Ростелеком», с 2001 года – в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Удмуртской Республики, Управлении охраны фауны Удмуртской Республики, с 2004 года – в ряде учреждений здравоохранения, с 2005 года – в Главном управлении государственной службы занятости населения Удмуртской Республики. И этот список можно продолжить. Концентрация в архивах организаций большого количества неупорядоченных (неописанных) документов неизбежно приводит к их гибели. В 2011-2012 годах выявлены факты утраты документов Архивного фонда УР в Союзе потребительских обществ УР «Удмуртпотребсоюз» (44 ед.хр.), Министерстве экономики Удмуртской Республики (4 ед.хр.), Управлении охраны фауны Удмуртской Республики (2 ед.хр.), Министерстве культуры, печати и информации Удмуртской Республики (51 ед.хр.). Обнаружено отсутствие архивных документов в некоторых учреждениях здравоохранения УР. Этот список также можно продолжить.

Ситуация с обеспечением сохранности и упорядочением архивных документов усугубляется продолжающимся процессом реорганизации, ликвидации и банкротства, что сопровождается массовым освобождением организаций от своих архивов. Документы по личному составу, не входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики, еще длительное время будут востребованы в повседневной жизни человека, определяя его гражданский статус, правовую защиту и социальное обеспечение. Поэтому сохранение таких документов, в т.ч. при ликвидации организаций, является предметом заботы со стороны архивной службы республики. Архивные учреждения в 2010 – 2012 годах были вынуждены принять от ликвидированных организаций на хранение свыше 78 тыс. дел по личному составу. Массовый прием документов от ликвидированных организаций усугубляет дефицит свободных площадей, темпы ввода в эксплуатацию новых архивохранилищ существенно отстают от имеющихся потребностей приема документов из ведомственных архивов. Степень загруженности архивохранилищ в девяти муниципальных архивах приблизилась или уже превысила 100%, в остальных муниципальных архивах она остается на высоком уровне и равняется в среднем 88%. В государственных архивах этот показатель составлял на начало 2013 года в среднем 71 %. Вместе с тем, Центральным государственным архивом Удмуртской Республики в январе 2013 года были приняты (частично в неупорядоченном виде) 264 тыс. дел управленческих документов ОАО «Ижевский машиностроительный завод», признанного решением Арбитражного суда Удмуртской Республики несостоятельным (банкротом). После проведения упорядочения этих документов в архиве и размещения их в хранилищах количество свободных площадей, безусловно, сократится. Конкурсный управляющий ОАО «Ижевский машиностроительный завод» настаивает на приеме в государственные архивы Удмуртской Республики 3 млн. дел по личному составу – это больше, чем общий объем хранящихся документов во всех государственных и муниципальных архивах республики. Разместить эти документы в государственных архивах на сегодняшний день негде. Для государственных архивов Удмуртии проблема дополнительных площадей или, как её называют архивисты, проблема «архивной полки» не будет решена до тех пор, пока не завершится реконструкция третьей очереди здания на ул. Камбарской, 17 – это 2 тыс.700 кв.м.

Уровень использования архивных документов остаётся стабильно высоким, как и всё последнее десятилетие: в 2010 – 2012 годах более 139 тыс. граждан смогли получить в архивных учреждениях справки, благодаря сохранившимся документам по личному составу. Исполнение запросов граждан поглощает существенную часть бюджета рабочего времени архивистов. Рост числа документов по личному составу влечет за собой проблему дефицита штатной численности в архивах для предоставления архивной информации в законодательно установленные сроки. Увеличение распоряжением Правительства УР от 10.10.2011 № 866-р штатной численности ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» с 01 января 2012 года на 5 единиц частично снизило остроту проблемы.

Уважаемые коллеги! На повышение уровня безопасности документов Архивного фонда УР, прежде всего уникальных и особо ценных, посредством изъятия из оборота документов - подлинников нацелена реализация РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 годы)», в части, касающейся архивных документов. За период действия программы создана информационно - технологическая структура. Оцифровано 57 тыс. ед. хр., что составляет только 2,5% от общего объема дел. Для ускорения темпов оцифровки и достижения показателя по переводу архивных фондов в электронный вид не менее 20 % к 2015 году, установленного Планом реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, необходимы дополнительные финансовые вложения.

Все же следует заметить, что достижения в области перевода документов Архивного фонда УР в цифровой формат не освободят нас от обязанности обеспечения сохранности их подлинников на бумажной основе. В ближайшей перспективе архивным учреждениям республики, совместно со службами документационного обеспечения и архивами организаций, необходимо предпринять эффективные, действенные меры по обеспечению сохранности и безопасности документальных комплексов, являющихся составной частью историко-культурного наследия народов Удмуртии.