«Об итогах работы архивных учреждений Удмуртской Республики за 2018 г. и основных направлениях развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2019 г.»

Уважаемые коллеги!

Дух творчества, присущий архивистам Удмуртии и ярко проявившийся в 2018, юбилейном для всех архивистов, году, потребовал нешаблонного подхода к проведению нашей итоговой Коллегии. Впервые мы начали ее с продвижения нашего главного богатства – документов Архивного фонда Удмуртии. Вы все можете соприкоснуться с историей всемирно известного жителя Удмуртии Михаила Тимофеевича Калашникова. Получилось так, что именно архивисты, одними из первых, открывают череду мероприятий, посвященных 100-летию знаменитого оружейника, чей юбилей Президент России Владимир Путин распорядился отпраздновать в 2019 году на государственном уровне.

Архивисты Удмуртии доказали свою эффективность и высокий креативный потенциал, полноценно решив поставленную на 2018 год Президентом России задачу – интересно отметить 100-летие архивной службы России. Для достойного празднования наших юбилеев многое было сделано и об этом будет отдельный рассказ.

Несмотря на названный лейтмотив 2018 года, поглотивший большой ресурс времени и энергии, архивисты приложили максимум усилий для достижения отраслевых показателей, установленных в документах стратегического и текущего планирования, реализации новых задач и разработки приоритетных для службы проектов. Главная цель этих задач и проектов - обеспечение потребности граждан, общества и государства в ретроспективной информации. Прогнозные значения показателей и мероприятия плановых документов выполнены. Следует положительно отметить инициативу в Администрации Игринского района, которая отраслевую подпрограмму сформировала в самостоятельную муниципальную программу.

Также ключевыми задачами, решавшимися архивной отраслью республики, стали определенные Резолюцией Совета по архивному делу (2017 года) вопросы внедрения электронного документооборота и формирования системы архивного хранения электронных документов и совершенствование контрольной деятельности.

Совместно с ключевыми ведомствами проходила реализация «Дорожной карты» по развитию электронного документооборота между органами власти. Комитетом подготовлены технологические меры по созданию системы хранения электронных документов в архивах органов власти. Принято участие в корректировке ряда республиканских нормативных актов, способствующих развитию электронного документооборота. Также, в тандеме с названными ведомствами, существенно расширен утвержденный Указом Главы перечень документов, которые могут обращаться в органах власти в электронном виде. Проведен семинар с представителями министерств по его исполнению, а затем ЭПМК Комитета согласовано 50 нормативно-методических документов, регулирующих работу с электронными документами в органах власти.

В 2019 году намечено участие Комитета в подготовке порядка организации учета, выгрузки и уничтожения электронных документов, хранящихся в СЭД «Директум»; в урегулировании процедур использования электронного документооборота при согласовании нормативных актов Правительства. Будет прорабатываться вопрос организации комплектования, хранения и учета электронных документов в государственном архиве.

Продолжилось участие Комитета в реализации приоритетного проекта по реформированию механизмов контрольно-надзорной деятельности. Уточнены показатели эффективности и результативности Комитета в этом направлении. Выполнена годовая Программа профилактики правонарушений архивного законодательства, в том числе впервые проведены публичные слушания по вопросам контрольной деятельности для представителей организаций. Утвержден и доступен на отраслевом сайте Перечень актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проверках. Также впервые был применен такой инструмент контроля, как предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований, которое было выдано Министерству здравоохранения. В результате руководством министерства приняты практические шаги по улучшению ситуации со своим архивом. В целях систематического мониторинга состояния сохранности документов на ведомственном хранении архивами проведены обследования в почти 300 организациях.

По инициативе Комитета появился редкий в России рычаг регулирования вопросов сохранения документов ликвидирующихся организаций. Указом Главы создана Комиссия по профилактике административных правонарушений в области архивного дела на территории Удмуртии. Возглавил комиссию наш куратор, Руководитель Администрации Главы и Правительства Сергей Витальевич Смирнов, в ее состав вошли руководители федеральных и республиканских органов власти, в полномочия которых входит регистрация организаций, решение вопросов их ликвидации, а также контроль за деятельностью конкурсных управляющих.

На привлечение внимания проблемам архивной отрасли, продвижение ее значимости среди широкой общественности было нацелена организация, при поддержке председателя профильной комиссии Государственного Совета Елены Анатольевны Дербиловой, Общественных слушаний о роли архивов в информационной безопасности общества. В мероприятии приняли участие депутаты Государственного Совета, представители государственных и муниципальных властей, Общества историков-архивистов, учащиеся и преподаватели вузов и школ. На Слушаниях были подведены итоги республиканского конкурса среди организаций – ИК архивов, отмечены наградами 14 организаций, занявших призовые места в 4 номинациях. В торжественной обстановке получили заслуженные награды и участники межрегионального конкурса сочинений школьников «Чем интересен мне архив?», проведенного с коллегами из Мордовии. Депутат Государственной Думы России Алексей Егорович Загребин вручил отличившимся архивистам памятный знак Росархива, посвященный 100-летию архивной службы России.

Высокий уровень профессионализма и работоспособности архивистов Удмуртии подтвердили многие награды, которыми были отмечены архивисты в юбилейный год. Важна и материальная составляющая. Скажу только, что в нашей отрасли выполнен «майский» указ Президента России и наша задача – сохранение уровня зарплаты госархивов в размере 100 % от средней зарплаты по Удмуртии.

Кадры, безусловно, движущая сила отрасли, и мы рады, что удалось осуществить ряд мероприятий по повышению квалификации 100 сотрудников архивов или 40 % основных специалистов всей архивной службы. Новой формой обучения архивному делу стала организация, при содействии Ижевского филиала Академии государственной службы, Курса повышения квалификации «Школа молодых архивистов» для специалистов государственных архивов, имеющих стаж работы в архивах менее 5 лет. В Школе проходили тренинги, лекции, экскурсии; выездные занятия в архиве г. Ижевска. Также совместно с Ижевским филиалом Академии для сотрудников муниципальных и государственных архивов проведены курсы повышения квалификации по программе «Архивное дело. Делопроизводство». Состоялось участие и в других учебах. Традиционно, на базе государственных архивов стажировались 12 сотрудников из 7 муниципальных архивов по актуальным вопросам архивной работы. Изучение передового опыта в архивном деле происходило и на межрегиональном уровне, когда архивисты Удмуртии посещали коллег в Татарстане, Нижегородской, Пензенской, Свердловской областях.

Именно кадровое богатство отрасли позволило, не побоюсь повториться, помимо многочисленных и разнообразных юбилейных мероприятий, обеспечить в течение года результативную работу во всех направлениях архивного дела.

В январе 2018 г. состоялся переезд архива Камбарского района. Архиву Игринского района предоставлено дополнительно помещение площадью 150 квадратных метров, часть из которого уже введена в эксплуатацию; архиву Шарканского района передано помещение, в котором также проведен ремонт и приняты отдельные меры безопасности. Решен вопрос с новым помещением для архива Балезинского района. Благодарю глав этих районов за поддержку архивов. Осуществлен в различных объемах ремонт помещений еще в 5 муниципальных архивах. Усилиями Администрации и архива г. Сарапула проведены работы по ликвидации пожароопасной угольной котельной и присоединению здания архива к сетям теплоснабжения города. В 4 муниципальных архивах установлены дополнительные металлические стеллажи. Обеспечили хранилища кондиционерами в архивах Каракулинского, Юкаменского и Ярского районов.

В целях улучшения условий хранения документов архивами закартонировано свыше 60 тыс. дел. Отреставрировано более 30 тыс. листов документов в государственных и 20 муниципальных архивах. Проверено наличие и состояние 230 тыс. дел на всех видах носителей. Однако, в отрасли сохраняется проблема в создании требуемого законодательством страхового фонда на особо ценные документы, так как не выделены средства на приобретение нового микрофильмирующего оборудования взамен неработающего. В Центральном государственном архиве выявлены документы, заполненные разработчиком первого отечественного пистолета-пулемета, конструктором Федором Васильевичем Токаревым. Возможно, в 2019 году Государственный реестр уникальных документов Удмуртии расширится. Не сомневаюсь, что таких раритетных документов в архивах республики множество. Яркое, оригинальное представление архивами таких находок широкой общественности и молодежи, может привлечь исследователей к изучению и тщательному поиску в документальном богатстве особо значимых документов, важных для истории нашего края и его внешнего позиционирования.

На развитие комплектования и улучшение условий хранения в архивах организаций положительно сказалось проведение республиканского конкурса на лучший архив организации. Только в финальной его части участвовало 60 источников комплектования. Аналогичные смотры-конкурсы были проведены практически во всех городах и районах республики. Кстати ЭПМК Комитета подвела итоги пятилетней работы по оптимизации состава источников комплектования и констатировала их снижение с 2200 до 1950.

Тем не менее, поступление документов на хранение радикально не снижается. В прошедшем году в архивы принято почти 50 тыс. дел постоянного хранения (в 2013 году – 47 тыс. дел) и свыше 13 тыс. дел по личному составу. Администрацией города Глазова совместно с Комитетом положительно решен вопрос о передаче более 20 тыс. дел ликвидирующегося предприятия «Чепецкое управление строительства» на арендованные архивом площади. Следует особо отметить, что впервые поступило значительное количество научно-технической документации, образовавшейся в деятельности завода «Ижмаш». Да и прием 4 тыс. дел от владельцев личных архивов также является рекордным за последние 6 лет. Уделялось внимание вопросам соблюдения установленных сроков упорядочения дел организациями. ЭПМК Комитета рассмотрены описи на 52 тыс. единицы хранения управленческих документов 900 организаций и описи на 46 тыс. дел по личному составу. В целом, хочу поблагодарить за огромный труд членов нашей Межведомственной экспертно-методической комиссии. Уже давно не проводилось за год 14 заседаний комиссии. Помимо уже названных объемов экспертной работы, комиссией обсуждено свыше 200 вопросов организационно-методического характера, касающихся деятельности архивов организаций, и согласовано почти 750 нормативно-методических документов организаций по вопросам делопроизводства и архивов.

Здесь уместно сказать о вкладе архивистов Удмуртии в методическую базу архивной отрасли России, который отмечается и представителями Росархива. Для участия в традиционном отраслевом Всероссийском конкурсе научных работ проведен отбор и направлены четыре разработки удмуртских архивистов. В соответствии с планом научно-исследовательских работ Росархива подготовлены отзывы и предложения по четырем разрабатывавшимся ВНИИДАД темам, в частности по проектам таких основополагающих документов, как Правила работы государственных и муниципальных архивов России, Правила делопроизводства в государственных органах и другим. Архивистами дано более 7,5 тыс. индивидуальных консультаций и проведено 80 обучающих семинаров для 2 тыс. представителей организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе по внедрению нового Национального стандарта о требованиях к оформлению документов. В рамках инициативного аудиовизуального документирования архивистами выполнена фото- и видеосъемка 170 самых значимых мероприятий и событий, состоявшихся в Удмуртии. В целях исполнения распоряжения Правительства Центральным государственным архивом проведена большая организационная и методическая работа по контролю за передачей документов реорганизованных органов государственной власти правопреемникам.

Обеспечивалось выполнение мероприятий в сфере информатизации, определенных отраслевой Концепцией развития автоматизированных архивных технологий. Большинство архивов осуществляли формирование отраслевой БД «Электронный архив Удмуртии» оцифрованными документами и большинство же добились полного перевода описей дел в электронный вид в АПК «Архивный фонд»; описи представлены на отраслевом сайте. Только за год всеми архивами оцифровано более 11 тыс. дел или 1 млн. страниц документов. Однако, доля документов Архивного фонда УР, переведенных в электронную форму, достигла всего 6 %. Архивам не хватает ни финансовых, ни кадровых ресурсов для увеличения объемов оцифровки.

В рамках реализации Программы по развитию информационного общества в государственные архивы приобретены новые компьютеры и оргтехника. Муниципальными архивами также приобреталась компьютерная техника, но большая часть средств была направлена на приобретение стеллажей и оборудования, обеспечивающего безопасность архивов и сохранность фондов; на проведение ремонта в помещениях. Архивами, при осуществлении переданных государственных полномочий, было освоено 30 млн. рублей субвенций, а бюджеты городов и районов на их содержание израсходовали 43 млн. рублей.

Очевидно, что главной социальной миссией архивов является документальное подтверждение трудовой деятельности, имущественных прав граждан в интересах их пенсионного обеспечения и иных гарантий. Следует отметить, что исполнение в прошедшем году запросов граждан и организаций потребовало от архивов максимального напряжения, т.к. их поступило 74 тыс. или по 300 запросов на 1 сотрудника архива (в 2015 году было исполнено 54 тыс. запросов). Таких нагрузок ранее архивисты не испытывали. При этом важно подчеркнуть, что роста штатной численности в архивах не происходило. Самое большое количество запросов поступило в Государственный архив социально-правовых документов (более 12 тыс.) и от 2 тыс. до 8 тыс. - в Центральный госархив, в архивы городов Воткинска, Глазова, Ижевска, Сарапула, Завьяловского, Игринского, Кезского районов. Доля граждан, использующих для получения услуг спецпорталы, составила 16 %. В этом контексте стоит отметить, что согласно данным Министерства информатизации и связи запросы на услуги Комитета, обработанные через СИР УР, заняли третье место по количеству после услуг Министерства социальной политики и Министерства образования. Через МФЦ поступило почти 20 % запросов, а при сотрудничестве с ПФР исполнено 39 % от общего объема поступивших запросов. И надо учесть, что никто, кроме архивистов, указанное число архивных справок не готовил.

Архивными органами и учреждениями проведено 1260 информационных мероприятий, из них 970 – муниципальными архивами. Они были посвящены 100-летиям создания ВЛКСМ и Ижевско-Воткинского восстания, 95-летию создания пионерской организации в Удмуртии, 75-летию разгрома немецко-фашистских войск под Сталинградом, 85-летию Ижевского мотозавода и другим памятным датам в истории России и Удмуртии. В теле- и радиоэфире, печатных СМИ и интернет-изданиях вышло свыше 200 передач и статей, подготовленных архивистами и представляющих эти исторические события. Кроме того, новым для Комитета стал опыт подготовки презентационного ролика «Твоя настоящая история». Он демонстрировался не только в эфире телекомпаний и на различных мероприятиях, но и на рекламно-информационных экранах на улицах Ижевска. Юбилею знаменитого Калашникова было посвящено архивное издание - Календарь памятных дат УР на 2019 г. К архивной информации обратилось 167 тыс. пользователей, из которых 11 тыс. посетили наши выставки. Такой мощный рост обусловлен развитием нового формата представления экспозиций архивных документов. Почти каждая выставка государственных архивов анонсировалась в СМИ, на сайте и социальных сетях, детально продумывалась содержательная часть ее презентации, включающая участие знатоков истории, способных прокомментировать темы, или непосредственных свидетелей событий. По сути, каждая выставка – отдельный проект. В вопросах использования документов нам активно содействуют члены Общества историков-архивистов, поэтому благодарю всех представителей общества и его председателя Надежду Кузьминичну Коробейникову.

К сожалению, остались нерешенными наши многолетние самые острые проблемы, их вы уже знаете наизусть, но повторю. Не завершены реконструкция здания Центрального государственного архива и уже требует срочного ремонта его крыша; не проводились модернизация системы вентиляции воздуха в Центре документации новейшей истории.

Традиционно подведу в целом итоги реализации показателей деятельности в 2018 году. Полностью выполнившие все намеченные задания показаны на слайде и зафиксированы в проекте решения Коллегии. Следует заметить, что из 6 муниципальных архивов, невыполнивших показатели, в 4 архивах не реализовали только 1 - 2 показателя. Более 3 плановых показателей не исполнено архивами Красногорского и Ярского районов. Считаю, что утвержденные показатели – это норма и их невыполнение, особенно без серьезных причин, недопустимо.

А теперь об основных темах 2019 года. Во исполнение поставленных Главой Удмуртии задач по улучшению качества жизни граждан, в том числе благодаря совершенствованию работы государственных органов власти и учреждений, рациональному расходованию бюджетных средств, а также в целях выполнения резолюции Общественных слушаний предстоит серьезная нормотворческая и организационно-правовая работа. В ходе реализации «Дорожной карты» по управлению расходами Комитета, нацеленной на снижение расходов и повышение доходов в отрасли, предстоят преобразования в государственных архивах. Они будут направлены на уменьшение состава административно-управленческого персонала с максимальным сохранением кадрового потенциала и повышение эффективности деятельности архивов на принципах внедренного Главой Удмуртии проектного подхода.

Развитие проектной деятельности в 2019 году у нас в приоритете. Уже создан проектный офис, объединивший усилия всех государственных архивов на проведение упорядочения документов организаций на платной основе. Считаем, что такая концентрация сил будет способствовать более эффективному привлечению доходов в отрасли. Востребованным у жителей, на наш взгляд, должен стать проект под рабочим названием «Доступная генеалогия», нацеленный на обеспечение оперативного доступа пользователей к метрическим книгам в электронном виде на основе нового программного обеспечения. В целях выполнения Резолюции Общественной палаты России «Роль семейных архивов в сохранении исторической памяти» специальной рабочей группой будет подготовлен Проект с учетом положений и мероприятий Всероссийского проекта «Моя история», а также с привлечением к участию в Проекте заинтересованных органов власти республики и общественных организаций.

В рамках празднования юбилея Калашникова предстоит создать мультимедийный сборник документов об оружейнике. Основу его составят аудиовизуальные документы, хранящиеся в архивах Удмуртии, в том числе созданные архивистами в инициативном порядке. Впервые передвижная архивная выставка документов о Михаиле Тимофеевиче будет экспонироваться во всех городах и районных центрах. В преддверии 100-летия государственности Удмуртии и в интересах достойной встречи юбилея в 2020 году всем архивам предстоит принять активное участие в формировании медиаконтента «#Про СТО документов о государственности Удмуртии» о значимых исторических событиях и персоналиях Удмуртии и каждого муниципального образования.

Нет никаких сомнений, что возникнут внеплановые задачи и новые запросы общественных и государственных институтов, но думаю совместными усилиями, так сказать командной работой, мы с ними справимся.

Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики Н.В. Тойкина