Aa
Сообщи о герое
Подать запрос в архив
на портале госуслуг
тел. для справок
(3412) 90-53-60
Обратная связь
Отследить запрос
Полезная информация
версия для печати
Вектор развития архивной отрасли Удмуртии на среднесрочную перспективу определен Планом мероприятий по реализации Стратегии социально-экономического развития Удмуртской Республики на период до 2025 года и направлен на решение ряда ключевых задач:
- совершенствование нормативно-методического обеспечения архивного дела;
- модернизацию материально-технической базы находящихся в ведении Комитета учреждений;
- повышение эффективности комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
- популяризации исторических источников у населения, повышение качества и доступности оказываемых архивных услуг.
Остановлюсь на вопросах нормативно-правового регулирования сферы архивного дела, совершенствование которого сейчас происходит.
За последние 10 лет объем документов, хранящихся в архивных учреждениях Удмуртии, вырос без малого на 2 миллиона дел. Архивисты, наряду с исторически значимой документацией, вынуждены принимать на хранение документы по личному составу организаций и предприятий, ликвидированных по разным причинам. Эти документы необходимы нашим соотечественникам для реализации прав на получение пенсии. В качестве яркого примера можно привести передачу на хранение в Государственный архив социально-правовых документов УР значительного объема дел (около 2,5 млн дел) по личному составу ликвидированного Открытого акционерного общества «Ижевский машиностроительный завод» (далее – ОАО «Ижмаш»). Конечно, такие объемы поступления документов на хранение неизбежно влекут за собой так называемую проблему «архивной полки».
2 марта текущего года Президент Российской Федерации подписал Закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон предусматривает оптимизацию и значительное сокращение физических объемов архивного хранения документов по личному составу. Для такого рода документов, созданных после 2003 года, установлен, вместо 75-летнего, как ранее, 50-летний срок хранения. В долгосрочной перспективе, как представляется, это позволит хотя бы частично разгрузить архивные площади, в том числе и в ведомственных архивах, а также обеспечить сокращение расходов бюджетов всех уровней на содержание документов.
Не менее важной задачей является необходимость модернизации материально-технической базы архивных учреждений.
Нам удалось сохранить сеть архивных учреждений, а также общую штатную численность архивистов. На сегодняшний день в государственных и муниципальных архивах трудится 248 высококвалифицированных специалистов, большинство из которых имеет высшее профессиональное образование. Обеспечено стабильное функционирование архивной отрасли в условиях сокращения объемов бюджетного финансирования. Хочется отметить конструктивную позицию руководства республики и лично Главы Удмуртии Александра Васильевича Соловьева, поддержавших обоснованную просьбу по увеличению штата ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» на 15 человек в связи с приемом на хранение документов ликвидированного ОАО «Ижмаш». Это позволило организовать масштабные и трудозатратные работы по упорядочению огромного массива документов этого крупнейшего в республике промышленного предприятия и исполнить на их основе только за прошлый год 4,5 тыс. социально-правовых запросов граждан.
В 2016 году разработана новая проектно-сметная документация для завершения реконструкции здания государственных архивов на ул. Камбарская, 17. Руководством республики принято решение приступить к строительным работам уже в 2017 году. Реконструкция будет проходить поэтапно в течение ближайших лет. Это позволит ввести в эксплуатацию более 1400 кв. м. архивохранилищ, в которых будут размещены документы ОАО «Ижмаш», будет создан резерв площадей для приема документов от организаций - источников комплектования в течение последующих 8 лет.
В различных объемах ремонтные работы и реконструкция помещений осуществлялись также в 15 муниципальных архивах. По итогам ремонта введены в эксплуатацию помещения в муниципальных архивах г. Ижевска и Каракулинского района. Дополнительные помещения разного предназначения выделены муниципальным архивам Вавожского, Игринского и Можгинского районов.
Выделение новых и реконструкция имеющихся площадей архивохранилищ позволили создать условия для дальнейшего полноценного формирования Архивного фонда республики и обеспечения сохранности документов, имеющих непреходящую историческую ценность.
Проведению работ по укреплению материально-технической базы муниципальных архивов в немалой степени способствует ежегодное перечисление бюджетам муниципальных образований субвенций на осуществление переданных государственных полномочий в области архивного дела. Только в текущем году на эти цели в бюджете республики предусмотрены финансовые средства в объеме 31 824,9 тыс. руб.
В целях популяризации исторических источников среди населения, повышения качества и доступности оказываемых архивных услуг, развивалась система приема запросов в режиме «одного окна» и совершенствовалось взаимодействие с заинтересованными учреждениями и архивными службами Приволжского федерального округа.
За Комитетом по делам архивов и архивными учреждениями закреплены 6 государственных услуг в области архивного дела.
Удалось добиться высокой степени технической оснащенности всех рабочих мест архивистов, контактирующих с заявителями, в том числе обеспечение доступа к общеотраслевым информационным ресурсам и сети Интернет, даже на муниципальном уровне. Контролируется и обеспечивается соблюдение установленных сроков исполнения запросов. Информация об услугах размещена на сайте «Архивная служба Удмуртии», на федеральном и региональном порталах услуг. Подтверждением качественной и оперативной работы архивистов является отсутствие жалоб граждан и позитивные письменные отзывы людей, обратившихся в архивы. Признание со стороны граждан работы архивистов качественной для нас очень значимо!
Наиболее массовой архивной услугой, за которой обращаются и граждане, и организации, является предоставление архивной информации и копий архивных документов. Ежегодно за получением этой услуги в Комитет и архивные учреждения обращается от 45 до 54 тыс. заявителей. Еще 7–8 лет назад этот показатель не превышал 35 тыс. запросов в год.
Рост востребованности названной выше услуги обусловлен нескончаемыми процессами, связанными, с одной стороны, с изменениями пенсионного законодательства, с другой – ликвидацией организаций, в т.ч. крупнейших, градообразующих предприятий. В этих условиях приходится оперативно решать проблемы обеспечения сохранности документов по личному составу, чтобы не пострадали интересы граждан. Только за последние 3,5 года приняты документы более 500 организаций, в документах которых судьбы сотен тысяч наших сограждан.
Не секрет, что будущему пенсионеру зачастую приходится потратить немало сил и средств на получение архивной справки. Возрастающий объем и разнообразие обращений, важность качественного исполнения запросов граждан, от которого напрямую зависит финансовое обеспечение их жизни, нацелил Комитет в 2009 г. на реализацию проекта приема запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна». В 2010 г. система апробировалась в государственных архивах и зарекомендовала себя положительно. В 2012 году в нее включились муниципальные архивы. Сегодня гражданин, обратившись в любой архив республики, может получить ответ вне зависимости от места хранения документов. В этой связи важно понимать, что первый контакт с заявителем, грамотное оформление запроса имеет решающее значение для успешного поиска необходимой информации. Поэтому в столе справок прием запросов осуществляют высококвалифицированные специалисты, с опытом работы и знаниями психологии общения с людьми. Прием и ожидание в очереди не превышает 15 минут. Заявителю также предоставляется возможность удаленного мониторинга исполнения своего запроса на официальном сайте. Следует особо подчеркнуть, что Удмуртская Республика – единственный регион Приволжского федерального округа, в котором реализуется подобная система приема запросов граждан в архивных учреждениях.
Также, в целях ускорения и оптимизации процесса исполнения запросов граждан, между Комитетом и Отделением Пенсионного фонда с 2011 г. обеспечена организация обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи. Соглашением сторон определен порядок электронного взаимодействия в части получения юридически значимых документов для пенсионного обеспечения населения. Если раньше, гражданин самостоятельно собирал архивные справки, то сегодня, обратившись только в Пенсионный фонд, он может получить из архива ответ в электронном виде. В 2015 г. подобным образом исполнено почти 40% запросов, поступивших в архивы. Это яркий пример информационного электронного взаимодействия разных ведомств в интересах населения.
В архивах организаций хранится значительный комплекс документов по трудовой истории. Архивная служба республики в 2012 году создала информационный ресурс о местах хранения документов организаций. В настоящее время постоянно пополняемая база данных «Местонахождение документов по личному составу» доступна на сайте «Архивная служба Удмуртии» и содержит сведения о местах хранения документов почти 14 тыс. организаций.
Значительное количество пользователей обращается непосредственно в архивы для работы с подлинниками документов. Это ученые-историки, преподаватели, студенты вузов, школьники, краеведы, изучающие широкий спектр вопросов - от истории нашей республики до родословной конкретного человека. В государственных и в части муниципальных архивов имеются читальные залы, в которых обеспечены комфортные условия для работы всех желающих, им доступна компьютерная техника с автоматизированными справочно-поисковыми средствами, в т.ч. полнотекстовыми базами данных, которые создаются в рамках реализации проекта оцифровки особо ценных и значимых архивных документов. В отличие от архивов ряда других регионов РФ в читальных залах архивов Удмуртии отсутствуют какие-либо очереди, не требуется предварительная запись. В день обращения исследователям предоставляется доступ к архивным справочникам, в т.ч. в электронном виде, архивные документы выдаются на 2-й (в Центре документации новейшей истории, муниципальные архивы) или 3-й (Центральный госархив) день на срок до одного месяца, при необходимости срок выдачи документов может быть продлен. Тенденции развития информационного общества в перспективе настраивают архивистов республики на создание виртуальных читальных залов, когда электронные копии документов будут представляться исследователям в удаленном доступе.
Среди пользователей, занимающихся в читальных залах архивов, наблюдается большой интерес к генеалогическим изысканиям. Люди не хотят быть «Иванами, не помнящими родства». В Центральном государственном архиве Удмуртской Республики хранятся документы, позволяющие провести полноценное генеалогическое исследование в случае, если гражданин родился на территории Удмуртии. Это значительный комплекс метрических книг, брачных обысков, документов Всероссийских переписей населения. Архивистами разработана памятка в помощь исследователям, изучающим свои родословные.
Президент России майскими указами 2012 года определил значимую задачу развития общества, экономики и государства – это обеспечение возможности получения гражданами 90% государственных и муниципальных услуг через многофункциональные центры, без непосредственного контакта с органами власти. С 2013 года на основе соглашения Комитетом ведется совместная работа с МФЦ Удмуртии в данном направлении. На сегодняшний день одна государственная услуга по предоставлению архивной информации и копий архивных документов может быть получена гражданином в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг. Другие государственные услуги, в силу их специфики, заявители получают непосредственно в Комитете или архивах.
Следует также отметить важность достижения другого «президентского» показателя, нацеленного на внедрение механизма получения 70% услуг в электронной форме и также находящегося под пристальным вниманием архивистов. Сегодня доля «электронных» запросов, от общего числа поступивших, составляет более 50%, хотя результат услуги (архивные справки и копии), за исключением взаимодействия с Пенсионным фондом, предоставляется заявителю в бумажном виде. С 1 января 2013 г. у заявителей появилась возможность подачи запросов и получения архивной информации через федеральный и региональный порталы услуг, но их процент в названном объеме невелик (1,7%). Это, в первую очередь, обусловлено тем, что целевая аудитория, обращающаяся за услугой, имеет преклонный возраст и не обладает достаточными навыками использования компьютерных технологий, и главное: сама процедура регистрации и оформления запроса на порталах довольно сложна для неискушенного пользователя, но решение этих проблем вне нашей компетенции.
К числу ценных информационных ресурсов, создаваемых архивистами, принадлежит официальный сайт «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет. Интерес пользователей к архивной информации на сайте постоянно растет. Об этом говорят статистические сведения: в 2015 году число посещений сайта составило 84,6 тыс. пользователей, которые посмотрели 382 тыс. страниц (в 2014 г. – 65 тыс. и 300 тыс. стр. соответственно).
Кроме официальной информации о деятельности Комитета и государственных архивов, на сайте представлены архивные справочники, раскрывающие состав и содержание архивных фондов, размещены открытые базы данных, сформированные на основе архивных документов. Кстати, мы открыты для предложений интересующихся историей края. Один пример: пользователь из Санкт-Петербурга обратился с просьбой расширить состав архивных справочников. И благодаря финансовой поддержке руководства республики нам удалось разместить «Путеводитель по фондам и коллекциям документов личного происхождения ЦГА УР».
Наиболее посещаемым является раздел сайта «Базы данных», на долю которого приходится треть всех просмотров страниц (из них почти половина просмотров относится к ресурсам «Сведения о населенных пунктах по приходам церквей и наличии в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики метрических книг» и «Православные храмы Удмуртии»). Раздел содержит базы данных «Фотокаталог», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики», «Электронный архив Удмуртии». Вариант базы данных «Фотокаталог», размещенный на сайте, содержит более 33 тыс. оцифрованных фотодокументов из фондов Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики. База данных «Электронный архив Удмуртии» представлена 8,4 тыс. дел из фондов Глазовского уездного Военно-революционного комитета и Коллекции фотодокументов по истории Удмуртии, хранящихся в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. До конца текущего года планируется размещение на сайте описаний фондов и заголовков всех дел, хранящихся в архивах республики. Это позволит всем желающим осуществлять поиск архивной информации со своего домашнего компьютера, еще до посещения архива.
Популярностью среди посетителей пользуются также базы данных «Книга Памяти Удмуртской Республики», «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.».
В главном меню официального сайта еще в 2014 г. создан раздел «Мероприятия к 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годы». В нем сконцентрированы материалы, подготовленные архивистами в разное время. Это статьи, информации, тексты лекций, радиопередачи, фильм на военную тематику и др. В разделе «Деятельность/Выставки/Интернет-выставки» публикуются интересные интернет-выставки, в том числе 22 августа 2016 года размещена очередная документальная выставка о взяточничестве (мздоимстве и лихоимстве) в Вятской губернии.
В целях популяризации и пропаганды архивных документов архивистами Удмуртии активно осуществляется подготовка документальных публикаций. В 2017 году выйдут в свет два новых сборника документов и материалов. Завершится подготовка сборника «1917 год в истории Удмуртии», посвященного 100-летию российских революций. В этом документальном издании предстанут политические реалии и события повседневной жизни населения Удмуртии, в то время провинции Вятской губернии Российской империи, в год, в корне изменивший российскую историю. Февральская революция, отречение от престола императора Николая II, приход к власти Временного Правительства, революционное брожение в столице империи, Октябрьский переворот – как реагировали на это наши предшественники? Каково было влияние идей большевиков на массы рабочих и служащих Ижевских оружейного и сталеделательного завода, Воткинского завода? – на эти и другие вопросы будут даны ответы в сборнике архивных документов. К теме 1917 года архивисты целенаправленно обращаются впервые с 1957 года. И, что примечательно, наряду с документами республиканских архивов, в издании будут опубликованы документы государственных архивов Кировской области, Республики Татарстан, архива Управления ФСБ РФ по УР, Научно-отраслевого архива Удмуртского института истории, языка и литературы УрО РАН.
В будущем году также предполагается выход в свет нового, ожидаемого исследователями, 2-го издания архивного справочника «Православные храмы Удмуртии». Начало работы по переизданию этого справочника-указателя было определено спросом именно со стороны исследователей, интересующихся вопросами истории православного христианства, изучающих историческое прошлое Удмуртии, архитекторов, участвующих в реставрации разрушенных в советское время православных храмов; граждан, восстанавливающих историю своего рода. Тираж первого издания 2000 г. разошелся в короткие сроки. Новый справочник предполагается дополнить информацией о восстановлении церквей и другими ранее неизвестными фактами, а также фотографиями отреставрированных и вновь построенных церквей. Тираж издания планируется выпустить не меньше, чем тираж первого издания справочника (около 1000 экземпляров).
Комитет по делам архивов уделяет значительное внимание совершенствованию практики работы по внедрению механизмов открытости, включая информационную открытость и развитие механизмов гражданского контроля, развитию региональных и межрегиональных связей.
С 2010 года при Комитете действует Общественный совет в составе представителей Общественной палаты УР, Удмуртского государственного университета, общественных организаций. Этот коллегиальный орган призван проводить общественную экспертизу социально значимых проектов нормативных правовых документов Удмуртской Республики в области архивного дела, решений Комитета, общественный контроль за деятельностью архивного органа. За время его работы рассмотрены свыше 35 вопросов, в том числе Совет провел общественную экспертизу и одобрил объемы основных показателей развития архивной отрасли на долгосрочную перспективу, проанализировал итоги работы по оцифровке документов Архивного фонда Удмуртской Республики и рекомендовал изъять из оборота подлинники оцифрованных документов. На заседаниях Общественного совета были подняты и активно обсуждались вопросы об организации взаимодействия с органами местного самоуправления в Удмуртии, о предоставлении государственных услуг, в т.ч. в электронном виде, о совершенствовании оплаты труда в архивной отрасли.
Продолжилось взаимодействие с Епархиальной комиссией по канонизации святых Ижевской и Удмуртской епархии. Осенью 2015 года на заседании комиссии была определена дальнейшая взаимовыгодная работа между архивной службой Удмуртии и Ижевской и Удмуртской епархией, в том числе по подготовке совместной передвижной выставки. В 2016 году по запросу Епархиальной комиссией по канонизации святых Ижевской и Удмуртской епархии Центральный государственный архив Удмуртской Республики подготовил перечень документов «О жизни и деятельности епископа Сарапульского и Елабужского Амвросия».
На новый, более высокий уровень, поднялись партнерские отношения с органами управления архивным делом в регионах Приволжского федерального округа. На сегодняшний день действуют соглашения и договора, заключенные Комитетом с архивными службами Кировской области, Республик Башкортостан, Марий Эл, Мордовия, Татарстан, Чувашской Республики. Совсем недавно, в мае 2016 года, в ходе ответного визита делегации архивистов Удмуртии в Татарстан, подписано новое соглашение о сотрудничестве с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан.
В рамках предшествующего соглашения в 2014 году была проведена работа по приобретению Центром документации новейшей истории электронных копий кинодокументов Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан в объеме 1 ед.хр. (53 ед.уч., хронометраж 83,5 мин.).
Кинодокументы представляют собой выпуски межреспубликанского киножурнала и киножурнала «Дружба народов», снятые Казанской студией кинохроники на территории Удмуртской АССР в период 1939–1942 гг. Несмотря на незначительную продолжительность отдельных киносюжетов (от 1 мин. до 2 мин.) уникальность материалов для нашей республики неоспорима, т.к. кинодокументы данного периода в Архивном фонде Удмуртии и фильмотеках республиканских телекомпаний отсутствуют.
В целях реализации Соглашения о сотрудничестве с Управлением по делам архивов Кировской области Государственным архивом Кировской области подготовлен Перечень документов по истории Удмуртии за 1917 год. Значительная часть выявленных документов будет включена в сборник «1917 год в истории Удмуртии». В 2016 году Центром документации новейшей истории Удмуртской Республики совместно с Государственным архивом социально-политической истории Кировской области предстоит подготовить совместную интернет-выставку «Знаменитые оружейники Г.С. Шпагин и М.Т. Калашников» с последующим размещением на официальных сайтах. Специалистами архива уже подготовлены перечни фотовидеодокументов, на которых запечатлен наш прославленный земляк.
В основных планах Комитета и в целом архивной отрасли республики перспективы определены в двух программных документах стратегического планирования: в Государственной программе Удмуртской Республики «Развитие архивного дела на 2013-2020 годы» и разделе «Архивное дело» Плана мероприятий по реализации стратегии социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2015-2025 годы.
При разработке этих документов стратегического планирования были обозначены следующие основные проблемы, которые нам хотелось бы решить в намеченной перспективе:
1. Повышение уровня безопасности документов за счет создания и модернизации материально-технической базы государственных и муниципальных архивов путем завершения реконструкции здания государственных архивов и ряда других важных для отрасли мероприятий, которые требуют значительных финансовых вложений.
2. Внедрение информационных технологий, электронного документооборота в организациях ставит перед архивами новые задачи, в том числе технические, связанные с организацией приема, постоянного хранения и использования электронных документов.
3. Необходимо создание условий для расширенного доступа к архивным документам, в т.ч. через сеть Интернет, формирования полнотекстовой базы данных на архивные документы, перевода традиционного справочного аппарата в электронную форму.
4. Сохранение и развитие кадрового потенциала отрасли.
Выполнение этих задач позволит нам продолжить поступательное движение вперед в русле тенденций и норм, определенных Президентом России и Главой Удмуртской Республики.
Выступления руководителя
Пресс-конференция председателя Комитета по делам архивов
при Правительстве Удмуртской Республики Н.В.Тойкиной
«О реализации Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики задач, поставленных Президентом Российской Федерации, Главой Удмуртской Республики»,
22.08.2016
Уважаемые журналисты!
Одной из сенсационных новостей в жизни всего архивного сообщества в Российской Федерации в текущем году стало издание Указа Президента России Владимира Владимировича Путина от 4 апреля 2016 года о переподчинении Федерального архивного агентства непосредственно главе государства. Что это значит и с чем это связано? Это значит, что Архивный фонд и архивы поставлены в один ряд с ведомствами, отвечающими за безопасность страны. В период, когда системно совершается фальсификация истории России, мировой истории, русофобия становится государственной политикой ряда стран на международной арене, высокая значимость массивов архивных документов и источников подтверждается Президентом России. Архивные документы – часть бесценного культурного наследия, сохранение и правомерное использование которого в интересах граждан, общества и государства является важной задачей государственного значения. В соответствии с новым Положением Росархив наделен функциями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию не только в сфере архивного дела, но и в области делопроизводства.
На уровне Удмуртской Республики эти задачи решают Комитет по делам архивов при Правительстве УР, 3 государственных и 30 муниципальных архивов. В архивах Удмуртии сосредоточен богатейший информационный ресурс, насчитывающий почти 4 млн. единиц хранения – дел за период с начала ХVIII века до наших дней.
Вектор развития архивной отрасли Удмуртии на среднесрочную перспективу определен Планом мероприятий по реализации Стратегии социально-экономического развития Удмуртской Республики на период до 2025 года и направлен на решение ряда ключевых задач:
- совершенствование нормативно-методического обеспечения архивного дела;
- модернизацию материально-технической базы находящихся в ведении Комитета учреждений;
- повышение эффективности комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
- популяризации исторических источников у населения, повышение качества и доступности оказываемых архивных услуг.
Остановлюсь на вопросах нормативно-правового регулирования сферы архивного дела, совершенствование которого сейчас происходит.
За последние 10 лет объем документов, хранящихся в архивных учреждениях Удмуртии, вырос без малого на 2 миллиона дел. Архивисты, наряду с исторически значимой документацией, вынуждены принимать на хранение документы по личному составу организаций и предприятий, ликвидированных по разным причинам. Эти документы необходимы нашим соотечественникам для реализации прав на получение пенсии. В качестве яркого примера можно привести передачу на хранение в Государственный архив социально-правовых документов УР значительного объема дел (около 2,5 млн дел) по личному составу ликвидированного Открытого акционерного общества «Ижевский машиностроительный завод» (далее – ОАО «Ижмаш»). Конечно, такие объемы поступления документов на хранение неизбежно влекут за собой так называемую проблему «архивной полки».
2 марта текущего года Президент Российской Федерации подписал Закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон предусматривает оптимизацию и значительное сокращение физических объемов архивного хранения документов по личному составу. Для такого рода документов, созданных после 2003 года, установлен, вместо 75-летнего, как ранее, 50-летний срок хранения. В долгосрочной перспективе, как представляется, это позволит хотя бы частично разгрузить архивные площади, в том числе и в ведомственных архивах, а также обеспечить сокращение расходов бюджетов всех уровней на содержание документов.
Не менее важной задачей является необходимость модернизации материально-технической базы архивных учреждений.
Нам удалось сохранить сеть архивных учреждений, а также общую штатную численность архивистов. На сегодняшний день в государственных и муниципальных архивах трудится 248 высококвалифицированных специалистов, большинство из которых имеет высшее профессиональное образование. Обеспечено стабильное функционирование архивной отрасли в условиях сокращения объемов бюджетного финансирования. Хочется отметить конструктивную позицию руководства республики и лично Главы Удмуртии Александра Васильевича Соловьева, поддержавших обоснованную просьбу по увеличению штата ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» на 15 человек в связи с приемом на хранение документов ликвидированного ОАО «Ижмаш». Это позволило организовать масштабные и трудозатратные работы по упорядочению огромного массива документов этого крупнейшего в республике промышленного предприятия и исполнить на их основе только за прошлый год 4,5 тыс. социально-правовых запросов граждан.
В 2016 году разработана новая проектно-сметная документация для завершения реконструкции здания государственных архивов на ул. Камбарская, 17. Руководством республики принято решение приступить к строительным работам уже в 2017 году. Реконструкция будет проходить поэтапно в течение ближайших лет. Это позволит ввести в эксплуатацию более 1400 кв. м. архивохранилищ, в которых будут размещены документы ОАО «Ижмаш», будет создан резерв площадей для приема документов от организаций - источников комплектования в течение последующих 8 лет.
В различных объемах ремонтные работы и реконструкция помещений осуществлялись также в 15 муниципальных архивах. По итогам ремонта введены в эксплуатацию помещения в муниципальных архивах г. Ижевска и Каракулинского района. Дополнительные помещения разного предназначения выделены муниципальным архивам Вавожского, Игринского и Можгинского районов.
Выделение новых и реконструкция имеющихся площадей архивохранилищ позволили создать условия для дальнейшего полноценного формирования Архивного фонда республики и обеспечения сохранности документов, имеющих непреходящую историческую ценность.
Проведению работ по укреплению материально-технической базы муниципальных архивов в немалой степени способствует ежегодное перечисление бюджетам муниципальных образований субвенций на осуществление переданных государственных полномочий в области архивного дела. Только в текущем году на эти цели в бюджете республики предусмотрены финансовые средства в объеме 31 824,9 тыс. руб.
В целях популяризации исторических источников среди населения, повышения качества и доступности оказываемых архивных услуг, развивалась система приема запросов в режиме «одного окна» и совершенствовалось взаимодействие с заинтересованными учреждениями и архивными службами Приволжского федерального округа.
За Комитетом по делам архивов и архивными учреждениями закреплены 6 государственных услуг в области архивного дела.
Удалось добиться высокой степени технической оснащенности всех рабочих мест архивистов, контактирующих с заявителями, в том числе обеспечение доступа к общеотраслевым информационным ресурсам и сети Интернет, даже на муниципальном уровне. Контролируется и обеспечивается соблюдение установленных сроков исполнения запросов. Информация об услугах размещена на сайте «Архивная служба Удмуртии», на федеральном и региональном порталах услуг. Подтверждением качественной и оперативной работы архивистов является отсутствие жалоб граждан и позитивные письменные отзывы людей, обратившихся в архивы. Признание со стороны граждан работы архивистов качественной для нас очень значимо!
Наиболее массовой архивной услугой, за которой обращаются и граждане, и организации, является предоставление архивной информации и копий архивных документов. Ежегодно за получением этой услуги в Комитет и архивные учреждения обращается от 45 до 54 тыс. заявителей. Еще 7–8 лет назад этот показатель не превышал 35 тыс. запросов в год.
Рост востребованности названной выше услуги обусловлен нескончаемыми процессами, связанными, с одной стороны, с изменениями пенсионного законодательства, с другой – ликвидацией организаций, в т.ч. крупнейших, градообразующих предприятий. В этих условиях приходится оперативно решать проблемы обеспечения сохранности документов по личному составу, чтобы не пострадали интересы граждан. Только за последние 3,5 года приняты документы более 500 организаций, в документах которых судьбы сотен тысяч наших сограждан.
Не секрет, что будущему пенсионеру зачастую приходится потратить немало сил и средств на получение архивной справки. Возрастающий объем и разнообразие обращений, важность качественного исполнения запросов граждан, от которого напрямую зависит финансовое обеспечение их жизни, нацелил Комитет в 2009 г. на реализацию проекта приема запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна». В 2010 г. система апробировалась в государственных архивах и зарекомендовала себя положительно. В 2012 году в нее включились муниципальные архивы. Сегодня гражданин, обратившись в любой архив республики, может получить ответ вне зависимости от места хранения документов. В этой связи важно понимать, что первый контакт с заявителем, грамотное оформление запроса имеет решающее значение для успешного поиска необходимой информации. Поэтому в столе справок прием запросов осуществляют высококвалифицированные специалисты, с опытом работы и знаниями психологии общения с людьми. Прием и ожидание в очереди не превышает 15 минут. Заявителю также предоставляется возможность удаленного мониторинга исполнения своего запроса на официальном сайте. Следует особо подчеркнуть, что Удмуртская Республика – единственный регион Приволжского федерального округа, в котором реализуется подобная система приема запросов граждан в архивных учреждениях.
Также, в целях ускорения и оптимизации процесса исполнения запросов граждан, между Комитетом и Отделением Пенсионного фонда с 2011 г. обеспечена организация обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи. Соглашением сторон определен порядок электронного взаимодействия в части получения юридически значимых документов для пенсионного обеспечения населения. Если раньше, гражданин самостоятельно собирал архивные справки, то сегодня, обратившись только в Пенсионный фонд, он может получить из архива ответ в электронном виде. В 2015 г. подобным образом исполнено почти 40% запросов, поступивших в архивы. Это яркий пример информационного электронного взаимодействия разных ведомств в интересах населения.
В архивах организаций хранится значительный комплекс документов по трудовой истории. Архивная служба республики в 2012 году создала информационный ресурс о местах хранения документов организаций. В настоящее время постоянно пополняемая база данных «Местонахождение документов по личному составу» доступна на сайте «Архивная служба Удмуртии» и содержит сведения о местах хранения документов почти 14 тыс. организаций.
Значительное количество пользователей обращается непосредственно в архивы для работы с подлинниками документов. Это ученые-историки, преподаватели, студенты вузов, школьники, краеведы, изучающие широкий спектр вопросов - от истории нашей республики до родословной конкретного человека. В государственных и в части муниципальных архивов имеются читальные залы, в которых обеспечены комфортные условия для работы всех желающих, им доступна компьютерная техника с автоматизированными справочно-поисковыми средствами, в т.ч. полнотекстовыми базами данных, которые создаются в рамках реализации проекта оцифровки особо ценных и значимых архивных документов. В отличие от архивов ряда других регионов РФ в читальных залах архивов Удмуртии отсутствуют какие-либо очереди, не требуется предварительная запись. В день обращения исследователям предоставляется доступ к архивным справочникам, в т.ч. в электронном виде, архивные документы выдаются на 2-й (в Центре документации новейшей истории, муниципальные архивы) или 3-й (Центральный госархив) день на срок до одного месяца, при необходимости срок выдачи документов может быть продлен. Тенденции развития информационного общества в перспективе настраивают архивистов республики на создание виртуальных читальных залов, когда электронные копии документов будут представляться исследователям в удаленном доступе.
Среди пользователей, занимающихся в читальных залах архивов, наблюдается большой интерес к генеалогическим изысканиям. Люди не хотят быть «Иванами, не помнящими родства». В Центральном государственном архиве Удмуртской Республики хранятся документы, позволяющие провести полноценное генеалогическое исследование в случае, если гражданин родился на территории Удмуртии. Это значительный комплекс метрических книг, брачных обысков, документов Всероссийских переписей населения. Архивистами разработана памятка в помощь исследователям, изучающим свои родословные.
Президент России майскими указами 2012 года определил значимую задачу развития общества, экономики и государства – это обеспечение возможности получения гражданами 90% государственных и муниципальных услуг через многофункциональные центры, без непосредственного контакта с органами власти. С 2013 года на основе соглашения Комитетом ведется совместная работа с МФЦ Удмуртии в данном направлении. На сегодняшний день одна государственная услуга по предоставлению архивной информации и копий архивных документов может быть получена гражданином в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг. Другие государственные услуги, в силу их специфики, заявители получают непосредственно в Комитете или архивах.
Следует также отметить важность достижения другого «президентского» показателя, нацеленного на внедрение механизма получения 70% услуг в электронной форме и также находящегося под пристальным вниманием архивистов. Сегодня доля «электронных» запросов, от общего числа поступивших, составляет более 50%, хотя результат услуги (архивные справки и копии), за исключением взаимодействия с Пенсионным фондом, предоставляется заявителю в бумажном виде. С 1 января 2013 г. у заявителей появилась возможность подачи запросов и получения архивной информации через федеральный и региональный порталы услуг, но их процент в названном объеме невелик (1,7%). Это, в первую очередь, обусловлено тем, что целевая аудитория, обращающаяся за услугой, имеет преклонный возраст и не обладает достаточными навыками использования компьютерных технологий, и главное: сама процедура регистрации и оформления запроса на порталах довольно сложна для неискушенного пользователя, но решение этих проблем вне нашей компетенции.
К числу ценных информационных ресурсов, создаваемых архивистами, принадлежит официальный сайт «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет. Интерес пользователей к архивной информации на сайте постоянно растет. Об этом говорят статистические сведения: в 2015 году число посещений сайта составило 84,6 тыс. пользователей, которые посмотрели 382 тыс. страниц (в 2014 г. – 65 тыс. и 300 тыс. стр. соответственно).
Кроме официальной информации о деятельности Комитета и государственных архивов, на сайте представлены архивные справочники, раскрывающие состав и содержание архивных фондов, размещены открытые базы данных, сформированные на основе архивных документов. Кстати, мы открыты для предложений интересующихся историей края. Один пример: пользователь из Санкт-Петербурга обратился с просьбой расширить состав архивных справочников. И благодаря финансовой поддержке руководства республики нам удалось разместить «Путеводитель по фондам и коллекциям документов личного происхождения ЦГА УР».
Наиболее посещаемым является раздел сайта «Базы данных», на долю которого приходится треть всех просмотров страниц (из них почти половина просмотров относится к ресурсам «Сведения о населенных пунктах по приходам церквей и наличии в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики метрических книг» и «Православные храмы Удмуртии»). Раздел содержит базы данных «Фотокаталог», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики», «Электронный архив Удмуртии». Вариант базы данных «Фотокаталог», размещенный на сайте, содержит более 33 тыс. оцифрованных фотодокументов из фондов Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики. База данных «Электронный архив Удмуртии» представлена 8,4 тыс. дел из фондов Глазовского уездного Военно-революционного комитета и Коллекции фотодокументов по истории Удмуртии, хранящихся в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. До конца текущего года планируется размещение на сайте описаний фондов и заголовков всех дел, хранящихся в архивах республики. Это позволит всем желающим осуществлять поиск архивной информации со своего домашнего компьютера, еще до посещения архива.
Популярностью среди посетителей пользуются также базы данных «Книга Памяти Удмуртской Республики», «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.».
В главном меню официального сайта еще в 2014 г. создан раздел «Мероприятия к 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годы». В нем сконцентрированы материалы, подготовленные архивистами в разное время. Это статьи, информации, тексты лекций, радиопередачи, фильм на военную тематику и др. В разделе «Деятельность/Выставки/Интернет-выставки» публикуются интересные интернет-выставки, в том числе 22 августа 2016 года размещена очередная документальная выставка о взяточничестве (мздоимстве и лихоимстве) в Вятской губернии.
В целях популяризации и пропаганды архивных документов архивистами Удмуртии активно осуществляется подготовка документальных публикаций. В 2017 году выйдут в свет два новых сборника документов и материалов. Завершится подготовка сборника «1917 год в истории Удмуртии», посвященного 100-летию российских революций. В этом документальном издании предстанут политические реалии и события повседневной жизни населения Удмуртии, в то время провинции Вятской губернии Российской империи, в год, в корне изменивший российскую историю. Февральская революция, отречение от престола императора Николая II, приход к власти Временного Правительства, революционное брожение в столице империи, Октябрьский переворот – как реагировали на это наши предшественники? Каково было влияние идей большевиков на массы рабочих и служащих Ижевских оружейного и сталеделательного завода, Воткинского завода? – на эти и другие вопросы будут даны ответы в сборнике архивных документов. К теме 1917 года архивисты целенаправленно обращаются впервые с 1957 года. И, что примечательно, наряду с документами республиканских архивов, в издании будут опубликованы документы государственных архивов Кировской области, Республики Татарстан, архива Управления ФСБ РФ по УР, Научно-отраслевого архива Удмуртского института истории, языка и литературы УрО РАН.
В будущем году также предполагается выход в свет нового, ожидаемого исследователями, 2-го издания архивного справочника «Православные храмы Удмуртии». Начало работы по переизданию этого справочника-указателя было определено спросом именно со стороны исследователей, интересующихся вопросами истории православного христианства, изучающих историческое прошлое Удмуртии, архитекторов, участвующих в реставрации разрушенных в советское время православных храмов; граждан, восстанавливающих историю своего рода. Тираж первого издания 2000 г. разошелся в короткие сроки. Новый справочник предполагается дополнить информацией о восстановлении церквей и другими ранее неизвестными фактами, а также фотографиями отреставрированных и вновь построенных церквей. Тираж издания планируется выпустить не меньше, чем тираж первого издания справочника (около 1000 экземпляров).
Комитет по делам архивов уделяет значительное внимание совершенствованию практики работы по внедрению механизмов открытости, включая информационную открытость и развитие механизмов гражданского контроля, развитию региональных и межрегиональных связей.
С 2010 года при Комитете действует Общественный совет в составе представителей Общественной палаты УР, Удмуртского государственного университета, общественных организаций. Этот коллегиальный орган призван проводить общественную экспертизу социально значимых проектов нормативных правовых документов Удмуртской Республики в области архивного дела, решений Комитета, общественный контроль за деятельностью архивного органа. За время его работы рассмотрены свыше 35 вопросов, в том числе Совет провел общественную экспертизу и одобрил объемы основных показателей развития архивной отрасли на долгосрочную перспективу, проанализировал итоги работы по оцифровке документов Архивного фонда Удмуртской Республики и рекомендовал изъять из оборота подлинники оцифрованных документов. На заседаниях Общественного совета были подняты и активно обсуждались вопросы об организации взаимодействия с органами местного самоуправления в Удмуртии, о предоставлении государственных услуг, в т.ч. в электронном виде, о совершенствовании оплаты труда в архивной отрасли.
Продолжилось взаимодействие с Епархиальной комиссией по канонизации святых Ижевской и Удмуртской епархии. Осенью 2015 года на заседании комиссии была определена дальнейшая взаимовыгодная работа между архивной службой Удмуртии и Ижевской и Удмуртской епархией, в том числе по подготовке совместной передвижной выставки. В 2016 году по запросу Епархиальной комиссией по канонизации святых Ижевской и Удмуртской епархии Центральный государственный архив Удмуртской Республики подготовил перечень документов «О жизни и деятельности епископа Сарапульского и Елабужского Амвросия».
На новый, более высокий уровень, поднялись партнерские отношения с органами управления архивным делом в регионах Приволжского федерального округа. На сегодняшний день действуют соглашения и договора, заключенные Комитетом с архивными службами Кировской области, Республик Башкортостан, Марий Эл, Мордовия, Татарстан, Чувашской Республики. Совсем недавно, в мае 2016 года, в ходе ответного визита делегации архивистов Удмуртии в Татарстан, подписано новое соглашение о сотрудничестве с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан.
В рамках предшествующего соглашения в 2014 году была проведена работа по приобретению Центром документации новейшей истории электронных копий кинодокументов Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан в объеме 1 ед.хр. (53 ед.уч., хронометраж 83,5 мин.).
Кинодокументы представляют собой выпуски межреспубликанского киножурнала и киножурнала «Дружба народов», снятые Казанской студией кинохроники на территории Удмуртской АССР в период 1939–1942 гг. Несмотря на незначительную продолжительность отдельных киносюжетов (от 1 мин. до 2 мин.) уникальность материалов для нашей республики неоспорима, т.к. кинодокументы данного периода в Архивном фонде Удмуртии и фильмотеках республиканских телекомпаний отсутствуют.
В целях реализации Соглашения о сотрудничестве с Управлением по делам архивов Кировской области Государственным архивом Кировской области подготовлен Перечень документов по истории Удмуртии за 1917 год. Значительная часть выявленных документов будет включена в сборник «1917 год в истории Удмуртии». В 2016 году Центром документации новейшей истории Удмуртской Республики совместно с Государственным архивом социально-политической истории Кировской области предстоит подготовить совместную интернет-выставку «Знаменитые оружейники Г.С. Шпагин и М.Т. Калашников» с последующим размещением на официальных сайтах. Специалистами архива уже подготовлены перечни фотовидеодокументов, на которых запечатлен наш прославленный земляк.
В основных планах Комитета и в целом архивной отрасли республики перспективы определены в двух программных документах стратегического планирования: в Государственной программе Удмуртской Республики «Развитие архивного дела на 2013-2020 годы» и разделе «Архивное дело» Плана мероприятий по реализации стратегии социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2015-2025 годы.
При разработке этих документов стратегического планирования были обозначены следующие основные проблемы, которые нам хотелось бы решить в намеченной перспективе:
1. Повышение уровня безопасности документов за счет создания и модернизации материально-технической базы государственных и муниципальных архивов путем завершения реконструкции здания государственных архивов и ряда других важных для отрасли мероприятий, которые требуют значительных финансовых вложений.
2. Внедрение информационных технологий, электронного документооборота в организациях ставит перед архивами новые задачи, в том числе технические, связанные с организацией приема, постоянного хранения и использования электронных документов.
3. Необходимо создание условий для расширенного доступа к архивным документам, в т.ч. через сеть Интернет, формирования полнотекстовой базы данных на архивные документы, перевода традиционного справочного аппарата в электронную форму.
4. Сохранение и развитие кадрового потенциала отрасли.
Выполнение этих задач позволит нам продолжить поступательное движение вперед в русле тенденций и норм, определенных Президентом России и Главой Удмуртской Республики.
