О мерах по обеспечению сохранности документов по личному составу при реорганизации и ликвидации организаций в Удмуртской Республике

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Данные документы в состав Архивного фонда Российской Федерации не включаются и обозначены в законодательстве, как «другие архивные документы». Учитывая их важную социальную значимость, федеральным законодательством установлен срок хранения документов по личному составу в организациях – 75 лет.

Правовую основу работы государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике по обеспечению сохранности документов по личному составу составляют Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 г. № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике».

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определил обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по обеспечению сохранности архивных документов, в т.ч. документов по личному составу (ст.17), и особенности правового положения архивных документов. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной, субъекта федерации или муниципальной собственности (ч. 4 ст. 10). Законом определён также порядок передачи документов для дальнейшего хранения в случае реорганизации и ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций (части 8, 10 ст. 23). При реорганизации архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, при реорганизации без правопреемника включенные в состав Архивного фонда документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Архивные учреждения Удмуртской Республики проводят масштабную работу по приёму на хранение документов по личному составу от ликвидированных организаций. В 2003 году в целях обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных органов государственной власти Удмуртской Республики и государственных организаций Удмуртской Республики, являющихся источниками комплектования государственных архивов Удмуртской Республики, был создан Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики (в настоящее время – государственное казённое учреждение), который хранит сейчас свыше 206 тыс. 900 ед.хр. социально-значимой документации за 1924-2013 годы.

С 2006 по 2013 годы в Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики и муниципальные архивы приняты 268566 ед.хр. (в т.ч. в 2011-2013 гг. – 76655 дел от 528 организаций) по личному составу от более чем 1700 ликвидированных организаций. Если по состоянию на 01.01.2006 всего в архивных учреждениях Удмуртской Республики хранилось 395642 ед.хр. документов по личному составу (по состоянию на 01.01.2011 – 583687 ед.хр.), то по состоянию на 01.01.2014 – 639910 ед.хр. (увеличение объемов дел по личному составу произошло почти в 2 раза).

С ростом объема хранящихся в архивах документов по личному составу увеличивается и количество поступающих в эти архивы запросов социально-правового характера, т.е. связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Всего за период 2006-2013 года поступило и исполнено 267453 запроса социально-правового характера. И, если в 2006 году поступило и исполнено около 24 тыс. запросов социально-правового характера, то в 2013 таких запросов было свыше 37 тыс. (рост количества запросов составил 54%).

Предоставление информационных услуг населению для обеспечения социальных прав было и остаётся приоритетным направлением деятельности архивной службы Удмуртской Республики. Обеспечена возможность предоставления в электронном виде гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и Регионального портала государственных и муниципальных услуг. Успешным является сотрудничество государственных и муниципальных архивов с территориальными подразделениями Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике в рамках соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. В 2013 году 34 процента запросов в архивные учреждения поступило по электронным каналам связи. В целях повышения качества предоставления услуг в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики реализован приём запросов социально-правового характера от граждан и организаций в режиме «Одного окна». На официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» имеется возможность мониторинга исполнения запросов. Реализуется соглашение о сотрудничестве с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Архивной службой Удмуртии проводится работа по созданию своеобразного «справочно-информационного центра», обеспечивающего информацией о месте хранения документов по личному составу в государственных и муниципальных архивах и в организациях: формируется единая республиканская база данных «Местонахождение документов по личному составу». В настоящий момент база данных содержит более 11 тысяч записей, размещена на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии», доступна в удалённом режиме не только архивистам и сотрудникам отделений ПФР, но и всем пользователям сети Интернет. Ежегодно Отделение ПФ России по Удмуртской Республике информируется о новых поступлениях в архивные учреждения документов по личному составу от ликвидированных учреждений и организаций.

Арбитражный суд регулярно уведомляет Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики об открытии (закрытии) в отношении организаций конкурсного производства. Это позволяет на начальном этапе процесса ликвидации организаций отслеживать вопросы передачи документов по личному составу на дальнейшее хранение. Уведомления об открытии конкурсного производства в отношении организаций, расположенных на территории городов и районов республики, пересылаются в муниципальные архивы для использования ими в работе.

Однако, указанных организационных мер для эффективной работы по сохранению документов по личному составу недостаточно. Сложилась непростая ситуация, связанная с ликвидацией и банкротством негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации и несет все расходы по передаче документов. Аналогичное положение установлено и в Федеральном законе от 26 октября 2002 года № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (ст. 129): конкурсный управляющий осуществляет полномочия руководителя должника и иных органов управления должника, а также собственника имущества должника и обязан в т.ч.: передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.

На деле, при ликвидации негосударственных организаций оба указанных федеральных закона ликвидаторами нарушаются. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий вспоминают об архивных документах, когда активы организации уже ликвидированы, имущество распродано, средств на упорядочение архивных документов нет, договор с архивным учреждением на передачу документов не заключен. Документы остаются в неупорядоченном состоянии, брошенными без надзора. Таким образом, безвозвратно пропадают архивы, необходимые гражданам для решения социально-правовых вопросов.

Например, в неполном объёме поступили на хранение в Государственный архив социально-правовых документов УР документы по личному составу общества с ограниченной ответственностью «Ижевский авторемонтный завод», открытого акционерного общества «ЦУМ». Найдены бесхозными остатки документов по личному составу дворца культуры «Октябрь», закрытого акционерного общества «Ижбыттехника», Строительного управления № 8 ОАО «Воткинскгэсстрой». Нет информации о месте хранения документов ликвидированных акционерных обществ «Удмурттрубопроводстрой», строительно-монтажного управления-34 «Удмуртнефтегазстрой», «Ижсантехмонтаж», «Уралинформатика». Список можно продолжать. Как результат: архивные учреждения вынуждены выдавать гражданам-заявителям ответы об отсутствии информации о местонахождении документов. Количество таких ответов составляет примерно 15 % от общего числа запросов. Архивисты, сознавая социальную значимость архивной информации для каждого отдельного гражданина, вынуждены проводить работу по розыску документов по личному составу, изъятию, иногда в прямом смысле слова, из сырых подвалов, чтобы иметь возможность предоставить заявителю необходимую ему справку. А ведь обязанность разыскивать документы за государственными и муниципальными архивами в законодательстве не установлена.

И с сожалением приходится отмечать, что законодательно не закреплена обязанность ликвидирующихся организаций предоставлять в органы Федеральной налоговой службы документы, подтверждающие передачу архивных дел по личному составу для дальнейшего хранения правопреемнику, либо в архивные учреждения.

Финансовые средства на содержание государственных и муниципальных архивов выделяются в соответствии с полномочиями указанных архивов, т.е. на работу с документами организаций – источников комплектования, средств на упорядочение документов, брошенных частным собственником, у архивных учреждений нет. Кроме того, архивные учреждения не могут принимать на хранение документы по личному составу всех ликвидированных организаций в силу отсутствия площадей для их хранения. Загруженность архивохранилищ в муниципальных архивах Вавожского, Завьяловского, Можгинского, Шарканского, Юкаменского районов составляет 100 процентов. Необходимы помещения с учётом перспектив увеличения объёмов документов, соответствующие нормативным требованиям для хранения архивных документов. Остро ощущается недостаток штатной численности в муниципальных архивах, при ежегодном увеличении объема хранящихся документов и росте обращений граждан за архивной информацией.

Особую тревогу вызывает сохранность документов по личному составу работников признанного несостоятельным ОАО «Ижевский машиностроительный завод» и его предшественников. Более 3 миллионов дел, находятся в архиве ОАО «Ижмаш» в неупорядоченном виде. В связи с сокращением персонала в архиве завода значительное количество запросов социально-правового характера от граждан исполняется с нарушением установленных законодательством сроков, что препятствует своевременному установлению трудовых пенсий работникам предприятия. Вопрос о месте дальнейшего хранения указанных документов, о проведении их упорядочения решается с 2012 года. Вновь созданный ОАО «Концерн «Калашников» не является правопреемником ОАО «Ижевский машиностроительный завод» и отказывается хранить и использовать эти документы. Передача архивных документов завода на хранение в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» возможна только при условии завершения реконструкции здания государственных архивов (ул. Камбарская, 17). Свободные площади для приема документов в этом архиве на сегодня отсутствуют. Кроме того, потребуется увеличение штатной численности ГКУ «ГАСПД УР» с целью обеспечения сохранности документов и исполнения запросов граждан, связанных с подтверждением их конституционных прав.

В текущем году руководством республики предприняты шаги, направленные на решение проблемы обеспечения документов самого крупного в республике архива предприятия. Так, в мае и.о Председателя Правительства Удмуртской Республики В.А. Савельевым направлено письмо генеральному директору ООО «Объединенная автомобильная группа» Михаилу Сергеевичу Рябову с просьбой обеспечить сохранность архивных документов ОАО «Ижмаш», фактически размещенных на площадях Автозавода, до завершения реконструкции здания государственных архивов Удмуртской Республики. Мы очень надеемся на достижение взаимопонимания между республикой и предприятием в этом вопросе.

Таким образом, решение проблемы обеспечения сохранности документов по личному составу, необходимых для подтверждения социальных прав граждан, может быть найдено только при совместной работе архивных органов и учреждений, организаций, контролирующих деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов), налоговых органов, руководителей самих реорганизуемых организаций.

Председатель Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
Н.В. Тойкина