Выступления руководителя

В период с 20 по 24 августа 2012 г. в г. Брисбен (Австралия) состоялся XVII Международный конгресс архивов. Конгресс был организован Международным советом архивов и Национальным архивом Австралии. На конгресс прибыли свыше 1000 специалистов из 95 стран мира. Небольшое количество участников (для сравнения на 16 конгрессе их было около 3000) объясняется удаленностью материка от большинства государств. В состав российской делегации, принявшей участие в работе конгресса, вошли представители Федерального архивного агентства Тарасов В.П., Наумов О.В. -заместители руководителя Росархива, Черненков К.Г. –начальник отдела международных связей Росархива, федеральных архивных учреждений Тюрина Е.А.- директор РГАЭ, Горяева Т.М.- директор РГАЛИ, Мироненко С.В.- директор ГАРФ, Ларин М.В.- директор ВНИИДАД, представители региональных архивных учреждений Вологодской, Челябинской областей, Ханты-Мансийского АО, я представляла Удмуртскую Республику, Афиани В.Ю. – директор Архива РАН, а также представители негосударственных структур компании «Электронные офисные системы», и ОСГ Рекордз Менеджмент, всего 14 человек.

Тема конгресса – «Архивы атмосфера перемен» была посвящена проблемам роли и места архивов в системе государственного управления, вопросам эффективного управления информацией в меняющемся современном мире в условиях бурного развития информационных технологий и ускорения процессов глобализации. Форум проходил под актуальным девизом «Ваши рассказы - наша история».

Профессиональная программа конгресса состояла из основных докладов по различным проблемам архивного дела (7 докладов), а также сообщений в рамках параллельных сессий. С сообщениями выступили 205 специалистов из 35 стран. Большинство выступлений было посвящено вопросам управления электронными документами и архивами, функционированию «электронного правительства», а также применению технологий бумажного и электронного документооборота. Кроме того, в докладах рассматривались общие и специфические проблемы, связанные с использованием традиционных архивных технологий в разных странах мира, вопросы архивного образования и повышения квалификации архивных кадров. Все доклады размещены на официальном сайте конгресса и будут находиться там в течение 12 месяцев с момента закрытия конгресса. После чего они будут опубликованы в специальном выпуске журнала МСА «КОММА».

В силу географического расположения места проведения конгресса значительная часть его профессиональной программы была занята представителями Азиатско-Тихоокеанского региона, прежде всего Австралии.

Мне показался интересным опыт архивистов Австралии. В связи с тем, что сокращается бюджетное финансирование, они тесно сотрудничают с частным сектором. Оцифровка документов, например, осуществляется главным образом за счет частных организаций. Владеют создаваемым информационным ресурсом архивы. Коммерческие структуры получают лицензию на право пользования этим электронным массивом (не эксклюзивное право). Архивы в результате такого взаимодействия привлекают дополнительные денежные средства. Пользователи имеют бесплатный доступ в читальные залы, при этом просмотр образов документов возможен только за плату. Подобный опыт сотрудничества имеют архивы Швеции, Германии, Италии.

Важный момент, который заслуживает внимания – в Австралии разработана политика перевода документов в цифровой режим в целях приведения к единообразию деятельность организаций по управлению информацией и хранению электронных документов.

Особое значение, при этом уделяется форматам сохранения информации. Работа по передаче электронных документов на хранение организуется следующим образом

1 этап – карантин (цифровая информация проверяется, нет ли повреждений, все ли открывается, идет проверка на вирусы).

2 этап – перевод в определенный формат (единый для всех) – преобразование и проверка.

3 этап – преобразованные данные поступают в архив и копируются на диски.

Имеется положительный опыт передачи в архивы больших массивов информации (метаданных).

В рамках выполнения задачи по обеспечению хранения электронных документов с постоянным и временным сроком хранения австралийские коллеги выделяют проблему получение неполной или незрелой цифровой информации от организаций.

В целом, следует отметить, что в области создания электронных информационных ресурсов зарубежные архивисты продвинулись намного вперед. Это связано, прежде всего, с финансированием, и с тем, что применяются единые подходы в вопросах работы с цифровыми архивами.

Из российских представителей на конгрессе выступили заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов с докладом «Российские архивы в виртуальном пространстве настоящее и будущее» и операционный директор ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр» А.В. Рыков на тему «Негосударственные архивы России между прошлым и будущим».

В рамках работы конгресса прошли заседания рабочих органов Международного совета архивов. Заместитель руководителя Росархива В.П. Тарасов принял участие в заседании Комиссии по Программе МСА.

После завершения профессиональной программы конгресса состоялась очередная сессия Генеральной ассамблеи (Ежегодного общего собрания) – административного заседания Международного совета архивов. Основными вопросами собрания были принятие нового устава МСА и новой системы расчета членских взносов. Произошло обновление руководства Международного совета архивов. Президентом МСА на очередной срок избран Генеральный директор Национального архива Нидерландов Мартин Берендсе.

Очередной XVIII-й Международный конгресс архивов состоится в сентябре 2016 г. в г. Сеуле (Республика Корея).

Члены российской делегации посетили Государственный архив штата Квинсленд. Об этом профессиональном визите хотелось бы рассказать подробнее. Живописное место, в котором находится архив, располагает больше к отдыху, чем настраивает на работу. Невысокое здание, немного вытянутое в длину, абсолютно не отвечает общепринятым представлениям об архиве в России. Небольшой уютный холл, наличие ресепшн, выставочный зал, оснащенный прекрасным оборудованием, сразу задали позитивный тон предстоящему визиту. Казалось бы, традиционные для архива помещения - читальный зал, хранилища, лаборатория, но их отличает аккуратность, достаток, продуманность во всем до мелочей. Современные мобильные стеллажи, лестницы-стремянки на колесах, солидные металлические двери, которые закрываются и открываются автоматически - в хранилищах. Большие площади, наличие современного оборудования - в лаборатории. Просторные холлы с местами для отдыха, терраса, зимний сад позволяют сотрудникам расслабиться во время и после работы. Большое внимание уделяется вопросам охраны труда красочные информационные плакаты о том, как правильно поднимать дела, или пользоваться лестницей- стремянкой привлекают внимание.

Можно порадоваться за австралийских коллег-архивистов, так как у них созданы прекрасные условия, как для хранения документов, так и для работы сотрудников.

Остановлюсь на одной особенности. Архивное дело в Австралии предусматривает не фондирование документов, а их систематизацию по сериям. Серия включает в себя комплекс документов по определенной теме, например «Миграция». Архивные дела не подшиваются в обложки, а скрепляются специальной «пломбой».

Полученная на конгрессе информация позволила сделать следующие выводы проблемы у архивистов разных стран идентичны недостаточное бюджетное финансирование, задачи обеспечения долговременного хранения цифровой информации, вопросы систематизации и обеспечения доступа к документам, но решаются они по-разному. С целью привлечения дополнительных финансовых ресурсов активизируется сотрудничество с коммерческими организациями, практикуется внесение изменений в законодательство в части доступа к информации, важным аспектом является единообразие деятельности организаций по управлению цифровой информацией и хранению электронных документов.

Этим и хорош форум, он позволяет оценить проблемы архивного сообщества в мировом масштабе, перенять имеющийся опыт.

Председатель Комитета по делам
архивов при Правительстве УР
Н.В.Тойкина
12.09.2012