Выступления руководителя

Доклад на расширенном заседании Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики 16 февраля 2012 г.

Уважаемые коллеги!

Сегодня мы, прежде всего, проанализируем итоги работы архивной отрасли за 2011 год, а также обозначим планы на ближайшую перспективу. Подводя результаты деятельности за отчетный период, в первую очередь остановлюсь на ключевых для Архивной службы республики событиях, а также на основных направлениях работы.

Основу деятельности архивных органов и учреждений Удмуртской Республики в 2011 году составили мероприятия по реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2015 года, раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010-2014 годы, отраслевых разделов территориальных программ социально-экономического развития муниципальных образований в Удмуртской Республике.

В рамках реализации Федерального закона от 08 мая 2010 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» в 2011 году изменен статус государственных архивов. Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 31 января 2011 года № 09-п государственные учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики», «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики», «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» переименованы в государственные казённые учреждения. Приказами Комитета от 01 июля 2011 года № 89-п и от 02 августа 2011 года № 94-п утверждены необходимые для реализации вышеназванного закона документы (перечни услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными казёнными учреждениями, и перечень услуг, предоставляемых государственными казёнными учреждениями, за плату; методика расчёта размера платы за оказание услуг (выполнение работ), а также расчет цен на работы и услуги).

Важную роль для решения ряда проблемных вопросов архивных учреждений сыграли отраслевые общественные слушания, организованные по инициативе председателя Правительства Российской Федерации В.В.Путина, в рамках проекта «Народный бюджет», в июле прошлого года.

По результатам слушаний:

• во-первых, решен вопрос об увеличении штатной численности архива социально-правовых документов республики. Распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 10 октября 2011 года № 866-р штатная численность ГКУ «ГАСПД УР» с 01 января 2012 года увеличена на 5 единиц. Впервые за последние 9 лет произошел рост числа специалистов в государственных архивах Удмуртии.
• во-вторых, значительно увеличен бюджет Комитета и государственных архивов Удмуртской Республики на 2012 год, он составляет свыше 61 млн. рублей, что на 20 млн. (15%) больше, чем в 2011 году.
• в-третьих, впервые в бюджет отрасли (на 2012 год) включена крупная сумма средств (более 10 млн. руб.) на устранение нарушений требований пожарной безопасности.

По итогам слушаний положительное решение получили еще ряд не менее важных вопросов, озвученных архивистами, в связи с этим, хотелось бы выразить благодарность за понимание и поддержку нашему куратору- руководителю Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики А.П.Горяинову.

Дважды за отчетный период произведено увеличение размеров должностных окладов сотрудников государственных архивов: с 01 июня и с 01 октября 2011 года (всего на 13 %). С учетом того, что с 2007 года заработная плата специалистов республиканских архивов не увеличивалась, это явилось еще одним позитивным событием 2011 года.

В прошедшем году продолжилось исполнение Закона Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела». Положительно отмечу тот факт, что все выделенные объемы субвенций (26 млн.руб.) в 2011 году были полностью реализованы.

Хочу подчеркнуть, что с 1 января 2012 года внедряется порядок прямого взаимодействия Комитета и муниципальных образований в части подачи заявок и перечисления субвенций, в связи с передачей Комитету полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделяемых из фонда компенсаций Удмуртской Республики на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Заключены соглашения между Комитетом и администрациями муниципальных образований об электронном документообороте в части обмена информацией о суммах перечисляемых субвенций и их расходованию. На ближайшей сессии Государственного Совета Удмуртской Республики планируется внести изменения в Закон Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» в части контроля за расходованием субвенций.

В 2011 году увеличена штатная численность в архивных отделах администраций муниципальных образований «Завьяловский район», «Можгинский район», «Киясовский район», «Увинский район». В Алнашском районе принято решение об увеличении штатной численности архивного отдела на 2 единицы с 01 января 2012 года. Благодарю кураторов указанных архивных отделов, руководство муниципальных образований за принятые решения, за понимание значимости и роли архивов. По-прежнему критической можно назвать ситуацию в г.Можге, Граховском, Каракулинском, Сюмсинском районах, где недостаток штатной численности ощущается особенно остро. Отрадно, что повышен статус муниципального архива в Дебёсском районе: сектор по делам архивов преобразован в отдел. Считаю необходимым проведение мероприятий по повышению статуса муниципальных архивов в г.Можге, Алнашском, Граховском, Красногорском, Селтинском, Ярском районах.

Проведены проверки исполнения отдельных государственных полномочий в трёх муниципальных образованиях с рассмотрением итогов Коллегией Комитета. В результате проверочных мероприятий Администрации МО «Завьяловский район» вынесено предписание об устранении нарушений законодательства в области архивного дела. Муниципальный архив района не комплектуется, в связи с загруженностью на 100%. Надеюсь, в текущем году вопрос с выделением помещений под архив будет решен.

В течение 2011 года выполнен значительный комплекс мероприятий по повышению безопасности архивных фондов, по исполнению предписаний служб пожарного и охранного надзора, улучшению материально-технической базы государственных и муниципальных архивов.

В прошлом году на реконструкцию нового здания Центрального государственного архива из бюджета Удмуртской Республики было выделено более 22 млн.рублей капвложений. Введено в эксплуатацию одно архивохранилище, проведен ряд строительных работ, по результатам которых в декабре 2011 года Главным управлением архитектуры и градостроительства Администрации г. Ижевска выдано разрешение на ввод в эксплуатацию второго пускового комплекса здания площадью 4,5 тыс. кв.м. Организован переезд в здание по ул.Камбарская, 17, архива социально-правовых документов республики, в помещения, закрепленные за учреждением с момента его создания.

В 2011 году проведены работы по установке новой системы охранно-пожарной сигнализации в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики. Вопрос о необходимости проведения данного мероприятия ставился в течение ряда лет, но реализация откладывалась в связи с отсутствием финансирования. Сейчас все помещения, занимаемые государственными архивами, оснащены современными системами пожарной и охранной сигнализации.

В новое помещение, выделенное в 2011 году, переехал муниципальный архив Киясовского района. Предоставлены дополнительные площади муниципальному архиву Кизнерского района. Мы очень ждали этого момента, и, наконец, Администрацией Селтинского района принято решение о выделении под архив помещения, отвечающего нормативным требованиям. После проведения небольшой реконструкции, документы, отражающие историю Селтинского района, будут вывезены из подвала. Сохраняется напряженная ситуация с загруженностью хранилищ в архивах Балезинского, Вавожского, Каракулинского, Кезского, Можгинского, Сарапульского, Селтинского, Юкаменского, Ярского районов.

В настоящее время в 25 муниципальных архивах оснащённость системами охранной и пожарной сигнализации составляет 100%. Между тем, работу по обеспечению безопасности архивных фондов надо продолжать. Отсутствуют охранная сигнализация в муниципальных архивах Завьяловского, Киясовского (в связи с переездом), Селтинского, Сюмсинского, Ярского районов; пожарная сигнализация – в муниципальном архиве Селтинского района, не все помещения муниципального архива Каракулинского района оборудованы пожарной сигнализацией.

Еще несколько слов об обеспечении сохранности документов. В государственных и муниципальных архивах отреставрировано более 1600 ед.хр., это свыше 21 тыс. листов, создан страховой фонд на 711 ед.хр. особо ценных документов, в т.ч. на 92 ед.хр. ОЦД, хранящихся в муниципальных архивах. Закартонировано свыше 130 тыс. ед.хр., в результате, доля закартонированных дел в архивах Удмуртии достигла 89 % (в 2010 году - 86 %).

Уважаемые коллеги! В течение 2011 года проводилась целенаправленная работа по снижению объёма документов Архивного фонда УР, хранящихся в организациях сверх законодательно установленных сроков временного хранения, и обеспечению качественного отбора документов в состав Архивного фонда республики.

На постоянное хранение архивами принято более 45 тыс. ед.хр. документов на различных видах носителей. Необоснованно, в нарушение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», принимали на хранение документы, относящиеся к федеральной собственности, муниципальные архивы города Сарапула, Балезинского, Воткинского, Камбарского, Киясовского, Малопургинского, Сарапульского, Селтинского районов.

Пополнились коллекции документов личного происхождения. Среди них документы доктора исторических наук, профессора Василия Евгеньевича Майера, доктора исторических наук, профессора, заслуженного деятеля науки УР Галины Аркадьевны Никитиной, литературоведа, кандидата филологических наук, профессора, члена Союза писателей РФ, заслуженного работника культуры Удмуртии Зои Алексеевны Богомоловой; участников Великой Отечественной войны: краеведа Алексея Петровича Кузнецова, краеведа, кандидата исторических наук Александра Александровича Александрова; народного писателя Удмуртии Семёна Самсонова, семейный фонд удмуртских композиторов Корепановых и др.

В связи с ликвидацией организаций, в т.ч. в результате банкротства, архивы вынуждены были принять на хранение свыше 18 тыс. дел по личному составу. Наибольшие объёмы документов по личному составу поступили в ГКУ «ГАСПД УР», муниципальные архивы городов Воткинска и Сарапула, Дебёсского и Селтинского районов.

Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета ежемесячно проводились заседания, на которых рассмотрено около 200 организационных и методических вопросов. По результатам ее работы утверждены описи документов постоянного хранения на 68,7 тыс. дел, согласованы описи документов по личному составу на 125 тыс. ед.хр. При методической и практической помощи сотрудников государственных и муниципальных архивов подготовлены и согласованы ЭПМК Комитета более 1 тыс. нормативных и методических документов организаций.

Некачественно подготовленные документы представлялись на рассмотрение ЭПМК муниципальными архивами г. Воткинска, Балезинского, Селтинского, Ярского районов. Основными причинами возврата материала с ЭПМК остаётся незнание норм и правил делопроизводства, положений административных регламентов исполнения Комитетом государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики и предоставления Комитетом государственной услуги по согласованию нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций - источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике.

В списках источников комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики числится свыше 2400 организаций. Архивистами организовано более 100 обучающих семинаров для работников делопроизводственных и архивных подразделений организаций-источников комплектования, разработаны 7 методических пособий и примерных номенклатур дел для учреждений разных отраслевых систем.

В целях соблюдения законодательства об архивном деле на территории Удмуртской Республики проведены проверочные мероприятия в отношении 11 организаций. Итоги проверки состояния сохранности архивных документов и делопроизводства в муниципальных образованиях «Город Воткинск», «Завьяловский район», «Увинский район», а также учреждениях системы Главного управления ветеринарии Удмуртской Республики рассмотрены Коллегией Комитета. Кроме того, на заседаниях Коллегии рассматривалось состояние работы с особо ценными и уникальными документами Архивного фонда Удмуртской Республики, итоги сплошной проверки наличия документов в ГКУ «ЦГА УР», состояние работы по исполнению архивными учреждениями Указа Президента УР от 31 мая 2010 года № 91 о Перечне мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в республике на 2010-2012 годы и др. вопросы.

В 2011 году изменен формат проведения коллегии по итогам 1-го полугодия. Состоялось выездное заседание в г.Сарапуле, судя по отзывам, необходимо продолжить такую практику. Особая благодарность Администрации г. Сарапула, сотрудникам городского архивного управления за организацию приема гостей со всей республики.

Отдельно остановлюсь на развитии справочно-поисковых средств к документам архивов.

Научным советом Комитета впервые рассмотрена рукопись Краткого справочника по фондам муниципального архива. Начинание архивного отдела Администрации МО «Воткинский район» было одобрено, а рукопись справочника рекомендована к изданию после некоторой доработки.

На официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» и сайтах администраций городских округов и районов в Удмуртской Республике в сети Интернет размещено около 200 информаций: фоторепортажи мероприятий, сведения о новых поступлениях документов, информации по истории населенных пунктов, о выставках, семинарах, интернет-выставки «За национальное возрождение: к 120-летию со дня рождения Т.К. Борисова», «Город родной – вчера и сегодня». Популярность сайта растет, за 2011 год его посетили более 57 тыс. человек, которые просмотрели на 30 тыс. страниц больше, чем в 2010 году. Между тем, работу по наполнению сайта надо продолжать и совершенствовать доступ к формируемым архивами базам данных и электронным образам документов. На реализацию этих сервисов будет ориентирована работа в 2012 году.

Безусловно, значительное внимание уделялось в 2011 году формированию и совершенствованию общероссийского автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд». Комитетом по делам архивов организованы межрегиональный семинар - совещание архивных учреждений Приволжского федерального округа по вопросам внедрения автоматизированных архивных технологий и обучающие семинары с сотрудниками муниципальных архивов по внедрению АПК «Архивный фонд» (версия 4.1). В раздел «Дело» АПК «Архивный фонд» в течение 2011 года внесены заголовки 565 тыс. ед.хр. Вместе с тем, отмечу, что новая версия АПК «Архивный фонд» (4.1) была полностью внедрена только в ГКУ «ГАСПД УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и 18 муниципальных архивах. Важно, чтобы в течение 2012 года все архивные учреждения ликвидировали отставание, поскольку до конца года стоит задача внедрить следующую версию (4.3).

Напомню, что началась реализация РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 гг.)». В течение года выполнялись работы, связанные со сканированием и оцифровкой архивных документов. Оцифровано в ГКУ «ЦГА УР» и ГКУ «ЦДНИ УР» свыше 100 ед.хр. (более 21 тыс. страниц) на бумажном носителе. Активно начал заниматься созданием полнотекстовых баз данных муниципальный архив г. Ижевска, здесь оцифровано в прошлом году 246 ед.хр. (более 86 тыс. листов). В государственных и ряде муниципальных архивов оцифрованы фото и видеодокументы (всего около 6 тыс. ед.хр.). Между тем, оцифрованные архивные документы без реализации поискового аппарата к ним остаются в большинстве случаев недоступными для пользователей. Поэтому наши усилия в текущем году будут направлены на размещение и организацию доступа к оцифрованным документам через сеть Интернет.

В рамках программных мероприятий значительно пополнилась техническая база государственных архивов. Приобретены планетарный сканер «Элар Планскан» и 2 документных сканера, 4 сервера, 2 системы хранения данных, 7 источников бесперебойного питания, информационный киоск. Общее количество компьютерной техники в архивных органах и учреждениях составляет 253 комплекта, в т.ч. в государственных архивах - 77 комплектов, в муниципальных архивах – 148 комплекта, все архивы имеют выход в сеть Интернет.

В течение года комиссия по внедрению автоматизированных архивных технологий Комитета эффективно решала вопросы технического обеспечения работ в государственных архивах, оцифровки архивных документов, защиты информационных ресурсов и др.

Уважаемые коллеги! В 2011 году значительная часть трудозатрат сотрудников Комитета и архивных учреждений приходилась на организацию предоставления государственных и муниципальных услуг, в т.ч. в электронном виде. В перечень государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти, утверждённый постановлением Правительства УР от 07 февраля 2011 года № 24, включены 3 услуги, предоставляемые Комитетом.

Административные регламенты предоставления Комитетом названных услуг приведены в соответствие Федеральному закону от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Разработаны на базе Управления по делам архивов Администрации г. Сарапула и архивного отдела Администрации МО «Игринский район» пилотные административные регламенты предоставления муниципальных услуг, которые успешно внедряются в муниципальных архивах.

Мы предприняли ряд шагов по оптимизации предоставления услуг. Организован приём запросов в режиме «Одного окна» в государственных архивах. Внедрена единая база данных «Учёт запросов социально-правового характера», работающая через сеть Интернет. Запросы на предоставление архивной информации принимаются в электронном виде через Интернет-приёмную на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии», где размещены электронные анкеты-заявления. Предоставлена возможность мониторинга исполнения запросов на сайте. Информация о порядке предоставления услуг размещена на портале государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики. В прошлом году через Интернет-приёмную получено 282 запроса от граждан. Компанией DIRECTUM, реализующей сервис по оказанию государственных услуг в электронном виде в Удмуртской Республике, при участии Комитета создана и в настоящее время проходит опытную эксплуатацию система приёма запросов граждан через единый портал «Электронное Правительство. Госуслуги».

Заключено соглашение об обмене юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи между Комитетом, государственными архивами и Отделением Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике. Проводилась работа по заключению аналогичных соглашений между администрациями муниципальных образований в Удмуртской Республике и Отделением Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике. На рабочие места сотрудников муниципальных архивов установлено программное обеспечение ViPNet Client. Организован обучающий семинар с сотрудниками муниципальных архивов о порядке работы с органами Пенсионного фонда РФ в системе электронного документооборота. Необоснованно затянули подписание договоров с Отделением Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике администрации Алнашского, Вавожского, Глазовского, Каракулинского, Кизнерского и Увинского районов, поэтому муниципальные архивы не смогли приступить с 01 января 2012 года к обмену документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда России.

Сотрудниками государственных и муниципальных архивов исполнено около 37 тыс. запросов социально-правового характера и более 8 тыс. запросов тематического характера. Наибольшее количество - в ГКУ «ГАСПД УР», ГКУ «ЦГА УР», муниципальных архивах городов Ижевска, Сарапула, Глазова, Можгинского, Игринского, Завьяловского районов.

Государственными и муниципальными архивами традиционно проводились информационные мероприятия. Издан Календарь памятных дат Удмуртской Республики на 2012 год. Подготовлена к изданию рукопись сборника документов «Их подвиг, слава, торжество…», посвященного Отечественной войне 1812 года. Организовано 76 выставок документов. Экспозиции посвящались 10-летию введения института президентства в республике - «Удмуртская Республика: 10 лет по пути созидания», Году человека труда в Удмуртской Республике, 80-летию введения физкультурного комплекса ГТО, юбилеям государственных и общественных деятелей и др. В телевизионных программах и радиоэфире прозвучало 59 передач, в республиканских, местных и отраслевых печатных изданиях опубликовано 88 статей и подборок документов по различной исторической тематике. Отдельно можно выделить статьи о мероприятиях, проводимых архивами: о переезде ГКУ «ЦГА УР» в новое здание, об издании путеводителя по фондам и коллекциям документов личного происхождения ГКУ «ЦДНИ УР» и др.

В читальных залах архивов занималось более 1500 пользователей, которым было выдано свыше 23 тыс. ед.хр. Подчеркну, что к архивной информации посредством сайта обратилось более 57 тыс. пользователей, это в 38 раз больше, чем посредством читального зала. Очевидно, что с ростом количества информации, размещённой на сайте, в т.ч. оцифрованных документов, возрастёт и количество обращений к ней.

Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 22 августа 2011 года № 290 утверждено Положение о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике, которое несколько изменило порядок работы. Республиканской межведомственной экспертной комиссией по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов предложено рассекретить полностью более 1200 дел государственных архивов за 1967-1980 годы.

Несмотря на напряженную работу, сотрудники архивов принимали участие в деятельности Удмуртского республиканского отделения РОИА, в профессиональных конкурсах, спортивных соревнованиях. Поздравляем начальника архивного отдела Администрации МО «Увинский район» Соколову Ангелину Вячеславовну, которая заняла 1-е место в районном конкурсе «Лучший муниципальный служащий».

Сотрудники Комитета приняли участие в Спартакиаде государственных гражданских служащих Удмуртской Республики. В декабре, январе прошли соревнования по боулингу, настольному теннису, в текущем году предстоит состязаться в таком виде спорта как дартс, принять участие в «Веселых стартах».

Далее о планах. В 2012 году предусмотрен комплекс мер по повышению уровня безопасности, формированию и использованию Архивного фонда Удмуртской Республики, по развитию информационно-поисковых систем, технической укреплённости государственных и муниципальных архивов.

Предстоит разработка Государственной программы «Развитие архивного дела в Удмуртской Республике».

Предполагается подготовка административных регламентов государственных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления в Удмуртской Республике при осуществлении отдельных государственных полномочий.

В Комитете и государственных архивах предстоит внедрение системы межведомственного электронного взаимодействия и системы электронного документооборота на базе программного обеспечения DIRECTUM. Планируется включение муниципальных архивов в систему приёма запросов граждан по принципу «Одного окна», реализованную в государственных архивах.

На постоянное хранение поступит почти 33 тыс. ед.хр. По прежнему, в больших объёмах планируется приём документов по личному составу.

В связи с внедрением системы электронного документооборота в органах государственной власти Удмуртской Республики увеличится нагрузка на ЭПМК Комитета, т.к. будут вноситься изменения в нормативные документы организаций-источников комплектования, регламентирующие организацию делопроизводства.

Приоритетным направлением останется реализация РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011-2015 гг.)». Планируется обновление парка компьютерной техники, приобретение ещё одного планетарного сканера; создание программного обеспечения для удалённого использования оцифрованных архивных документов.

В 2012 году мы дали старт Году российской истории, в связи с чем основные мероприятия по использованию и публикация документов Архивного фонда Удмуртской Республики будут осуществляться в рамках празднования 1150-летия зарождения российской государственности, 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 года и года оружейной славы Удмуртии. Намечены организация и проведение 450 информационных мероприятий, в т.ч.: на отраслевом официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» будет размещена интернет-выставка к 200-летию Отечественной войны 1812 года; планируется издание сборника документов и материалов «Их подвиг, слава, торжество…» к данной юбилейной дате.

Начнётся подготовка к юбилею архивной службы Удмуртии, предстоящему в 2013 году.

Благодарю за добросовестную работу всех сотрудников архивной отрасли, отдельное спасибо тем, кто принял участие в перемещении архивных документов. Перед нами стоят задачи не менее масштабные, чем в прошлом году, крайне важно совместными усилиями обеспечить их выполнение.