Aa
Сообщи о герое
Подать запрос в архив
на портале госуслуг
тел. для справок
(3412) 90-53-60
Обратная связь
Отследить запрос
Полезная информация
версия для печати
Ушел в историю 2015 год, наполненный как юбилейными, знаковыми для нашей страны и республики событиями, так и кризисными явлениями, внешней агрессией, рядом других негативных факторов, в стороне от которых не могла остаться и наша архивная служба.
Сегодня, на расширенном заседании Коллегии Комитета мы с вами собрались, чтобы подвести итоги нашей деятельности, сделать выводы о том, насколько эффективно удалось реализовать на практике правовые нормы закона, достичь поставленных целей, обсудить приоритетные задачи на 2016 год.
Для реализации плановых документов 2015 года, Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и архивными учреждениями предпринят комплекс мер нормативно-правового, организационно-методического и практического характера. Постановлением Правительства республики в перечень мероприятий и показателей действующей программы «Развитие архивного дела» внесены изменения, направленные на реализацию Указа Главы республики «Об отдельных вопросах совершенствования системы государственного управления». Кроме того, утвержден Отраслевой план мероприятий до 2017 года по реализации названного Указа. Отмечу, что мониторинг выполнения мероприятий государственной программы за 2015 год показал высокую степень ее реализации. Таким образом, поставленные перед отраслью задачи в целом выполняются.
Финансовые обязательства республики на осуществление органами местного самоуправления переданных государственных полномочий в области архивного дела в 2015 году обеспечены в размере 31 млн. 900 тыс. рублей, что составляет 95 % от объемов, установленных Законом «О бюджете Удмуртской Республики».
Несмотря на сокращение финансирования, направленные муниципальным образованиям целевые финансовые средства позволили укрепить материально-техническую базу архивов, принять меры по улучшению условий хранения документов и развитию информационных технологий. По итогам года нарушение установленного порядка расходования субвенций допустили 2 муниципальных образования – Каракулинский район (отклонение составило 8% или 74 тыс. руб.) и Якшур-Бодьинский район (отклонение составило 2% или 41 тыс. руб.). Для сравнения: в 2014 году таких нарушителей было выявлено 8, а сумма финансовых нарушений составила 759 тыс. руб. Из муниципальных бюджетов на содержание архивов было направлено 39 млн. руб.
На финансирование деятельности Комитета и подведомственных государственных архивов из бюджета Удмуртской Республики направлены финансовые средства на общую сумму 84 млн. 849 тыс. рублей, что составляет 94% от предусмотренных утвержденным бюджетом. На 2016 год бюджетом республики на финансовое обеспечение отрасли предусмотрены средства в сумме 114 млн. 137 тыс. руб. Уже неоднократно говорила и хочу подчеркнуть еще раз: лишних денег у нас нет, и все, что задумано, должно быть реализовано в рамках выделенных бюджетных средств.
Понимая поставленные задачи, государственные архивы активизировали работу по привлечению внебюджетных средств. В доходную часть бюджета республики поступило практически 10 млн. руб. от оказанных государственными архивами платных услуг, что составляет 121 % от установленного планом.
В связи с проведенными в 2014 г. мероприятиями по оптимизации структуры, сети и штатной численности государственных служащих и учреждений бюджетной сферы, на основе типового положения об исполнительном органе власти, утверждено в новой редакции Положение о Комитете, сохранившем статус самостоятельного органа власти (постановление Правительства УР от 09.02.2015 № 34). При неизменной общей штатной численности Комитета произошло сокращение количества государственных гражданских служащих Удмуртской Республики в Комитете с 14 до 13 штатных единиц.
Соответственно проведена работа по внесению изменений в организационные документы Комитета и подведомственных архивов. В рамках мероприятий, направленных на повышение эффективности использования служебных площадей исполнительными органами государственной власти Удмуртии, в первом полугодии прошедшего года организован переезд Комитета в помещение по новому адресу: ул. Ломоносова, 5. Хотелось бы выразить благодарность нашему куратору, Руководителю Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Андрею Ивановичу Гальцину, оказавшему действенную помощь в этом непростом мероприятии, ведь благодаря его поддержке мы имеем вполне комфортные условия для работы.
В прошедшем году вопросы оптимизации сети, структуры и штатной численности вышли на первый план в органах местного самоуправления. С сожалением приходится констатировать, что некоторые руководители городов и районов считают, что именно в архивах могут работать неквалифицированные специалисты, которым не нужно предъявлять требования к образованию, стажу и опыту работы. По такому пути пошли органы местного самоуправления в городе Глазове, Балезинском, Вавожском, Воткинском, Дебесском, Каракулинском, Киясовском, Красногорском, Сарапульском и Шарканском районах, переведя муниципальных служащих на должности документоведов, совершенно забывая о том, что эти специалисты должны обеспечивать управление архивным делом на территории муниципального образования, исполнение как муниципальных, так и отдельных государственных полномочий в области архивного дела, осуществлять взаимодействие с гражданами и организациями. Особенно тревожная ситуация сложилась в тех муниципальных образованиях, где в архиве работают всего 2 человека, и руководитель становится заложником ситуации, когда, в случае его объективного длительного отсутствия на рабочем месте, второму специалисту управленческий функционал передан быть не может.
Штатная численность в государственных архивах на начало 2016 года составила 160 штатных единиц, из них 39 единиц - обслуживающий персонал. Она выросла на пятнадцать единиц благодаря последовательной, социально ориентированной позиции Главы республики Александра Васильевича Соловьева в связи с передачей 2,5 миллионов дел по личному составу ликвидирующегося крупнейшего предприятия «Ижевский машиностроительный завод» в Государственный архив социально-правовых документов. Подробнее об организации работы с документами по личному составу ОАО «Ижмаш» расскажет заместитель директора этого архива.
Если говорить об итогах практической деятельности архивных учреждений за прошедший год, следует отметить, что все количественные показатели, предусмотренные планами, в целом по республике выполнены, а по отдельным направлениям - перевыполнены. Действия архивистов, в основном, заслуживают положительной оценки. Подавляющее большинство архивных учреждений работали с полной отдачей и старались делать свою работу качественно. Досадно, что не дотянули до выполнения всех основных показателей муниципальные архивы, большинство из которых на протяжении ряда последних лет отличались стабильной и качественной работой: города Можги, Балезинского, Завьяловского, Каракулинского, Кезского, Малопургинского, Можгинского, Юкаменского и Ярского районов.
Уважаемые коллеги! Несмотря на прошедшие в течение года процессы оптимизации бюджетных расходов всех уровней, удалось добиться определенных успехов в таком важном для нас направлении как поддержание высокого уровня безопасности архивных фондов, улучшение условий хранения и физического состояния архивных документов.
В первую очередь, следует отметить выделение и ввод в эксплуатацию дополнительных помещений муниципальных архивов г. Ижевска, Игринского и Можгинского районов. В различных объемах ремонтные работы и реконструкция помещений осуществлялись в 15 муниципальных архивах, в т.ч. кровли зданий, отопительных систем, хранилищ, входных групп и др.
Проблемы реконструкции здания Центрального государственного архива нашли понимание у Главы Удмуртской Республики Александра Васильевича Соловьева, который в ходе своего визита в августе 2015 года осмотрел введенные в эксплуатацию, а также реконструируемые помещения архива. При его поддержке и в соответствии с распоряжением Правительства УР были выделены финансовые средства и началось проведение проектно-изыскательских работ по 3-й очереди реконструкции здания государственных архивов на ул.Камбарская.
Однако в связи с отсутствием финансовых средств в отчетный период не выполнялись работы по модернизации системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах в ЦДНИ УР. Эти задачи и их решение остаются на контроле у Главы и Председателя Правительства республики, и являются первоочередными для нас на предстоящий год.
К достаточно сложным относится проблема недостатка свободных площадей для комплектования документами. Нуждаются в срочном расширении площадей муниципальные архивы Балезинского, Вавожского, Граховского, Завьяловского, Малопургинского и Юкаменского районов, хранилища которых заполнены на 95 - 100 %. Не стоит успокаиваться и руководителям тех муниципальных образований, где загруженность архивов достигла 85 и более %. Тема требует кардинального решения: необходимы помещения с учетом перспектив увеличения объемов документов. Муниципальные архивы, не имея свободных площадей, не смогут принять на хранение документы из организаций в нормативно установленные сроки. Так создаются потенциальные угрозы для невосполнимых утрат нашего документального наследия. Пока практические шаги в этом направлении начали предпринимать только руководители Балезинского и Вавожского районов, наметившие в 2016 году выделение для архивов дополнительных помещений.
С целью усиления антитеррористической защищенности и укрепленности завершена установка систем видеонаблюдения в ЦГА УР и ЦДНИ УР, смонтированы системы видеонаблюдения или их дополнительные элементы в муниципальных архивах городов Ижевска, Глазова, Сарапула и Малопургинского района, «тревожные кнопки» – в архивах Селтинского и Увинского районов. Прошла замена оконных блоков и нераспашных решеток на окнах 8 муниципальных архивов. Металлическими стеллажами оснащены 7 муниципальных архивов, в двух архивах деревянные конструкции стеллажей подверглись обработке огнезащитным составом. В итоге протяженность стеллажных полок архивохранилищ увеличилась на 1129 пог.м.
В целях улучшения условий хранения документов закартонировано свыше 890 тыс. ед.хр. В результате вышеперечисленных мероприятий доля документов, хранящихся в нормативных условиях, выросла до 93 %. Согласно долгосрочным планам цикличной проверки наличия дел, а также в связи перемещением значительного комплекса документов в новые помещения выполнена проверка наличия почти 200 тыс. дел на бумажной основе, свыше 1,5 тыс. ед.хр. фотофоновидеодокументов и электронных документов.
В связи с выходом из строя микрофильмирующего оборудования не удалось выполнить запланированные объемы работы по созданию страхового фонда на особо ценные документы на бумажном носителе. К сожалению, проведение работ в этом направлении нам придется приостановить на неопределенный период, так как почти 100%-ный износ и моральное устаревание имеющегося оборудования делает его ремонт нецелесообразным, а выделение средств на приобретение новой техники в настоящее время нереально.
Ситуация с обеспечением сохранности документов усугубляется нескончаемым процессом банкротства и ликвидации организаций, что сопровождается массовым освобождением их от своих архивов. В 2015 году государственные и муниципальные архивы были вынуждены принять на хранение почти 832 тысячи дел по личному составу, тем самым спасая их от уничтожения и предоставляя гражданам республики возможность подтвердить документально свои конституционные права. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений в Удмуртии становится экспертиза ценности документов по личному составу, срок хранения которых истек. В 13 муниципальных архивах в отношении более 20 фондов проведено выделение таких дел к уничтожению или перевод их на постоянное хранение.
Архивный фонд Удмуртской Республики пополнился в прошлом году на 44 тысячи дел постоянного хранения на всех видах носителей. Большую лепту в пополнение Архивного фонда внесли Центральный государственный архив, управления по делам архивов городов Воткинска, Глазова, Ижевска, Сарапула, архивные отделы и сектора администраций Алнашского, Балезинского, Завьяловского, Игринского, Кезского, Шарканского и Ярского муниципальных районов. Проводились мероприятия по выявлению, учету и розыску документов, своевременно не поступивших в муниципальные архивы. Продолжилось формирование самостоятельных фондов и тематических коллекций из документов, поступивших от граждан. На хранение принято более 2,5 тысяч дел личного происхождения, в т.ч. документов видных деятелей науки и культуры Удмуртии, например, хорового дирижера Розиты Андриановны Анкудиновой, члена Союза композиторов СССР Юрия Васильевича Болденкова, ректора Ижевского медицинского института, участника Великой Отечественной войны Арсения Михайловича Загребина, народного писателя Удмуртии Германа Алексеевича Ходырева и других. С принятием этих документов история республики дополнится новыми красками. Благодаря конструктивному сотрудничеству с Архивной службой Республики Татарстан состав Архивного фонда Удмуртии пополнился уникальными кинодокументами в объеме более 80 минут (в электронном формате), созданными Казанской студией кинохроники на территории Удмуртской АССР в 1939-1942 гг. Кинодокументы данного периода в Архивном фонде Удмуртии и фильмотеках республиканских телекомпаний отсутствуют. В них представлены различные аспекты жизни предвоенной Удмуртии, в том числе о патриотическом воспитании молодежи и повышении обороноспособности страны, что вновь становится актуальным в современных условиях.
Таким образом, на начало текущего года на хранении в государственных и муниципальных архивах республики сосредоточено почти 4 миллиона дел на различных носителях (3 946 032 ед.хр.), по сравнению с прошлым годом объем хранящихся документов вырос на 30% (3 071 587 ед.хр.).
Как всегда плодотворно работала Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов. В 2015 году утверждены описи управленческих документов, научно-технической и аудиовизуальной документации постоянного хранения на 58,5 тысяч ед.хр., согласованы описи на 845,5 тысяч дел по личному составу. Значительный объем описей этой категории документов составляют дела ОАО «Ижмаш» и его предшественников, подготовленные специалистами ГКУ «ГАСПД УР».
Организован 81 обучающий семинар для 2 тыс. сотрудников архивных и делопроизводственных служб организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Большая методическая и практическая работа в течение первого полугодия 2015 г. проведена сотрудниками Комитета и Центрального государственного архива во исполнение распоряжения Правительства республики «О мерах по реализации Указа Главы Удмуртии «О формировании исполнительных органов власти УР». Целью данной работы явились передача и обеспечение сохранности документов реорганизованных республиканских министерств и ведомств их правопреемниками. Всего в общей сложности обеспечена сохранность и дальнейшее использование более 11 тыс. упорядоченных дел постоянного хранения и по личному составу, а также более 35 тыс. неупорядоченных дел. Вопрос об итогах данной работы рассмотрен на заседании Коллегии Комитета в ноябре 2015 г.
Продолжалась практика проведения проверок соблюдения законодательства в области архивного дела. Хочу отметить, что эта работа имеет большое значение, так как способствует принятию руководителями и ответственными лицами действенных мер по улучшению условий сохранности архивных документов. Всего в течение прошлого года государственными служащими Комитета и аттестованными экспертами – сотрудниками государственных архивов проведено 44 проверочных мероприятия, в том числе в муниципальных образованиях Воткинского, Малопургинского, Селтинского, Юкаменского и Ярского районов, в ходе которых были выявлены различные нарушения требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил. Прошу обратить самое пристальное внимание на необходимость полного и своевременного устранения нарушений. В 2016 году в соответствии с планом, согласованным Прокуратурой Удмуртской Республики, предстоит провести проверки в городе Ижевске, Игринском, Камбарском и Сюмсинском районах.
Развитие информационных технологий в архивной отрасли является неотъемлемой составляющей деятельности архивов. Их всемерное внедрение ориентировано на повышение качества услуг, в том числе в электронном виде. В 2015 году в рамках успешно действующей системы «Одного окна» исполнено свыше 54 тыс. запросов граждан и организаций, что на 5 тыс. больше, чем в 2014 году. Доля граждан, воспользовавшихся механизмом получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, достигла 37,5 %. Почти 50 % указанного объема услуг предоставлено в рамках электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда РФ по УР. Наблюдается рост обращений за услугами через многофункциональные центры предоставления услуг в УР.
В Комитете, государственных архивах и некоторых архивных управлениях, отделах администраций МО открыты точки единой системы идентификации и аутентификации заявителей - пункты создания (замены) и выдачи ключей простой электронной подписи для получения услуг в электронной форме. Количество обратившихся в 2015 году составило 633 человека. Организовано консультирование и помощь гражданам в первичной регистрации на порталах государственных и муниципальных услуг (ЕСИА), а также при оформлении запросов на предоставление государственных услуг в области архивного дела через порталы.
В течение года выполнялась задача по введению в научный оборот документов ограниченного доступа государственных архивов. Решениями Удмуртской республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов сняты ограничительные грифы с 1,5 тыс. документов за 1935-1984 годы.
Для обеспечения удаленного доступа пользователей к автоматизированным справочно-поисковым средствам и электронным копиям архивных документов в рамках федеральной автоматизированной системы централизованного учета сформированы базовые архивные справочники на 97 % хранящихся дел и оцифровано 4,6 % документов Архивного фонда Удмуртии. Региональные и внутриархивные тематические базы данных пополнились сведениями из более 6,5 тысяч дел. Теперь суммарный объем архивной информации в них достигает одного миллиона четырехсот тысяч записей.
Особо значимым аспектом деятельности архивной службы Удмуртии в отчетный период являлась подготовка и проведение мероприятий, посвященных празднованию 70-летия Победы в Великой Отечественной войне. Поэтому использование архивных документов было ориентировано на качественное информационное обеспечение праздничных мероприятий, предусмотренных республиканским и муниципальными планами по подготовке и празднованию юбилея Победы.
Осязаемым результатом реализации совместного с Удмуртским институтом истории, языка и литературы Уральского отделения Российской академии наук проекта стало издание ко Дню Победы весомой монографии «Удмуртская Республика: путь к Победе 1945 года». В составе данного проекта Центром документации новейшей истории сформирован мультимедийный диск, обеспечена предыздательская подготовка и тиражирование монографии. Думаю, большинство из присутствующих оценили этот труд, поскольку его тираж был распределен среди республиканских органов государственной власти, архивных, музейных и библиотечных учреждений, высших учебных заведений.
Мы не останавливаемся на достигнутом. В соответствии с Перспективным планом подготовки документальных публикаций осуществляется подготовка сборника документов «1917 год в истории Удмуртии» и переиздание справочника-указателя «Православные храмы Удмуртии». Также во взаимодействии с Удмуртским институтом истории, языка и литературы началась работа над сборником документов «Общество и власть. Российская провинция. Первая половина XIX – середина XX вв.».
В целом, следует заметить, что издательская деятельность архивной службы Удмуртии неизменно дает позитивные результаты. Одним из подтверждений этого стали итоги проведенного Федеральным архивным агентством отраслевого Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг. Дипломом первой степени в номинации «Справочно-информационные издания» в начале 2016 г. отмечен Путеводитель Центра документации новейшей истории УР, диплома в номинации «Сборники документов» удостоен сборник «Архивная служба. 90 лет. 1923-2013: документы и материалы».
Большая часть организованных архивистами свыше 1 тыс. информационных мероприятий касалась участия жителей Удмуртии в Великой Отечественной войне. В публикациях, телерадиопередачах в республиканских и местных СМИ, на выставках документальных материалов освещалась деятельность органов власти, конкретных предприятий и учреждений, городов и районов Удмуртии в период войны, вспоминались боевые события и история отдельных воинских подразделений, сформированных на территории республики, трудовые подвиги жителей края, в т.ч. при строительстве железной дороги Ижевск-Балезино.
В качестве интересного примера творческого подхода к делу можно привести представление выставки документов «Победители. Солдаты Великой войны» в Управлении по делам архивов Администрации г. Сарапула. На ее презентацию были приглашены ветераны, представители Администрации города, Музея истории и культуры Среднего Прикамья, информационно-методического центра, преподаватели техникумов и школ города, члены РОИА. Позитивные отклики жителей города и общественности не заставили себя ждать. В организации и проведении встреч с ветеранами, молодежью и краеведами, представителями учреждений в форматах конференций, круглых столов по военной и другой тематике также участвовали муниципальные архивы городов Глазова и Можги, Дебесского, Можгинского, Селтинского, Увинского, Шарканского, Юкаменского и Ярского районов.
Конечно, не только этому знаковому событию была посвящена работа в сфере использования архивных документов. 2015 год отмечен другим общероссийским мероприятием, приуроченным к 175-летию со дня рождения нашего именитого земляка - композитора П.И. Чайковского, а также Годом Удмуртии в г. Москве. Эти и другие памятные события документально были поддержаны архивистами при экспонировании 54 выставок, публикации 500 статей, информационных материалов, подготовке теле- и радиосюжетов для размещения в электронных и печатных средствах массовых коммуникаций, при проведении 153 школьных уроков и экскурсий.
Комитет продолжал представлять республику на международных мероприятиях различного уровня. В прошедшем году на международной встрече архивистов России и Белоруссии в г. Гродно, а также на XVI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (г. Казань) председателем Комитета была представлена деятельность архивной службы Удмуртии в сфере использования архивных документов. Выступления получили положительные оценки архивного сообщества. Сотрудник Комитета прошел обучение в 9-й Осенней Архивной Школе Международного Института Архивоведения в Триесте (Италия).
Активизировалась работа по взаимодействию с органами управления архивным делом в Приволжском федеральном округе. В 2015 году заключен договор о сотрудничестве с архивной службой Республики Мордовия. В рамках ранее заключенных соглашений с архивными службами Республики Башкортостан и Кировской области удмуртскими архивистами был подготовлен ряд подборок архивных документов.
Уважаемые коллеги! Нам предстоит не менее напряженный год. Основные направления развития архивного дела на 2016 год разработаны с учетом особенностей деятельности в условиях определенных финансовых трудностей, а также прогнозируемого увеличения количества запросов граждан социально-правового характера.
Новые подходы к разработке государственных программ, а также утвержденные бюджетом УР конкретные объемы финансирования архивной отрасли предопределили мероприятия по внесению изменений в Государственную программу УР «Развитие архивного дела». Незавершенность процессов составления законодательно установленного комплекта документов среднесрочного социально-экономического развития на муниципальном уровне сохранила актуальность этой работы для муниципальных архивов на 2016 г.
Наша прямая задача на предстоящий год - обеспечение сохранности и качественное формирование Архивного фонда Удмуртской Республики. На хранение предполагается принять более 30 тыс. исторически ценных дел. Предстоит большая работа в части взаимодействия с организациями – источниками комплектования, направленная на внедрение новых, так давно ожидаемых архивным сообществом, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Увеличение объемов находящихся на хранении исторически и социально значимых документов влечет за собой острую потребность в развитии материально-технической базы архивных учреждений, и в первую очередь – завершение реконструкции здания ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и капитального ремонта системы вентиляции и кондиционирования в хранилищах Центра документации новейшей истории.
Внедрение информационных технологий в архивной отрасли будет ориентировано на повышение качества государственных и муниципальных услуг, расширение спектра предоставляемых услуг в электронном виде, доля которых должна вырасти до 40 %. Общий объем оцифрованных документов составит около 5 % дел Архивного фонда Удмуртии.
Таким образом, выполнение поставленных задач позволит отрасли продвинуться по пути совершенствования архивного дела в Удмуртской Республике.
В заключение, хочу поблагодарить всех архивистов за масштабную работу, проделанную в прошлом году. Наша задача – продолжить движение вперед. Мы надеемся, что 2016 год будет не менее успешным и плодотворным, а последствия экономического кризиса не очень болезненно скажутся на архивной отрасли.
Успехов вам, уважаемые коллеги, в новом трудовом году!
Председатель Комитета Н.В. Тойкина
Об итогах работы архивных учреждений Удмуртской Республики за 2015 год и основных направлениях развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2016 год
Уважаемые коллеги!
Ушел в историю 2015 год, наполненный как юбилейными, знаковыми для нашей страны и республики событиями, так и кризисными явлениями, внешней агрессией, рядом других негативных факторов, в стороне от которых не могла остаться и наша архивная служба.
Сегодня, на расширенном заседании Коллегии Комитета мы с вами собрались, чтобы подвести итоги нашей деятельности, сделать выводы о том, насколько эффективно удалось реализовать на практике правовые нормы закона, достичь поставленных целей, обсудить приоритетные задачи на 2016 год.
Для реализации плановых документов 2015 года, Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и архивными учреждениями предпринят комплекс мер нормативно-правового, организационно-методического и практического характера. Постановлением Правительства республики в перечень мероприятий и показателей действующей программы «Развитие архивного дела» внесены изменения, направленные на реализацию Указа Главы республики «Об отдельных вопросах совершенствования системы государственного управления». Кроме того, утвержден Отраслевой план мероприятий до 2017 года по реализации названного Указа. Отмечу, что мониторинг выполнения мероприятий государственной программы за 2015 год показал высокую степень ее реализации. Таким образом, поставленные перед отраслью задачи в целом выполняются.
Финансовые обязательства республики на осуществление органами местного самоуправления переданных государственных полномочий в области архивного дела в 2015 году обеспечены в размере 31 млн. 900 тыс. рублей, что составляет 95 % от объемов, установленных Законом «О бюджете Удмуртской Республики».
Несмотря на сокращение финансирования, направленные муниципальным образованиям целевые финансовые средства позволили укрепить материально-техническую базу архивов, принять меры по улучшению условий хранения документов и развитию информационных технологий. По итогам года нарушение установленного порядка расходования субвенций допустили 2 муниципальных образования – Каракулинский район (отклонение составило 8% или 74 тыс. руб.) и Якшур-Бодьинский район (отклонение составило 2% или 41 тыс. руб.). Для сравнения: в 2014 году таких нарушителей было выявлено 8, а сумма финансовых нарушений составила 759 тыс. руб. Из муниципальных бюджетов на содержание архивов было направлено 39 млн. руб.
На финансирование деятельности Комитета и подведомственных государственных архивов из бюджета Удмуртской Республики направлены финансовые средства на общую сумму 84 млн. 849 тыс. рублей, что составляет 94% от предусмотренных утвержденным бюджетом. На 2016 год бюджетом республики на финансовое обеспечение отрасли предусмотрены средства в сумме 114 млн. 137 тыс. руб. Уже неоднократно говорила и хочу подчеркнуть еще раз: лишних денег у нас нет, и все, что задумано, должно быть реализовано в рамках выделенных бюджетных средств.
Понимая поставленные задачи, государственные архивы активизировали работу по привлечению внебюджетных средств. В доходную часть бюджета республики поступило практически 10 млн. руб. от оказанных государственными архивами платных услуг, что составляет 121 % от установленного планом.
В связи с проведенными в 2014 г. мероприятиями по оптимизации структуры, сети и штатной численности государственных служащих и учреждений бюджетной сферы, на основе типового положения об исполнительном органе власти, утверждено в новой редакции Положение о Комитете, сохранившем статус самостоятельного органа власти (постановление Правительства УР от 09.02.2015 № 34). При неизменной общей штатной численности Комитета произошло сокращение количества государственных гражданских служащих Удмуртской Республики в Комитете с 14 до 13 штатных единиц.
Соответственно проведена работа по внесению изменений в организационные документы Комитета и подведомственных архивов. В рамках мероприятий, направленных на повышение эффективности использования служебных площадей исполнительными органами государственной власти Удмуртии, в первом полугодии прошедшего года организован переезд Комитета в помещение по новому адресу: ул. Ломоносова, 5. Хотелось бы выразить благодарность нашему куратору, Руководителю Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Андрею Ивановичу Гальцину, оказавшему действенную помощь в этом непростом мероприятии, ведь благодаря его поддержке мы имеем вполне комфортные условия для работы.
В прошедшем году вопросы оптимизации сети, структуры и штатной численности вышли на первый план в органах местного самоуправления. С сожалением приходится констатировать, что некоторые руководители городов и районов считают, что именно в архивах могут работать неквалифицированные специалисты, которым не нужно предъявлять требования к образованию, стажу и опыту работы. По такому пути пошли органы местного самоуправления в городе Глазове, Балезинском, Вавожском, Воткинском, Дебесском, Каракулинском, Киясовском, Красногорском, Сарапульском и Шарканском районах, переведя муниципальных служащих на должности документоведов, совершенно забывая о том, что эти специалисты должны обеспечивать управление архивным делом на территории муниципального образования, исполнение как муниципальных, так и отдельных государственных полномочий в области архивного дела, осуществлять взаимодействие с гражданами и организациями. Особенно тревожная ситуация сложилась в тех муниципальных образованиях, где в архиве работают всего 2 человека, и руководитель становится заложником ситуации, когда, в случае его объективного длительного отсутствия на рабочем месте, второму специалисту управленческий функционал передан быть не может.
Штатная численность в государственных архивах на начало 2016 года составила 160 штатных единиц, из них 39 единиц - обслуживающий персонал. Она выросла на пятнадцать единиц благодаря последовательной, социально ориентированной позиции Главы республики Александра Васильевича Соловьева в связи с передачей 2,5 миллионов дел по личному составу ликвидирующегося крупнейшего предприятия «Ижевский машиностроительный завод» в Государственный архив социально-правовых документов. Подробнее об организации работы с документами по личному составу ОАО «Ижмаш» расскажет заместитель директора этого архива.
Если говорить об итогах практической деятельности архивных учреждений за прошедший год, следует отметить, что все количественные показатели, предусмотренные планами, в целом по республике выполнены, а по отдельным направлениям - перевыполнены. Действия архивистов, в основном, заслуживают положительной оценки. Подавляющее большинство архивных учреждений работали с полной отдачей и старались делать свою работу качественно. Досадно, что не дотянули до выполнения всех основных показателей муниципальные архивы, большинство из которых на протяжении ряда последних лет отличались стабильной и качественной работой: города Можги, Балезинского, Завьяловского, Каракулинского, Кезского, Малопургинского, Можгинского, Юкаменского и Ярского районов.
Уважаемые коллеги! Несмотря на прошедшие в течение года процессы оптимизации бюджетных расходов всех уровней, удалось добиться определенных успехов в таком важном для нас направлении как поддержание высокого уровня безопасности архивных фондов, улучшение условий хранения и физического состояния архивных документов.
В первую очередь, следует отметить выделение и ввод в эксплуатацию дополнительных помещений муниципальных архивов г. Ижевска, Игринского и Можгинского районов. В различных объемах ремонтные работы и реконструкция помещений осуществлялись в 15 муниципальных архивах, в т.ч. кровли зданий, отопительных систем, хранилищ, входных групп и др.
Проблемы реконструкции здания Центрального государственного архива нашли понимание у Главы Удмуртской Республики Александра Васильевича Соловьева, который в ходе своего визита в августе 2015 года осмотрел введенные в эксплуатацию, а также реконструируемые помещения архива. При его поддержке и в соответствии с распоряжением Правительства УР были выделены финансовые средства и началось проведение проектно-изыскательских работ по 3-й очереди реконструкции здания государственных архивов на ул.Камбарская.
Однако в связи с отсутствием финансовых средств в отчетный период не выполнялись работы по модернизации системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах в ЦДНИ УР. Эти задачи и их решение остаются на контроле у Главы и Председателя Правительства республики, и являются первоочередными для нас на предстоящий год.
К достаточно сложным относится проблема недостатка свободных площадей для комплектования документами. Нуждаются в срочном расширении площадей муниципальные архивы Балезинского, Вавожского, Граховского, Завьяловского, Малопургинского и Юкаменского районов, хранилища которых заполнены на 95 - 100 %. Не стоит успокаиваться и руководителям тех муниципальных образований, где загруженность архивов достигла 85 и более %. Тема требует кардинального решения: необходимы помещения с учетом перспектив увеличения объемов документов. Муниципальные архивы, не имея свободных площадей, не смогут принять на хранение документы из организаций в нормативно установленные сроки. Так создаются потенциальные угрозы для невосполнимых утрат нашего документального наследия. Пока практические шаги в этом направлении начали предпринимать только руководители Балезинского и Вавожского районов, наметившие в 2016 году выделение для архивов дополнительных помещений.
С целью усиления антитеррористической защищенности и укрепленности завершена установка систем видеонаблюдения в ЦГА УР и ЦДНИ УР, смонтированы системы видеонаблюдения или их дополнительные элементы в муниципальных архивах городов Ижевска, Глазова, Сарапула и Малопургинского района, «тревожные кнопки» – в архивах Селтинского и Увинского районов. Прошла замена оконных блоков и нераспашных решеток на окнах 8 муниципальных архивов. Металлическими стеллажами оснащены 7 муниципальных архивов, в двух архивах деревянные конструкции стеллажей подверглись обработке огнезащитным составом. В итоге протяженность стеллажных полок архивохранилищ увеличилась на 1129 пог.м.
В целях улучшения условий хранения документов закартонировано свыше 890 тыс. ед.хр. В результате вышеперечисленных мероприятий доля документов, хранящихся в нормативных условиях, выросла до 93 %. Согласно долгосрочным планам цикличной проверки наличия дел, а также в связи перемещением значительного комплекса документов в новые помещения выполнена проверка наличия почти 200 тыс. дел на бумажной основе, свыше 1,5 тыс. ед.хр. фотофоновидеодокументов и электронных документов.
В связи с выходом из строя микрофильмирующего оборудования не удалось выполнить запланированные объемы работы по созданию страхового фонда на особо ценные документы на бумажном носителе. К сожалению, проведение работ в этом направлении нам придется приостановить на неопределенный период, так как почти 100%-ный износ и моральное устаревание имеющегося оборудования делает его ремонт нецелесообразным, а выделение средств на приобретение новой техники в настоящее время нереально.
Ситуация с обеспечением сохранности документов усугубляется нескончаемым процессом банкротства и ликвидации организаций, что сопровождается массовым освобождением их от своих архивов. В 2015 году государственные и муниципальные архивы были вынуждены принять на хранение почти 832 тысячи дел по личному составу, тем самым спасая их от уничтожения и предоставляя гражданам республики возможность подтвердить документально свои конституционные права. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений в Удмуртии становится экспертиза ценности документов по личному составу, срок хранения которых истек. В 13 муниципальных архивах в отношении более 20 фондов проведено выделение таких дел к уничтожению или перевод их на постоянное хранение.
Архивный фонд Удмуртской Республики пополнился в прошлом году на 44 тысячи дел постоянного хранения на всех видах носителей. Большую лепту в пополнение Архивного фонда внесли Центральный государственный архив, управления по делам архивов городов Воткинска, Глазова, Ижевска, Сарапула, архивные отделы и сектора администраций Алнашского, Балезинского, Завьяловского, Игринского, Кезского, Шарканского и Ярского муниципальных районов. Проводились мероприятия по выявлению, учету и розыску документов, своевременно не поступивших в муниципальные архивы. Продолжилось формирование самостоятельных фондов и тематических коллекций из документов, поступивших от граждан. На хранение принято более 2,5 тысяч дел личного происхождения, в т.ч. документов видных деятелей науки и культуры Удмуртии, например, хорового дирижера Розиты Андриановны Анкудиновой, члена Союза композиторов СССР Юрия Васильевича Болденкова, ректора Ижевского медицинского института, участника Великой Отечественной войны Арсения Михайловича Загребина, народного писателя Удмуртии Германа Алексеевича Ходырева и других. С принятием этих документов история республики дополнится новыми красками. Благодаря конструктивному сотрудничеству с Архивной службой Республики Татарстан состав Архивного фонда Удмуртии пополнился уникальными кинодокументами в объеме более 80 минут (в электронном формате), созданными Казанской студией кинохроники на территории Удмуртской АССР в 1939-1942 гг. Кинодокументы данного периода в Архивном фонде Удмуртии и фильмотеках республиканских телекомпаний отсутствуют. В них представлены различные аспекты жизни предвоенной Удмуртии, в том числе о патриотическом воспитании молодежи и повышении обороноспособности страны, что вновь становится актуальным в современных условиях.
Таким образом, на начало текущего года на хранении в государственных и муниципальных архивах республики сосредоточено почти 4 миллиона дел на различных носителях (3 946 032 ед.хр.), по сравнению с прошлым годом объем хранящихся документов вырос на 30% (3 071 587 ед.хр.).
Как всегда плодотворно работала Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов. В 2015 году утверждены описи управленческих документов, научно-технической и аудиовизуальной документации постоянного хранения на 58,5 тысяч ед.хр., согласованы описи на 845,5 тысяч дел по личному составу. Значительный объем описей этой категории документов составляют дела ОАО «Ижмаш» и его предшественников, подготовленные специалистами ГКУ «ГАСПД УР».
Организован 81 обучающий семинар для 2 тыс. сотрудников архивных и делопроизводственных служб организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Большая методическая и практическая работа в течение первого полугодия 2015 г. проведена сотрудниками Комитета и Центрального государственного архива во исполнение распоряжения Правительства республики «О мерах по реализации Указа Главы Удмуртии «О формировании исполнительных органов власти УР». Целью данной работы явились передача и обеспечение сохранности документов реорганизованных республиканских министерств и ведомств их правопреемниками. Всего в общей сложности обеспечена сохранность и дальнейшее использование более 11 тыс. упорядоченных дел постоянного хранения и по личному составу, а также более 35 тыс. неупорядоченных дел. Вопрос об итогах данной работы рассмотрен на заседании Коллегии Комитета в ноябре 2015 г.
Продолжалась практика проведения проверок соблюдения законодательства в области архивного дела. Хочу отметить, что эта работа имеет большое значение, так как способствует принятию руководителями и ответственными лицами действенных мер по улучшению условий сохранности архивных документов. Всего в течение прошлого года государственными служащими Комитета и аттестованными экспертами – сотрудниками государственных архивов проведено 44 проверочных мероприятия, в том числе в муниципальных образованиях Воткинского, Малопургинского, Селтинского, Юкаменского и Ярского районов, в ходе которых были выявлены различные нарушения требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил. Прошу обратить самое пристальное внимание на необходимость полного и своевременного устранения нарушений. В 2016 году в соответствии с планом, согласованным Прокуратурой Удмуртской Республики, предстоит провести проверки в городе Ижевске, Игринском, Камбарском и Сюмсинском районах.
Развитие информационных технологий в архивной отрасли является неотъемлемой составляющей деятельности архивов. Их всемерное внедрение ориентировано на повышение качества услуг, в том числе в электронном виде. В 2015 году в рамках успешно действующей системы «Одного окна» исполнено свыше 54 тыс. запросов граждан и организаций, что на 5 тыс. больше, чем в 2014 году. Доля граждан, воспользовавшихся механизмом получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, достигла 37,5 %. Почти 50 % указанного объема услуг предоставлено в рамках электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда РФ по УР. Наблюдается рост обращений за услугами через многофункциональные центры предоставления услуг в УР.
В Комитете, государственных архивах и некоторых архивных управлениях, отделах администраций МО открыты точки единой системы идентификации и аутентификации заявителей - пункты создания (замены) и выдачи ключей простой электронной подписи для получения услуг в электронной форме. Количество обратившихся в 2015 году составило 633 человека. Организовано консультирование и помощь гражданам в первичной регистрации на порталах государственных и муниципальных услуг (ЕСИА), а также при оформлении запросов на предоставление государственных услуг в области архивного дела через порталы.
В течение года выполнялась задача по введению в научный оборот документов ограниченного доступа государственных архивов. Решениями Удмуртской республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов сняты ограничительные грифы с 1,5 тыс. документов за 1935-1984 годы.
Для обеспечения удаленного доступа пользователей к автоматизированным справочно-поисковым средствам и электронным копиям архивных документов в рамках федеральной автоматизированной системы централизованного учета сформированы базовые архивные справочники на 97 % хранящихся дел и оцифровано 4,6 % документов Архивного фонда Удмуртии. Региональные и внутриархивные тематические базы данных пополнились сведениями из более 6,5 тысяч дел. Теперь суммарный объем архивной информации в них достигает одного миллиона четырехсот тысяч записей.
Особо значимым аспектом деятельности архивной службы Удмуртии в отчетный период являлась подготовка и проведение мероприятий, посвященных празднованию 70-летия Победы в Великой Отечественной войне. Поэтому использование архивных документов было ориентировано на качественное информационное обеспечение праздничных мероприятий, предусмотренных республиканским и муниципальными планами по подготовке и празднованию юбилея Победы.
Осязаемым результатом реализации совместного с Удмуртским институтом истории, языка и литературы Уральского отделения Российской академии наук проекта стало издание ко Дню Победы весомой монографии «Удмуртская Республика: путь к Победе 1945 года». В составе данного проекта Центром документации новейшей истории сформирован мультимедийный диск, обеспечена предыздательская подготовка и тиражирование монографии. Думаю, большинство из присутствующих оценили этот труд, поскольку его тираж был распределен среди республиканских органов государственной власти, архивных, музейных и библиотечных учреждений, высших учебных заведений.
Мы не останавливаемся на достигнутом. В соответствии с Перспективным планом подготовки документальных публикаций осуществляется подготовка сборника документов «1917 год в истории Удмуртии» и переиздание справочника-указателя «Православные храмы Удмуртии». Также во взаимодействии с Удмуртским институтом истории, языка и литературы началась работа над сборником документов «Общество и власть. Российская провинция. Первая половина XIX – середина XX вв.».
В целом, следует заметить, что издательская деятельность архивной службы Удмуртии неизменно дает позитивные результаты. Одним из подтверждений этого стали итоги проведенного Федеральным архивным агентством отраслевого Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг. Дипломом первой степени в номинации «Справочно-информационные издания» в начале 2016 г. отмечен Путеводитель Центра документации новейшей истории УР, диплома в номинации «Сборники документов» удостоен сборник «Архивная служба. 90 лет. 1923-2013: документы и материалы».
Большая часть организованных архивистами свыше 1 тыс. информационных мероприятий касалась участия жителей Удмуртии в Великой Отечественной войне. В публикациях, телерадиопередачах в республиканских и местных СМИ, на выставках документальных материалов освещалась деятельность органов власти, конкретных предприятий и учреждений, городов и районов Удмуртии в период войны, вспоминались боевые события и история отдельных воинских подразделений, сформированных на территории республики, трудовые подвиги жителей края, в т.ч. при строительстве железной дороги Ижевск-Балезино.
В качестве интересного примера творческого подхода к делу можно привести представление выставки документов «Победители. Солдаты Великой войны» в Управлении по делам архивов Администрации г. Сарапула. На ее презентацию были приглашены ветераны, представители Администрации города, Музея истории и культуры Среднего Прикамья, информационно-методического центра, преподаватели техникумов и школ города, члены РОИА. Позитивные отклики жителей города и общественности не заставили себя ждать. В организации и проведении встреч с ветеранами, молодежью и краеведами, представителями учреждений в форматах конференций, круглых столов по военной и другой тематике также участвовали муниципальные архивы городов Глазова и Можги, Дебесского, Можгинского, Селтинского, Увинского, Шарканского, Юкаменского и Ярского районов.
Конечно, не только этому знаковому событию была посвящена работа в сфере использования архивных документов. 2015 год отмечен другим общероссийским мероприятием, приуроченным к 175-летию со дня рождения нашего именитого земляка - композитора П.И. Чайковского, а также Годом Удмуртии в г. Москве. Эти и другие памятные события документально были поддержаны архивистами при экспонировании 54 выставок, публикации 500 статей, информационных материалов, подготовке теле- и радиосюжетов для размещения в электронных и печатных средствах массовых коммуникаций, при проведении 153 школьных уроков и экскурсий.
Комитет продолжал представлять республику на международных мероприятиях различного уровня. В прошедшем году на международной встрече архивистов России и Белоруссии в г. Гродно, а также на XVI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (г. Казань) председателем Комитета была представлена деятельность архивной службы Удмуртии в сфере использования архивных документов. Выступления получили положительные оценки архивного сообщества. Сотрудник Комитета прошел обучение в 9-й Осенней Архивной Школе Международного Института Архивоведения в Триесте (Италия).
Активизировалась работа по взаимодействию с органами управления архивным делом в Приволжском федеральном округе. В 2015 году заключен договор о сотрудничестве с архивной службой Республики Мордовия. В рамках ранее заключенных соглашений с архивными службами Республики Башкортостан и Кировской области удмуртскими архивистами был подготовлен ряд подборок архивных документов.
Уважаемые коллеги! Нам предстоит не менее напряженный год. Основные направления развития архивного дела на 2016 год разработаны с учетом особенностей деятельности в условиях определенных финансовых трудностей, а также прогнозируемого увеличения количества запросов граждан социально-правового характера.
Новые подходы к разработке государственных программ, а также утвержденные бюджетом УР конкретные объемы финансирования архивной отрасли предопределили мероприятия по внесению изменений в Государственную программу УР «Развитие архивного дела». Незавершенность процессов составления законодательно установленного комплекта документов среднесрочного социально-экономического развития на муниципальном уровне сохранила актуальность этой работы для муниципальных архивов на 2016 г.
Наша прямая задача на предстоящий год - обеспечение сохранности и качественное формирование Архивного фонда Удмуртской Республики. На хранение предполагается принять более 30 тыс. исторически ценных дел. Предстоит большая работа в части взаимодействия с организациями – источниками комплектования, направленная на внедрение новых, так давно ожидаемых архивным сообществом, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Увеличение объемов находящихся на хранении исторически и социально значимых документов влечет за собой острую потребность в развитии материально-технической базы архивных учреждений, и в первую очередь – завершение реконструкции здания ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и капитального ремонта системы вентиляции и кондиционирования в хранилищах Центра документации новейшей истории.
Внедрение информационных технологий в архивной отрасли будет ориентировано на повышение качества государственных и муниципальных услуг, расширение спектра предоставляемых услуг в электронном виде, доля которых должна вырасти до 40 %. Общий объем оцифрованных документов составит около 5 % дел Архивного фонда Удмуртии.
Таким образом, выполнение поставленных задач позволит отрасли продвинуться по пути совершенствования архивного дела в Удмуртской Республике.
В заключение, хочу поблагодарить всех архивистов за масштабную работу, проделанную в прошлом году. Наша задача – продолжить движение вперед. Мы надеемся, что 2016 год будет не менее успешным и плодотворным, а последствия экономического кризиса не очень болезненно скажутся на архивной отрасли.
Успехов вам, уважаемые коллеги, в новом трудовом году!
Председатель Комитета Н.В. Тойкина
