«Итоги и перспективы деятельности архивной службы Удмуртии в сфере использования архивных документов»

Использование архивных документов принадлежит к числу приоритетных направлений деятельности архивной службы Удмуртии. В состав службы входят три подведомственных Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственных архива и 30 муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями администраций городов и районов, в которых трудится 251 архивист.

В архивах нашего края сосредоточен богатый документальный ресурс, насчитывающий свыше 3 млн единиц хранения.Из них 650 тысяч дел составляют документы по личному составу, 70 % которых поступило в течение последних двадцати лет.В текущем году предстоит принять почти 2,5 млн. дел этой категории от ликвидированного Открытого акционерного общества «Ижевский машиностроительный завод». Ежегодно с запросами социально-правового характера в Комитет и архивные учреждения обращается от 45 до 50 тысяч заявителей. Еще 7–8 лет назад этот показатель не превышал 35 тысяч обращений.

Отрадно, что Глава Удмуртской Республики Александр Васильевич Соловьев, понимая маштабность и трудозатратность выполняемых работ,принял решение об увеличении штатной численности Государственного архива социально-правовых документов УР. В августе 2015 года на встрече работников архивной службы Удмуртии с Главой республики была подтверждена гарантия скорейшего окончания реконструкции зданий государственных архивов, которая поэтапно проводится уже несколько лет.

За истекший период в Российской Федерации и в Удмуртской Республике удалось создать современную законодательную базу предоставления государственных и муниципальных услуг, сформировать перечни услуг и закрепить их за конкретными органами власти; внедрить систему межведомственного электронного взаимодействия, направленную на минимизацию финансовых и моральных затрат, излишних контактов заявителей с органами власти при получении услуг, и начать переход к предоставлению услуг в электронной форме.

Постановлениями Правительства республики от 7 февраля 2011 года № 24 и от 20 февраля 2012 года № 60 за архивными органами и учреждениями, в т.ч. за муниципальными архивами в рамках переданных отдельных государственных полномочий, закреплены следующие государственные услуги, оказываемые гражданам и организациям:

- предоставление архивной информации;

- проставление апостиля на архивных справках и копиях документов;

- предоставление архивных справок по документам, относящимся к собственности Удмуртской Республики;

 - предоставление архивных документов, относящихся к республиканской собственности, пользователям в читальном зале муниципального архива.

На все государственные и муниципальные архивные услуги утверждены административные регламенты, содержащие стандарты качества, единые требования к информированию и эргономике предоставления услуг.Удалось добиться высокой степени технической оснащенности всех рабочих мест архивистов, осуществляющих взаимодействие с заявителями. Была проведена объемная работа по организации оптимального межархивного взаимодействия, по формированию нормативно-методической базы (порядков, регламентов, пособий), регулирующей все технологические и организационные вопросы этого направления. Все государственные и ряд муниципальных архивов имеют специализированные помещения для приема заявителей.

Предшествовало этому реализация Комитетом масштабного ведомственного проекта по приему запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна», направленного на повышение оперативности и качества исполнения запросов и поиска информации. Автоматизированное взаимодействие архивов обеспечивалось на базе единого программного комплекса. Начиная с 2010 года, гражданин, обратившийся в ближайший государственный архив, мог получить ответ вне зависимости от места хранения интересующих его документов. Проект прекрасно зарекомендовал себя.И с 2012 года к участию в проекте и к ведению республиканской базы данных «Учет запросов социально-правового характера» подключились все муниципальные архивы. В настоящее время заявителю предоставлена возможность удаленного мониторинга хода исполнения своего запроса на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии». Следует заметить, что эта система стала играть роль методического инструмента, поскольку архивисты могут непосредственно видеть ошибки коллег, оценить качество оформления архивных справок и соответственно использовать лучший опыт в работе,а также совершенствовать  программное обеспечение и организацию труда, что в целом стимулирует дальнейшее развитие проекта.

Параллельно, с 2011 года, по рекомендациям Росархива обеспечена организация обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи между Комитетом и Отделением Пенсионного фонда. Если раньше, гражданин самостоятельно собирал архивные справки, то сегодня ему достаточно обратиться в Пенсионный фонд, который отправит электронные запросы в государственный или муниципальный архив, а архив, в свою очередь, направит ответ в электронном виде. По итогам 2014 года в рамках этого взаимодействия исполнено 36 % поступивших в архивы Удмуртии запросов.

В целях поиска информации о местах хранения документов ликвидированных организаций, в т.ч. не поступивших в архивы, был создан информационный ресурс в виде ежегодно пополняемой базы данных «Местонахождение документов по личному составу». Он также доступен на нашем сайте и содержит более 48 тысяч записей, в т.ч. о документах, хранящихся в архивах действующих предприятий.

В 2013 году Комитетом и администрациями городов и районов заключены соглашения с многофункциональными центрами, через которые оказываются почти все услуги, закрепленные за Комитетом, а также предоставляемые муниципальными архивами, за исключением услуги, касающейся работы в читальных залах архивов. С 1 января 2013 года у заявителей имеется возможность подачи запросов и получения архивной информации через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и аналогичный Региональный портал услуг. С апреля текущего года Комитет и государственные архивы технически могут одновременно осуществлять регистрацию самих заявителей на порталах услуг при оформлении запросов в ходе личного обращения в архивы. Эти возможности позволяют решать задачи, поставленные Президентом России и Главой Удмуртской Республики, по увеличению доли заявителей, получающих услуги с применением современных информационных технологий.

Вместе с тем,отмечается сложность решения проблемы перевода в электронный вид государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, копиях документов, в связи с тем, что она затрагивает сферу международных отношений в части заверения документов.

Одним из ключевых факторов обеспечения всестороннего доступа к архивным документам является работа по снятию необоснованных ограничений на их использование. В Удмуртии системно в этом направлении начали работать с 1987 г., исполняя приказ Главархива РСФСР от 27.09.1987 № 77 «О проведении архивными учреждениями РСФСР работы по расширению информационной базы общественных наук». С 1993 г. рассекречиванием документов государственных архивов республики занималась специальная межархивная комиссия (с 1996 г. –межведомственная экспертная комиссия).  Соответствующими рабочими группами государственных архивов и привлеченными экспертами органов власти и предприятий ежегодно проводится экспертиза документов с истекшим 30-летним ограничительным сроком, по итогам которой в среднем рассекречивается более 900 ед.хр. Всего с 1987 года было рассекречено более 73 тыс. дел за 1918-1991 гг.

В целях популяризации и пропаганды архивных документов архивистами Удмуртии осуществляется активная публикаторская работа.Основной формой архивных изданий являются тематические сборники документов и материалов научно-популярного типа. Следует особо отметить комплексный подход к организации этой деятельности, в основе которого перспективное планирование подготовки документальных публикаций, предусматриваемых как в планах мероприятий Правительства республики, так и в пятилетних издательских планах Комитета по делам архивов. Проверена десятилетиями традиция творческого сотрудничества архивистов в данной сфере со специалистами ведущих научно-исследовательских учреждений республики в рамках Научного совета Комитета по делам архивов. Ученые принимают участие в этой деятельности в качестве научных редакторов и рецензентов.

Издание сборников документов и материалов, так или иначе, привязывается к ярким событиям в истории республики и страны в целом. Например, солидными сборниками документов были отмечены такие юбилейные даты как 250-летие Ижевска – столицы Удмуртии, 200-летие Отечественной войны 1812 года, 90-летие архивной службы Удмуртии.Совместно с Удмуртским институтом истории, языка и литературы Уральского отделения Российской академии наук к 100-летию Первой мировой войны  была подготовлена коллективная монография «Удмуртский край в годы Первой мировой войны». 70-летнему юбилею Победы посвящен совместный проект архивистов и специалистов этого института– монография и мультимедийный диск «Удмуртская Республика: путь к Победе 1945 года». В новое электронное издание включено более 500 документов из фондов федеральных и  республиканских архивов.

Перспективы развития научно-публикаторской деятельности, на наш взгляд, связаны с необходимостью совершенствования практики подготовки мультимедийных изданий и внесения соответствующих изменений в «Правила издания исторических документов в СССР» (М., 1990).В дальнейшем архивисты республики планируют подготовку, наряду с тематическими, видовых форм издания документов, осуществление более масштабной публикации документов личного происхождения.В целях освещения истории Удмуртии в годы Великой Отечественной войны спустя несколько лет, после истечения 75-летнего срока конфиденциальности, целесообразно будет, на наш взгляд, рассмотреть возможность ввода в научный оборот таких видов источников военного периода, как документы по личному составу промышленных предприятий и учреждений края для изучения биографических сведений о героях тыла, их социально-бытовых, материальных условиях жизни и труда.

Не менее важным является непосредственное создание современных условий для работы исследователей с документами. В государственных и муниципальных архивах, имеющих читальные залы, обеспечены комфортные условия для их работы, доступна компьютерная техника с автоматизированными справочно-поисковыми средствами, в т.ч. полнотекстовыми, неукоснительно соблюдаются требования Правил использования архивных документов. Тенденции развития информационного общества нацеливают архивистов Удмуртии на создание виртуальных читальных залов.

Одним из трудоемких видов работы является  организация передвижных выставок, приуроченных к юбилейным и памятным датам. На выставках экспонируются наиболее интересные документы из состава Архивного фонда Удмуртской Республики.Популярность архивных экспозиций возрастает.К 95-летию со дня рождения знаменитого конструктора стрелкового оружия Михаила Тимофеевича Калашникова Центром документации, располагающим значительным комплексом фотодокументов о жизни и деятельности нашего всемирно известного оружейника, была подготовлена выставка из 60-ти экспонатов. Площадкой демонстрирования документов Архивного фонда Удмуртии становятся и музейные учреждения.

В последние годы уделяется значительное внимание созданию интернет - выставок, которые, безусловно, благодаря возможности их просмотра в удаленном доступе, увеличивают количество посетителей нашего сайта. В настоящее время на отраслевом сайте размещено 13 таких выставок.

В текущем году отмечалось 175-летие со дня рождения великого русского композитора П.И. Чайковского, имя которого принадлежит мировой сокровищнице музыки. Архивистами была подготовлена интернет-выставка документов «П.И.Чайковский и Удмуртия. Документы к родословной Петра Ильича Чайковского (Из фондов Центрального государственного архива Удмуртской Республики»)», где можно увидеть документ, включенный в Государственный реестр уникальных документов Российской Федерации – метрическую запись о его рождении по приходу Благовещенского собора Камско-Воткинского завода Вятской губернии (ныне – г. Воткинск).

Как уже отмечалось, разнообразная информация о деятельности архивной службы Удмуртии находит отражение на ее официальном сайте. Наполняемость этого информационного ресурса с каждым годом увеличивается, как следствие возрастает интерес к нему со стороны пользователей. Об этом же говорят статистические сведения: в сравнении с 2010 годом количество обращений выросло на 8 тыс. Сегодня посетители сайта могут ознакомиться с электронными вариантами описей, путеводителей, документальными публикациями архивистов, выставками, фоторепортажами, тематическими перечнями документов, базами данных. С активизацией работы по оцифровке архивных документов (с 2011 г.) у исследователей появилась возможность удаленного доступа в сети Интернет к электронным образам документов, которые включены в ведомственную информационную систему «Электронный архив Удмуртской Республики», а также доступа к данной системе в читальных залах архивов.

Не менее многообразна деятельность архивной службы по пропаганде документального наследия через многочисленные лекции, доклады, конференции, дни открытых дверей, экскурсии в архивах, уроки для школьников и студентов, встречи с общественностью по различным вопросам истории Удмуртии. К примеру, в 2010 г. архивная служба Удмуртии приняла участие в организации на родине известного художника-баталиста, заслуженного деятеля искусств РСФСР, автора одной из известных картин «Победа»республиканской научно-практической конференции «Петр Александрович Кривоногов – летописец Победы». О рождении знаменитого художника можно узнать из метрической записи, сохранившейся в Центральном государственном архиве Удмуртии.

Важнейшим аспектом по увеличению источниковой базы при использовании архивных документов является деятельность в рамках заключенных Комитетом по делам архивов договоров о сотрудничестве с архивными службами 5-ти регионов Приволжского федерального округа Российской Федерации. Так, в соответствии с Планом мероприятий по реализации Соглашения с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан ежегодно,по итогам выявления архивных документов, в государственных архивах готовятся тематические перечни документов по истории Башкирии и башкирского народа. В 2012, 2015 гг. оформлены 2 выставки документов по истории башкирского народа, в т.ч. одна интернет-выставка.

В рамках Соглашения о сотрудничестве с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан в 2014 году была проведена работа по включению в состав республиканского Архивного фонда ценнейших  для Удмуртии электронных копий кинодокументов объемом более80 минут из фондов Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан.

В целом, можно констатировать, что работа по предоставлению информационных услуг стала более качественной и оперативной. Нашей главной задачей на перспективу является организация мониторинга удовлетворенности заявителей качеством услуг, продолжение  совершенствования технологических и методических процессов предоставления услуг, расширение их спектра и повышение качества на основе информационно-коммуникационных технологий, увеличение источниковой базы за счет рассекреченных документов и дальнейшего развития межрегионального сотрудничества.

Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики 

Н.В. Тойкина