версия для печати

Положение о Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики

УТВЕРЖДЕНО
приказом Комитета по делам архивов
при Правительстве
Удмуртской Республики
от 12.12.2019 № 104-п

ПОЛОЖЕНИЕ

о Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики

 

I. Общие положения

1. Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее – ЭПМК, комиссия) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим решение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в пределах своей компетенции, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее – РФ), Архивного фонда Удмуртской Республики (далее – УР), с определением в их составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, с рассмотрением списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов, согласованием инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и центральных экспертных комиссиях (далее – ЦЭК), экспертных комиссиях (далее – ЭК) организаций - источников комплектования (далее – ИК) государственных и муниципальных архивов, с методическим обеспечением деятельности в сфере архивного дела и иных вопросов, отнесенных к ее компетенции.

2. Решения ЭПМК Комитета вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПМК председателем Комитета.

3. ЭПМК Комитета руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, Конституцией УР, федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами УР, в том числе Законом УР от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», указами и распоряжениями Президента РФ, указами и распоряжениями Главы УР, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства УР, в том числе устанавливающими сроки хранения документов, приказами, методическими рекомендациями, указаниями Федерального архивного агентства (далее - Росархив), решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Росархиве, приказами и решениями Коллегии Комитета, Положением о Комитете, Административным регламентом предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики» (утвержден приказом Комитета от 03.10.2011 № 113-п; зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов РФ, рег. № RU18000201100592 от 06.10.2011), а также настоящим Положением.

4. Положение об ЭПМК, разрабатываемое на основании утвержденного Росархивом Примерного положения об ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти, утверждается приказом Комитета.

5. Персональный состав ЭПМК и распределение обязанностей между членами ЭПМК утверждаются приказом Комитета.

5.1. Председателем ЭПМК Комитета является заместитель председателя Комитета (при отсутствии указанной должности - иное должностное лицо Комитета, назначенное председателем Комитета). Председатель ЭПМК Комитета осуществляет руководство деятельностью ЭПМК, председательствует на заседаниях ЭПМК (в случае его отсутствия руководство деятельностью ЭПМК осуществляет заместитель председателя ЭПМК), обладает правами, вытекающими из настоящего Положения, несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

5.2. Секретарь ЭПМК Комитета назначается из числа сотрудников Комитета или одного из подведомственных государственных архивов. Секретарь ЭПМК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседания ЭПМК, обеспечивает строгое выполнение требований Административного регламента, указанного в пункте 3 настоящего Положения, в том числе своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению на заседании ЭПМК, обеспечивает членов комиссии документами, подготовленными к рассмотрению; по указанию председателя ЭПМК организует приглашение на заседание ЭПМК представителей организаций, не входящих в состав ЭПМК. Оформляет протоколы ЭПМК, в том числе в электронном виде, и, при необходимости, направляет протоколы или выписки из протоколов на согласование членам комиссии; готовит и рассылает выписки из решений ЭПМК соответствующим государственным и муниципальным архивам и организациям - источникам их комплектования. Выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПМК.

5.3. В состав ЭПМК включаются специалисты Комитета и подведомственных государственных архивов, могут входить - специалисты муниципальных архивов. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов УР, по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

6. ЭПМК Комитета осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЭПМК Комитета.

   

II. Основные задачи ЭПМК

7. Основными задачами ЭПМК являются:

7.1. Определение организаций - ИК государственных и муниципальных архивов УР, включение в состав Архивного фонда РФ и Архивного фонда УР конкретных документов в пределах своих полномочий.

7.2. Рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда УР, методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, включения документов в состав Архивного фонда УР в пределах своих полномочий.

7.3. Координация научно-исследовательских работ в области экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов УР, архивов организаций – ИК государственных и муниципальных архивов УР, а также методическое обеспечение всех видов работ, проводимых в государственных и муниципальных архивах УР.

7.4. Осуществление методического руководства деятельностью экспертных и методических комиссий государственных и муниципальных архивов УР, ЦЭК, ЭК организаций.

III. Функции ЭПМК

 

8. Основными функциями ЭПМК Комитета являются:

8.1. Рассмотрение и принятие решений об утверждении:

8.1.1. Описей дел (документов) постоянного хранения управленческих документов, научно-технической, кино-, фото-, фоно-, видео-, электронной и другой специальной документации, представляемых организациями – ИК государственных и муниципальных архивов УР, в т.ч. описей документов постоянного хранения, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также, в исключительных случаях, описей дел постоянного хранения ликвидированных организаций, неявлявшихся ИК государственного, муниципального архива (по предложениям Комитета и архивов).

8.1.2. Перечней проектов, проблем (тем) организаций – ИК государственных, муниципальных архивов УР, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы УР.

8.1.3. Описей дел постоянного хранения, в том числе личного происхождения и по личному составу, составленных в государственных и муниципальных архивах УР, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, из фондов государственных и муниципальных архивов УР.

8.1.4. Списков фондов, возможно содержащих особо ценные документы (ОЦД); перечней, номерников и описей ОЦД, хранящихся в государственных (в случае, если полномочия по их утверждению не делегированы методической комиссии архива) и муниципальных архивах УР; описей ОЦД, представляемых организациями - ИК государственных и муниципальных архивов УР.

8.1.5. Описей дел по личному составу, срок временного хранения (75, 50 лет) которых истек, переведенных на постоянное хранение.

8.2. Рассмотрение и принятие решений о согласовании:

8.2.1. Проектов методических разработок (пособий, рекомендаций, памяток и т.п.) по всем направлениям деятельности государственных и муниципальных архивов УР, программ и планов методической работы, докладов, отчетов, обзоров по результатам научных исследований в области архивоведения и делопроизводства, по вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

8.2.2. Проектов отраслевых списков организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы УР.

8.2.3. Проектов списков организаций – ИК государственных и муниципальных архивов УР, в том числе организаций - ИК научно-технической, кино-, фото-, фоно- и видеодокументацией и изменений, дополнений к ним; проектов списков физических лиц – ИК; проектов списков организаций - возможных ИК, в том числе организаций – возможных ИК научно-технической, кино-, фото-, фоно- и видеодокументацией; проектов списков физических лиц - возможных ИК государственных и муниципальных архивов УР.

8.2.4. Проектов примерных, типовых, индивидуальных номенклатур дел, проектов номенклатур дел особой важности, особо секретных и секретных дел и журналов; проектов перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти УР, иных государственных органов УР и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения; проектов примерных, типовых, индивидуальных инструкций по делопроизводству; проектов примерных, типовых, индивидуальных положений об архивах и ЦЭК, ЭК организаций – ИК государственных и муниципальных архивов УР.

8.2.5. Описей дел по личному составу и управленческих документов временного (свыше 10 лет) хранения, представляемых организациями - ИК государственных и муниципальных архивов УР.

8.2.6. Описей дел по личному составу ликвидируемых организаций, в том числе не являющихся ИК архивов, поступающих в государственные и муниципальные архивы УР в неупорядоченном виде и описанных государственными и муниципальными архивами.

8.2.7. Актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, актов о необнаружении дел в государственных и муниципальных архивах, пути розыска которых исчерпаны; акты об утрате документов в архивах организаций – ИК государственных и муниципальных архивов.

8.2.8. Актов описания и переработки архивных документов в государственных и муниципальных архивах УР;

8.2.9. Предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

8.3. Рассмотрение и принятие решений:

8.3.1. Об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.

8.3.2. Об увеличении, в случае необходимости, установленных сроков временного хранения документов Архивного фонда УР в архивах организаций – ИК государственных и муниципальных архивов УР.

8.3.3. О включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда УР по предложениям государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций государственных академий наук, расположенных на территории Удмуртии, организаций – владельцев документов Архивного фонда УР, а также физических лиц – собственников уникальных документов.

8.3.4. О направлении предложений на ЦЭПК при Росархиве для включения документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ по предложениям государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций государственных академий наук, расположенных на территории Удмуртии, организаций – владельцев уникальных документов, а также физических лиц – собственников уникальных документов.

8.3.5. О включении организаций в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов УР или исключению их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение.

8.3.6. О включении граждан в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов УР.

8.3.7. О приеме или отказе в приеме документов личного происхождения  в государственные и муниципальные архивы УР согласно сдаточной описи на документы.

8.4. Рассмотрение и вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:

8.4.1. Информаций о работе методической, экспертно-методической комиссий государственных и муниципальных архивов, ЦЭК, ЭК организаций – ИК государственных и муниципальных архивов УР, по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий и ЭПМК Комитета.

8.4.2. Спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов УР и архивов организаций – ИК, возникающих между государственными и муниципальными архивами и ЦЭК, ЭК организаций.

8.4.3. Предложений о целесообразности приема архивных документов физических лиц, сотрудничество с которыми не имеет перспектив, в государственные и муниципальные архивы УР.

8.4.4. Предложений о целесообразности заключения договоров об отношениях и сотрудничестве между государственными архивами и негосударственными организациями.

8.4.5. Предложений ЦЭК, ЭК организаций по вопросам оптимизации состава документов в соответствующих отраслях.

 

IV. Права ЭПМК

 

9. ЭПМК имеет право:

9.1. В необходимых случаях запрашивать акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в организациях – ИК государственных и муниципальных архивов УР.

9.2. Требовать от государственных и муниципальных архивов, организаций – источников их комплектования соблюдения требований Административного регламента, указанного в пункте 2 настоящего Положения и Регламента работы ЭПМК Комитета. Возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПМК имеет право выносить соответствующие решения (подразделы 8.1, 8.2., 8.3. настоящего Положения).

9.3. Запрашивать:

- предложения и заключения от государственных и муниципальных архивов УР, организаций – ИК государственных и муниципальных архивов по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов УР и архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве;

- запрашивать выписки из протоколов (в отдельных случаях – протоколы) заседаний ЦЭК, ЭК по обсуждению указанных вопросов и документы к ним;

- запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах утраты или незаконного уничтожения архивных документов, а в случае необходимости заслушивать председателей ЦЭК, ЭК организаций на заседаниях ЭПМК.

9.4. Информировать руководителей государственных, муниципальных архивов, организаций – ИК государственных и муниципальных архивов Удмуртии по вопросам, относящимся к деятельности их ЦЭК, ЭК.

9.5. В необходимых случаях вносить на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве предложения по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий отраслевого и межотраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций – источников их комплектования, предложения ЦЭК, ЭК отраслевого органа управления в Удмуртской Республике по вопросам оптимизации состава документов в данной отрасли, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда РФ в организациях; обращаться в ЦЭПК при Росархиве за разъяснениями спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов УР и архивов организаций.

9.6. Давать рекомендации в пределах своей компетенции государственным и муниципальным архивам УР, организациям - ИК архивов по вопросам экспертизы ценности документов.

9.7. Рассматривать документы, указанные в пункте 8.1.1. представленные организациями УР, не являющимися ИК государственных и муниципальных архивов УР.

9.8. Определять состав документов Архивного фонда УР по итогам экспертизы ценности документов.

9.9. Организовывать и проводить выездные заседания ЭПМК в государственных, муниципальных архивах УР, в организациях – ИК государственных и муниципальных архивов УР; совместные заседания ЭПМК и ЦЭК, ЭК организаций.

9.10. Председатель ЭПМК имеет право приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПМК, специалистов государственных и муниципальных архивов УР; приглашать в качестве консультантов и экспертов представителей органов и организаций, выступающих ИК государственных и муниципальных архивов УР, научных и иных организаций.

9.11. Секретарь ЭПМК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК, и правильного их оформления, а также соблюдения Регламента работы ЭПМК Комитета.

 

V. Контроль исполнения решений ЭПМК

 

10.1. Текущий контроль за исполнением решений ЭПМК осуществляется должностными лицами, ответственными за выполнение принятых решений.

10.2. О невыполнении поручений, содержащихся в решениях ЭПМК, и нарушении сроков их исполнения лица, ответственные за исполнение поручений, докладывают председателю ЭПМК.

10.3. Секретарь ЭПМК информирует председателя и членов ЭПМК о состоянии выполнения решений, принятых на заседаниях ЭПМК, по итогам года.

10.4. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК или решением ЭПМК после представления информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.