версия для печати

Развитие архивного дела в муниципальном образовании «Игринский район»: итоги, достижения, перспективы

В этом году архивная служба отмечала двойной юбилей – 95 лет архивной службе Российской Федерации, 90 лет архивной службе Удмуртской Республики.

Юбилейные даты – это не только торжественные мероприятия, но и подведение итогов деятельности.

История архива Игринского района берет начало с июля 1940 года. За годы существования архив менял свое наименование: Игринский государственный архив, архивный отдел исполкома Игринского райсовета, архивный отдел Администрации Игринского района, с января 2006 года – архивный отдел Администрации муниципального образования «Игринский район».

Районный архив до середины 1990-ых гг. был архивом с «переменным» составом документов и через определенное время передавал их на постоянное хранение в Центральный государственный архив УР.

Судя по документам, архив долгие годы испытывал большие трудности из-за отсутствия постоянного помещения, пригодного к хранению документов, имеются сведения, что в 1950-60-ые годы размещался на колокольне бывшей церкви. В 1970-ые годы Игринский районный архив находился в одном помещении с межрайонной фильмотекой, в 1977 году размещался на 1 этаже жилого кирпичного дома, занимаемая площадь которого составляла 40 кв.м., был оснащен 4 деревянными стеллажами, протяженность стеллажей 123 пог.м., количество документов – 9278 ед.хр, согласно документам здесь размещался и комитет по физической культуре и спорту.

В 1996 году архиву выделено приспособленное отдельное помещение, которое занимало два рабочих кабинета и архивохранилище, в 2000 годы в связи с большим поступлением документов по личному составу от ликвидированных организаций была проблема «архивной полки», выделение дополнительных помещений не решило проблему, не соблюдался и температурно-влажностный режим в дополнительных помещениях. Поэтому руководством района в 2008 году было принято решение о выделении для размещения архивного отдела нового помещения площадью более 300 кв.м. вместо имеющихся 108 кв.м., где в 2009 году проведен ремонт помещений на сумму 1,5 млн. рублей.

Во вновь выделенном помещении созданы комфортные условия для работы сотрудников архивного отдела и для посетителей: светлые рабочие кабинеты, оборудованы места для приема посетителей, зал для ожидания приема, читальный зал. Для обеспечения сохранности архивных документов - два просторных архивохранилища общей площадью 211 квадратных метров, одно архивохранилище оборудовано стационарными металлическими стеллажами протяженностью 1109 погонных метра, во втором архивохранилище в 2010, 2012 годах установлено 7 мобильных стеллажей протяженностью более 330 погонных метров, планируется установить еще 4 мобильных стеллажа протяженностью около 200 погонных метров. Архивный отдел полностью оснащен современной системой пожарной и охранной сигнализации, техническая оснащенность отдела представляет собой сочетание современной компьютерной и оргтехники, локальной вычислительной сети, сканеров, принтеров, проектора, многофункционального копировального аппарата, фотокамеры. Поддержание оптимального для документов температурно-влажностного режима обеспечивают установленные в архивохранилищах современные системы кондиционирования, для контроля установлены термометры-гигрометры. В архивохранилищах установлены сертифицированные противопожарные двери, на окнах установлены рольставни. Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2013 года составила 57,3%, 100% архивных документов закартонировано в типографские коробки.

Хранилища архивного отдела (2012г.)

Хранилища архивного отдела (2012 г.)

В разные годы основными задачами архива были и остаются: сбор, хранение и обработка документов, популяризация архивных документов, выдача справок. Штат архивного отдела до 1991 года состоял из 1 человека – заведующего архивным отделом. Первоначально архив был создан при исполнительном комитете Игринского районного Совета депутатов трудящихся УАССР. Первым архивариусом значится Черемискина Александра Ивановна, которая проработала в архиве до 1945 года. В 1940-1960 годы прослеживается частая сменяемость кадров, в разные годы здесь проработали Прокашева А.В., Леконцев В.М., Жужгова Ф.П., Князева А.Д., Леконцева С.Е., Костяева Р.П., Прокашева К.И. и др. В основном они менялись через несколько лет.

В комплекс задач, обеспечивающих сохранность архивных документов, входит проведение проверки наличия и состояния дел в архивохранилищах. В 2009-2010 годах проводилась проверка наличия и состояния архивных документов в связи с переездом, которая полностью завершена в 2010 году. За два года проверено 45417 ед.хр. с привлечением сторонних работников по договору.

Проведение проверки наличия дел сотрудниками архивного отдела (2010 г.)

С целью формирования источниковой базы по истории района и Архивного фонда Удмуртской Республики в список источников комплектования включено 76 организаций. Нормативно-методические документы имеются во всех организациях-источниках комплектования, за 2010-2012 годы обновлены номенклатуры дел в 55 организациях, разработаны и согласованы ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики 31 инструкция, 15 положений об экспертных комиссиях и 16 - об архивах.привлечением сторонних работников по договору.

Проводится плановая экспертиза ценности документов, образующихся в делопроизводстве организаций, упорядочение документов проводится без нарушения 3-х годичного цикла, в состав Архивного фонда включено более 4000 единиц хранения, на 01 декабря 2012 года количество организаций, в которых проведено упорядочение по 2009 год составило 100%.

В архивном отделе традиционно проводятся семинары по проблемам делопроизводства и обеспечения сохранности, за 2010-2012 годы проведено 16 семинаров, 569 консультаций. В целях оказания методической и практической помощи в упорядочении, в проведении экспертизы ценности документов проведено 81 обследование состояния делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования.

Семинары с ответственными за делопроизводство и архив (2012-2013 гг.)

Семинары с ответственными за делопроизводство и архив (2012-2013 гг.)

Сегодня в архивном отделе сконцентрировано 224 фонда и более 54 тыс. ед.хр., отражающих материальную и духовную жизнь района с 1924 года по сегодняшний день. Основная доля приходится на управленческую документацию – более 35 тысяч единиц и документы по личному составу - более 17 тысяч единиц. Наряду с официальными документами организаций, учреждений и предприятий, важной группой исторических источников являются документы личного происхождения, значение которых особенно велико для изучения тех сторон человеческой деятельности, где на первый план выступает индивидуальное творчество. В архивном отделе сегодня имеется 10 фондов личного происхождения 318 единиц хранения. Архив комплектуется также фотодокументами, видеодокументами и фонодокументами, электронными фотодокументами.

Количество документов хранящихся в архивном отделе на 01.10.2013г.

Здесь хранятся документы советской эпохи, которые представлены материалами местных органов государственной власти и государственного контроля, учреждений юстиции, суда и прокуратуры, планирования и статистики, финансирования, народного хозяйства, здравоохранения, народного образования, культуры. Помимо протоколов, планов и отчетов в фондах организаций имеются докладные записки, справки, информации, переписка по различным направлениям деятельности, сведения о награждениях граждан, в органах местного самоуправления – заявления и жалобы граждан.

Наряду с официальными документами организаций, учреждений и предприятий, которые являются основными источниками комплектования архивного отдела, важной группой исторических источников являются документы фондов личного происхождения, значение которых особенно велико для изучения тех сторон человеческой деятельности, где на первый план выступает индивидуальное творчество. Архив комплектуется фотодокументами, видеодокументами и фонодокументами. 

Наиболее значимым и информативным, востребованным является фонд Игринского районного Совета народных депутатов Удмуртской Республики и его исполнительного комитета. Он включает в себя 927 дел за 1947-1994 годы, в данном фонде отложились сведения об экономической и культурной жизни Игринского района. Самый большой фонд управленческой документации – Игринского районного отдела статистики (1638 дел) – ведет начало с 1947 года. Здесь можно найти сведения о развитии промышленности, сельского хозяйства, культуры, народного хозяйства, о переписи населения.

Такое историческое богатство необходимо сохранить, и при этом необходимо сохранить и доступность к этим богатствам, поэтому все большее значение в архивной сл

Одним из важных направлений в деятельности архивного отдела является организация учета архивных документов в автоматизированном режиме. В архиве успешно внедрен и используется в последние годы разработанный по заказу Росархива программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» 4-й версии.ужбе приобретает информатизация.

В базу данных нашим архивом внесено 100% имеющихся фондов, 100 % описей. В последние годы процесс накопления архивной информации в электронном виде в архивном отделе подошел к моменту, когда необходимо стало решить задачу по ее массовому вводу в систему на уровне единицы хранения. Решением данной задачи мы занимаемся с 2006 года, в 2008 году была принята Районная целевая программа «Развитие архивного дела в Игринском районе на 2009-2011 годы». В целях реализации данной программы в раздел «Дело» ПК «Архивный фонд» за 2009-2011 годы внесено -16436 ед.хр. В целях реализации отраслевого раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Игринского района на 2010-2014 годы в 2012 году внесено 13274 ед.хр., на 01 октября 2013 года в БД «Архивный фонд» внесено 50263 ед.хр. или 91% от общего количества хранящихся дел.

Архив приступил к оцифровке документов, за 2011-2012 годы нами переведено в электронный вид 293 фотодокумента, что составляет 100% имеющихся на хранении фотодокументов на традиционных носителях, одновременно заполнялась база данных «Фотокаталог», всего в данную базу внесено 591 фотодокумент, в т.ч. электронные фотодокументы.

Оцифровка архивных описей (2013 г.)

В настоящее время компьютеризация в большей степени затронула область создания информационно-поисковых справочников. Среди них преобладают так называемые базы данных простейшей структуры на большие и однородные массивы данных - имена, географические названия и т.п. Нами сегодня в работе эксплуатируется 9 специализированных баз данных, такие как «Учет социально-правовых запросов в режиме «одного окна»; «Местонахождение документов по личному составу»; «Учет тематических запросов», «Фотокаталог», «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний исполкома райсовета», «Акты ввода законченных строительством объектов» и др. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам, проводить учет Архивного фонда и составлять отчеты. Например, в «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний исполкома райсовета» за период с 2006 по 2012 годы внесены вопросы с заседаний исполкома за период с 1947 по 1994 год и постановления Администрации района за 1994-1999 годы в количестве 13818 записей, в тематическую базу данных «Акты ввода законченных строительством объектов» внесены акты ввода объектов за 1963-2006 годы в количестве 2946 записей. Данные программы используются сотрудниками архивного отдела при исполнении тематических запросов граждан и организаций, и дают возможность существенно сократить сроки исполнения.

Документы, хранящиеся в архивном отделе, открыты и доступны для всех. Историческая информация, хранимая на стеллажах нашего архива, постоянно востребована, использование документов осуществляется в большом объеме.

Архивным отделом за 2010-2013 годы проведено 84 информационных мероприятия, в т.ч. организовано 8 выставок, проведено 20 экскурсий, подготовлено 8 радиопередач, 9 статей, 13 школьных уроков, информационных материалов для размещения в сети Интернет – 26. В 2012 году были оформлены выставки документов, посвященные 75-летию образования района, принимали участие в организации и проведении конкурса «Страницы нашей истории», конференции «Игринский район. История и современность».

Конференция «Игринский район. История и современность» (2012 г.)	Конференция «Игринский район. История и современность» (2012 г.)
Выставки документов к 75-летию Игринского районаи 90-летию Архивной службы Удмуртской Республики	Выставки документов к 75-летию Игринского района и 90-летию Архивной службы Удмуртской Республики

Для учащихся 9-ых классов проведен День открытых дверей с проведением «Мастер-класса» по регистрации запросов социально-правого характера, по заполнению предметно-тематических баз данных и по приему документов на хранение. 

День открытых дверей в архивном отделе (2013 г.)

День открытых дверей в архивном отделе (2013 г.)

В последние годы возрос интерес к документам архива со стороны общественности, любителей генеалогии. За последние годы зарегистрировано в среднем за год 74 посещения в читальном зале. Тематика исследования самая разнообразная: история сел и деревень, организаций и учреждений, промышленности, народного образования, культуры, составление своей родословной и др.

Работа пользователей в читальном зале архивного отдела

Работа пользователей в читальном зале архивного отдела

Одним из основных направлений в использовании архивных документов является исполнение запросов. За 3 последних года отделом исполнено около 5 тысяч социально-правовых, и более 500 тематических запросов.

В 2012 году мы реализовали переход на предоставление в электронном виде муниципальной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» и государственной услуги «Предоставление государственным организациям УР, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, относящихся к собственности УР и временно хранящихся в муниципальных архивах», предоставляемой архивным отделом при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных в соответствии с Законом УР о 29 декабря 2005 г. № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».

Важным направлением деятельности для нас в 2012 году по организации предоставления государственных и муниципальных услуг стала система приема граждан и запросов пользователей в режиме «Одного окна».

Прием посетителей в архивном отделе (2013 г.)

Архивный отдел одним из первых из муниципальных архивов в республике в пилотном режиме организовал заключение соглашения об информационном взаимодействии по телекоммуникационным каналам связи с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике и его территориальными подразделениями в городах и районах республики, в дальнейшем положительный опыт реализации данных соглашений распространен на остальные муниципальные архивы.

Обмен электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с использованием программных средств ViPNet Client [Деловая почта] происходит между архивным отделом и управлениями ПФ РФ по УР в городе (районе), минуя Отделение ПФ РФ по УР, что существенно сократило время доставки и исключило затраты времени на пересылку документов по обычной почте.

Всего за период действия соглашения в архивный отдел поступило 2502 запроса. Соотношение поступивших запросов по Деловой почте и при личном обращении можно проследить по рис.2.

Поступление запросов в архивный отдел за 2012-2013 годы

Мы также готовы предоставлять услугу по предоставлению гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов, как в рамках оказания муниципальной услуги, так и при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных законом, в электронном виде через «личный кабинет пользователя» на Портале государственных услуг РФ (http://www.gosuslug.ru). Проводится информирование населения о возможности получения услуг в электронном виде через Госпортал, а также для посетителей подготовлена памятка.

Немалая заслуга в организации деятельности архивного дела в Игринском районе принадлежит Кулеминой Т.А., Логиновой Ю.С., Корепановой Г.Д., Перевощиковой Н.Я., проработавшей в архиве более 18 лет, Чураковой Л.А., проработавшей 8 лет. На долю каждого из них выпало немало нерешенных проблем. За высокие показатели в работе многие из них отмечались правительственными наградами. И сегодня в отделе трудятся как высококвалифицированные, так и преданные своему делу специалисты, целеустремленно и творчески работающие над совершенствованием архивного дела, улучшением сохранности и приумножением документального богатства по истории Игринского района, вносящие значительный вклад в дело его научного использования.

Сотрудники архивного отдела (слева направо): Ившина Ольга Владимировна – ведущий программист, Лекомцева Алена Анатольевна – ведущий архивист, Корепанова Елена Всеволодовна – начальник архивного отдела, Буряк Ольга Александровна – ведущий специалист-эксперт, Агафонова Надежда Никандровна – уборщик помещений архивного отдела

Усилия коллектива архивного отдела при поддержке органов местного самоуправления, взаимодействии с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и архивами республики дают положительный результат. В 2013 году архивный отдел стал победителем в республиканском конкурсе «На лучший муниципальный архив» и выбран для участия во Всероссийском конкурсе от Приволжского Федерального округа.лись правительственными наградами. И сегодня в отделе трудятся как высококвалифицированные, так и преданные своему делу специалисты, целеустремленно и творчески работающие над совершенствованием архивного дела, улучшением сохранности и приумножением документального богатства по истории Игринского района, вносящие значительный вклад в дело его научного использования.

Дипломы архивного отдела (2013 г.)

Основными задачами развития архивного дела в Игринском районе на ближайшую перспективу являются:

1.Перевод наиболее востребованных архивных документов на бумажных носителях в электронную форму.

2. Создание электронного научно-справочного аппарата ко всем находящимся на хранении в архивном отделе фондам, посредством наполнения программного комплекса «Архивный фонд».

3. Формирование качественного состава Архивного фонда Удмуртской Республики на территории муниципального образования «Игринский район» - важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Удмуртской Республики.

4. Обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных организаций и учреждений архивной информацией, повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела в Игринском районе, в том числе в электронном виде на основе межведомственного взаимодействия.

5. Поддержание надлежащего уровня безопасности и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Удмуртской Республики на всех стадиях работы с ними, путем развития и совершенствования материально-технической базы архивного отдела.