Порядок использования архивных документов в читальном зале ГКУ «ЦДНИ УР»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (далее – Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 27.07.2010), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральным законом от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», Конституцией Удмуртской Республики, Законом Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов», утвержденным приказом председателя Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 03.10.2011 № 114-п (в редакции приказа Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 15.05.2013 № 40-п, зарегистрирован в федеральном регистре нормативных актов субъектов Российской Федерации 07.10.2011, регистрационный № 18000201100593), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059), методическими рекомендациями «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (М., 2009), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386), Уставом ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале ГКУ «ЦДНИ УР» (далее – Центр).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Центра.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам Центра и справочно-поисковым средствам к ним (в том числе в электронном формате) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются Центром в соответствии с действующим Прейскурантом цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственными казенными учреждениями, подведомственными Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, на платной основе.

1.6. Порядок работы, обязанности сотрудников Центра по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, Удмуртской Республики, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ ЦЕНТРА

2.1. Пользователи допускаются к работе с документами Центра на основании личного заявления (приложение № 1) или официального письма направившего их учреждения (организации) на имя директора Центра, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма зарубежного научного учреждения, принимающей российской организации, дипломатического представительства или личного заявления на имя директора Центра.

2.3. Учащиеся школ допускаются к работе в читальном зале под руководством выделенного учебным заведением лица или родителей, ответственных за соблюдение учащимися настоящего Порядка.

2.4. Пользователи знакомятся с настоящим Порядком, заполняют анкету установленного образца (приложение № 2) и предъявляют паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.5. Разрешение на работу в читальном зале дается директором, зам. директора по основной деятельности (далее – руководство) Центра на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке (приложение № 3). Учет выданных пропусков ведется в «Журнале учета выдачи пропусков посетителям ГКУ «ЦДНИ УР» (приложение № 4). Срок работы в читальном зале может быть продлен по заявлению пользователя.

При изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь представляет новое письмо или заявление.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

3.1. Пользователи, работающие в читальном зале Центра, вправе:

3.1.1. Получать непосредственно в Центре или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг.

3.1.2. Получать консультации специалистов Центра о составе и содержании документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.3. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра по теме исследования.

3.1.4. Заказывать непосредственно в Центре или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Получать описи дел, печатные издания и другие материалы Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.6. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на следующий рабочий день после оформления заказа:

- до 20 дел на бумажной основе;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

3.1.7. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов.

Листы документов, содержащие сведения конфиденциального характера, при выдаче пользователям конвертуются, пользователь не имеет право их вскрывать.

Допуск пользователей к документам фондов общественных объединений и организаций, фондов личного происхождения осуществляется в соответствии с условиями использования документов, установленными фондообразователями, передавшими документы на постоянное хранение, и указанными в договорах с Центром.

3.1.8. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, документов и о сроках, в течение которых дела, документы могут быть ему предоставлены.

3.1.9. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления или специальной обработки дел, документов.

3.1.10. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.11. Получать платные услуги в соответствии с действующим Прейскурантом цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственными казенными учреждениями, подведомственными Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, на платной основе.

3.1.12. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.13. Использовать при работе с документами, справочно-поисковыми средствами к ним, по специальному разрешению руководства Центра, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива (персональный компьютер, диктофон). Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей и не нарушает требования пожарной безопасности.

Применение в читальном зале фотоаппарата, видеокамеры, а также ноутбука, планшета, телефонного аппарата со встроенными фотокамерами и видеокамерами не допускается.

3.1.14. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма (тетради, блокноты, карандаши, шариковые авторучки), личные вещи (документы, деньги, телефон, предметы личной гигиены), выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

Вносить в читальный зал и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы по согласованию с сотрудником читального зала.

3.1.15. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.16. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотруднику читального зала, руководству Центра или делать записи в «Книге предложений, заявлений граждан о работе читального зала ГКУ «ЦДНИ УР», а также обращаться в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Федеральное архивное агентство и в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации для решения спорных вопросов.

3.1.17. Предоставлять Центру библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.18. Обжаловать отказ в выдаче документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователи обязаны:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в «Журнале учета посещений читального зала и выдачи документов пользователям ГКУ «ЦДНИ УР».

3.2.4. Оставлять в гардеробе верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, пакеты, зонты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.13, 3.1.14.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200x300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, копий фонда пользования их целостность, сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.) (приложение № 5).

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда Центра.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Выполнять требования сотрудников Центра, охранной организации в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.13. Предъявлять сотруднику охранной организации, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.13, 3.1.14.

3.2.14. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.15. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации, то есть сокращенное название Центра (ГКУ «ЦДНИ УР»), поисковые данные документов (номер фонда, описи, дела, листа) в соответствии с законом Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Пользователь несет полную ответственность за точность воспроизведения или цитирования документов Центра, а также за их интерпретацию.

3.2.16. Нести административную и уголовную ответственность за неправомерное использование, публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации, имеющей ограничение на использование или содержащей сведения конфиденциального характера, согласно ст. 13.11, 13.14, 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ и ст. 137 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу документов, причинение материального ущерба имуществу Центра в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

- выносить дела из читального зала Центра, передавать их третьим лицам;

- оставлять дела без присмотра (об оставленных на рабочем столе даже на непродолжительное время документах, делах следует предупреждать сотрудника читального зала);

- оставлять открытыми дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время);

- писать на листах бумаги, положенных поверх документов;

- вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;

- загибать углы листов;

- копировать документы через кальку;

- вкладывать в дела посторонние предметы;

- пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами или другими режущими предметами.

3.4. В читальном зале Центра не разрешается курить, употреблять продукты питания и напитки.

3.5. Доступ в служебные помещения и архивохранилища Центра пользователям воспрещен.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

4.1. Дела и копии фонда пользования предоставляются пользователю на основании заполненных бланков заказов (требований) (приложение № 6).

4.2. Дела и копии фонда пользования выдаются на следующий день с момента подачи требования.

4.3. Дела, документы могут предоставляться в день оформления заказа иногородним пользователям, прибывшим из районов республики и других регионов страны на ограниченное время, по решению руководства Центра.

4.4. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца; подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель. Продление сроков использования архивных дел, документов согласуется с руководством Центра на основе письменного заявления пользователя, при необходимости оформляется новый заказ.

4.5. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

4.7. Научно-справочный аппарат к документальным и печатным материалам Центра (фондовый каталог, описи, перечни, тематические картотеки, систематические каталоги Научно-справочной библиотеки и Справочно-информационного фонда, каталог периодических изданий, автоматизированные базы данных и др.) предоставляется пользователям в день обращения. Описи и другие архивные справочники выдаются на срок до 5 дней.

4.8.Ограничение допуска к архивным делам, документам устанавливается Центром в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Удмуртской Республики, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), Порядком применения метода В.Ф. Привалова по выявлению и учету документов на бумажной основе с повреждениями (дефектами) носителя и текста в государственных архивах Удмуртской Республики, утвержденным приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 14.07.2014 №51-п, методическим пособием «Описание, обеспечение сохранности, учёт и использование электронных копий архивных документов в государственных архивах Удмуртской Республики» (Ижевск, 2014).

4.9. В читальный зал не выдаются:

- архивные дела и документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;

- документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (доступ к ним осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ);

- подлинники уникальных документов;

- подлинники документов на бумажной основе, позитивы и негативы фотодокументов при наличии копий фонда пользования;

- документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (документы, общее физическое состояние которых характеризуется буквенно-цифровыми индексами А-1, А-2, А-3, А-4, А-5, А-0, Б-1, 0-1). Оценка физического состояния документов проводится в соответствии с методическим пособием Привалова В.Ф. «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе» – М., 2005. 112с.

Решение о признании документов в неудовлетворительном физическом состоянии принимается руководством Центра на основании данных учетной картотеки документов с повреждениями носителя и текста. После проведения работ по реставрации документов доступ к ним может быть открыт.

4.10. Подлинники документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства Центра.

4.11. Отсрочка в выдаче архивных дел, документов допускается в следующих случаях:

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками Центра (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, создание сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, оцифровка документов, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- экспонирование заказанных дел, документов на выставке;

- выдача заказанных дел, документов во временное пользование другим учреждениям;

- выдача заказанных дел, документов другому пользователю.

Причина отсрочки и возможные сроки выдачи пользователям этих архивных дел, документов указываются заведующим архивохранилищем на бланке заказа пользователя.

5. ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей Центра и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, электронные копии документов.

5.2. Копирование архивных документов осуществляется на основании оформленного пользователем в читальном зале заказа (приложение № 7). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Заполненный бланк заказа на копирование визируется руководством Центра.

5.3. Копирование документов общественных объединений и организаций, фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ (глава 70, часть 4) по разрешению авторов или их правопреемников (наследников).

5.5. Сроки копирования устанавливаются руководством Центра с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счёта за копирование по безналичному расчёту и предъявлении работнику читального зала квитанции об оплате.

5.7. Пользователь должен оплатить счёт за изготовление копий в течение месяца со дня его получения. В случае неоплаты пользователем счёта в установленный срок, документы, предназначенные для копирования, возвращаются в архивохранилище.

5.8. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности (см. п. 4.10 настоящего Порядка):

5.9. Копирование документов техническими средствами пользователя производится в исключительных случаях (отсутствие у Центра технических возможностей) с разрешения руководства в отдельном помещении и под контролем специально назначенного сотрудника.

5.10. Не производится в полном объеме копирование дел, описей, каталогов, картотек, а также баз, банков данных и других архивных справочников. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством Центра в каждом конкретном случае.

5.11. Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством Центра в каждом конкретном случае.

5.12.Копирование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, может быть проведено для:

- собственников документов;

- организаций - фондообразователей;

- субъекта информации (доверенного лица или родственника при наличии документа, удостоверяющего личность, нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случаях его смерти – свидетельства о смерти и документа о наследовании), данные которого содержатся в документе, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (законам от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.) В копии документа должны отсутствовать персональные данные других субъектов информации;

- пользователя: при наличии у него нотариально заверенного разрешения собственника документов, организации-фондообразователя, субъекта персональных данных; при обезличивании персональных данных.

Копирование документов после окончания 75 лет со времени создания производится без ограничений.

5.13. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные с изъятием при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.

5.14. Заверенные согласно установленным правилам копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам (при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке) под расписку в «Книге учета выдачи копий документов ГКУ «ЦДНИ УР» или пересылаются почтой по указанным адресам. 

Приложение № 1

Форма заявления пользователя

Приложение № 2

Форма анкеты пользователя

Приложение № 3

Лицевая сторона