НМС архивных учреждений ПФО 7-8 октября 2009 года

Отдельные вопросы подготовки и применения административных регламентов Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг

(выступление заместителя председателя Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики Н.Г.Пушкарёвой на заседании НМС ПФО в г. Казани 7 октября 2009 года) 

В последние годы существенной частью нормативной базы деятельности архивной отрасли стали административные регламенты исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг. В Удмуртской Республике подготовка указанных регламентов является одним из приоритетов республиканских целевых программ «Административная реформа в Удмуртской Республике» на 2007-2009, 2010-2012 годы. Ежегодно распоряжениями Правительства республики утверждается План-график разработки и утверждения административных регламентов органами исполнительной власти. Для реализации задач административной реформы, организации разработки регламентов в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики создана комиссия во главе с председателем Комитета.

С самого начала было решено в первую очередь регламентировать общественно значимые виды деятельности, связанные с массовыми обращениями граждан и организаций. Также необходимо было учесть требование Республиканской комиссии по проведению административной реформы, созданной распоряжением Президента Удмуртской Республики от 02.03.2006 № 48-РП, о необходимости регламентации функций, переданных органам местного самоуправления в соответствии с Законом Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».  График разработки регламентов в Комитете составлен до 2013 года. В настоящее время разработаны и утверждены в установленном порядке административные регламенты Комитета, подведомственных государственных архивов предоставления государственных услуг по обеспечению ретроспективной информацией, согласованию нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и делопроизводственных служб организаций – источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики, регламент исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики». Находится в стадии утверждения регламент исполнения Комитетом государственной функции по ведению государственного учёта документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов.

Порядок разработки и утверждения административных регламентов, требования к их содержанию утверждены распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 12.05.2008 № 414-р. Первоначально проекты регламентов рассматриваются межведомственной рабочей группой по организации разработки стандартов предоставления государственных и муниципальных услуг, административных регламентов, куда входят юристы Правового управления Администрации Президента и Правительства Удмуртской, Министерства имущественных отношений и Министерства экономики Удмуртской Республики, Роспотребнадзора по Удмуртской Республике, Администрации г. Ижевска.  К проекту регламента прилагаются заключение независимой экспертизы, информация о результатах опроса получателей соответствующей государственной услуги или функции, рецензии заинтересованных лиц или организаций. Указанный опрос проводился методом анкетирования пользователей в архивных учреждениях республики при разработке регламента по обеспечению ретроспективной информацией. В качестве заинтересованных организаций привлекались экспертные комиссии организаций – источников комплектования Центрального государственного архива Удмуртской Республики при разработке регламента государственной услуги по согласованию нормативных и методических документов в области делопроизводства и функции включения документов в состав АФ УР. Выражаем искреннюю благодарность коллегам – архивистам Республики Башкортостан, Самарской и Нижегородской областей, выступившим в качестве независимых экспертов, за помощь в работе, оперативные, профессиональные замечания и предложения. Обсуждение проектов проводится на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии», где публикуются проекты регламентов, а также в коллективах государственных архивов. После заключения межведомственной рабочей группы и устранения высказанных замечаний проекты регламентов согласовываются с Управлением государственной службы и кадровой работы Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики и Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Удмуртской Республике. Окончательное решение о возможности утверждения регламентов принимает Республиканская комиссия по проведению административной реформы в Удмуртской Республике. Утверждённый приказом Комитета по делам архивов окончательный текст регламента представляется в Управление Минюста Российской Федерации по Удмуртии для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и, таким образом, становится нормативным документом, обязательным не только для Комитета и архивных учреждений, но и для организаций, с которыми архивная служба взаимодействует при исполнении государственных функций, предоставлении услуг.

Административные регламенты Комитета рекомендованы для внедрения в работу управлений по делам архивов, архивных отделов, секторов органов местного самоуправления в Удмуртской Республике. В ряде муниципальных образований на основе регламента Комитета по обеспечению ретроспективной информацией разработаны аналогичные  регламенты предоставления муниципальной услуги. В основном, внедрение регламентов оформляется нормативными актами руководителей муниципальных образований о порядке применения норм регламента или об использовании административных регламентов Комитета. После утверждения каждого административного регламента проводятся межархивные семинары, где отрабатываются все детали работы государственных и муниципальных архивов в соответствии с регламентами.

В качестве очевидных улучшений в результате применения административных регламентов можно отметить упорядоченность работы организаций – источников комплектования с государственными и муниципальными архивами по подготовке и представлению материалов на рассмотрение экспертно - проверочной методической комиссией Комитета, сокращение сроков согласования и утверждения ЭПМК документов. В целом ряде муниципальных архивов приведены в соответствие с регламентами или выделены специальные помещения для приёма граждан.

Не вызвала у нас больших проблем увязка положений принимаемых регламентов с действующими Правилами. Только на первый взгляд все процедуры по каждому направлению деятельности архивов изложены в Правилах. Административный регламент позволяет конкретизировать в доступной для получателя услуги форме обязательства Комитета и архивного учреждения, обусловленные законом или иным нормативным документам, перед гражданином или организацией, а также внедрить процедуры контроля и оценки деятельности должностных лиц Комитета и архивов.

Тема разработки и применения регламентов – новая и многоплановая, поэтому остаётся ещё много вопросов. Есть сомнения в том, может ли орган исполнительной власти оказывать государственные услуги, либо он только осуществляет функции, а услуги предоставляются подведомственными государственными учреждениями? Нет чёткого разграничения понятий «государственная услуга» и «государственная функция». Критерий определения государственной услуги, как деятельности или полномочий, связанных с непосредственным обращением гражданина или организации, применим не всегда. Так, процедура представления на рассмотрение ЭПК органа исполнительной власти в сфере архивного дела описей дел и нормативных документов в области делопроизводства практически одинакова, связана с обращением организации. Однако, в первом случае – это государственная функция «Включение документов в состав Архивного фонда...», во втором – услуга «Согласование нормативных и методических документов…». Или такой вид деятельности, как «приём документов на хранение в архив» – это государственная функция или государственная услуга? Насколько оправданным является включение в каждый регламент общих положений, касающихся оборудования служебных помещений (наличие пандусов, мест парковки, информационных табличек, компьютеров, стульев и т.д.), информационных материалов для посетителей, деловой этики? Такая информация, безусловно, нужна, но не проще ли её вынести в отдельный нормативный документ (правила или регламент), имеющий универсальный характер, обязательный для исполнения на всей территории страны, а не переписывать дословно из регламента в регламент?

Для определения проблем, связанных с внедрением административных регламентов, и разработки пути их решения, по итогам 2008 года и первого полугодия 2009 года проведён анализ соответствия исполнения административных регламентов требованиям к срокам и качеству услуг и  оценка ресурсного обеспечения исполнения регламентов. В результате выявились проблемы и наиболее значимая из них, связанная, в первую очередь, с недостатком финансирования, – лишь частичное соответствие зданий и помещений архивов требованиям к местам предоставления государственных услуг, исполнения государственных функций. К примеру, из трёх зданий государственных архивов только одно оборудовано пандусом и специальной стоянкой для автотранспорта. Что говорить о муниципальных образованиях, где даже здания местных администраций не всегда отвечают указанным требованиям. Не произошло планировавшееся сокращение документооборота при исполнении регламентированных государственных функций и услуг. Там, где прежде сотрудники обходились телефонным звонком, сейчас обязаны давать письменный ответ в бумажном или электронном варианте.

Нашей задачей на перспективу является организация мониторинга удовлетворённости качеством услуг, как постоянного процесса. Сейчас изучение мнения пользователей производится традиционно посредством анализа записей в книгах жалоб и предложений, на официальном сайте архивной службы Удмуртии. В муниципальных образованиях – на встречах с общественностью в так называемый «День муниципального служащего».

Регламентированные государственные услуги, предоставляемые Комитетом и государственными архивами Удмуртии в июле текущего года внесены в региональный реестр государственных услуг, который, в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 26.06.2009 № 176, ведёт автономное учреждение «Многофункциональный центр по оказанию государственных и муниципальных услуг в г. Ижевске». В настоящее время Центр оказывает 25 услуг, все они связаны с земельными и имущественными отношениями. В предоставлении, как минимум, восьми государственных услуг задействован Центральный государственный архив Удмуртской Республики и Управление по делам архивов Администрации      г. Ижевска. В перспективе мы нацелены на работу по принципу «Одного окна», как только, с улучшением финансовой ситуации, появится выделенный канал связи, объединяющий единую информационную сеть государственных архивов Удмуртии с многофункциональным центром и Управлением по делам архивов Администрации г. Ижевска.

Заместитель председателя
Комитета по делам архивов
при Правительстве УР
Н.Г. Пушкарёва

скачать презентацию (файл zip 1,64 МБ)