версия для печати

НМС архивных учреждений ПФО 7-8 октября 2009 года

Организация работы архивных учреждений Удмуртской Республики
с электронными документами (комплектование, описание, учет)

(выступление директора государственного учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» Н.А.Красильниковой на заседании НМС ПФО в г. Казани 7 октября 2009 года) 

 

Развитие информационных технологий и совершенствование компьютерной техники привели к появлению документов на электронных носителях, так называемых электронных документов. По сравнению с документами на бумажной основе электронная документация имеет ряд преимуществ по компактности и стоимости хранения единицы информации, а также по поиску необходимой информации и её использованию.

В то же время, необходимо отметить тот факт, что опыт долговременного хранения электронных документов сегодня только формируется. В Удмуртии он составляет около 6 лет.

Развитие теоретической и нормативно-методической базы работы с электронными документами происходит поступательно и складывается параллельно с приобретаемым в этой области опытом. Архивисты Удмуртии также вносят свой посильный вклад в этот процесс. Так, в 2004 г. сотрудниками Центрального государственного архива Удмуртской Республики была разработана «Памятка по отбору, экспертизе ценности, описанию и приему на постоянное хранение электронной документации», в 2007 г. – «Памятка о порядке отбора на постоянное хранение электронных аудивизуальных документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования Центрального государственного архива Удмуртской Республики».

Работу с электронными документами в Удмуртской Республике проводят два государственных архива (Центральный государственных архив Удмуртской Республики; Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики) и 16 муниципальных архивов. В настоящее время в вышеперечисленных архивах имеются 264 ед.хр. (5850 ед.уч.) электронных документов.

Характеризуя видовой состав этих документов, необходимо отметить, что преобладающее количество среди них составляет аудиовизуальная документация (цифровые фото-, фоно- и видеодокументы).

Фото и видеодокументы отражают деятельность министерств и ведомств, учреждений и организаций, а также являются результатом инициативного документирования.

Фонодокументы представлены цифровыми аудиозаписями заседаний сессий Государственного Совета Удмуртской Республики.

В состав управленческой документации, описанной и принятой на хранение в Центральный государственный архив Удмуртской Республики в
2003 г., вошли заполненные базы данных и подготовленные архивом сборники документов и справочно-информационные издания в электронном виде. Например, база данных «Сведения о населенных пунктах по приходам церквей и наличии в ЦГА УР метрических книг», сборники документов, посвященные удмуртскому поэту Кузебаю Герду, великому русскому композитору Петру Ильичу Чайковскому, справочник-указатель «Православные храмы Удмуртии» и т.д.

Комплектование Архивного фонда Удмуртской Республики электронными документами осуществляется в двух направлениях – работа с организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов и инициативное документирование наиболее значимых для республики событий.

На постоянное хранение в Центральный государственный архив Удмуртской Республики электронную документацию передают более 20 организаций различной формы собственности. Среди них – органы государственной власти, государственные учреждения, акционерные общества и т.д.

В списке источников комплектования Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики значатся 9 организаций, в процессе деятельности которых целенаправленно создаются электронные документы – это республиканские телерадиокомпании (ГТРК «Удмуртия», «ТРК «Моя Удмуртия», ОАО «Новый регион») и редакции газет («Известия Удмуртской Республики», «Зечбур», «Удмурт дунне» и др.). Значительную часть поступлений составляют также электронные документы физических лиц – профессиональных фотографов и фотокорреспондентов.

Муниципальные архивы получают электронную документацию от редакций районных газет, от учреждений культуры, физкультуры и спорта.

Среди имеющихся проблем по организации комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами, на наш взгляд, можно выделить следующие:

- во-первых, правовая непроработанность вопроса, т.к. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном бесплатном экземпляре документов» установил, что производители аудиовизуальной продукции доставляют обязательный экземпляр документов только в Российский государственный архив кинофотодокументов и в Российский государственный архив фотодокументов, а передача обязательного экземпляра электронных изданий, программ для электронных вычислительных машин и баз данных в государственные архивы вообще не предусмотрена. Действующее Постановление Правительства Удмуртской Республики от 21.08.2000 № 799 «Об обязательном бесплатном экземпляре документов» установило передачу обязательных экземпляров только в Национальную библиотеку УР. О государственных и муниципальных архивах республики в нем речь не идёт;

– во-вторых, неполный объем сохраняемой электронной документации в организациях из-за отсутствия соответствующей законодательной и нормативно-правовой базы, а также опыта работы по экспертизе ценности и описанию электронных документов у сотрудников этих организаций. Это касается, в первую очередь, организаций государственной формы собственности;

– и, наконец, незаинтересованность руководителей организаций, а также личных фондодержателей в передаче электронных документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы в связи с материальными затратами на приобретение носителей информации и утратой перспективы тиражирования ими информации на платной основе.

Поэтому в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики, в структуре которого функционирует специализированный отдел аудиовизуальной документации, инициативное документирование является основным источником поступления электронных аудиовизуальных документов. Инициативное документирование, которое динамично развивается в Удмуртии с середины 1990-х гг., явилось итогом осмысления архивистами собственной роли в создании документальных свидетельств современной действительности. За год специалистами Центра документации новейшей истории УР и ряда муниципальных архивов фиксируется более 100 наиболее значимых в общественно-политической и культурной жизни Удмуртии мероприятий. Это – государственные праздники, приемы, встречи, пресс-конференции, совещания, организуемые органами государственной власти и местного самоуправления; митинги, демонстрации трудящихся, авторские встречи, съезды и конференции общественных организаций и объединений, национальные и религиозные праздники, спортивные соревнования и др. Интересным направлением инициативного документирования в Центре документации новейшей истории УР является создание серии видеозаписей «О времени и о себе». В архиве создано более 80 записей интервью с видными деятелями науки и культуры республики, ветеранами войны и труда.

Процесс описания электронных документов складывается из нескольких этапов: предварительного аннотирования, составления описи и научно-справочного аппарата к ней, составления пакета текстовой сопроводительной документации.

Предварительное аннотирование электронных документов, принимаемых на постоянное хранение в Центральный государственный архив Удмуртской Республики, проводится в организациях–источниках комплектования архива специалистами самой организации. В Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики и муниципальные архивы электронные аудиовизуальные документы принимаются в основном без сопроводительной документации, и их аннотирование проводят специалисты архивов при описании электронных документов.

Описи электронных документов оформляются в соответствии с новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Пакет текстовой сопроводительной документации составляется в целях обеспечения сохранности и возможности последующего использования электронных документов. В виду преобладания в составе электронных документов Архивного фонда Удмуртской Республики аудиовизуальных документов, в качестве текстовой сопроводительной документации в государственных и муниципальных архивах Удмуртии оформляются аннотации и монтажные листы на фоно- и видеодокументы.

Электронные документы, принятые на постоянное хранение, учитываются двумя способами:

– в составе архивного фонда организации – фондообразователя, в которой были созданы, по описям, единицам учета и единицам хранения                 (ЦГА УР и ряд муниципальных архивов);

– в составе архивных коллекций фото- и видеодокументов на электронных носителях, что допускается новыми Правилами для совокупности аудиовизуальных документов, созданных в деятельности различных источников комплектования и объединенных по их видам и внешним признакам (ЦДНИ УР и ряд муниципальных архивов).

В качестве заключения хочется сказать, что электронные документы, принятые на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы Удмуртии, являются важным информационным ресурсом и активно используются при подготовке документальных публикаций, выставок документов, различных мероприятий. Их ценность определяется обилием и качеством отраженной в них информации, которая значительно дополняет и иллюстрирует документы на бумажной основе, многократно превосходит последние по яркости запечатления исторической действительности, является наглядным материалом для изучения истории и культуры нашего общества.

 

Директор ГУ «Центральный государственный
архив Удмуртской Республики»
Н.А. Красильникова

скачать презентацию (файл zip 2,94 МБ)

Приложение 1. Видовой состав и объем электронной документации в архивах Удмуртии

Архивное учреждение	Объем электронных документов (ед.хр./ед.уч.)
	Аудиовизуальная документация			Управленческая документация
	Фото	Видео	Фоно
ГУ «ЦГА УР»	25/2416	41/199	47/180	2/9
ГУ «ЦДНИ УР»	9/844	59/228	-	-
Всего:	34/3260	100/427	47/180	2/9
	181/3867
Итого:	183/3876

 

  

Приложение № 2. Формы описи электронных документов

Таблица 1. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения (1)

№ ед. уч.	№ ед. хр.	Заголовок ед.уч.	Дата создания	Объем (Мбайт)	Кол-во записей (для баз данных)	Формат данных	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Таблица № 2. Форма годового раздела описи электронных документов постоянного срока хранения (2)

№ ед.уч.	№ ед. хр.	Заголовок ед.уч.	Крайние даты ед.уч.	Формат электронных документов	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7