Архив особой социальной значимости

Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики (ГКУ «ГАСПД УР») 30 июня 2013 года отметил 10 летний юбилей. Созданный по распоряжению Правительства Удмуртской Республики от 30 июня 2003 г. № 519-р для сохранения документов по личному составу ликвидированных организаций, обеспечения социальных прав и законных интересов граждан, архив хранит документы, отражающие трудовые отношения сотен тысяч жителей республики, которые являются основанием для получения льгот и пособий. Социальная ценность «трудовых историй» особенно возрастает в период выхода на пенсию рабочих и служащих.

За 10 лет на хранение в архив поступило более 200 тыс. дел за 1924-2013 годы. Это документы более пятисот ликвидированных организаций, в т.ч. таких крупных как Управления строительства №17,18 Федеральной службы специального строительства РФ, ОАО «Ижевский подшипниковый завод», ОАО «Ижевский завод холодильного оборудования и ремонта тракторных двигателей» «Агрохолодмаш», ЗАО «Зангари» и многие другие.

В структуре архива действует три отдела: отдел комплектования и обеспечения сохранности документов, отдел использования документов, отдел научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем.

С целью выявления сведений о ликвидируемых организациях архив тесно сотрудничает с Арбитражным судом Удмуртской Республики, представительствами саморегулируемых организаций арбитражных управляющих по Удмуртской Республике. В качестве справочной информации данные сведения вносятся в базу данных «Сведения об организациях, находящихся в стадии банкротства».

Архивисты оказывают методическую помощь действующим организациям: консультируют, проводят семинары, стажировки, читают лекции в учебно-методических центрах г. Ижевска для сотрудников делопроизводственных служб, работников архивов по вопросам экспертизы ценности, описания и обеспечения сохранности документов по личному составу.

Ключевым видом работы архива остается исполнение запросов социально-правового характера. За период своей деятельности по заявлениям граждан и организаций выдано более 20 тысяч архивных справок, копий документов, подтверждающих стаж работы, размер заработной платы, факт награждения ведомственными знаками отличия.

С 2011 года ГКУ «ГАСПД УР» является координатором работы по реализации приёма запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна» между государственными и муниципальными архивами Удмуртской Республики. Не секрет, что будущему пенсионеру зачастую приходится потратить немало сил, времени, а иногда и материальных средств, на поиск и получение необходимой информации, обращаться в несколько архивов сразу. Сегодня пользователь архивной информацией может обратиться в любой государственный или муниципальный архив республики. Архивную справку заявитель получит через 30 календарных дней по месту обращения. Отработана процедура приёма запросов через Многофункциональные центры (МФЦ).

В тесном контакте архив работает с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике, взаимодействие с которым осуществляется в системе электронного документооборота. Более 50 % запросов в архив поступает именно от Пенсионного фонда, а не от граждан. Архивисты и сотрудники территориальных органов ПФР РФ часто собираются за круглым столом, обсуждают вопросы пенсионного законодательства и дальнейшего взаимодействия.

Сегодня любой гражданин из любого уголка России и земного шара может обратиться к архивистам Удмуртской Республики за информацией через электронные ресурсы. На официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в разделе «Интернет-приёмная» размещены анкеты-заявления для приёма запросов в электронном виде. Осуществляется приём запросов с Единого портала государственных и муниципальных услуг, где пользователь может зарегистрироваться и получать информацию в свой «личный кабинет».

Применение автоматизированных технологий значительно облегчает труд архивистов в достижении цели информационного обеспечения граждан и юридических лиц архивной информацией. В Удмуртии уже несколько лет осуществляется процесс формирования единой республиканской базы данных «Местонахождение документов по личному составу», которая содержит более 12 тысяч записей о местах хранения документов. База данных размещена на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» и доступна в удаленном режиме не только архивистам и сотрудникам органов Пенсионного Фонда, но и всем пользователям сети Интернет.

Своеобразие документов по личному составу заключается в том, что они имеют не только практическую, но и историческую ценность. Интерес граждан к проблемам социальной истории, истории семьи и рода ориентирован, прежде всего, на социально-правовые документы. В связи с этим сотрудники архива разработали методику организации работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, в государственных архивах Удмуртской Республики. Новая методика была по достоинству оценена Федеральным архивным агентством и удостоена диплома III степени Всероссийского конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

В настоящее время в архиве трудится 19 человек. Это слаженный, работоспособный коллектив, способный решать важные государственные задачи, благодаря усилиям которого граждане республики, а также других регионов страны, имеют возможность подтвердить свои конституционные права.