Из опыта создания сайта архивной службы Удмуртской Республики и внедрения автоматизированных технологий в сфере использования и публикации документов

Внедрение автоматизированных архивных технологий в архивные учреждения Удмуртии началось в начале 90-х годов прошлого века. За прошедший период пройден большой путь от использования вычислительных устройств в качестве печатающих машинок до создания автоматизированных интеллектуальных систем.

В настоящее время в архивах республики имеется 132 компьютера, большая часть которых была приобретена за счет целевого финансирования из фонда Президента Удмуртской Республики А.А.Волкова, из республиканского бюджета, реализации мероприятий федеральной подпрограммы "Архивы России". Таким образом, мы имеем надежный "фундамент" и инструмент внедрения автоматизированных архивных технологий.

Доступ во всемирную сеть Интернет, полученный архивной службой Удмуртской Республики в апреле 2000 года, открыл широчайшие возможности в освещении деятельности архивных учреждений, популяризации архивных фондов, публикации научных работ и статей, подготовленных сотрудниками наших архивов, среди неограниченного круга исследователей и других заинтересованных лиц во всём мире, владеющих русским языком и имеющих доступ в Интернет.

В работе по разработке структуры сайта, его дизайна и подготовке всех материалов (контента) были заняты только архивные специалисты, т.е. необходимости в привлечении сторонних организаций у нас не было. В процессе работы были изучены имеющиеся на тот момент немногочисленные ресурсы архивных учреждений России.

Для физического размещения файлов сайта был выбран сервер http://narod.ru – один из проектов интернет-компании Яndex. Размещение сайта на http://narod.ru дало нам следующие преимущества:

• бесплатное размещение сайта;
• объём размещаемого сайта может достигать 100 и более мегабайт информации;
• бесплатный адрес (имя сайта) – домен третьего уровня – http://gasur.narod.ru
• предоставление гостевой книги – страницы, в которой посетители сайта могут оставлять свои отзывы и предложения;
• удобный механизм оперативного размещения файлов на сервер.

Итогом проведенных работ стала публикация сайта архивной службы Удмуртии в сети Интернет 19 октября 2000 года после его рассмотрения на комиссии по автоматизированным архивным технологиям Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

Работа по сопровождению сайта проводится в соответствии с приказами председателя Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и директоров республиканских архивов. В каждом архиве определены ответственные за предоставление и подготовку материалов. Сотрудниками архивов подается информация о проводимых архивными учреждениями мероприятиях – круглых столах, семинарах, выставках. На сайте размещаются статьи, опубликованные в республиканских средствах массовой информации, тематические перечни и подборки документов.

Поскольку каждая страница сайта имеет код сервера статистики Rambler-Top100 - это позволяет нам контролировать уровень посещаемости, активность и географию пользователей. Мы можем констатировать, что кривая посещаемости сайта архивной службы Удмуртии практически постоянно растёт вверх и на сегодняшний момент этот показатель равен 1400 посетителей в месяц. Наиболее популярными страницами сайта являются электронные варианты Путеводителя по личным фондам ЦГА УР и Путеводителя по фондам ЦДНИ УР, а также историческая хроника "Удмуртия в зеркале XX-го столетия".

Говоря о статистике, можно отметить наибольшее количество пользователей сайта из следующих городов России – Москвы, Ижевска, Санкт-Петребурга и Екатеринбурга. А из стран мира – России, Украины и, как ни странно, Соединённых Штатов Америки. Достаточно высока доля посещений из Белоруссии, Казахстана, стран Балтии. При этом можно заметить интересный факт – доля пользователей из Австралии в несколько раз превышает количество пользователей из Азербайджана.

За прошедшие три с половиной года объем нашего сайта увеличился во много раз. На сегодняшний день общее количество файлов сайта составляет более одной тысячи, а его объем в мегабайтах приближается к 40.

Работа по созданию и сопровождению сайта требует постоянного внимания, финансовых вливаний и творческого подхода. Лишь наличие этих факторов может превратить сайт архивной службы в полезный и удобный инструмент популяризации архивной деятельности, информирования общественности о работе и перспективах развития архивной службы региона.

В последнее десятилетие заметно повысилось влияние автоматизированных архивных технологий в вопросах использования и публикации документов.

Одним из направлений использования техники стал выпуск печатной продукции. Нами самостоятельно создаются, печатаются и переплетаются буклеты, бюллетени, справочники. Подобным образом были изготовлены ежегодные календари памятных дат, сборник документов "Я - удмурт", "Путеводитель по фондам личного происхождения ЦГА УР", историческая хроника "Удмуртия в зеркале XX-го столетия", которая получила диплом Росвоенцентра.

Кроме привычного применения компьютерной техники для подготовки публикаций и изданий, в архивах Удмуртии большую помощь специалистам оказывают накопленные (достаточно крупные) информационные массивы – базы данных. Сегодня архивистами республики эксплуатируется более 30 учетных, тематических и справочных баз данных, основная часть которых сосредоточена в республиканских архивах. Среди них можно выделить

• предметно-тематические указатели к фондам исполкома Ижевского горсовета депутатов трудящихся и Удмуртского рескома КП РСФСР;
• "Алфавитный указатель "Списки лиц, награждённых медалью "За доблестный труд в ВОВ 1941-1945 гг.";
• "Книга памяти Удмуртской Республики";
• "Учёт запросов социально-правового характера"
• "Местонахождение документов по личному составу в ведомственных архивах" и др.

Большое внимание традиционно уделяется общеотраслевой базе данных "Архивный фонд". Всего по республике в раздел "Фонд" внесено 96% сведений (по муниципальным архивам – 89%), в раздел "Опись" – 94% (по муниципальным архивам – 83%). В Центральном госархиве активно вносятся сведения в разделы "Дело", "Документ", а также в поля "Историческая справка" и "Аннотация", что должно в конечном результате стать исходным материалом для автоматизированной подготовки "Путеводителя по фондам ЦГА УР" (издание 2-е, дополненное и переработанное).

Основными пользователями баз данных являются сотрудники отделов информации и публикации документов республиканских архивов, занимающиеся исполнением тематических и социально-правовых запросов, а также исследователи читальных залов (через сотрудников вышеназванных отделов). Проведенный анализ показывает, что наибольшим спросом пользуется базы данных, созданные на документы по личному составу. Их применение помогает сокращать сроки исполнения запросов и ускорить процесс поиска мест хранения документов по личному составу в государственных и ведомственных архивах.

Ежегодно архивы республики исполняют от 25 до 30 тысяч запросов социально-правового и тематического характера. При этом состав запросов социально-правового характера определяется социальной политикой государства. Так, после вступления в действие того или иного нормативного акта или принятия нового закона, дающих право на получение дополнительных льгот или увеличение пенсии, появляются новые виды запросов, поступающих на исполнение в архивные учреждения.

На сегодняшний день это запросы о награждении орденами, медалями, почётными грамотами и ведомственными знаками отличия, об эвакуации, о нахождении в плену в годы Великой Отечественной войны, о рождении, браке, смерти, раскулачивании, а также запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы.

При таком объеме и разнообразии запросов единственным вариантом повышения оперативности и качества работы над ними является наибольшая автоматизация процесса исполнения запросов. Её цель – упростить, свети к минимуму трудоемкость поиска информации.

Для удовлетворения этих потребностей в архивах постоянно ведутся работы по наращиванию объемов информационных массивов, по созданию новых систем, облегчающих работу специалистов. Среди примеров можно выделить базу данных "Списки лиц, награждённых медалью "За доблестный труд в ВОВ 1941-1945 гг." (имеющую более 130 тыс. записей и постоянно пополняющуюся), которая в результате положительного поиска выдает готовую архивную справку.

Другим примером, может служить созданная в ЦГА УР сеть интранет, включающая в себя копии сайтов "Архивы России", нашей архивной службы, Управления государственной архивной службы Самарской области, материалы НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, прошедшего в 2003 г. (которые изначально были подготовлены в формате html), а также иные информационные массивы. Подобный ресурс позволяет всем специалистам, имеющим на рабочем столе компьютер, иметь в распоряжении справочные материалы, размещенные на соответствующих сайтах, не выходя при этом в сеть Интернет.

Дальнейшая компьютеризация и наращивание информационных массивов, как-то базы данных "Архивный фонд", или предметно-тематических и алфавитных указателей, безусловно, приведёт к большему применению новых технологий в вопросах использования и публикации документов и, соответственно, повысит качество и оперативность выполняемых задач.