Обзор работы ЭПМК Комитета за 2013 год

В 2013 г. проведено 13 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Комитета, на которых рассмотрены 240 вопросов. Согласовано 6 методических разработок, в т.ч. 3 примерные номенклатуры дел (структурного подразделения Администрации муниципального образования в Удмуртской Республике, осуществляющего управление в сфере экономики; национально-культурного общественного объединения Удмуртской Республики; структурного подразделения администрации муниципального района, городского округа в Удмуртской Республике, осуществляющего функции управления в сфере жилищно-коммунального хозяйства; Порядок работы государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики по оказанию государственных и муниципальных услуг по предоставлению гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов в режиме «Одного окна»; Памятка о порядке ведения наблюдательных дел общественных организаций 2 группы – источников комплектования управленческими документами, физических лиц – источников комплектования документами личного происхождения, организаций, и физических лиц – источников комплектования аудиовизуальными документами государственного казённого учреждения «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики». Внесены изменения в методические рекомендации «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, в государственных архивах Удмуртской Республики»; Порядок работы с общественными объединениями – источниками комплектования ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики»; Порядок доступа пользователей к архивным документам, хранящимся в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики»; Примерную номенклатуру дел управления (отдела) образования администрации муниципального района, городского округа в Удмуртской Республике.

Рассмотрен ряд организационных вопросов: об аккредитации специалистов ГКУ «ЦДНИ УР», ГКУ «ГАСПД УР», привлекаемых в качестве экспертов к проведению мероприятий по государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Удмуртской Республике; об уточнении норм времени и выработки на работы по исполнению запросов социально-правового характера (о льготном стаже работы); о рассмотрении предложений государственных архивов Удмуртской Республики для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и Государственный реестр уникальных документов Архивного Фонда РФ.

Рассмотрены вопросы об установлении сроков хранения документов для некоторых видов документов, образующихся в деятельности Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике; для автоматизированной базы данных «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»; некоторых бухгалтерских и налоговых документов, образующихся в деятельности администраций муниципальных образований (поселений).

Рассмотрены 33 списка организаций – источников комплектования, 15 списков физических лиц – источников комплектования государственных и муниципальных архивов и 3 списка возможных источников комплектования и список организаций – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» научно-техническими документами.

В списки организаций – источников комплектования муниципальных архивов включено 4 организации. В списки возможных источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР» включено 6 организаций. Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 126 организаций, в т.ч. 10 организаций – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 116 организаций – из источников комплектования муниципальных архивов.

На заседаниях ЭПМК рассмотрено, согласовано и утверждено:

Сведения, о рассмотренных на заседаниях ЭПМК Комитета материалах, заносятся в базу данных программного комплекса «ЭПМК».

Качественно подготовленные материалы представлялись на рассмотрение ЭПМК Комитета сотрудниками ГКУ «ГАСПД УР».

В отчетном году возвращено на доработку 285 описей дел, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, архивах, в том числе 202 описи дел, 44 номенклатуры дел, 23 инструкции по делопроизводству, 15 положений об архиве, ЭК, 1 номерник и перечень ОЦД. Больше всех материала с ЭПМК возвращено муниципальным архивам города Можга, Шарканского, Малопургинского районов. Основные причины возврата материала с ЭПМК: нарушение Административного регламента предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций – источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике» (Ижевск, 2012). Нарушения нормативных требований повторяются. Имеют место случаи направления на ЭПМК Комитета документов в ненадлежащем оформлении: без сопроводительных листов архивов, в неполной комплектности. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК Комитета на документах, опускаются по своему усмотрению графы в номенклатурах дел и описях дел. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК Комитета материалов без предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК Комитета, зачастую, не до конца проводится работа по замечаниям экспертов, при этом не прикладываются прежние замечания эксперта и свод отклоненных замечаний (в случае несогласия разработчика с экспертом). При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием.

Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой информации.

Материалы на рассмотрение ЭПМК Комитета некоторыми муниципальными архивами представляются с нарушением Регламента работы ЭПМК Комитета.