Электронное взаимодействие государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг

Уже несколько лет в стране проводится Административная реформа, основная цель которой – снижение административных барьеров и повышение доступности государственных и муниципальных услуг. Архивная отрасль, в сфере деятельности которой сосредоточен богатейший информационный ресурс, востребованный не только органами государственной власти и местного самоуправления при решении ими управленческих задач, но и гражданами, не могла остаться в стороне от этих процессов.

Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 07 февраля 2011 г. № 24 «О перечне государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики» за Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) закреплены три государственные услуги, в предоставлении которых участвуют три государственных архива Удмуртской Республики.

На все государственные услуги Комитетом разработаны административные регламенты, учитывающие требования Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Перечень государственных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления в Удмуртской Республике при осуществлении отдельных государственных полномочий, определен в соответствии с Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 г. № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 февраля 2012 г. № 60.

Комитетом обеспечена разработка и утверждение трех административных регламентов на предоставляемые муниципальными архивами государственные услуги, а также организована разработка модельных вариантов административных регламентов предоставления муниципальных услуг, которые в дальнейшем распространены в качестве примера во все муниципальные образования. В настоящий момент (март 2013 г.) все услуги обеспечены административными регламентами.

На сегодняшний день заявитель может получить полную информацию о государственных и муниципальных услугах в области архивного дела в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)», в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии».

В соответствии с распоряжением Президента Удмуртской Республики от 23 апреля 2012 г. № 113-РП «О переходе на предоставление услуг в электронной форме» усилия архивной службы Удмуртии были сосредоточены на переводе в электронный вид услуги по предоставлению заявителям архивной информации и копий архивных документов, как наиболее востребованной гражданами.

Нами проведены мероприятия по оптимизации предоставления услуги гражданам и организациям по исполнению запросов социально-правового характера, во-первых, через введение в работу режима приема запросов в системе «Одного окна», во-вторых, через взаимодействие государственных и муниципальных архивов Удмуртии с органами Пенсионного фонда в системе электронного документооборота.

Прием запросов социально-правового-характера по принципу «Одного окна», организованный в государственных и муниципальных архивах, позволил заявителю без личного посещения архивов, находящихся в других муниципальных образованиях республики, где хранятся нужные ему сведения, оформить запрос в ближайшем государственном или муниципальном архиве. Дальше все действия совершаются без участия заявителя, которому предоставляется конечный результат.

Для организации работы в режиме «Одного окна» был разработан и внедрен программный комплекс «Учет запросов социально-правового характера», позволивший архивам работать в режиме on-line, обезличивать персональную информацию заявителей, не утрачивая при этом необходимых для архива статистических данных, осуществлять мониторинг исполнения запросов посредством сети Интернет. Работа в государственных архивах построена в соответствии с Порядком взаимодействия государственных архивов при исполнении запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна». В госархивах разработаны Регламенты работы, места приема запросов оборудованы дополнительными сканирующими устройствами для сканирования личных документов, представляемых гражданами, имеется выделенный канал в сеть Интернет.

Другое направление работы по оптимизации исполнения запросов социально-правового характера – это обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между государственными или муниципальными архивами с территориальными подразделениями Пенсионного фонда РФ по УР. Последним, на основе полученной архивной справки, выписки или архивной копии о стаже и заработной плате физических лиц и иных юридически значимых документов, ведется расчет полагающихся гражданину пенсионных выплат.

Комитетом, государственными архивами и администрациями муниципальных образований заключены Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с органами Пенсионного фонда Российской Федерации по УР. Обмен документами осуществляется с применением в качестве средства криптографической защиты информации программного обеспечения VipNet Client [Деловая почта]. Запросы для государственных архивов от Отделения Пенсионного фонда РФ по УР поступают в государственное казенное учреждение «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ГАСПД УР»), которое отвечает за прием запросов и их распределение между государственными архивами.

В муниципальных архивах установлены точки доступа к сети Интернет, приобретено программное обеспечение, средства криптографической защиты информации и электронные цифровые подписи для руководителей муниципальных архивов. Распоряжениями глав администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике руководители муниципальных архивов назначены уполномоченными от имени администрации формировать и подписывать электронной цифровой подписью электронные документы.

На базе ГКУ «ГАСПД УР» неоднократно организовывались семинары и стажировки для сотрудников муниципальных архивов по вопросам взаимодействия с органами Пенсионного фонда в системе электронного документооборота и работы в режиме «Одного окна».

Запросы на предоставление архивной информации также принимаются в электронном виде через электронную почту архивов, информационные киоски, установленные в архивах.

В 2012 г. тремя государственными и тридцатью муниципальными архивами Удмуртии исполнено более 38650 запросов социально-правового характера (в 2013 г. – более 37670 запросов социально-правового характера), из них около 30% поступило от Пенсионного фонда в электронном виде (в 2013 г. – 31%). Следует отметить, что из общего количества данного вида запросов архивами принято по электронным каналам связи свыше 6030 запросов, что составляет 15,6%.

С 1 января 2013 г. у заявителей появилась возможность сделать запрос в государственные архивы Удмуртской Республики и получить архивную справку через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

В завершении хочется отметить, что электронное взаимодействие государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики в интересах граждан и организаций позволило повысить качество и оперативность исполнения запросов социально-правового характера.