Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2011 г.

Основные направления развития архивного дела
в Удмуртской Республике на 2011 год

Основные направления развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2011 г. направлены на реализацию Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2015 г., раздела «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2010–2014 гг., утвержденной Законом Удмуртской Республики от 18.12.2009 № 68-РЗ, отраслевых разделов территориальных программ социально-экономического развития муниципальных образований.

Государственное регулирование развития архивного дела. Законодательное и нормативно-правовое обеспечение деятельности архивных учреждений

В 2011 г. планируется внесение изменения в Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» в части осуществления контроля за расходованием субвенций, переданных муниципальным образованиям на исполнение указанных полномочий. Значительное внимание будет уделено реализации плана мероприятий в связи с изменением правового статуса государственных архивов в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Планируется подготовка проектов нормативных документов Правительства Удмуртской Республики и Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет), в т.ч. об утверждении перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными казенными учреждениями, находящимися в ведении Комитета, в качестве основных видов деятельности, методики расчета размера платы за оказание платных услуг (работ), выполняемых государственными архивами и др.
В рамках осуществления административной реформы, в соответствии с распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 16.06.2010 № 527-р «О Плане перехода на предоставление в электронном виде государственных, муниципальных и иных услуг исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, учреждениями Удмуртской Республики и муниципальными учреждениями» будут проведены мероприятия по переходу на предоставление Комитетом и государственными архивами государственных услуг в электронном виде. Предстоит привести в соответствие с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» ранее утвержденные административные регламенты предоставления Комитетом государственных услуг. Планируется подготовка административного регламента исполнения Комитетом государственной функции «Рассмотрение обращений граждан».
На основании Закона Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела», в соответствии с административным регламентом исполнения Комитетом государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства Удмуртской Республики об архивном деле» планируется проведение проверок исполнения указанных полномочий в 3 муниципальных образованиях с рассмотрением итогов проверки коллегией Комитета. Законом Удмуртской Республики о бюджете на 2011 г. предусмотрены субвенции муниципальным образованиям на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела в размере 25 777,8 тыс. рублей. Запланированы командировки сотрудников Комитета в 11 муниципальных архивов с целью оказания методической помощи. Состояние архивного дела в муниципальных образованиях будет рассматриваться на заседаниях коллегий администраций, а также на оперативных совещаниях у руководителей муниципальных образований. Органами местного самоуправления в Удмуртской Республике планируется принять 70 распорядительных документов по развитию архивного дела.
На основании Положения о Комитете будет осуществляться контроль соблюдения законодательства Удмуртской Республики в области архивного дела в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.
На заседаниях коллегии планируется рассмотреть состояние работы с особо ценными и уникальными документами Архивного фонда Удмуртской Республики (далее – АФ УР), итоги выполнения перспективных планов развития научно-справочного аппарата в государственных и муниципальных архивах, ход исполнения архивными учреждениями Указа Президента Удмуртской Республики от 31.05.2010 № 91 о Перечне мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в республике на 2010–2012 гг.
Основные научно-методические вопросы развития архивного дела в республике, в т.ч. внедрение «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010) и новой версии АПК «Архивный фонд» будут рассматриваться на заседаниях Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК), Научного совета и комиссии по внедрению автоматизированных архивных технологий Комитета, дирекций государственных архивов.
Будет осуществляться мониторинг выполнения государственными и муниципальными архивами прогнозных значений показателей социально-экономического развития Удмуртии в области архивного дела на 2011 г., основных направлений развития архивного дела за полугодие и год. Продолжится совершенствование системы предоставления государственными архивами информации, связанной с социальной защитой граждан, в режиме «Одного окна» и в электронном виде (при условии заключения соглашения с Отделением Пенсионного фонда РФ по УР).
В рамках реализации Договора о сотрудничестве между Управлением по делам архивов Республики Башкортостан и Комитетом от 5 октября 2010 г. запланированы выявление документов, оказание методической помощи национально-культурному объединению, обмен информацией и другие мероприятия. Сотрудники архивной службы Удмуртии примут участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, Удмуртского республиканского отделения РОИА и Удмуртского регионального отделения ВООПИиК.
Основные направления развития архивного дела на 2011 г. разработаны с учётом прогнозируемого увеличения количества запросов социально-правового характера. В ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – ГУ «ЦГА УР») запланировано завершение сплошной проверки наличия дел после перемещения их в новое здание. В связи с этим по ряду показателей планируемые объемы работ уменьшены.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики. Улучшение физического состояния документов

На 2011 г. запланированы мероприятия по укреплению материально-технической базы государственных и муниципальных архивов, ориентированные на соблюдение установленных режимов хранения документов и повышение безопасности архивов, по повышению готовности к работе в режиме чрезвычайной ситуации (в т.ч. решение вопросов, связанных с выполнением предписаний служб пожарного и охранного надзора), по выверке сведений в учетных документах и отраслевом АПК «Архивный фонд», по совершенствованию работы с уникальными и особо ценными документами АФ УР.
В государственных и 7 муниципальных архивах планируется уточнение ряда нормативных документов, регламентирующих работу архивов в случае возникновения чрезвычайной ситуации (далее – ЧС). Предусматривается проведение инструктажа по правилам пожарной безопасности, организация объектовых тренировок по ГО. Урегулирование вопросов технического обслуживания и обеспечения вневедомственного наблюдения за средствами охранно-пожарной сигнализации предусмотрено в 3 муниципальных архивах.
При условии достаточного финансирования работ по реконструкции планируется прием в эксплуатацию второго пускового комплекса нового здания ГУ «ЦГА УР» и продолжение ремонта третьей очереди. Продолжатся работы по реконструкции помещений Управления по делам архивов Администрации города Сарапула. Администрацией МО «Киясовский район» планируется выделение нового помещения, оснащение его требуемым оборудованием и перемещение муниципального архива. Выделение дополнительных помещений запланировано для муниципальных архивов Граховского и Кизнерского районов. Состоится перемещение более 70 тыс. дел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска в реконструированное помещение. Ремонтные работы и реконструкция помещений будут проводиться в 5 муниципальных архивах, ремонт отопительной системы – в двух муниципальных архивах.
Планируется монтаж или модернизация охранно-пожарной сигнализации в 4 муниципальных архивах, установка системы кондиционирования воздуха – в 5 муниципальных архивах. В 4 муниципальных архивах запланированы перезарядка и приобретение огнетушителей. В 9 муниципальных архивах будет произведена замена оконных блоков и нераспашных решеток на окнах, в 6 – установка сертифицированных металлических дверей. Предусмотрены оснащение мобильными стеллажами хранилищ Управления по делам архивов Администрации города Ижевска и архивного отдела Администрации МО «Игринский район», модернизация стеллажей – в 7 муниципальных архивах.
Для государственных архивов в рамках республиканской целевой программы «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 гг.)» будут приобретены компьютерная техника, периферийные устройства, информационные киоски для обеспечения общественного доступа к архивным фондам и приема запросов в электронном виде. Приобретение компьютерной и копировальной техники планируется также в 5 муниципальных архивах. В целях улучшения условий хранения документов будет проведено картонирование 68,1 тыс. ед.хр., для чего будут закуплены более 1,4 тыс. типографских коробок. Прогнозируется, что доля документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в нормативных условиях, достигнет 71 %.
В плановом порядке всеми архивами будет осуществляться выявление и учет документов, требующих улучшения физического состояния. Запланированы традиционные мероприятия по физико-химической и технической обработке документов. Намечены реставрация более 19,6 тыс. листов в 1 255 ед.хр., реставрация и переплет 20 комплектов газет и 50 книг из научно-справочной библиотеки ГУ «ЦГА УР». Запланировано восстановление затухающего текста путем ксерокопирования и с помощью компьютерных технологий на 548 листах в ГУ «ЦГА УР», ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (далее – «ЦДНИ УР») и 3 муниципальных архивах. Будет подшито и переплетено более 3,8 тыс. ед.хр. Планируется консервационно-профилактическая обработка 215 рулонов (188,9 тыс. кадров) микрофильмов страхового фонда (СФ) документов на бумажной основе и 2,0 тыс. ед.хр. фотодокументов. Одновременно с консервационно-профилактической обработкой будет проведена проверка наличия и состояния микрофильмов СФ. В ГУ «ЦГА УР» планируется комплекс мероприятий по борьбе с заражением документов грибком плесени.
В соответствии с перспективным планом создания копий страхового фонда на особо ценные документы (ОЦД) АФ УР на 2009–2011 гг. в планируемый период намечено создание СФ на пленочном носителе на 641 ед.хр. (103,1 тыс. кадров) ОЦД на бумажной основе, в т.ч. на 70 ед.хр. (12,1 тыс. кадров) ОЦД, хранящихся в муниципальных архивах. В ГУ «ЦДНИ УР» планируется создание копий СФ на 87 ед.хр./1 055 ед.уч. электронных документов (фото и видео) и фонда пользования (в формате DVD) на 16 ед.хр./75 ед.уч. видеодокументов на магнитной ленте.
Копии фонда пользования будут создаваться в государственных архивах на документы на бумажной основе – 571 ед.хр. (91,0 тыс. кадров).
Планируется проверка наличия и состояния свыше 554,4 тыс. дел на бумажной основе и 635 ед.хр. аудиовизуальных документов, в т.ч. в ГУ «ЦГА УР» и 3 муниципальных архивах – сплошная проверка в связи с перемещением документов. Во исполнение решения коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 22.08.2006, резолюции Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве от 05.09.2006 в государственных и муниципальных архивах планируется проведение полистной проверки наличия более 2,7 тыс. ед.хр., представляющих интерес для коллекционеров и востребованных пользователями. В ГУ «ЦДНИ УР» и 4 муниципальных архивах будет проведена проверка технического состояния 30 ед.хр. видеодокументов, 114 ед.хр. электронных фотовидеодокументов и перемотка 155 видеокассет с целью снятия внутреннего напряжения в рулонах магнитных лент.
В ГУ «ЦГА УР», ГУ «ЦДНИ УР», Управлении по делам архивов Администрации города Сарапула предусмотрено проведение выявления ОЦД, описание 804 ед.хр. ОЦД. В соответствии с Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах РФ и решением коллегии Комитета от 27.05.2008 планируется завершение ревизии состава ОЦД, ранее отнесенных к данной категории. В целях формирования государственных реестров уникальных документов АФ РФ и АФ УР продолжится работа по выявлению уникальных документов в фондах ГУ «ЦГА УР» и ГУ «ЦДНИ УР».
В ГУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (далее – ГУ «ГАСПД УР») планируется проведение экспертизы ценности документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, с целью их отбора на уничтожение или перевода на постоянное хранение.
В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» и административным регламентом исполнения Комитетом государственной функции «Ведение государственного учета документов АФ УР и других архивных документов» планируется паспортизация и представление в Комитет документов централизованного государственного учета государственных и муниципальных архивов, организаций-источников комплектования архивных учреждений, музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2012.
По результатам комплектования архивов документами на различных видах носителей, проведения проверки наличия и состояния документов АФ УР будет проведена работа по ведению комплекса основных и вспомогательных учетных документов в традиционном и автоматизированном режиме. По всем вновь поступившим на хранение фондам в соответствии с пунктом 2.6 «Временного порядка автоматизированного государственного учета документов» будут оперативно вноситься изменения в поля разделов «Фонд», «Опись», «Незадокументированные периоды», «Движение документов» АПК «Архивный фонд». Планируется дальнейшее заполнение полей «Аннотация» и «Историческая справка». В раздел «Дело» предполагается внести 392,5 тыс. заголовков дел. В целях внедрения четвертой версии АПК «Архивный фонд» во всех архивах будет продолжена проверка конвертированных из третьей версии в четвертую данных. Продолжится восстановление экземплярности описей.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и архивами организаций

Одной из важных задач на 2011 г. остается активизация работы по снижению объема документов АФ УР, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленных законом сроков их временного хранения в ведомствах. С этой целью планируется прием на постоянное хранение свыше 33,7 тыс. ед.хр. управленческих документов от 571 организации. Значительные объемы документов поступят в ГУ «ЦГА УР» от Государственного Совета и Министерства финансов Удмуртской Республики, ГУП «ТПО ЖКХ», ОАО «Удмуртнефть», Комиссии по лицензированию и аккредитации медицинской и фармацевтической деятельности при Правительстве УР. Запланировано поступление 835 ед.хр. научно-технической документации, 36 ед.хр./42 ед.уч. видеодокументов, свыше 2,0 тыс. ед.хр. фотодокументов на традиционной основе, а также 139 ед.хр./2,29 тыс. ед.уч. аудиовизуальных документов на электронных носителях. Продолжится прием документов от владельцев личных фондов. Всего по итогам работы по упорядочению документов планируется принять свыше 3,0 тыс. ед.хр. личного происхождения.
Планируется прием в архивные учреждения свыше 6,4 тыс. дел по личному составу от 46 организаций, ликвидируемых по причине несостоятельности, в т.ч. в муниципальные архивы – свыше 4,3 тыс. дел. Наибольшее количество документов по личному составу поступит в ГУ «ГАСПД УР», муниципальные архивы городов Воткинска, Сарапула, Дебесского, Завьяловского, Каракулинского и Селтинского районов. Продолжится сотрудничество по выявлению ликвидирующихся организаций с Министерством имущественных отношений УР, Управлением Федеральной налоговой службы по УР, Арбитражным судом УР, Управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по УР. Архивисты примут участие в работе ликвидационных комиссий, окажут помощь в упорядочении документов.
Сохранится в прежних объемах инициативное аудиовизуальное документирование, в т.ч. мероприятий организованных Президентом, Правительством и Государственным Советом Удмуртской Республики, органами местного самоуправления. Сотрудниками ГУ «ЦДНИ УР» и 4 муниципальных архивов планируется посетить свыше 100 мероприятий. Продолжится создание серии видеозаписей из цикла «О времени и о себе», содержащих воспоминания видных деятелей науки и культуры, ветеранов войны и труда, цикла фотодокументов о городах и селах Удмуртии.
Особое внимание будет уделяться вопросам упорядочения документов организаций-источников комплектования, оказания им методической и практической помощи в проведении отбора и описания документов. В соответствии с административным регламентом исполнения Комитетом государственной функции «Включение архивных документов в состав АФ УР» на утверждение ЭПМК Комитета будут представлены описи управленческих документов 738 организаций в объеме 37,4 тыс. ед.хр., научно-технической документации в объеме 816 ед.хр. от 10 организаций, фотодокументов на традиционной основе – более 2,0 тыс. ед.хр., аудиовизуальных документов на электронных носителях – 146 ед.хр./2,2 тыс. ед.уч. На согласование ЭПМК Комитета планируется представление описей дел по личному составу 574 организаций на 18,5 тыс. дел. На договорных началах государственными архивами будут упорядочены свыше 5,6 тыс. дел постоянного хранения и 1,6 тыс. дел по личному составу 31 организации.
Специалистами ГУ «ЦГА УР», муниципальных архивов будет оказано содействие сотрудникам Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по УР в упорядочении документов, образовавшихся в ходе проведения Всероссийской переписи населения 2010 г., а также избирательным комиссиям городских округов в упорядочении документов по выборам в представительные органы местного самоуправления, состоявшиеся в 2010 году.
В целях оказания организациям-источникам комплектования помощи по внедрению нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность делопроизводственных служб и архивов, будет организовано около 80 обучающих семинаров, где особое внимание будет уделяться внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009), «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Предполагается дать не менее 4,3 тыс. консультаций работникам делопроизводственных служб и архивов организаций. Сотрудниками ГУ «ЦГА УР» намечено проведение лекций по делопроизводству по заявкам учреждений, стажировки по организации работы архивов организаций. Запланирована подготовка 3 примерных номенклатур дел.
Намечено уточнить и представить на согласование ЭПМК Комитета 470 номенклатур дел, 155 инструкций по делопроизводству, свыше 300 положений об экспертных комиссиях и архивах организаций.
В соответствии с планом проверок соблюдения архивного законодательства в Удмуртской Республике на 2011 г., утвержденным председателем Комитета и согласованным с Прокуратурой Удмуртской Республики, предстоит проведение 10 проверок в организациях-источниках комплектования государственных архивов. При выявлении серьезных нарушений нормативных требований в области архивного дела в соответствии Кодексом РФ об административных правонарушениях будут подготовлены необходимые документы для возбуждения административных дел. В целях соблюдения организациями-источниками комплектования правил хранения, учета и использования документов АФ УР сотрудниками государственных и муниципальных архивов будут проведены обследования состояния сохранности документов в 397 организациях. По итогам обследования руководству организаций будут выданы рекомендации по совершенствованию работы в этом направлении.
Предстоит уточнение примерных договоров об отношениях и сотрудничестве с территориальными федеральными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, негосударственными организациями и гражданами – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. На основе уточненных примерных договоров планируется перезаключение ранее заключенных договоров с организациями-источниками комплектования или заключение дополнительных соглашений. Продолжится оптимизация состава источников комплектования.

Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивов. Развитие информационно-поисковых систем и информационных технологий

Приоритетные направления деятельности архивных учреждений Удмуртии в сфере развития системы справочно-поисковых средств к архивным документам сформированы с учетом «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. и РЦП «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 гг.)», утвержденной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 01.11.2010 № 322. Конкретные виды и объемы работы государственных и муниципальных архивов определены на основе перспективных планов развития системы научно-справочного аппарата (НСА) до 2014 г. и значений индикаторов и показателей, установленных отраслевыми разделами программ социально-экономического развития Удмуртии и муниципальных образований на 2010–2014 гг.
Планируется издание Путеводителя по фондам ГУ «ЦГА УР» (при условии достаточного финансирования). Начнется работа по подготовке рукописей второй части Путеводителя по фондам ГУ «ЦГА УР» (фонды личного происхождения) и справочника «Путеводитель ГУ «ЦДНИ УР» (переиздание Путеводителя по фондам ЦДНИ УР, изданного в 2001 г.). На рассмотрение Научного совета Комитета будет представлена рукопись Краткого справочника по фондам архивного отдела Администрации МО «Воткинский район».
На создание архивных справочников нацелено составление и совершенствование некачественных исторических справок к фондам. Планируется подготовить исторические справки к 170 фондам объемом более 27,0 тыс. ед.хр. и внести их в поля «Историческая справка», «Аннотация» АПК «Архивный фонд». Прогнозируется, что доля архивных фондов, подготовленных для формирования путеводителей посредством АПК «Архивный фонд», достигнет 78 %.
В целях повышения информативности описей в ГУ «ЦДНИ УР» и ГУ «ГАСПД УР» планируется переработка описей в общем объеме – 3,6 тыс. дел, в архивном отделе Администрации МО «Малопургинский район» – усовершенствование описей (260 ед.хр.).
Большинством архивов предусмотрено проведение экспертизы ценности и научного описания документов личного происхождения. В результате описания более 6,9 тыс. документов владельцев личных фондов планируется представить на утверждение ЭПМК Комитета описи в объеме 2,57 тыс. ед.хр. В описи будут включены документы членов союзов композиторов России и Удмуртии, заслуженных деятелей искусств Г.А. Корепанова и А.Г. Корепанова, историков А.А. Александрова, В.Е. Майера, артиста Ю.П. Малашина, журналиста К.Н. Дзюиной, участников Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., краеведов О.В. Севрюкова, Н.Г. Шелановой, почетных граждан и руководителей муниципальных образований.
В ГУ «ЦГА УР» пройдут описание 494 рукописи произведений удмуртских писателей, а также копии документов по истории Удмуртии, выявленных в федеральных и государственных архивах за пределами республики, поступившие в архив на оптических дисках.
Описание негативов и позитивов фотодокументов намечено в ГУ «ЦДНИ УР» и 11 муниципальных архивах. Описание фоновидеодокументов на магнитной ленте не планируется. В двух государственных и 18 муниципальных архивах предусмотрена экспертиза ценности и описание 146 ед.хр./2,2 тыс. ед.уч. аудиовизуальных документов на электронном носителе, из которых 1,81 тыс. ед.уч. составят фотодокументы, 25 ед.уч. – фонодокументы и 370 ед.уч. – видеодокументы.
Продолжится формирование каталогов фотодокументов в двух государственных и 15 муниципальных архивах на базе автоматизированных ПК «Фотокаталог» и «Электронный каталог». Предстоит закаталогизировать 2,6 тыс. ед.хр. фотодокументов. Планируется составление и включение в традиционные каталоги фотодокументов 1 320 карточек в ГУ «ЦГА УР» и 2 муниципальных архивах. Кроме того, в ГУ «ЦГА УР» продолжится перевод традиционного карточного фотокаталога в электронный формат с привязкой 500 электронных образов фотодокументов к карточкам, а также – проведение ревизии систематического каталога и фотокаталога. Предстоит просмотреть 40 тыс. карточек – 50 % общего объема каталогов. Начнется перевод БД «Электронный каталог» на основу Единого классификатора документной информации. В ГУ «ЦДНИ УР» пополнится состав систематического, именного и географического каталогов в электронном формате.
Применение информационных технологий в архивном деле будет направлено на реализацию задач и мероприятий, возложенных на Комитет республиканской целевой программой «Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011–2015 гг.)», а именно планируется:
- обновить парк компьютерной техники и периферийного оборудования, серверов, систем хранения данных, сканеров;
- начать оцифрование архивных документов в промышленных масштабах с привлечением сторонней организации и собственными силами государственных архивов в целях создания полнотекстовых баз данных. В ГУ «ЦГА УР» будет проведено оцифрование 652 негативов и позитивов фотодокументов с целью включения в БД «Электронный каталог», а также 25 аудиокассет, 5 видеокассет формата VHS, 3 тыс. кадров микрофиш в целях их дальнейшего описания.
Планируется разработка Концепции развития информационных технологий в области архивного дела в Комитете и государственных архивах на 2011–2013 гг.
В ГУ «ЦГА УР» и 29 муниципальных архивах планируется заполнение автоматизированного предметно-тематического указателя к решениям исполкомов городских и районных советов депутатов, в ГУ «ЦДНИ УР» – базы данных «Предметно-тематический указатель к протоколам коллегиальных органов партийных организаций». В государственных и некоторых муниципальных архивах будут вноситься сведения в автоматизированные именные указатели: лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.», личного состава Строительного треста № 18; в географический указатель актов приема в эксплуатацию законченных строительством объектов. В итоге тематические АБД пополнятся сведениями о 4,7 тыс. ед.хр. В целях оперативного предоставления гражданам информации о местах хранения документов по личному составу продолжится ведение единой республиканской АБД «Местонахождение документов по личному составу».
Продолжится формирование отраслевых баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». Государственными и муниципальными архивами предстоит внести в раздел «Дело» сведения о 392,5 тыс. ед.хр., в т.ч. путем автоматической конвертации описей, созданных в текстовом редакторе или прошедших распознавание с помощью специализированного программного обеспечения. Будет продолжено внедрение отраслевого АПК «Архивный фонд» (4-я версия). Планируются анализ качества и достоверности конвертированных из третьей версии сведений, обучение сотрудников.
Намечены модернизация официального сайта «Архивная служба Удмуртии» и размещение на нем информационных материалов в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также размещение части справочного аппарата архивов, доработка сервисов по приему и регистрации запросов граждан, в т.ч. по плану перехода на оказание государственных услуг в электронном виде. Продолжится сопровождение единой информационной сети государственных архивов Удмуртии.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» планируются уточнение и анализ используемых в работе персональных данных и информационных систем, обрабатывающих персональные данные; анализ и применение систем защиты информационных массивов архивов; обучение лиц, отвечающих за защиту информации, и проведение учебы с сотрудниками, допущенными к работе с персональными данными.
Состоятся 4 заседания комиссии по внедрению автоматизированных архивных технологий Комитета. Продолжится оказание информационной поддержки и практической помощи муниципальным архивам по внедрению новых программных продуктов и компьютерного оборудования. Запланировано проведение работ по обеспечению сохранности информационных массивов в электронном формате.

Использование и публикация документов Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики

В 2011 г. значительная часть рабочего времени сотрудников государственных и муниципальных архивов будет использована на исполнение запросов от граждан и организаций. Прогнозируется поступление 5,76 тыс. тематических запросов и более 28,1 тыс. запросов социально-правового характера. В государственных архивах планируются мероприятия по совершенствованию порядка приема запросов в электронном виде, а также системы приема граждан в режиме «Одного окна». Будут разработаны Памятка о порядке регистрации обращений граждан и организаций в единой БД «Учет запросов социально-правового характера» и Регламенты организации работы архивов в режиме «Одного окна».
Планируется внедрение в практику административного регламента предоставления Комитетом государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации».
В целях реализации утвержденного приказом Комитета от 25.04.2008 № 29-п плана подготовки документальных публикаций и справочно-информационных изданий архивных учреждений Удмуртской Республики на 2008–2012 гг. начнется подготовка сборника документов, посвященного 200-летию Отечественной войны 1812 года.
Планируется организация и проведение 471 информационного мероприятия, в т.ч.:
- будут подготовлены 62 выставки документов, посвященные 70-летию с начала Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., 90-летию создания Удмуртской областной комсомольской организации, 220-летию села Юкаменское, юбилеям научных учреждений, государственных деятелей, краеведов;
- предполагается опубликовать 69 статей в республиканских и отраслевых изданиях: об опыте работы государственных архивов по различным направлениям деятельности, к 45-летию местных отделений ВООПИиК, к юбилейным датам в истории районов;
- в эфире республиканского телевидения и радио прозвучит 47 сюжетов. Тематика выступлений ориентирована на 55-летие XX съезда КПСС, 90-летие I съезда Советов Вотской автономной области, историю населенных пунктов;
- органам государственной власти и местного самоуправления, организациям предполагается направить 57 информационных документов, в т.ч. Календарь памятных дат Удмуртской Республики на 2012 г. по документам государственных и муниципальных архивов, информационные письма в отделения Пенсионного фонда РФ по УР о составе документов, поступивших в государственные и муниципальные архивы в 2010 г.;
- на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет и на сайтах администраций муниципальных образований планируется разместить 98 информационных материалов;
- будет организовано 11 встреч с общественностью, в т.ч. состоится презентация Путеводителя ГУ «ЦДНИ УР» по фондам и коллекциям документов личного происхождения с участием личных фондообразователей, ученых, представителей СМИ. Муниципальными архивами будут организованы заседания «круглых столов» по краеведческой тематике;
- для студентов и школьников планируется организовать 56 обзорных и тематических экскурсий, провести 71 лекцию и школьные уроки о составе и содержании архивных документов, об истории коллективизации сельского хозяйства в Удмуртии, борьбе с православием в 1920–1930-е гг. и др.
В государственных и муниципальных архивах будет организована архивная практика студентов Удмуртского государственного университета и учащихся колледжей по специальности «архивное дело и делопроизводство». Планируется оказание консультативной помощи преподавателям и учащимся при подготовке на основе архивных материалов исследовательских работ для конкурсов и олимпиад по краеведению различных уровней.
В целях расширения источниковой базы исторических исследований, доступа пользователей к архивным документам и в связи с истечением 30-летнего срока секретности предполагается в плановом порядке просмотреть с целью снятия ограничений на их использование 2 577 ед.хр. по 45 фондам за 1957–1980 гг. Результаты будут рассмотрены Республиканской межведомственной экспертной комиссией по рассекречиванию архивных документов.

Научно-методическое и кадровое обеспечение работ

В соответствии с планом НИР Федерального архивного агентства на 2011 г. предполагается участие в качестве соисполнителей в разработке тем НИР 1.5.1. «Подготовка методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера» и 1.2.2. «Подготовка методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Планируется представление в базовый орган НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа заявочной карты на разработку тем НИР в 2012 г.
В целях совершенствования методического обеспечения проводимых работ, повышения деловой квалификации сотрудников, оптимизации состава АФ УР предусмотрена подготовка методических пособий: 3 примерных номенклатуры дел (в т.ч.: органа управления экономикой администрации городского округа (муниципального района), органа управления сельским хозяйством администрации муниципального района, учреждения ветеринарии), памятки «Описание документов территориальных избирательных комиссий по проведению муниципальных выборов», методических рекомендаций «Организация инициативного аудиовизуального документирования в ГУ «ЦДНИ УР» и «Выявление и описание особо ценных документов личного происхождения в ГУ «ЦДНИ УР».
Продолжится внедрение в работу государственных и муниципальных архивов общеотраслевых и республиканских нормативных и методических документов. Состоится межархивный семинар по изучению «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558. Будут организованы семинар-совещание архивных учреждений ПФО и семинары с сотрудниками муниципальных архивов Удмуртской Республики по внедрению четвертой версии АПК «Архивный фонд». Предусмотрено проведение ряда учебных занятий для сотрудников государственных архивов в целях повышения их деловой квалификации и профессионализма. Планируется обучение сотрудников ГУ «ГАСПД УР» в Учебно-методическом центре документоведения и управления (г. Москва), пяти сотрудников муниципальных архивов – на базе ОЦПК ВНИИДАД и Ижевского филиала Уральской академии государственной службы. В течение года будут проводиться индивидуальные консультации сотрудников, в т.ч. муниципальных архивов. Состоится стажировка сотрудников ряда муниципальных архивов на базе государственных архивов. Специалисты Комитета и архивов примут участие в профильных научно-практических конференциях и семинарах, организованных в республике и за ее пределами.
Одним из основных направлений методической работы явится организация деятельности ЭПМК Комитета (запланировано проведение 12 заседаний), экспертных и методических комиссий государственных архивов.
Предусмотрено издание очередного номера информационно-методического бюллетеня «Архивы Удмуртии». Продолжится комплектование и учет справочно-информационного фонда (СИФ), информационное обслуживание сотрудников архивной службы и архивов организаций, ведение каталога СИФ в традиционном и автоматизированном виде.
Продолжат работу комиссии Комитета по установлению стажа государственной службы и по исчислению общего трудового стажа сотрудников Комитета и государственных архивов. Будет осуществляться комплекс необходимых мероприятий по реализации Федеральных законов от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» и от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».