Выступление Н.А. Ившиной, начальника архивного отдела Администрации МО "Якшур-Бодьинский район"

Внедрение 4 версии программного комплекса «Архивный фонд» в архивном отделе Администрации муниципального образования
«Якшур-Бодьинский район»

Работа по подготовке третьей версии программного комплекса «Архивный фонд» к конвертации в четвертую версии в архивном отделе проводилась в течении 2009-2010 года. Паспорт архива в программе был сформирован еще в 2005 году, когда были 100% введены все обязательные поля раздело «Фонд» и «Опись». Поэтому при подготовке к конвертации в первую очередь были проверены все показатели паспорта в третьей версии. Если при введении данных допускались какие-либо ошибки и неточности, то при подсчете сведений программа сообщает о том, что показатели по некоторым строкам не сходятся. Были выявлены и устранены все ошибки, влияющие на данные паспорта. Когда паспорт в третьей версии программного комплекса «Архивный фонд» вышел без ошибок, и данные его сошлись с учетными данными архива была продолжена работа по проверке данных введенных по каждому фонду и по каждой описи. Проверялись разделы «Фонд», «Опись», «Переименования», «Движения документов», правильность заполнения всех обязательных полей: названия фондов, крайние даты, доступ к документам, тип документации, даты документов, экземплярность описей, срок хранения и т.д. После того, как сведения введенные в третью версию программного комплекса «Архивный фонд» были проверены и исправлены, и паспорт в программе был сформирован без ошибок, провели конвертацию из данных в версию 4.1.

После конвертации приступили к анализу и корректировке сведений, которые конвертировались в новую версию программы. Прежде всего, сделали пересчет реквизитов уже в новой версии «Архивного фонда» и вывели паспорт. Проверили данные паспорта, сверили их с учетными документами архива. Практически все основные показатели сошлись. Но выявились и ошибки. Программа считает не все описи в полном комплекте, хотя перед конвертацией эти данные были выверены, уточнены. Все описи имеются в полном комплекте. И паспорт в третьей версии программы показывал полный комплект описей. Причину данной ошибки пока установить не удалось. Еще одна проблема, возникшая после конвертации: в паспорте в новой версии не показывало, что все дела закартонированы. В третьей версии программного комплекса «Архивный фонд» для фотодокументов поле «Закартонировано» было не активно. Поэтому после конвертации фотодокументы значились незакартонированными. Но оказалось, что и по другим фондам, не имеющим в составе фотодокументов, после конвертации почему-то не все единицы хранения считались закартонированными. В новой версии программы в разделах «Фонд» и «Опись» в закладке «Физическое состояние» поле «Закартонировано» для всех видов документов активно и здесь можно вручную вносить правки. Поэтому мы провели сверку полей «Всего документов» и «Закартонировано» по всем фондам и описям и корректировали выявленные ошибки уже в четвертой версии программы. Оказалось, что не во всех фондах срок хранения «временно» и «частично временно» исправлен на «постоянно». Поэтому в паспорте после конвертации в графе «Объем документов, принятых на временное хранение» имелись показатели, но по учетных документах дел принятых на временное хранение в архиве быть не должно. Соответственно еще раз проверили поле «срок хранения документов» по всем фондам и описям, исправили ошибки. После внесения всех правок снова провели пересчет реквизитов паспорта и еще раз сверили данные программы с учетными данными архива. Ошибки устранились.

Следующим шагом стала проверка конвертированных данных по всем разделам, по каждому фонду и описи. Были выявлены некоторые ошибки, которые в целом не влияют на данные паспорта, но могут отразиться на других формируемых программой отчетах. Эти ошибки правили уже в четвертой версии программного комплекса «Архивный фонд».

По некоторым фондам количество описей введенных в раздел «фонд» не было равно количеству введенных описей, так как когда вводились новые описи в результате нового поступления документов в разделе «Фонд» соответствующие изменения по количеству описей не были внесены. Данную ошибку правили в новой версии программы в разделе «Фонд» в поле «описи», приводя в соответствие количество введенных и реально имеющихся в данном фонде описей.

Были допущены некоторые технические ошибки при вводе данных в третьей версии. Например, в разделе «Фонд» в поле «Дата дел фонда» вместо 1935 года стоял 1035. Эту ошибку правили также уже в новой программе. По некоторым фондам не было заполнено поле «Дата первого поступления», «Основание поступления», «Доступ к документам».

Все эти ошибки можно исправить уже в после конвертации.

Более серьезные недостатки были выявлены в разделе «Переименования». По некоторым фондам были введены лишние записи названий фондов (двойные, без названия и др.) Удалять такие ошибочно введенные записи в разделе «Переименования» в третьей версии программы было намного сложнее, чем в версии 4.1. программного комплекса «Архивный фонд». В новой программе достаточно выделить запись и удалить ее соответствующим значком на панели инструментов или кнопкой на клавиатуре «Deletе».

Не полностью были заполнены все поля раздела «Переименование», например, не введено сокращенное название фонда, начальная или конченая даты. Эти изменения проще вносить в третьей версии программы. Поэтому, если есть такие ошибки, их лучше исправлять до конвертации данных.

Когда заполняли третью версию программного комплекса «Архивный фонд» в разделе «Переименования» вводили также записи последних названий организации еще не закрытых, действующих. В данном случае в новой версии «Архивного фонда» в разделе «Переименование» программа указывает на ошибку: «не указана конечная дата названия фонда». Все незакрытые названия фонда ( действующие) лучше удалить, так как в раздел «Переименование» водятся только закрытые названия фонда. Удалить эти записи проще также после конвертации данных. Выделить запись и удалить ее соответствующим значком на панели инструментов или кнопкой на клавиатуре «Deletе».

В разделе «Переименования» возникла еще одна проблема. Чаще всего если организация изменяет свое название – изменяется оно на основе нормативного документа, дату которого мы и берем за конечную дату предыдущего названия и начальную дату нового названия фонда. В этом случае конченая дата предыдущего названия совпадает с начальной датой следующего названия фонда. Но при вводе таких дат в четвертой версии программа указывает на ошибку: «такой период уже введен». То есть даты названий фондов не должны быть одинаковые и различаться хотя бы в день. Эти ошибки тоже проще исправить в третьей версии до конвертации.

В третьей версии программы в разделе «Опись» на экране «Состояние описи» заполняли только виды требуемых работ с описью, о поля для отметки удовлетворительное или неудовлетворительное состояние описи не было. И после конвертации в разделе «Фонд» в закладке «Физическое состояние» по всем фондам отмечено «Состояние описи – неудовлетворительное». Поэтому по всем фондам в данном поле нужно вручную исправить и выбрать соответствующий показатель состояния описи.

В разделе «Опись» по некоторым фондам начальная и конченая дата дел описи не соответствовали аналогичным датам в разделе «Фонд». Это получилось опять же в результате того, что при поступлении новых дел в разделе «Описи» изменения вносились, а в разделе «Фонд» нет. На это моменты тоже стоит обратить внимание.

Объем документов в разделах «Фонд» и «Опись» не соответствовал объему введенных дел, так как в некоторых фондах были в результате технической ошибки ведены не существующие номера дел. Удалить их в новой версии программы оказалось намного проще. В списке введенных единиц хранения выделяем запись и удаляем ее соответствующим значком на панели инструментов в или кнопкой на клавиатуре «Deletе».

В некоторых фонда при введении заголовков дел был не правильно указан тип документов. Тип описи – по личному составу, а тип документов значился как управленческие. Эту ошибку мы правили также в новой версии.

Анализ конвертированных из третьей версии программного комплекса «Архивный фонд» в новую версию данных еще не закончен. Работа будет продолжена, так как необходимо проверить все введенные сведения.

Параллельно с проверкой и анализом конвертированных сведений по фондам и описям и исправлением ошибок, ведется работа по введению уже в новую программу сведений об изменении в составе и объеме фондов в результате поступления документов на хранение, заголовков дел в раздел «Дело».

При введении новых данных в программу в версии 4.1. программного комплекса «Архивный фонд» существуют свои особенности. Например, поле «Тип документов» в разделе «Дело» в третьей версии заполнялся вручную, в новой программе проставляется автоматически по типу описи. Когда вводим данные в раздел «Дело» чтобы в разделах «Опись» и «Фонд» в закладках «Объем документов» был виден объем введенных дел нужно произвести пересчет реквизитов сначала на уровне описи, а уже потом на уровне фонда. Если на уровне описи пересчет не произвести, то при пересчете на уровне фонда правильный свод не покажет. Когда проводим пересчет реквизитов по разделам «Опись» и «Фонд» очень важно не отмечать лишние реквизиты для пересчета, иначе некоторые уже введенные сведения удаляются. Например, при пересчете в разделе «Опись» не стоит отмечать галочкой реквизиты «Физическое состояние», если по данной описи еще не все дела введены и если у введенных дел не отмечен значок «Закартонировано», так как после пересчета в разделе «Опись» покажет «закартонированных ед.хр» - «0». Также при пересчете в разделе «Опись», если нет уверенности, что все данные по поступлению и выбытию документов в разделе «Движение» учтены, не стоит активировать «Пересчет с учетом раздела «Движение документов», так как программа общее количество дел в разделе «Опись» подсчитает в соответствии с введенными актами и, возможно, в закладке «Объем документов» данные по количеству дел не сойдутся с показателями в учетных документах.

Если вносились в программу изменения по объему и составу фондов, необходимо сделать пересчет сначала на уровне описей, а затем на уровне фондов. Если такой пересчет не провести, то при подсчете на уровне паспорта внесенные изменения не учитываются.

Чем больше работаешь с программой, тем больше появляется вопросов. Но все же четвертая версия программного комплекса «Архивный фонд» показалась нем более удобной как при внесении данных, так и при поиске необходимых сведений, чем третья версия программы. Важно, что в четвертой версии мы имеем возможность получать различные виды отчетов и сведений, выводить из программы необходимые нам учетные документы.

05.05.2011