Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия

расширенный поиск

О взаимодействии государственных и муниципальных архивов Удмуртии с МФЦ УР по итогам работы за 5 лет


В ведении Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - УР) находится 3 государственных архива, которые участвуют в оказании государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов». Аналогичную муниципальную услугу оказывают архивные управления, отделы, сектора администраций муниципальных образований в Удмуртии.

Взаимодействие государственных и муниципальных архивов УР с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг началось с июня 2013 года после заключения соответствующего соглашения о сотрудничестве

В МФЦ для архивов принимают запросы от граждан по следующим вопросам: 

  • подтверждение трудового стажа, 
  • размера заработной платы, 
  • особых условий труда, 
  • получения образования, 
  • награждения, 
  • пребывания в плену в годы Великой Отечественной войны, 
  • эвакуации, 
  • раскулачивания и многим другим темам.

Учитывая специфику архивного дела, наработка необходимых навыков сотрудниками МФЦ проводилась с деятельным участием специалистов государственных и муниципальных архивов. Были организованы стажировки, учебы, семинары, где в доступной форме архивисты, как можно подробнее, старались рассказать обо всех нюансах работы по приему запросов от граждан. При первоначальном взаимодействии с человеком важно не только грамотно принять заявление, но и правильно определить место хранения документов в архивных учреждениях или в действующих предприятиях республики.

Для более оперативного взаимодействия между ведомствами применяется электронный документооборот. Это позволяет архивистам получать запросы граждан «день в день». Также, государственные архивы ежедневно посещает курьерская служба МФЦ, доставляющая в архивы принятые МФЦ запросы и готовые архивные справки - в МФЦ.

В целях минимизации ошибок при приеме запросов от граждан в 2015 году был разработан межведомственный План развития сотрудничества архивов и МФЦ, в рамках которого не только происходили учебы, но и ежеквартально государственными архивами анализировались и обобщались ошибки исполнения соглашения системного характера. Аналитические информации об этом направлялись в АУ «МФЦ УР», которое совершенствовало свою работу и деятельность своих подразделений в городах и районах республики. На такой же конструктивной основе строились взаимоотношения муниципальных архивов и МФЦ.

Неоспоримым плюсом деятельности МФЦ является то, что их режим работы позволяет гражданину самому выбрать удобное время для посещения. Но в любом случае все запросы исполняются сотрудниками государственных и муниципальных архивов в законодательно установленный срок – 30 календарных дней с момента регистрации заявления в архиве.

С целью информирования сотрудников МФЦ и всех заинтересованных организаций, осуществляющих содействие в социальной и правовой защите граждан, на сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет ежегодно размещается информация о новых поступлениях документов по личному составу ликвидированных организаций в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики».

Архивисты Удмуртии ведут пополнение новыми сведениями БД «Местонахождение документов по личному составу», которая размещена на официальном сайте Комитета по делам архивов при Правительстве УР и доступна всем пользователям. В базе данных представлен список действующих и ликвидированных организаций, виды документов, хронологические рамки и самое главное - местонахождение этих документов. На качественное использование этой БД архивисты ориентируют специалистов МФЦ, поскольку она позволяет избежать ошибочных направлений запрос в архивы и соответственно ускорить процессы подготовки архивных справок.

Как показал анализ результатов сотрудничества, процент обращений в архив посредством МФЦ увеличивается из года в год. Так, например: в 2013-2015 гг. процент принятых запросов от граждан, предпочитающих получать государственную услугу «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» в МФЦ УР, составлял 1-2%, 2016-2017 гг. – 15-18% и за 6 месяцев 2018 г. уже 23%.

На сегодняшний день в каждом районе и городе есть МФЦ, а в отдаленных населенных пунктах Удмуртии расположены территориально обособленные структурные подразделения МФЦ, поэтому в интересах экономии времени и средств обращаем внимание заявителей на эту замечательную возможность получить востребованную архивную информацию.

Также считаем необходимым проинформировать, что названную государственную услугу архивы могут оказать удаленно, через популярный электронный сервис - региональный портал государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики.


 

Начальник отдела использования документов ГКУ «ГАСПД УР»

Н.С.Марфина