Доклад Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики о ходе реализации государственной программы Удмуртской Республики«Развитие архивного дела на 2013-2020 годы» за 2014 год

1) Основные результаты реализации государственной программы, достигнутые в 2014 г.

В течение 2014 года выполнялись мероприятия, направленные на повышение безопасности архивных фондов и увеличение доли документов, хранящихся в нормативных условиях, в т.ч. путем исполнения предписаний служб пожарного и охранного надзора, улучшения материально-технической базы государственных и муниципальных архивов. После завершения ремонтных работ в новые помещения переехали сотрудники муниципального архива Каракулинского района. Дополнительные помещения выделены муниципальному архиву Камбарского и Граховского районов. В муниципальном архиве г. Сарапула выведены из эксплуатации помещение и деревянные стеллажи, располагавшиеся в здании Администрации города, перевезено около 10 тыс. дел; в рамках реконструкции помещений комплекса зданий этого архива проведен ремонт архивохранилища и читального зала. Осуществлялся ремонт помещений еще в 8 муниципальных архивах, в 3 муниципальных архивах – ремонт кровли. За счет модернизации стеллажей протяженность полок в 9 муниципальных архивах увеличилась на 1129 пог.м.

С целью усиления антитеррористической защищенности и укрепленности в муниципальном архиве Дебесского района установлена система видеонаблюдения, а в муниципальных архивах Воткинского и Селтинского района - тревожные кнопки. Охранно-пожарная сигнализация смонтирована в муниципальных архивах Каракулинского и Сюмсинского районов, а также в отдельных помещениях муниципальных архивов г. Сарапула, Сарапульского, Селтинского районов. В муниципальном архиве Шарканского района проведена замена охранно-пожарной сигнализации, выработавшей срок эксплуатации. В муниципальном архиве Воткинского района модернизирована система охраны здания переводом на радиосигнализацию.

В целях поддержания оптимального температурно-влажностного режима установлены кондиционеры в хранилищах и рабочих кабинетах 7 муниципальных архивов. В муниципальном архиве Сарапульского района установлена принудительная вентиляция воздуха. В типографские коробки размещено более 116 тыс. ед.хр. Проведена проверка наличия и состояния 116672 дел на бумажной основе 3687 ед.хр. фотофоновидеодокументов и электронных документов. В результате физико-химической и технической обработки архивных документов улучшено физическое состояние 8449 ед.хр. Проведено страховое копирование 681 ед.хр. особо ценных документов, в т.ч. документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и хранящихся в муниципальных архивах.

Проведение мероприятий по государственному контролю за соблюдением архивного законодательства на территории Удмуртии в отношении 37 организаций, осуществление обследования состояния со­хранности архив­ных доку­ментов в 374 организациях и освоение дополнительных площадей в 2 муниципальных архивах позволило обеспечить прием на постоянное хранение 39766 ед.хр. Принято на хранение 12440 дел по личному составу от 131 ликвидированных организаций.

В общеотраслевую базу данных «Архивный фонд» государственными и муниципальными архивами было внесено свыше 158,9 тыс. заголовков дел. Обновленная сводная база данных «Архивный фонд» размещена на сайте «Архивная служба Удмуртии». В электронный вид переведено 10938 архивных дел на различных носителях. Формировались тематические базы данных, которые пополнились сведениями из 8383 ед.хр. объемом 74800 записей.

В рамках предоставления государственных и муниципальных услуг исполнено 49047 запросов граждан и организаций, обеспечен непосредственный доступ 1492 пользователей к 22445 архивным делам, согласовано 952 нормативно-методических документа организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, регулирующих их деятельность в сфере архивного дела. Архивные органы и учреждения осуществляли прием и регистрацию запросов социально-правового характера от физических и юридических лиц в режиме «Одного окна» в ведомственной информационной системе, а также обеспечивали прием запросов в электронном виде. В результате развития системы межведомственного электронного взаимодействия с республиканскими исполнительными органами власти и учреждениями Пенсионного фонда России исполнено 14182 их запроса в части предоставления архивной информации и копий архивных документов.

В рамках реализации Закона УР от 29.12.2005 № 82-РЗ бюджетам муниципальных образований в Удмуртской Республике на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела перечислены субвенции в объеме 32881,9 тыс. руб. или 98,4 % от планировавшегося объема. В связи с недостаточностью финансовых средств в бюджетах муниципальных образований, в целях недопущения нарушения пропорций при расходовании субвенций на осуществление переданных полномочий, 3 администрации районов отказались от части субвенций. В 2014 году вступили в силу новые «Правила расходования субвенций из бюджета Удмуртской Республики бюджетам муниципальных образований в УР, представляемых в целях финансового обеспечения отдельных государственных полномочий УР в области архивного дела». С их принятием нормативно оформился еще один инструмент оказания финансового содействия администрациям городов и районов при недостаточности средств на осуществление государственных полномочий - выделение средств нераспределенной части субвенций. Выделение этих средств в приоритетном порядке осуществлялось на финансовые расходы, связанные с обеспечением нормативных условий хранения архивных документов. Средства на эти цели решением Комитета были выделены муниципальным архивам Камбарского, Сарапульского и Селтинского районов.

Обеспечено выполнение в полном объеме мероприятий, предусмотренных подпрограммой «Создание условий для реализации государственной программы» в части исполнения установленных полномочий Комитета, развития системы мотивации и стимулирования работников подведомственных государственных казенных учреждений, осуществления профессиональной переподготовки и повышения квалификации работников государственных и муниципальных архивов.

Подробнее результаты реализации государственной программы, достигнутые в 2014 г., отражены в приложении 3 к Докладу.

2) Характеристика вклада основных результатов в решение задач и достижение целей государственной программы

Деятельность архивных органов и учреждений Удмуртской Республики была нацелена на обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Достижение цели государственной программы осуществлялось через решение следующих задач:

1. Обеспечение сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда УР и других архивных документов.

Выполнение запланированных мероприятий по ремонту помещений государственных и муниципальных архивов, их оснащению оборудованием и системами жизнеобеспечения, обеспечивающими соблюдение нормативных режимов хранения документов, предотвращают возможность утраты и повреждения архивных документов. Результаты этой деятельности в 2014 году позволили увеличить долю архивных документов, хранящихся в нормативных условиях, до 92,9 %. Результаты работ по проверке физико-химического состояния архивных документов, реставрации и технической обработке архивных документов позволили обеспечить восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов 8449 дел, физическое состояние которых требовало принятия мер по устранению причин ускоренного старения и разрушения архивных документов. Создание копий страхового фонда на наиболее ценные и значимые документы Архивного фонда УР нацелено на обеспечение воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях, что позволяет исключить из оборота подлинники (оригиналы) архивных документов. В итоге данной работы удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в общем объеме документов данной категории, относящихся к собственности УР, достиг 98,8 %. Проведением этих и комплекса других мероприятий решалась ключевая задача архивной отрасли – обеспечение сохранности архивных документов.

Выполнение мероприятий по государственному контролю за соблюдением архивного законодательства, обеспечение систематического и своевременного поступления документов Архивного фонда УР в архивные учреждения проводится в целях полноценного комплектования документами Архивного фонда республики – важнейшего информационного ресурса, востребованного для развития общества и государства, удовлетворения прав и гарантий граждан.

Однако отсутствие свободных площадей в ряде муниципальных архивов, незавершенность работ по реконструкции зданий и помещений архивов не позволили в полной мере достичь установленного значения показателя «доля документов Архивного фонда УР, хранящихся в организациях сверх установленных законом сроков временного хранения», до 7,7 % (факт – 7,8 %).

Внедрение автоматизированных архивных технологий, формирование общеотраслевого федерального и республиканских программных комплексов повышает качество ведения государственного учета архивных документов и расширяет возможности применения информационного ресурса в интересах исследователей истории Удмуртии. Так из 3,070 млн. дел, хранящихся в архивах, в автоматизированную систему включено 2,994 млн. дел (97,4 %). В результате оцифровки архивных документов доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов Архивного фонда УР, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигла 4,3 %, тем самым формируется возможность оперативного удаленного доступа пользователям к архивной информации.

2. Удовлетворение потребностей населения на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда УР и других архивных документах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Комплекс мер, направленных на формирование Архивного фонда УР, создание доступной и развитой системы научно-справочного аппарата к документам и фондам архивов, ориентированной на разноаспектный поиск архивной информации, позволил обеспечить доступ юридических и физических лиц к востребованным архивным документам. В итоге к архивной информации через сайт «Архивная служба Удмуртии» обратился 64961 пользователь. В традиционных формах к архивным документам был обеспечен доступ 58609 пользователям.

3. Повышение качества и доступности государственных услуг в области архивного дела, расширение доступа населения к документам Архивного фонда УР.

В решение этой задачи вклад основных результатов осуществлялся за счет выполнения работ, ориентированных на обеспечение единого информационного пространства путем формирования общеотраслевого и республиканских программных информационно-поисковых комплексов сведениями о хранящихся в архивах документах, создание условий для расширенного доступа к архивным документам проведения оцифровки архивных документов, представления архивных органов и учреждений в сети Интернет, перевода государственных услуг в области архивного дела в электронный вид. В итоге 99,9 % заявителей были предоставлены государственные услуги в области архивного дела в установленные законодательством сроки. Нарушение сроков небольшого количества запросов было связано проведением ремонтных работ в хранилище муниципального архива г. Сарапула и с штатной неукомплектованностью в начале года в архиве Юкаменского района.

4. Повышение эффективности системы управления архивным делом в Удмуртской Республике.

Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11.03.2014 № 90 было продлено действие государственной отраслевой программы до 2020 г. с соответствующими изменениями значений установленных показателей. Комитетом по делам архивов осуществлялось регулирование внедрения новых инструментов стратегического планирования на муниципальном уровне. В соответствии с нормативно-методическими документами разработаны отраслевые подпрограммы муниципальных программ городов и районов на 2015-2020 гг. За счет передачи субвенций на осуществление органами местного самоуправления муниципальных образований отдельных государственных полномочий в области архивного дела и обеспечения контроля за расходованием переданных финансовых средств обеспечивалось проведение государственной политики в указанной сфере на территории Удмуртии. В результате исполнения государственных функций и услуг Комитетом осуществлялась межведомственная координация в области архивного дела и документационного обеспечения управления. На повышение мотивации и стимулирования работников государственных архивов были ориентированы мероприятия по реализации «Программы поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 – 2018 годы», заключение эффективных контрактов с руководителями и работниками подведомственных Комитету учреждений, утверждение показателей эффективности деятельности данных учреждений.

3) Анализ факторов, повлиявших на ход реализации государственной программы

Не удалось добиться полной реализации показателей по предоставлению заявителям услуг в установленные нормативными документами сроки и снижению доли документов Архивного фонда Удмуртии, хранящихся в организациях с нарушением сроков установленных архивным законодательством. Основные факторы, повлиявшие на достижение установленных значений - недостаточная штатная численность в муниципальных архивах и отсутствие резервных площадей для их комплектования и, как следствие, высокий уровень загруженности архивохранилищ в 6 муниципальных архивах.

В перспективе отрицательно на реализацию основных задач государственной программы по обеспечению сохранности архивных документов, систематическому комплектованию государственных архивов может сказаться отсутствие финансирования мероприятий по завершению реконструкции здания государственных архивов на ул.Камбарской, 17 и модернизации системы вентиляции воздуха в ГКУ «Центр документации новейшей истории УР».

4) Анализ фактических и вероятных последствий влияния указанных факторов на основные параметры государственной программы

В 2014 году существенного влияния в целом на основные параметры государственной программы указанные факторы не оказали. Но незавершенность вышеназванных мероприятий по реконструкции помещений и модернизации систем жизнеобеспечения государственных архивов может привести к ухудшению физического состояния значимого документального наследия Удмуртии, что в результате потребует дополнительных финансовых вложений на приобретение специализированного оборудования и проведения работ по восстановлению свойств и долговечности документов.

5) Оценка эффективности государственной программы

Проведенный по утвержденной Министерством экономики УР методике анализ соответствия исполнения запланированных мероприятий и финансовых ресурсов на реализацию государственной программы и фактического исполнения бюджета и прогнозировавшихся значений и объемов показателей и индикаторов государственной программы показал высокую степень реализации государственной программы – 1,077 .

6) Обоснование причин (при наличии соответствующих факторов)

6.1. отклонений достигнутых в 2014 году значений целевых показателей (индикаторов) от плановых (как в большую, так и в меньшую сторону), а также изменений в этой связи плановых значений показателей на предстоящий период

В основном целевые показатели и индикаторы выполнены в пределах установленных значений. Перевыполнение значений двух показателей «Количество пользователей, обратившихся к архивной информации на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети «Интернет», «Доля граждан, использующих механизм получения государственных услуг в области архивного дела в электронной форме» обусловлено активной работой по информационному наполнению официального сайта, развитием электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России.

6.2. недовыполнения одних целевых показателей (индикаторов) в сочетании с перевыполнением других

Недовыполнение двух целевых показателей было обусловлено штатной неукомплектованностью в муниципальном архиве Юкаменского района и осуществлением перемещения значительного комплекса документов в муниципальном архиве г. Сарапула, а также загруженностью архивохранилищ в 6 муниципальных архивах при отсутствии резервных площадей. Перевыполнение двух показателей связано с активизацией информационного наполнения официального сайта «Архивная служба Удмуртии» и совершенствованием электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России.

6.3. экономии бюджетных ассигнований на реализацию государственной программы в 2014 году

Кассовое исполнение бюджета на 31.12.2014 составило 96,9 % от сводной бюджетной росписи на 31.12.2014. В связи с оптимизацией расходов бюджета Удмуртской Республики, а также с тем, что лимиты бюджетных обязательств на 2014 год первоначально были доведены Министерством финансов Удмуртской Республики не в полном объеме (оставшаяся часть была доведена 26.12.2014), бюджетные ассигнования в сумме 3672,6 тыс. рублей по итогам 2014 года остались нереализованными.

6.4. перераспределения бюджетных ассигнований между мероприятиями государственной программы в 2014 году

Перераспределения бюджетных ассигнований между мероприятиями государственной программы не было.

6.5. исполнения плана по реализации основных мероприятий государственной программы в 2014 году с нарушением запланированных сроков.

Нарушений установленных сроков реализации основных мероприятий не было.

7) Предложения по дальнейшей реализации государственной программы и их обоснование (в случае отклонений от плановой динамики реализации государственной программы или воздействия факторов риска, оказывающих негативное влияние на основные параметры государственной программы)

Необходимо увеличение объемов финансирования на проведение значимых мероприятий, нацеленных на обеспечение нормативных условий хранения архивных документов, повышение уровня безопасности государственных архивов.

За 25 лет эксплуатации система вентиляции и кондиционирования воздуха в ГКУ «ЦДНИ УР» пришла в негодность, что не позволяет поддерживать нормативные температурно-влажностный и противопожарный режимы хранения документов. Их нарушение создает угрозу невосполнимой утраты ценного документального наследия Удмуртской Республики.

Одним из условий вечного сохранения документной информации Архивного фонда Удмуртии, как значимой составной части государственных информационных ресурсов, является создание страхового фонда на уникальные и особо ценные документы, обязательное формирование которого требуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Для продолжения работы по исполнению архивного законодательства, предусмотренной государственной программой, необходима замена изношенного микрофильмирующего оборудования на современный микрокопировальный комплекс.

Требуются значительные финансовые средства на завершение реконструкции здания государственных архивов на ул.Камбарской. Государственные архивы не имеют возможности осуществлять планомерный прием документов, находящихся в организациях с нарушением законодательно установленных сроков временного хранения, а также обеспечить поступление и хранение более 2,5 млн. дел по личному составу работников ОАО «Ижмаш», признанного несостоятельным, архив которого временно размещается на арендуемых площадях ООО «Объединенная автомобильная группа».

Приложение 1

Приложение 2