Выступления руководителя

Не составляет сомнения, что официальные документы органов государственной власти – важнейший информационный ресурс, так как в первую очередь по ним грядущие поколения будут делать выводы о развитии всех отраслей экономики, науки и техники, развитии общества и Удмуртской Республики в целом.

Наша общая с вами задача – сохранить историю Удмуртии  в документах. Общая, потому, что вы, органы власти, формируете исторически и юридически значимые документы, а мы – архивная служба, обеспечиваем их вечное хранение и всестороннее использование.

В рамках данной темы следует рассматривать две самостоятельные сферы деятельности: архивное дело и документационное обеспечение управления (или делопроизводство). И если архивное дело, в т.ч. на уровне архивов органов власти, нормативно обеспечено, то организация делопроизводства, в частности электронного, законодательно в полной мере не урегулирована. 

Внедрение электронного документооборота осуществляется исключительно в целях обеспечения доступности документов, оперативности их исполнения с одновременным быстрым выполнением всех действий по обработке и распространению документов. 

На уровне Российской Федерации этому способствовали два постановления Правительства России по организации межведомственного электронного взаимодействия. 

Электронный документооборот, включая создание и движение электронных документов, безусловно, нацелен на снижение обращения бумажных документов, но, подчеркиваю, только тех из них, которые малозначимы, носят оперативный характер, не обладают высокой практической, юридической и исторической ценностью. Все остальные документы в интересах полноценного формирования архивного фонда органа власти должны направляться корреспондентам по электронным каналам связи с обязательной последующей досылкой подлинника документа на бумажном носителе, что не всегда выполняется нашими министерствами и ведомствами. 

На развитие системы электронного межведомственного документооборота в Удмуртии было ориентировано принятие Постановления Правительства и Указа Главы республики, которыми установлены Порядок работы с электронными документами в этой системе республиканских органов власти и Перечень официальных документов, межведомственный обмен которыми осуществляется в форме электронных документов. Всем органам власти предписано привести свои правовые акты в соответствии с ними. Ценно, что в интересах соблюдения нормативных документов в области архивного дела подготовка названных правовых актов, разработка и внедрение СЭД «Директум» происходили в тесном и конструктивном взаимодействии  Министерства информатизации и связи (ныне – Агентство) и Комитета по делам архивов.

Хочу заметить, что основным правовым документом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования деятельности в любом органе власти, является инструкция по делопроизводству. На сегодняшний день внесены изменения в инструкции по делопроизводству, предусматривающие обращение электронных документов и согласованные с Комитетом по делам архивов,  только в 16 из 33 органов власти.

Остальным ведомствам необходимо провести актуализацию этих документов и обеспечить их согласование с ЭПМК Комитета.

Важной составляющей правового комплекса документов, регулирующего работу с электронными документами, становится индивидуальный перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронной форме. Подготовка указанных перечней также предусматривалась вышеназванным Постановлением Правительства республики. На сегодняшний день Перечни утверждены только в 7 органах государственной власти. Другим ведомствам также следует активизировать разработку и утверждение в установленном порядке указанных перечней. Пользуясь случаем, хочу обратить внимание и руководителей муниципальных образований на необходимость организации подготовки нормативных документов, направленных на внедрение электронного документооборота в органах местного самоуправления городов и районов. 

Сфера делопроизводства в органе власти завершается отбором и передачей архивных документов на временное хранение в свой архив, который должен обеспечить сохранность архивных документов, их упорядочение и использование до передачи дел на вечное хранение в государственный архив. В отношении традиционных (бумажных) документов правила работы установлены, достаточно изучены и органами власти в целом соблюдаются. 

Всего на временном хранении в органах государственной власти в упорядоченном виде находится крупный документальный комплекс, насчитывающий более 30 тысяч архивных дел. 

Законодательством в сфере архивного дела закреплена обязанность органов власти создавать архивы для хранения образовавшихся документов до передачи их на бессрочное хранение в государственные архивы. В этом году утверждены новые Правила работы с архивным фондом органов власти и организаций. Они установили единые нормативные требования к ведению архивов организаций, в т.ч. зафиксировали положения, регулирующие проведение работ с электронными документами на стадии их хранения в архивах ведомств. 

На данный момент источниками комплектования ГКУ «Центральный государственный архив УР», наряду с другими организациями различных форм собственности, являются 33 органа государственной власти Удмуртской Республики. 

Комитетом по делам архивов в рамках осуществления регионального государственного контроля уделяется внимание выявлению и предупреждению нарушений, связанных с обеспечением сохранности архивных документов. С 2011 года проведены проверочные мероприятия в отношении 23 министерств и ведомств. Не зафиксированы нарушения только в Главном управлении ветеринарии, Агентстве информатизации и связи, Комитете по делам ЗАГС. Остальным органам власти выданы предписания. По результатам контрольных проверочных мероприятий можно сделать вывод, что большинством органов власти приняты возможные меры по улучшению организации работы с документами на всех стадиях. 

Одним из проблемных является вопрос своевременного упорядочения архивных документов на традиционных носителях в министерствах и ведомствах. Как показал анализ, в 13 органах власти остаются на хранении значительные объемы неупорядоченных документов, порой за десятилетний и большие периоды. Концентрация в ведомствах большого количества неописанных архивных документов, отсутствие строгого учета и контроля использования неизбежно приводит к их утрате. В 2014 году выявлены факты утраты документов Архивного фонда Удмуртии в 3 министерствах. Сейчас осуществляется их розыск. 

Уважаемые коллеги! Время диктует нам целесообразность перехода на новые технологии. Но электронный документооборот решает лишь вопросы оперативного обмена информацией, а не вопросы оптимизации архивного хранения. Бытует мнение, что в условиях его внедрения не нужно распечатывать документы на бумажном носителе, можно хранить их в электронном виде, экономить бумагу и площади. Вместе с тем вопросы долговременного хранения электронных документов не решены, опыт в этой сфере деятельности только нарабатывается. Сравнительный анализ международных практик работы с электронными документами показал наличие проблем правового регулирования электронного документооборота.

В первую очередь, это связано с законодательным признанием легитимности электронного документа. Например, во Франции электронная подпись приравнивается собственноручной, в то время как в Германии знак равенства между этими подписями не ставится. Не решен вопрос признания подлинности электронного документа после его миграции на другой носитель, которая обязательна к выполнению в силу активно изменяющихся технологий изготовления внешних электронных носителей, изменений форматов, а также программного обеспечения. Эти же обстоятельства серьезно влияют на следующие аспекты обеспечения сохранности электронных документов. Необходимо обеспечение физической сохранности файлов на внешних электронных носителях (научные исследования характеристик носителей подтверждают только 10-20 летний срок службы). Требуется создание условий для считывания информации в долговременной перспективе, а в идеале бессрочно (но практически сроки изменения форматов представления данных составляют 5-7 лет). Необходимо обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

В Удмуртии опыт архивного хранения и использования электронных документов составляет около 6 лет. Как показала практика, пока происходит описание и передача в государственные архивы электронных фотовидеодокументов, различных мультимедийных документов и, в редких случаях, баз данных. В органах государственной власти республики описывались и передавались на постоянное хранение только электронные аудиовизуальные документы (Государственный Совет, Министерство по физической культуре, спорту и молодежной политике, Комитет по делам ЗАГС).

Проблемы обеспечения сохранности электронных документов, включенных в состав Архивного фонда республики, возникли уже в этот короткий период хранения, когда записанные на внешний носитель документы в государственном архиве не смогли открыть. И только благодаря имевшимся копиям (а согласно вышеназванным правилам создание резервных и рабочих копий этих документов теперь обязательно) электронные документы удалось восстановить. Исследование, организованное Федеральным архивным агентством, по изучению свойств электронных носителей информации подтвердили их низкие возможности долговременного, не говоря уже о вечном хранении документов.   

Развитие теоретической и нормативно-методической базы работы с электронными документами происходит параллельно с приобретаемым в этой области опытом. Вопрос о приеме электронных документов на постоянное хранение является на сегодняшний день самым проблемным. 

Необходимы специальные хранилища с особыми условиями хранения, IT-архивисты, которые обеспечат технический контроль состояния большого количества электронных документов, их своевременный перевод в новые форматы, сохраняющие достоверность, целостность и аутентичность электронных документов. Кстати, в ряде регионов Приволжского федерального округа уже созданы специализированные архивы,  профилирующиеся на приеме и хранении электронной документации. 

Подводя итог всему сказанному, подчеркну, что поскольку на данном этапе нет положительного решения проблем долговременного хранения архивных электронных документов, поэтому значимые и ценные архивные документы должны храниться на бумажном носителе. Как показал многовековой опыт хранения документов (в Центральном государственном архиве Удмуртии хранятся документы с 1709 года) – надежнее, чем бумага, носителя хранения информации человечество не придумало. 

Мы благодарны руководству республики и лично Александру Васильевичу Соловьеву за понимание и помощь в решении вопросов обеспечения сохранности бесценного документального наследия Удмуртии. И в завершение приведу один яркий и наглядный пример. Сегодня, спустя 175 лет с момента создания, мы можем ознакомиться с уникальным документом -  метрической книгой записи родившихся по приходу Благовещенского собора Камско-Воткинского завода Вятской губернии за 1840 г., в которой содержится запись о рождении великого композитора, нашего земляка Петра Ильича Чайковского. Сможем ли мы через 30 – 40 лет открыть и полноценно использовать любой из электронных документов начала 2000-х годов? На этот вопрос на современном этапе нет однозначного ответа.