Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия
Aa Aa
слабовидящим
Отследить запрос
Номер запроса расположен под штрихкодом на карточке регистрации и учёта исполнения запроса штрих-код
Полезная информация
версия для печати

Организация работы архивной службы Удмуртии по внедрению АПК «Архивный фонд» (4-я версия): опыт, проблемы, пути решения

Выступления руководителя
Выступление на заседании Научно – методического совета и совещании-семинаре архивных учреждений Приволжского федерального округа.

Подготовительная работа к внедрению новой версии программного комплекса «Архивный фонд» началась в архивной службе Удмуртии в 2008 году с анализа и оценки ресурсного обеспечения государственных и муниципальных архивов, приобретения или обновления необходимой техники, программного обеспечения, антивирусной защиты. Информация о требованиях к техническому обеспечению, необходимому для работы в 4-й версии, была доведена до глав муниципальных образований и руководителей муниципальных архивов. В настоящее время техническое обеспечение всех государственных и муниципальных архивов республики соответствует параметрам, рекомендованным Росархивом и фирмой - разработчиком.

Внедрение 4-й версии АПК «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с планом, утверждённым приказом Комитета. Согласно плану проведена инсталляция 4-й версии ПК на сервер Комитета, государственных архивов и рабочие места сотрудников всех 30 муниципальных архивов, подключение дистрибутива компоненты «Конвертор оцифрованных описей». На базе государственного учреждения «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» организована экспериментальная площадка по внедрению ПК «Архивный фонд» для проверки и корректировки сконвертированной информации, выявления типичных ошибок, поиска путей их устранения, для персонального обучения и проведения стажировки сотрудников муниципальных архивов. Выбор архива обусловлен небольшим количеством хранящихся фондов и дел (162 тыс. единиц хранения), а также видов документов. В архиве оборудовано рабочее место, где установлена учебная версия БД «Архивный фонд». Заместитель директора – главный хранитель фондов ГУ «ГАСПД УР» прошла обучение на курсах повышения квалификации во ВНИИДАД по теме «Организация учёта документов с применением 4-й версии АПК «Архивный фонд».

Конвертация сведений из 3-й версии проведена во всех архивных учреждениях республики. Объём информации, подлежащий конвертации, достаточно большой. На 30.06.2010 г. общий объём БД «Архивный фонд» составляет 1.336,35 тысяч записей. В систему автоматизированного государственного учёта включена информация о 100 % фондов и описей государственных и муниципальных архивов. В раздел «Дело» внесено в Центральном государственном архиве УР - 51,4 % дел; в Центре документации новейшей истории УР - 23 % дел, в Государственном архиве социально-правовых документов УР - 66 % дел. В 7 муниципальных архивах этот показатель достиг 100 %. Чем больше внесено сведений в раздел «Дело», тем дольше длился процесс конвертации, что является существенным недостатком новой версии программы.

В результате конвертации сведений в 4-ю версию и последующей эксплуатации АПК «Архивный фонд» выявились и плюсы программы и значительные проблемы, которые связаны как с упущениями разработчиков программы, так и с ошибками сотрудников архивов при формировании базы данных в 3-й версии. Новая версия АПК «Архивный фонд» значительно расширяет возможности учета и контроля, однако, на наш взгляд очень усложнена, а по наглядности и удобству пользования уступает 3-й версии. Некоторые отличия новой версии от предыдущей, неполная её совместимость с 3-й версией привели к большому количеству ошибок при конвертации массивов данных. Так, в паспорте архива исчезли сведения о количестве документов на электронных носителях, о количестве единиц хранения документов на бумажных носителях, внесённых в описи, учтённых особо ценных документов, документов, принятых на временное хранение и т.д. Функция «Движение» в 3-й и 4-й версиях осуществляется по-разному (в 3-й версии к описи прикрепляется акт, в 4-й версии к акту – опись), в результате чего отчёт «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов» выдает искаженные данные. Перечень выявленных ошибок можно продолжать.

Информация о результатах конвертации, ошибках и сбоях программы была направлена в Федеральное архивное агентство и авторам-разработчикам. Помимо описания ошибок, нами были сделаны предложения по усовершенствованию программы. В частности, предлагалось при протоколировании процесса конвертации предусмотреть обозначение возможных причин и описание сведений (фонды, описи, дела), которые не перенеслись в новую версию; доработать ПК «Архивный фонд. 4.0» с целью организации возможности осуществления веб-доступа к базе данных в режиме просмотра; реализовать функцию подготовки материала для публикации на сайте в формате html (php) в виде списка фондов, описей дел, единиц хранения. Ряд высказанных замечаний учтены в представленном в апреле текущего года обновлении 4-й версии, ряд вопросов по-прежнему требуют проработки. Например, остается проблема входа в программный комплекс – пароль приходится набирать несколько раз. Хотелось бы услышать мнение коллег по поводу полезности и необходимости программы-конвертора «Авто АФ.4», предлагаемой ООО «Системы Управления Бизнесом» (г. Самара).

Обучающий семинар по использованию новой версии АПК «Архивный фонд» для сотрудников государственных архивов, проведённый представителем ООО «Парус-Самара» - партнёром ООО «Электронные офисные системы», на который возлагались определенные надежды, особой пользы не принёс. Рекомендаций по устранению конкретных ошибок и совета по совершенствованию дальнейшей работы наши специалисты не получили. Диск с конвертированной базой данных «Архивный фонд» государственного учреждения «Государственный архив социально-правовых запросов УР», увезенный в фирму «Парус-Самара» для анализа ошибок, в архив не вернулся ни с консультацией, ни без неё.

Специалистами Комитета и государственных архивов был проведён подробный анализ ошибок, допущенных архивистами при заполнении 3-й версии АПК «Архивный фонд», негативно отразившихся на результатах конвертации массива сведений. В основном ошибки связаны с заполнением ряда полей вручную, а не методом выбора значений из справочников, некорректным сокращением слов в отдельных полях, внесением записей не от границы левого поля. По результатам анализа в архивных учреждениях составлены внутренние планы по корректировке данных.

На семинаре и практических занятиях для сотрудников муниципальных архивов в мае текущего года, специалисты Комитета и Государственного архива социально-правовых документов УР не только продемонстрировали функциональные особенности 4-й версии системы, порядок работы с программным комплексом, но и озвучили проблемы, возникшие у государственных архивов после конвертации сведений из 3-й версии. Для всех архивных учреждений республики поставлена задача проведения ревизии сведений в 3-й версии АПК «Архивный фонд» и устранения ошибок до конца 2010 года. Как выяснилось, 4-я версия не учитывает особенностей работы с документами по личному составу и документами с ограниченным доступом, поэтому предстоит в 3-й версии вручную в окне «Характеристика секретности» указать значение «открытый», в окне «Доступ» убрать значение «ограниченный», в окне «Срок хранения» для документов по личному составу указать «постоянно» и т.д. Далее в конце года будет проведена повторная конвертация данных и снова выверка конвертированных массивов, выявление и устранение ошибок.

В муниципальных архивах работа продвигается намного медленнее. Здесь к техническим проблемам, препятствующим оперативному процессу внедрения 4-й версии, добавляются организационные: отсутствие в штате администраций муниципальных районов квалифицированных специалистов по информационным технологиям (установку новой версии и конвертацию баз данных в муниципальных архивах производили специалисты Комитета и государственных архивов), а также недостаточная штатная численность муниципальных архивов (одни и те же сотрудники занимаются учётом, исполнением запросов, видами работ по обеспечению сохранности и т.д.).

Всё сказанное выше ставит под сомнение возможность получения паспорта архива за 2010 год в ПК «Архивный фонд» (4-я версия). Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики уже обращался в Федеральное архивное агентство с просьбой рассмотреть вопрос о продлении сроков внедрения 4-й версии ПК «Архивный фонд» в субъектах Российской Федерации до конца 2011 года. Предпосылок к тому достаточно. Надеемся, что наша просьба будет учтена и пути решения проблем найдены.

В заключение, несколько слов об организации работы по внедрению 4-й версии программы. АПК «Архивный фонд» - общероссийская база данных, опыт внедрения предыдущих версий наработан достаточный. Но впервые архивные учреждения столкнулись с ситуацией, когда разработчиком является сторонняя организация. Программный продукт выдан с множеством недоработок, а консультации по устранению ошибок, обучающие семинары, не говоря уже об услугах по проведению конвертации данных, осуществляются только на возмездной основе. В сложившейся финансовой ситуации не каждое архивное учреждение может себе это позволить, поэтому архивные службы субъектов Российской Федерации вынуждены решать возникающие проблемы самостоятельно. В то время как архивы ведут учёт документов Архивного фонда Российской Федерации, выполняя государственную функцию, возложенную Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Архивный фонд не перестал быть государственной собственностью и национальным достоянием.

Председатель Комитета по делам
архивов при Правительстве УР
Н.В.Тойкина
06.10.2010