Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия
Aa Aa
слабовидящим
Отследить запрос
Номер запроса расположен под штрихкодом на карточке регистрации и учёта исполнения запроса штрих-код
Полезная информация
версия для печати

Регламент ЭПМК Комитета по делам архивов

УТВЕРЖДЁН
приказом Комитета по делам
архивов при Правительстве Удмуртской Республики
от 12.12.2019 № 104-п


РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ
Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики


Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЭПМК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПМК.

1. Планирование работы ЭПМК

1.1. ЭПМК организует свою работу в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Удмуртской Республике, планами мероприятий Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет), а также, исходя из практической целесообразности и актуальности рассмотрения вопросов.

1.2. При разработке плана работы ЭПМК учитываются: план работы Комитета, планы и предложения подведомственных Комитету государственных казенных учреждений (далее - государственные архивы), членов ЭПМК, архивных управлений, отделов, секторов администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике (далее – муниципальные архивы), центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования (далее – ИК) государственных и муниципальных архивов.

1.3. Предложения к плану работы ЭПМК на следующий год представляются секретарю ЭПМК не позднее 15 ноября текущего года.

1.4. Секретарь ЭПМК по указанию председателя ЭПМК формирует план работы на год.

1.5. План работы ЭПМК на год утверждается председателем Комитета и доводится до членов ЭПМК на последнем заседании комиссии в текущем году.

 

2 . Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПМК 

2.1. Организация рассмотрения вопросов на заседании ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК и секретарем ЭПМК. Подготовка вопросов, предлагаемых к рассмотрению ЭПМК, осуществляется членами ЭПМК, а также сотрудниками Комитета и государственных архивов, ответственными за подготовку данных вопросов (далее – исполнители).

2.1.1. Проекты основных документов или предложения, представляемые на рассмотрение ЭПМК, направляются в адрес Комитета с сопроводительными письмами, подписанными руководителями заинтересованных организаций или их заместителями. Проекты основных документов должны иметь соответствующее количество экземпляров и сопровождаться выписками из протоколов ЦЭК (ЭК) организаций – ИК государственных, муниципальных архивов, экспертно-методических комиссий (ЭМК) государственных и муниципальных архивов с приложением других необходимых документов для рассмотрения данного вопроса, в зависимости от вида представляемого основного документа (раздел 3, приложение № 1 к настоящему Регламенту).

2.2. Направляемые на рассмотрение ЭПМК документы оформляются в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российский Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) (далее – Правила (М., 2007), «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015) (далее – Правила (М., 2015), Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики» (утвержден приказом Комитета от 03.10.2011 г. № 113-п; зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов РФ, рег. № RU18000201100592 от 06.10.2011) и настоящим Регламентом.

2.3. Документы, представленные на рассмотрение ЭПМК с нарушениями Правил (М., 2007), Правил (М., 2015), Административного регламента, а также настоящего Регламента, к рассмотрению не принимаются. Ответственность за качество представленных на рассмотрение ЭПМК документов возлагается на подготовивших их исполнителей. Секретарь ЭПМК в течение 3-х рабочих дней со дня поступления документов готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПМК за подписью председателя ЭПМК и направляет его в соответствующий государственный, муниципальный архив или организацию.

2.3.1. Принятые к рассмотрению на очередное заседание ЭПМК документы, регистрируются секретарем в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

2.4. При подготовке проектов документов несколькими исполнителями, ответственный исполнитель обеспечивает их согласование с соисполнителями и другими заинтересованными лицами и организациями до вынесения вопроса на рассмотрение ЭПМК. В случае необходимости готовит свод отклоненных замечаний, предложений, разногласий (приложение № 2 к настоящему Регламенту).

2.5. Председатель ЭПМК в случае необходимости может приглашать на заседание ЭПМК заинтересованных лиц для решения определенных вопросов. Ответственность за приглашение заинтересованных лиц на заседание ЭПМК возлагается на секретаря ЭПМК и ответственных исполнителей по данному вопросу. Проект пригласительного письма готовит ответственный исполнитель по данному вопросу.

 

3. Порядок представления документов на рассмотрение ЭПМК 

3.1. Проекты списков организаций – ИК государственных и муниципальных архивов, списки граждан (собственников или владельцев архивных документов) – ИК государственных и муниципальных архивов составляются в 3-х экземплярах (далее - экз.) по установленной форме и представляются на ЭПМК в порядке, определенном в «Рекомендациях по составлению и ведению списков юридических и физических лиц - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики» (Ижевск, 2003). Вместе с проектами списков организаций - ИК, граждан (собственников или владельцев архивных документов) – ИК государственных и муниципальных архивов представляются пояснительные записки, в которых указываются сведения обо всех произошедших изменениях в составе ИК, о переименованиях организаций - ИК, о продолжении или завершении работы с личными фондодержателями. Аналогично представляются на рассмотрение ЭПМК списки организаций - ИК научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией, списки организаций, граждан - возможных ИК государственных и муниципальных архивов, в том числе научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией.

3.2. Проекты примерных (типовых) инструкций по делопроизводству, примерных (типовых) номенклатур дел организаций, примерных (типовых) положений об архивах организаций, положений о ЦЭК (ЭК) организаций предварительно рассматриваются и согласовываются с ЦЭК (ЭК) организаций (при необходимости согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций), а при их отсутствии – ЭМК государственных, муниципальных архивов, ЦЭК администраций городов, районов и представляются на ЭПМК в 2-х экз.

3.3. Проекты конкретных номенклатур дел организаций, конкретных инструкций по делопроизводству организаций, конкретных положений об ЭК организаций, конкретных положений об архивах организаций направляются на рассмотрение ЭПМК в 2-х экз. с выписками из протоколов ЭК (ЦЭК) организаций, ЭМК государственных, муниципальных архивов, ЦЭК Администраций муниципальных образований и сопроводительными листами, составленными государственными, муниципальными архивами.

3.4. С описями дел управленческих документов постоянного хранения, составленных в 4-х экз. по установленной форме представляются: 

- сопроводительный лист с заключением государственного, муниципального архива о качестве подготовки документов по установленной форме в 1 экз.;

- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации, ЭМК (ЭК) государственного, муниципального архива в 1 экз.;

- титульный лист к каждому экземпляру описи дел;

- предисловие: историческая справка о деятельности фондообразователя или дополнение к ранее составленной исторической справке, история фонда;

- опись дел по личному составу временного хранения (в т.ч. опись личных дел и личных карточек, если имеются) за один временной период с описью управленческих документов, составленная в 3-х экз.;

- описи дел фото-, фоно-, видеодокументов, научно-технических, электронных документов постоянного хранения (если имеются), составленные в 4-х экз.; 

- акт о необнаруженнии документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный комплект документов), утвержденный руководителем организации, составленный в 2-х экз. 

Вместе с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПМК могут в исключительных случаях (когда у эксперта возникают существенные сомнения в качестве проведенной экспертизы ценности и отбора документов) представляться акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в 2-х экз.

3.5. Описи дел научно-технических документов, фото-, фоно-, видеодокументов, электронных документов по установленной форме, описи секретных документов могут представляться на рассмотрение ЭПМК отдельно от управленческих документов и дел по личному составу вместе с сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом, предисловием, титульными листами, выписками из протоколов ЦЭК (ЭК), а при необходимости – списком сокращенных слов. Если история фондообразователя за период описания документов ранее представлялась с описью управленческих документов, в предисловии достаточно сделать на нее ссылку.

3.6. Описи дел по фондам государственных и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, представляются на рассмотрение ЭПМК по установленной форме в 3-х экз. с обязательным справочным аппаратом (пункт 5.5.1. Правил (М., 2007). Вместе с описью представляются: акт описания архивных документов, переработки описи, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (если такие дела имеются в фонде), сопроводительный лист, составленный государственным, муниципальным архивом, выписка из протокола ЭМК государственного, муниципального архива. 

Описи дел по фондам государственных и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, НСА к ним, рассматриваются на заседаниях ЭПМК при условии завершения научной и технической обработки дел.

3.7. Описи дел личного происхождения представляются на рассмотрение ЭПМК в 3-х экз. с соответствующим справочным аппаратом (пункт 5.5.1. Правил (М., 2007), после предварительного рассмотрения ЭМК государственного, муниципального архива, ЦЭК Администрации муниципального образования.

3.8. Описи дел по личному составу, срок временного хранения которых (75, 50 лет) истек и которые по результатам экспертизы ценности документов переведены на постоянное хранение, от организаций и по фондам государственных и муниципальных архивов направляются на рассмотрение ЭПМК с соответствующим справочным аппаратом в 4-х экз. (для организаций), 3-х экз. (для архивов) и сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом. На описях дел по личному составу постоянного хранения проставляется соответствующий гриф утверждения ЭПМК Комитета.

3.9. Список фондов, содержащих особо ценные документы (далее – ОЦД), по установленной форме представляется в 2-х экз. При выявлении ОЦД по конкретному фонду составляются описи ОЦД в 3-х экз. (приложение № 39 к Правилам (М., 2007), Перечень номеров ОЦД (номерник) - в 3-х экз. (приложение № 43 к Правилам (М., 2007), а также акт о завершении работы по фонду в 1 экз., если работа полностью завершена.

3.10. Предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики представляются в виде заполненных в 2-х экз. Листов учета и описания уникальных документов (форма № 31 к Правилам (М., 2007) с приложением экспертных заключений в 2-х экз., выписки из протокола заседания ЭМК государственного архива, муниципального архива, экспертной фондово-закупочной комиссии государственного или муниципального музея, ЦЭК (ЭК) организации.

Физические лица – собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в произвольной форме.

3.11. Перечень проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив представляется в 2-х экз., с сопроводительным листом, составленным в государственном, муниципальном архиве; выпиской из протокола ЦЭК (ЭК) организации; предисловием, в котором дается обоснование отбора и включения в перечень проблем (тем), их характеристика, схема систематизации, особенности составления перечня; списком сокращенных слов и терминов (при их наличии).

3.12. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленные в государственных и муниципальных архивах по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, представляются в 1 экз. (приложение № 11 к Правилам (М., 2007) вместе с описями дел и справочным аппаратом к ним.

3.13. Акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, представляются в 2-х экз. (приложение № 1 к Правилам (М., 2007) вместе с экспертным заключением ответственного за хранение архивных документов, результатов полистного изучения документов с целью установления степени их поврежденности, и сопроводительным письмом за подписью руководителя государственного, муниципального архива.

3.14. Акты о необнаружении архивных дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, пути розыска которых исчерпаны, составляются в 2-х экз. по форме (приложение № 2 к Правилам (М., 2007) и представляются на рассмотрение ЭПМК вместе с подробной справкой о причинах утраты дел (документов) и результатах их поиска, пути розыска которых исчерпаны, за подписью руководителя архивного учреждения.

3.15. Акты об утрате документов (приложение № 6 к Правилам, М., 2015), и акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в архивах организаций, составленные в 3-х экз. (приложения № 1 к Правилам (М., 2007), представляются на рассмотрение ЭПМК вместе со справками о проведенных мероприятиях по розыску (восстановлению) дел, включенных в акты, и подписанными руководителями организаций; с заключениями государственных, муниципальных архивов о результатах организованного ими контроля за поиском утраченных дел; с актами проверки наличия дел; с планами мероприятий по розыску (восстановлению) дел, а также объяснительными записками сотрудников, ответственных за сохранность документов, приказами, решениями руководителей организаций по этому вопросу.

3.16. Запросы о фондировании документов направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде с указанием в них краткой истории организации, состава и содержания документов (в случае реорганизации или ликвидации), обоснованных предложений по организации фонда, за подписью руководителя.

3.17. Запросы об изменениях сроков хранения для некоторых категорий документов, дел, хранящихся в организациях, или о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде за подписью руководителя с указанием в них мотивированных обоснований предлагаемых изменений или продлении сроков хранения. К запросу прилагается выписка из протокола ЦЭК (ЭК) данной организации, заключение государственного, муниципального архива.

3.18. Методические и нормативные разработки (пособия, рекомендации, памятки и т.п.) представляются на рассмотрение ЭПМК в 2-х экз. с выписками из протоколов ЦЭК (ЭК) организаций или ЭМК государственных, муниципальных архивов и методическими рекомендациями по их применению. До заседания ЭПМК ответственный исполнитель рассматривает замечания экспертов, устраняет их, либо представляет свод отклоненных замечаний. На заседании ЭПМК обсуждается только свод отклоненных замечаний (приложение № 2 к настоящему Регламенту).

 

4. Процедура подготовки и проведения заседаний ЭПМК 


4.1. Заседания ЭПМК проводятся не реже 1 раза в месяц (последняя пятница каждого месяца). Члены ЭПМК оповещаются об очередном заседании секретарем комиссии за две недели до заседания.

В исключительных случаях день проведения заседания может быть перенесен по решению председателя ЭПМК или председателя Комитета. В случае необходимости может быть организовано проведение внеочередного заседания ЭПМК по решению председателя ЭПМК или председателя Комитета.

Заседание считается правомочным, если в нем примут участие более половины членов ЭПМК.

4.2. При отсутствии председателя ЭПМК, его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПМК. В случае их одновременного отсутствия решение о проведении очередного заседания и назначении председательствующего на нем принимает председатель Комитета.

4.3. На рассмотрение ЭПМК выносятся документы от муниципальных архивов, поступившие секретарю не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания, и оформленные в соответствии с существующими Правилами, Административным регламентом Комитета и настоящим Регламентом. Не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания документы, поступившие от муниципальных архивов, секретарем ЭПМК направляются для экспертизы членам ЭПМК.

4.4 Ответственные исполнители государственных архивов о намерении представить документы для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю по телефону не позднее, чем за 7 рабочих дней до заседания ЭПМК. Не позднее, чем за 6 рабочих дней до заседания комиссии заявленные государственными архивами документы направляются секретарю ЭПМК и назначенным для экспертизы членам ЭПМК.

4.5. Ответственные исполнители государственных архивов о намерении представить методические и нормативные разработки для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю по телефону не позднее, чем за 2 недели до заседания. Секретарь ЭПМК, по согласованию с председателем ЭПМК, назначает основных экспертов из числа членов ЭПМК. Не позднее, чем за 7 рабочих дней до заседания ЭПМК сводные замечания экспертов, оформленные на соответствующих бланках, передаются автору-разработчику для их устранения. За 2 рабочих дня до заседания автор-разработчик представляет секретарю ЭПМК доработанные по замечаниям (в случае отсутствия у разработчика свода отклоненных замечаний), согласованные с экспертами методические и нормативные разработки.

4.6. Повестка очередного заседания ЭПМК составляется секретарем и передается председателю ЭПМК и председателю Комитета за 5 рабочих дней до заседания комиссии.

4.7. Описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству положения об ЦЭК (ЭК), архивах организаций, поступившие от государственных архивов, и документы по другим рассматриваемым вопросам передаются председателю ЭПМК за 5 рабочих дней до заседания комиссии.

4.8. Вопросы, по которым документы своевременно не были представлены секретарю ЭПМК, могут быть включены в повестку заседания ЭПМК в порядке исключения с разрешения председателя ЭПМК.

4.9. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем. Протоколы ЭПМК оформляются в течение 10 рабочих дней после заседания и формируются в отдельное дело. Особые мнения членов комиссии, в случае их несогласия с принятым решением, заносятся в протокол.

Протокол ЭПМК подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется на утверждение председателю Комитета.

4.10. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются секретарем ЭПМК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола председателем Комитета и направляются секретарем ЭПМК в государственные, муниципальные архивы для направления заинтересованным организациям.

4.11. Порядок подготовки и проведения заседаний ЭПМК в суженом составе для рассмотрения описей документов постоянного хранения, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, проектов номенклатур особой важности, особо секретных и секретных дел, порядок оформления результатов рассмотрения регламентируется отдельным нормативным документом.

4.12. По мере необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК на базе государственных, муниципальных архивов или организаций – ИК. На заседания ЭПМК приглашаются председатели ЦЭК (ЭК) и ответственные за делопроизводство организаций – ИК (по согласованию), которые представили на рассмотрение описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и ЦЭК (ЭК) организаций. Протокол выездного заседания оформляется секретарем ЭПМК и утверждается председателем Комитета в соответствии с пунктом 4.9 настоящего Регламента.

4.13. Секретарем ЭПМК формируется автоматизированная база данных «ЭПМК». На бумажном и электронном носителях ведется учет документов, возвращенных на доработку, и выписок из протоколов ЭПМК. Ведутся журнал регистрации протоколов ЭПМК, журнал регистрации методических и нормативных разработок, рассмотренных на заседаниях ЭПМК, журнал регистрации вопросов, поставленных на контроль, журнал учета документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

4.14. Перед началом заседания члены ЭПМК Комитета и приглашенные в обязательном порядке осуществляют выключение всех средств мобильной связи или переводят их в беззвучный режим. Необходимость ответить на телефонный звонок, даже если звуковой сигнал был отключен, не является уважительной причиной выхода с заседания ЭПМК.

 

5. Организация контроля и проверки исполнения решений 


5.1. Вид контроля и сроки представления информации (в случае необходимости) о выполнении решений ЭПМК определяются в тексте решения, или устанавливаются председателем ЭПМК.

5.2. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК или решением ЭПМК после представления информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.

5.3. Секретарь ЭПМК организует учет и оперативный контроль за исполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнения поступивших документов.

5.4. До рассмотрения методразработок на заседании ЭПМК ответственные эксперты контролируют сроки повторного представления методразработок. После рассмотрения методразработок на ЭПМК – контроль осуществляет секретарь ЭПМК.



  

Приложение 1

к Регламенту работы ЭПМК  

 

     

ПЕРЕЧЕНЬ 
основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики


№ п/п

Виды документов

Кол-во представляемых экземпляров

Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)

1

Справка о включении организации в список ИК архива

1

В необходимых случаях: 
1. Договор об отношениях и сотрудничестве с негосударственной организацией; 
2. Копии Устава организации, ОГРН, номенклатуры дел, штатного расписания или структуры организации.

2

Справка об исключении организации из списка ИК архива

1

Не требуется дополнительных документов.

В случае исключения негосударственной организации прилагается копия письма об отказе от сотрудничества (или о расторжении договора)

3

Проект Списка организаций – ИК государственного, муниципального архива

3

1. Выписка из протокола ЭМК архива; 
2. Пояснительная записка к проекту списка организаций – ИК; 
3. Проект списка организаций – возможных ИК архива и пояснительная записка к нему.

4

Проект списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – ИК архива

3

1. Выписка из протокола ЭМК архива; 
2. Пояснительная записка к проекту списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – ИК архива; 
3. Проект списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) возможных – ИК архива и пояснительная записка к нему.

5

Проекты списков организаций – ИК архива научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией

3

1. Выписка из протокола ЭМК архива; 
2. Пояснительная записка к проектам списков организаций – ИК архива научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией; 
3. Проекты списков организаций возможных – ИК архива научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией и пояснительные записки к ним.

6

Проект методической разработки, подготовленной архивом

4

1. Выписка из протокола ЭК (ЦЭК) организации, ЭМК архива; 
2. Методические рекомендации по ее применению; 
3. Свод отклоненных замечаний (если имеются).

7

Проект примерной (типовой) инструкции по делопроизводству, подготовленный архивом

2

1. Выписка из протокола ЭК (ЦЭК) организации, ЭМК архива; 
2. Методические рекомендации по ее применению; 
3. Свод отклоненных замечаний (если имеются).

8

Проект примерной (типовой) номенклатуры дел, подготовленный архивом

2

1. Выписка из протокола ЭК (ЦЭК) организации, ЭМК архива; 
2. Методические рекомендации по ее применению; 
3. Свод отклоненных замечаний (если имеются).

9

Проекты примерных (типовых) положений об экспертных комиссиях организаций, об архивах организаций, подготовленных архивом

2

1. Выписка из протокола ЭК (ЦЭК) организации, ЭМК архива; 
2. Методические рекомендации по их применению, 
3. Свод отклоненных замечаний (если имеются).

10

Описи дел управленческих документов постоянного хранения

4

1. Сопроводительный лист с заключением архива; 
2. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или ЭМК архива; 
3. Титульный лист к каждому экземпляру описей дел; 
4. Предисловие и другие элементы справочного аппарата; 
5. Описи дел по личному составу (если в организации формируются) в 3-экз.; 
6. Описи дел фото-, фоно-, видеодокументов, НТД, электронных документов (если имеются).

11

Описи дел по фондам архивов (при завершении научной и технической обработки)

3

1. Сопроводительный лист с заключением архива; 
2. Титульный лист к каждому экземпляру описи; 
3. Предисловие и другие элементы справочного аппарата; 
4. Переводная таблица архивных шифров; 
5. Акт описания архивных документов, переработки описи в 1 экз.; 
6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в 1 экз. (если такие дела имеются в фонде); 
7. Выписка из протокола ЭМК архива.

12

Акт о необнаружении дел (документов), хранящихся в архиве, пути розыска которых исчерпаны

2

1. Справка о причинах утраты дел и результатах розыска документов.

13

Акт об утрате документов и Акт о неисправимых повреждениях дел (документов) в архивах организаций

3

1. Справка организации о причинах утраты дел и проведенных мероприятиях по их розыску (восстановлению); 
2. Заключение государственного (муниципального) архива о контроле за розыском утраченных документов; 
3. Копия акта проверки-наличия дел в организации; 
4. План мероприятий по розыску документов в организации; 
5. Могут прикладываться объяснительные записки сотрудников, ответственных за сохранность документов, приказы руководителей по данному вопросу.

14

Список фондов, содержащих ОЦД

3

Сопроводительный лист архива.

15

Опись ОЦД, Перечень номеров ОЦД (номерник)

3

1. Сопроводительный лист архива; 
2. Акт о завершении работы по выявлению ОЦД в конкретном фонде.

16

Документы по выявлению уникальных документов

2

1. Лист учета и описания уникальных документов; 
2. Заключения экспертов; 
3. Выписка из протокола ЭМК государственного архива.

4.Могут прилагаться таблицы расчетов материальной ценности документа, оценку документа с учетом критериев

17

Запросы о фондировании документов

1

Копии распорядительных, правоустанавливающих документов.

18

Запросы об изменении сроков хранения

1

Не требуются дополнительные документы.


Приложение 2
к Регламенту работы ЭПМК

 

 

СВОД 
отклоненных замечаний и предложений (разногласий) 
к ____________________________________________________________ 
(наименование документа)

№№ п/п

Автор замечания

Содержание замечания

Мнение разработчика документа*

Заключение ответственного эксперта

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...




* В данной графе приводится заключение авторов о согласии с замечанием или аргументы в пользу отклонения замечания