Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия

расширенный поиск

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2016 год

В 2016 году проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). На заседаниях ЭПМК рассмотрено 125 вопросов, в т.ч. 48 традиционных. 

В 2016 г. на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 6 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов и Комитета.

3 примерные номенклатуры дел для:

- Совета депутатов (Думы) города, района в Удмуртской Республике;

- государственного учреждения - лесничества Удмуртской Республики;

- структурного подразделения администрации муниципального образования Удмуртской Республики, осуществляющего функции опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних.

3 методических пособия:

- по подготовке Интернет - выставок архивных документов в государственном казенном учреждении «Центральный государственный архив Удмуртской Республики»;

- по применению норм библиографического описания, установленных государственными стандартами, входящими в Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), в государственных и муниципальных архивах;

- о подготовке мультимедийных сборников архивных документов государственными архивами Удмуртской Республики.

Кроме того, внесены изменения в Сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики, в части урегулирования процедур прекращения сотрудничества с федеральными  и негосударственными организациями, гражданами.

2 нормативно-методических документа, разработанных ЦИК УР:

- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов шестого созыва;

- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов поселений четвертого созыва.

 

Рассмотрены  методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:

- о названии описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения органов ЗАГС Удмуртской Республики (письмо Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики от 06.05.2016 № 01-27/187);

- о вопросах применения дополнительных соглашений к договорам о сотрудничестве с организациями и гражданами (письмо ГКУ «Центральный государственный архив УР» от 07.07.2016 № 04-549);

- о возможности использования «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (2014 г.) при определении сроков хранения архивных документов государственных и муниципальных финансовых органов и организаций (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 12.05.2016 № 01-10-18/27236);

- о проблемах описания документов ОАО «Ижевский машзавод» и его предшественников в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР»;

 - о рассмотрении предложений государственных архивов Удмуртской Республики о реализации Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

 - о перспективах подготовки нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства на 2017 год;

- о предложениях государственных архивов Удмуртской Республики для включения документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда УР и Государственный реестр уникальных документов Архивного Фонда РФ и др.         

- об исполнении решений ЭПМК Комитета:

- от 27.05.2016 о рассмотрении проекта письма Комитета по делам архивов  при Правительстве УР в Росархив с просьбой о даче разъяснений о порядке применения Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (решение ЭПМК Комитета от 29.04.2016 № 4);

 - от 09.12.2016 об упорядочении документов ликвидированного АУК УР «Центр по охране объектов культурного наследия» в Министерстве культуры и туризма УР (решение ЭПМК Комитета от 29.07.2016 № 7).

Приняты решения ЭПМК о продлении сроков временного хранения архивных документов, включенных состав Архивного фонда УР и подлежащих приему в государственные и муниципальный архивы: в организациях - источниках комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Завьяловский район», Управлении имущественных отношений Администрации МО «Город Ижевск», БУК УР «Музейно-выставочный комплекс стрелкового оружия им. М.Т. Калашникова».

Согласованы акты об утрате документов в 5 организациях: ГУП «Книжное издательство «Удмуртия», БУЗ УР «Удмуртский республиканский центр по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями», НОУ СПО «Ижевский техникум экономики, управления и права Удмуртпотребсоюза» и др. Снято с учета 16 ед.хр.

Утвержден акт о выделении к уничтожению документа временного хранения,  образовавшегося в деятельности ликвидированного общества с ограниченной ответственностью «Удмуртский промышленно - строительный банк».

Согласован акт о неисправимых повреждениях архивного документа фонда №321 «ОАФ исполком Октябрьского райсовета народных депутатов и Администрации Октябрьского района города Ижевска», хранившегося в Управлении по делам архивов Администрации города Ижевска.

Согласованы в 2 организациях – источниках комплектования ГКУ «ЦГА УР» Перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности: Министерство труда и миграционной политики УР, Министерство имущественных отношений УР.

Рассмотрено 6 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР», архивного отдела администрации муниципального образования «Игринский район». Приняты решения о включении в источники комплектования государственных архивов 5 граждан, 1 гражданина в муниципальный архив. Кроме того, рассмотрены 5 вопросов приема документов личного происхождения от граждан, перспективы сотрудничества с которыми отсутствуют.

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 16 организаций, в т.ч. 2 организации - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 14 организаций - в источники комплектования муниципальных архивов. Включили государственные казенные учреждения УР – лесничества, структурные подразделения администраций муниципальных образований в УР. Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 43 организации, в т.ч. 9 организаций – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 34 организации – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли федеральные органы, организации и  негосударственные организации (суды, прокуратура, районные профсоюзы, СПК и др.).

На заседаниях ЭПМК рассмотрено, согласовано и утверждено:

-- описи дел управленческой документации - 52 495  ед.хр.;

- описи дел по личному составу – 1 240 453 ед.хр.;

- описи документов личного происхождения – 2 618 ед.хр.;

- описи НТД – 256 ед.хр.;

- описи электронных документов –136 ед. хр./ 4 279  ед.уч., в т.ч.:

- описи фотодокументов – 33 ед.хр. /3 711 ед.уч.;

- описи фонодокументов – 5 ед.хр. /5 ед.уч.;

- описи видеодокументов – 85 ед.хр./ 162 ед.уч.;

- инструкций по делопроизводству – 90;

- положений об ЭК и архивах – 233;

- номенклатур дел – 271. 


В отчетном году возвращены на доработку 281 документ, представленный архивами, в их числе 250 описей дел, 24 номенклатуры дел, 3 инструкции по делопроизводству, 3 положения об архиве, ЭК, 1 номерник и перечень ОЦД. Больше всего материалов с ЭПМК возвращено муниципальным архивам Ярского, Юкаменского и Селтинского районов. Не возвращался с заседаний ЭПМК материал государственным архивам и муниципальным архивам города Ижевска и Игринского района. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами город а Сарапула, Увинского района.

Основные причины возврата материалов: нарушение Административного регламента предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления  и экспертных комиссий организаций - источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике» (Ижевск, 2012) и Регламента работы ЭПМК Комитета (2011).

Нарушения нормативных требований повторяются. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах; не включаются отдельные графы в номенклатурах дел и описях дел. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел.  Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов, при этом не прикладываются прежние замечания эксперта и свод отклоненных замечаний (в случае несогласия разработчика с экспертом). При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.

Сведения о рассмотренных на заседаниях ЭПМК материалах внесены в базу данных программного комплекса «ЭПМК».

    

Секретарь ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР 

А.Д. Лебедева