Aa
Подать запрос в архив
на портале госуслуг
тел. для справок
(3412) 90-53-60
Пройдите опрос
о качестве услуги
по предоставлению архивной информации
Отследить запрос
Полезная информация
версия для печати
В 2020 году на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 6 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов. На 1 методическую разработку больше, чем в 2019 году.
Разработаны:
- Методическое письмо «О порядке описания документов по личному составу органов местного самоуправления муниципальных образований (сельских поселений) и их предшественников» (Комитет);
- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов, муниципальных округов и городских округов в Удмуртской Республике (Центральная избирательная комиссия Удмуртской Республики);
- Примерное положение об архиве структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Примерная номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Памятка о работе ГКУ «ГАСПД УР» с запросами российских граждан, проживающих на территории иностранного государства, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, направляемыми в иностранные государства (ГКУ «ГАСПД УР»);
Кроме того, внесены изменения в «Сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики» (ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР»; 2011) (протокол № 6 от 26.06.2020).
Рассмотрены методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:
- О Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и инструкции по его применению (приказы Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №№ 236, 237);
- О соответствии новым Правилам работы государственных архивов (2020) нормативных и методических документов, подготовленных специалистами архивной службы Удмуртской Республики в период с 2007 по 2019 гг.;
- О рекомендациях межархивных методических семинаров по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (приложение 4).
- Обеспечен контроль исполнения решений ЭПМК Комитета:
- от 09.12.2016 протокола № 12 «Об упорядочении документов ликвидированного АУК УР «Центр по охране объектов культурного наследия» в Министерстве культуры и туризма Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» Министерства труда и миграционной политики Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Сарапульский район» Совета депутатов и Администрации МО «Соколовское» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 01.07.2019 протокола № 7 «О согласовании акта об утрате архивных документов в фондах архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» (протокол № 1 от 31.01.2020) (приложение № 9).
Остались на контроле вопросы по упорядочению документов ликвидированных организаций, реорганизованных государственных учреждений, структурных подразделений администраций и сельскохозяйственных предприятий, включению и исключению отдельных организаций из источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Согласованы акты об утрате документов в архивах 6 организаций: МБОУ ДО «Военно-патриотический центр «Школа юных летчиков» г. Ижевска, БУЗ УР «Удмуртский республиканский Центр по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями», Управлении социальной защиты населения в Октябрьском районе города Ижевска, АУ УР «Редакция журнала «Луч», БУЗ УР «Республиканская офтальмологическая клиническая больница МЗ УР» и МКУ «Служба городского строительства» г. Ижевска.
Сняты с учета 28 ед.хр. постоянного хранения (протоколы заседаний, тематические планы, фотоальбомы, переписка, расчетные ведомости, статистические отчеты и др.). В 2019 году было снято с учета 18 ед.хр. в 5 организациях.
Снята с учета 1 ед.хр. за 2000 год (книга расхода леса по главному пользованию) в фонде архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» № 157 «ГУ «Воткинский лесхоз» (приложение № 6).
Приняты решения ЭПМК об установлении срока хранения документов «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (Ф. СЗВ-ТД); о продлении сроков временного хранения архивных документов в автономном учреждении культуры Удмуртской Республики «Государственный театр кукол Удмуртской Республики», включенных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики (приложение № 12).
Представлено на рассмотрение 4 Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в источниках комплектования муниципальных архивов города Сарапула и Якшур-Бодьинского района. Согласованы 2 перечня в структурных подразделениях администраций города Сарапула и Якшур-Бодьинского района, 2 перечня в учреждениях г. Сарапула (приложение № 7). Это на 29 перечней меньше, чем в 2019 году.
Рассмотрено 10 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц и организаций – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивов города Сарапула, Воткинского и Малопургинского районов.
Кроме того, дана рекомендация по включению в список граждан - источников комплектования в муниципальный архив Малопургинского района участницы строительства железной дороги Ижевск-Балезино Кузнецовой Марии Степановны (приложение № 8).
В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 8 организаций (в 2019 г. 4 организации), в т.ч. 1 организация - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 7 организаций - в источники комплектования муниципальных архивов города Ижевска, Каракулинского, Сарапульского и Шарканского районов (приложение № 1).
Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 42 организации (34 организации в 2019 г.), в т.ч. 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 38 организаций – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли государственные и муниципальные организации, негосударственные организации (районные профсоюзы, сельскохозяйственные предприятия и др.), структурные подразделения администраций муниципальных образований в УР в связи с реорганизацией, ликвидацией или расторжением договора о сотрудничестве (приложение № 2).
На заседаниях ЭПМК утверждено и согласовано:
В отчетном году возвращены на доработку 288 документов, представленных архивами: 226 описей дел, 29 номенклатур дел, 6 инструкций по делопроизводству, 27 положений об архиве и ЭК. Это на 9 материалов меньше, чем в 2019 г.
Больше всего материалов после рассмотрения ЭПМК возвращено муниципальным архивам Можгинского, Красногорского, Балезинского и Ярского районов. Не отправлялись на доработку материалы государственным архивам, муниципальным архивам города Ижевска, Игринского и Камбарского районов. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами Глазовского, Каракулинского, Сарапульского, Кизнерского районов (приложение № 10).
Нарушения нормативных требований повторяются. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел, особенно к описям дел объединенных архивных фондов. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.
Секретарь ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
Л.И. Тиманова
Обзор работы ЭПМК Комитета за 2020 год
В 2020 году проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). На заседаниях ЭПМК рассмотрено 178 вопросов, в т.ч. 48 традиционных. Это на 21 вопрос больше, чем в 2019 г.В 2020 году на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 6 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов. На 1 методическую разработку больше, чем в 2019 году.
Разработаны:
- Методическое письмо «О порядке описания документов по личному составу органов местного самоуправления муниципальных образований (сельских поселений) и их предшественников» (Комитет);
- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов, муниципальных округов и городских округов в Удмуртской Республике (Центральная избирательная комиссия Удмуртской Республики);
- Примерное положение об архиве структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Примерная номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Памятка о работе ГКУ «ГАСПД УР» с запросами российских граждан, проживающих на территории иностранного государства, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, направляемыми в иностранные государства (ГКУ «ГАСПД УР»);
Кроме того, внесены изменения в «Сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики» (ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР»; 2011) (протокол № 6 от 26.06.2020).
Рассмотрены методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:
- О Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и инструкции по его применению (приказы Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №№ 236, 237);
- О соответствии новым Правилам работы государственных архивов (2020) нормативных и методических документов, подготовленных специалистами архивной службы Удмуртской Республики в период с 2007 по 2019 гг.;
- О рекомендациях межархивных методических семинаров по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (приложение 4).
- Обеспечен контроль исполнения решений ЭПМК Комитета:
- от 09.12.2016 протокола № 12 «Об упорядочении документов ликвидированного АУК УР «Центр по охране объектов культурного наследия» в Министерстве культуры и туризма Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» Министерства труда и миграционной политики Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Сарапульский район» Совета депутатов и Администрации МО «Соколовское» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 01.07.2019 протокола № 7 «О согласовании акта об утрате архивных документов в фондах архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» (протокол № 1 от 31.01.2020) (приложение № 9).
Остались на контроле вопросы по упорядочению документов ликвидированных организаций, реорганизованных государственных учреждений, структурных подразделений администраций и сельскохозяйственных предприятий, включению и исключению отдельных организаций из источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Согласованы акты об утрате документов в архивах 6 организаций: МБОУ ДО «Военно-патриотический центр «Школа юных летчиков» г. Ижевска, БУЗ УР «Удмуртский республиканский Центр по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями», Управлении социальной защиты населения в Октябрьском районе города Ижевска, АУ УР «Редакция журнала «Луч», БУЗ УР «Республиканская офтальмологическая клиническая больница МЗ УР» и МКУ «Служба городского строительства» г. Ижевска.
Сняты с учета 28 ед.хр. постоянного хранения (протоколы заседаний, тематические планы, фотоальбомы, переписка, расчетные ведомости, статистические отчеты и др.). В 2019 году было снято с учета 18 ед.хр. в 5 организациях.
Снята с учета 1 ед.хр. за 2000 год (книга расхода леса по главному пользованию) в фонде архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» № 157 «ГУ «Воткинский лесхоз» (приложение № 6).
Приняты решения ЭПМК об установлении срока хранения документов «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (Ф. СЗВ-ТД); о продлении сроков временного хранения архивных документов в автономном учреждении культуры Удмуртской Республики «Государственный театр кукол Удмуртской Республики», включенных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики (приложение № 12).
Представлено на рассмотрение 4 Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в источниках комплектования муниципальных архивов города Сарапула и Якшур-Бодьинского района. Согласованы 2 перечня в структурных подразделениях администраций города Сарапула и Якшур-Бодьинского района, 2 перечня в учреждениях г. Сарапула (приложение № 7). Это на 29 перечней меньше, чем в 2019 году.
Рассмотрено 10 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц и организаций – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивов города Сарапула, Воткинского и Малопургинского районов.
Кроме того, дана рекомендация по включению в список граждан - источников комплектования в муниципальный архив Малопургинского района участницы строительства железной дороги Ижевск-Балезино Кузнецовой Марии Степановны (приложение № 8).
В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 8 организаций (в 2019 г. 4 организации), в т.ч. 1 организация - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 7 организаций - в источники комплектования муниципальных архивов города Ижевска, Каракулинского, Сарапульского и Шарканского районов (приложение № 1).
Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 42 организации (34 организации в 2019 г.), в т.ч. 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 38 организаций – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли государственные и муниципальные организации, негосударственные организации (районные профсоюзы, сельскохозяйственные предприятия и др.), структурные подразделения администраций муниципальных образований в УР в связи с реорганизацией, ликвидацией или расторжением договора о сотрудничестве (приложение № 2).
На заседаниях ЭПМК утверждено и согласовано:
| 2020 год | 2019 год | |
| Описи дел управленческой документации (ед.хр.) | 46 112 | 45 135 |
| Описи дел по личному составу (ед.хр.) | 44 030 | 47 954 |
| Описи документов личного происхождения (ед.хр.) | 2303 | 3 434 |
| Описи НТД (ед.хр.) | 962 | 436 |
| Описи фотодокументов (ед.хр.) | 596 | 781 |
| Описи электронных документов (ед.хр./ед.уч.), в т.ч.: | 140/4 230 | 143/5 069 |
| описи эл. фотодокументов (ед.хр./ед.уч.) | 28/3 084 | 44/4 407 |
| описи эл. фонодокументов (ед.хр./ед.уч.) | 2/2 | 2/2 |
| описи эл. видеодокументов (ед.хр./ед.уч.) | 76/859 | 94/242 |
| Инструкций по делопроизводству (кол-во) | 151 | 181 |
| Положений об ЭК и архивах (кол-во) | 489 | 347 |
| Номенклатур дел (кол-во) | 255 | 290 |
В отчетном году возвращены на доработку 288 документов, представленных архивами: 226 описей дел, 29 номенклатур дел, 6 инструкций по делопроизводству, 27 положений об архиве и ЭК. Это на 9 материалов меньше, чем в 2019 г.
Больше всего материалов после рассмотрения ЭПМК возвращено муниципальным архивам Можгинского, Красногорского, Балезинского и Ярского районов. Не отправлялись на доработку материалы государственным архивам, муниципальным архивам города Ижевска, Игринского и Камбарского районов. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами Глазовского, Каракулинского, Сарапульского, Кизнерского районов (приложение № 10).
Нарушения нормативных требований повторяются. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел, особенно к описям дел объединенных архивных фондов. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.
Секретарь ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
Л.И. Тиманова
