Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия
Aa Aa
слабовидящим
Отследить запрос
Номер запроса расположен под штрихкодом на карточке регистрации и учёта исполнения запроса штрих-код
Полезная информация
версия для печати

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2020 год

В 2020 году проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). На заседаниях ЭПМК рассмотрено 178 вопросов, в т.ч. 48 традиционных. Это на 21 вопрос больше, чем в 2019 г. 

В 2020 году на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 6 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов. На 1 методическую разработку больше, чем в 2019 году.

Разработаны:
- Методическое письмо «О порядке описания документов по личному составу органов местного самоуправления муниципальных образований (сельских поселений) и их предшественников» (Комитет);
- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов, муниципальных округов и городских округов в     Удмуртской Республике (Центральная избирательная комиссия Удмуртской Республики);
- Примерное положение об архиве структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Примерная номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики);
- Памятка о работе ГКУ «ГАСПД УР» с запросами российских граждан, проживающих на территории иностранного государства, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, направляемыми в иностранные государства (ГКУ «ГАСПД УР»);

Кроме того, внесены изменения в «Сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями Удмуртской Республики» (ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР»; 2011) (протокол № 6 от 26.06.2020).

Рассмотрены методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:
- О Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и инструкции по его применению (приказы Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №№ 236, 237);
- О соответствии новым Правилам работы государственных архивов (2020) нормативных и методических документов, подготовленных специалистами архивной службы Удмуртской Республики в период с 2007 по 2019 гг.;
- О рекомендациях межархивных методических семинаров по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (приложение 4).

- Обеспечен контроль исполнения решений ЭПМК Комитета:
- от 09.12.2016 протокола № 12 «Об упорядочении документов ликвидированного АУК УР «Центр по охране объектов культурного наследия» в Министерстве культуры и туризма Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» Министерства труда и миграционной политики Удмуртской Республики» (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 30.11.2018 протокола № 13 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Сарапульский район» Совета депутатов и Администрации МО «Соколовское»  (протокол № 1 от 31.01.2020);
- от 01.07.2019 протокола № 7 «О согласовании акта об утрате архивных документов в фондах архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» (протокол № 1 от 31.01.2020) (приложение № 9).

Остались на контроле вопросы по упорядочению документов ликвидированных организаций, реорганизованных государственных учреждений, структурных подразделений администраций и сельскохозяйственных предприятий, включению и исключению отдельных организаций из источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Согласованы акты об утрате документов в архивах 6 организаций: МБОУ ДО «Военно-патриотический центр «Школа юных летчиков» г. Ижевска, БУЗ УР «Удмуртский республиканский Центр по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями», Управлении социальной защиты населения в Октябрьском районе города Ижевска, АУ УР «Редакция журнала «Луч», БУЗ УР «Республиканская офтальмологическая клиническая больница МЗ УР» и МКУ «Служба городского строительства» г. Ижевска. 

Сняты с учета 28 ед.хр. постоянного хранения (протоколы заседаний, тематические планы, фотоальбомы, переписка, расчетные ведомости, статистические отчеты и др.). В 2019 году было снято с учета 18 ед.хр. в 5 организациях.

Снята с учета 1 ед.хр. за 2000 год (книга расхода леса по главному пользованию) в фонде архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» № 157 «ГУ «Воткинский лесхоз» (приложение № 6).

Приняты решения ЭПМК об установлении срока хранения документов «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (Ф. СЗВ-ТД); о продлении сроков временного хранения архивных документов в автономном учреждении культуры Удмуртской Республики «Государственный театр кукол Удмуртской Республики», включенных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики (приложение № 12).

Представлено на рассмотрение 4 Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в источниках комплектования муниципальных архивов города Сарапула и Якшур-Бодьинского района. Согласованы 2 перечня в структурных подразделениях администраций города Сарапула и Якшур-Бодьинского района, 2 перечня в учреждениях г. Сарапула (приложение № 7). Это на 29 перечней меньше, чем в 2019 году.

Рассмотрено 10 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц и организаций – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивов города Сарапула, Воткинского и Малопургинского районов. 

Кроме того, дана рекомендация по включению в список граждан - источников комплектования в муниципальный архив Малопургинского района участницы строительства железной дороги Ижевск-Балезино Кузнецовой Марии Степановны (приложение № 8).

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 8 организаций (в 2019 г. 4 организации), в т.ч. 1 организация - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 7 организаций - в источники комплектования муниципальных архивов города Ижевска, Каракулинского, Сарапульского и Шарканского районов (приложение № 1). 

Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 42 организации (34 организации в 2019 г.), в т.ч. 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 38 организаций – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли государственные и муниципальные организации, негосударственные организации (районные профсоюзы, сельскохозяйственные предприятия и др.), структурные подразделения администраций муниципальных образований в УР в связи с  реорганизацией, ликвидацией или расторжением договора о сотрудничестве (приложение № 2).

На заседаниях ЭПМК утверждено и согласовано:

   2020 год  2019 год
 Описи дел управленческой документации  (ед.хр.)  46 112  45 135
 Описи дел по личному составу (ед.хр.)  44 030  47 954
 Описи документов личного происхождения (ед.хр.)  2303  3 434
 Описи НТД (ед.хр.)  962  436
 Описи фотодокументов (ед.хр.)  596  781
 Описи электронных документов (ед.хр./ед.уч.), в т.ч.:  140/4 230  143/5 069
 описи эл. фотодокументов (ед.хр./ед.уч.)  28/3 084  44/4 407
 описи эл. фонодокументов (ед.хр./ед.уч.)  2/2  2/2
 описи эл. видеодокументов (ед.хр./ед.уч.)  76/859  94/242
 Инструкций по делопроизводству  (кол-во)  151  181
 Положений об ЭК и архивах (кол-во)  489  347
 Номенклатур дел (кол-во)  255  290


В отчетном году возвращены на доработку 288 документов, представленных архивами: 226 описей дел, 29 номенклатур дел, 6 инструкций по делопроизводству, 27 положений об архиве и ЭК. Это на 9 материалов меньше, чем в 2019 г. 

Больше всего материалов после рассмотрения ЭПМК возвращено муниципальным архивам Можгинского, Красногорского, Балезинского и Ярского районов. Не отправлялись на доработку материалы государственным архивам, муниципальным архивам города Ижевска, Игринского и Камбарского районов. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами Глазовского, Каракулинского, Сарапульского, Кизнерского районов (приложение № 10).

Нарушения нормативных требований повторяются. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел, особенно к описям дел объединенных архивных фондов. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.

Секретарь ЭПМК Комитета по делам 
архивов при Правительстве                                                                                
Удмуртской Республики
Л.И. Тиманова