Обзор работы ЭПМК Комитета за 2019 год

В 2019 году проведено 13 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). На заседаниях ЭПМК рассмотрено 157 вопросов, в т.ч. 49 традиционных. 

В 2019 г. на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 5 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов. 

Разработаны:

• Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях Удмуртской Республики, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (ГКУ «ЦДНИ УР»);
• Методическое пособие «Виды нормативных и методических разработок: создание и внедрение в практику работы» (ГКУ «ЦДНИ УР»);
• Сборник примерных положений об архиве, постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и Экспертной комиссии (ЭК) организации, являющейся источником формирования Архивного фонда Удмуртской Республики (ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР»);
• Методическое письмо «Об указании сроков хранения документов, включенных в Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов» по включению электронных документов в Перечень и номенклатуру дел (ГКУ «ЦДНИ УР»).

Кроме того, внесены изменения в Примерную номенклатуру дел учреждения дополнительного образования детей - Детская школа искусств (2018) (ГКУ «ГАСПД УР»).

Рассмотрены методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:

            - о создании новых сельскохозяйственных предприятий на территории Удмуртской Республики и целесообразности организации сотрудничества с ними по вопросам архивного дела и делопроизводства;

            - о порядке передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях в связи с реализацией совместного приказа Минюста России № 233, Росархива № 181 от 29.11.2018;

- о порядке фондирования архивных документов бюджетных учреждениях Удмуртской Республики, подведомственных Главному управлению ветеринарии Удмуртской Республики в связи с реализации распоряжения Правительства Удмуртской Республики от 16.04.2019 № 404-р;

            - о нецелесообразности включения в состав Архивного фонда Удмуртской Республики отдельных видов документов, образующихся в деятельности государственных и муниципальных архивов, и порядке их описания и др. 

            Обеспечен контроль исполнения решений ЭПМК Комитета:

            - от 28.04.2017 протокола № 4 «О передаче дел БПОУ УР «Можгинский политехнический техникум» в Отделение № 2 БПОУ УР «Можгинский агропромышленный колледж» (протокол № 3 от 29.03.2019);

            - от 30.03.2018 протокола № 3 «Об исключении из списка организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Кезский район» ФГУ «Кезский лесхоз» (протокол № 11 от 29.10.2019); 

- от 26.10.2018 протокол № 10 «О передаче дел Воткинского филиала государственного унитарного предприятия «Удмурттехинвентаризация» за период 2008-2017 гг. Воткинскому филиалу бюджетного учреждения Удмуртской Республики «Центр кадастровой оценки и технической инвентаризации недвижимого имущества» (протокол № 3 от 29.03.2019) и др. Остались на контроле вопросы по упорядочению документов ликвидированных организаций, реорганизованных государственных учреждений, структурных подразделений администраций и сельскохозяйственных предприятий, включению и исключению отдельных организаций из источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Согласованы акты об утрате документов в архивах 5 организаций: управления по культуре и туризму Администрации МО «Город Ижевск», БПОУ УР «Ижевский техникум индустрии питании», МБОУК ДО «Дворец детского (юношеского) творчества» г. Ижевска, МБУК «Дебесский районный Дом культуры «Чупчигур» и АУ УР «Редакция журнала «Луч».Снято с учета 18 ед.хр. постоянного хранения (приказы начальника Управления по основной деятельности, жалобы, заявления граждан, переписка по их рассмотрению, стат. сведения о деятельности учреждения культуры, бухгалтерские отчеты и др.). В 2018 г. было снято с учета 24 ед.хр. в 5 организациях.

Сняты с учета 14 ед.хр. за 1938-1982 годы (почетные грамоты, удостоверения к наградам) в фонде управлении по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск» № 346 «Вольхина Анастасия Ивановна – заслуженная учительница школ Удмуртской Республики».

Приняты решения ЭПМК об установлении срока хранения документов «Сведения о доходах депутатов органов местного самоуправления об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей» и «Учетные карточки депутатов» Совета депутатов (Думы) города, района в Удмуртской Республике.

Принято решение ЭПМК о продлении сроков временного хранения архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики и подлежащих приему в муниципальный архив в 2019 году, в организациях - источниках комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Завьяловский район».

Представлено на рассмотрение 33 Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в организациях – источниках комплектования ГКУ «ЦГА УР» и муниципальных архивов города Можги и Завьяловского района. Согласованы 3 перечня в органах исполнительной власти УР, 27 перечней в органах местного самоуправления в УР, двух образовательных учреждениях г. Можги и Управлении по развитию села и сельского хозяйства Администрации муниципального образования «Завьяловский район» (приложение № 7). Это на 7 перечней больше, чем в 2018 г.

Согласованы в 3 органах государственной власти Удмуртской Республики и 13 в органах местного самоуправления в УР Перечни основных (профильных) и общих функций в государственных органах Удмуртской Республики, архивные документы по которым включаются в состав Архивного фонда Удмуртской Республики в соответствии с Указом Главы Удмуртской Республики от 30.10.2018 № 198 (приложение № 11).

Рассмотрено 5 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц – источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», муниципальных архивов городов Глазова и Сарапула.

Кроме того, рассмотрено 2 вопроса о приеме документов личного происхождения от граждан, перспективы сотрудничества с которыми отсутствуют, в муниципальные архивы Алнашского и Воткинского районов.

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 4 организации (в 2018 г. 19 организаций), в т.ч. 2 организации - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 2 организации - в источники комплектования муниципальных архивов города Глазова и Селтинского района. Включили государственный орган и структурное подразделения администраций муниципальных образований в УР, учреждение социального обслуживания (приложение № 1).

Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 34 организации (47 организаций - 2018 г.), в т.ч. 9 организаций – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР»,2 организации – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 23 организации – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли государственные и муниципальные организации, негосударственные организации (районные профсоюзы, сельскохозяйственные предприятия и др.), структурные подразделения администрации муниципальных образований в УР в связи с реорганизацией, ликвидацией или расторжением договора о сотрудничестве (приложение № 2).

На заседаниях ЭПМК утверждено и согласовано:

В отчетном году возвращены на доработку 297 документов, представленных архивами: 251 опись дел, 29 номенклатур дел, 9 инструкций по делопроизводству, 8 положений об архиве и ЭК. 

Больше всего материалов с ЭПМК возвращено муниципальным архивам Можгинского, Красногорского, Балезинского и Завьяловского районов. Не отправлялись на доработку с заседаний ЭПМК материал государственным архивам, муниципальным архивам городов Ижевска. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами Игринского, Сарапульского, Камбарского и Увинского районов.

Нарушения нормативных требований повторяются. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел, особенно к описям дел обьединенных архивных фондов. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.

Секретарь ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики  А.Д. Мохирева