Обзор работы ЭПМК Комитета за 2017 год

В 2017 году проведено 12 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). На заседаниях ЭПМК рассмотрено 119 вопросов, в т.ч. 48 традиционных. Это на 6 вопросов меньше, чем в 2016 г.

В 2017 г. на заседаниях ЭПМК рассмотрены и согласованы 12 методических разработок, подготовленных сотрудниками государственных архивов и Комитета. Это на 6 разработок больше по сравнению с 2016 г.

Разработаны:

2 примерные номенклатуры дел для:

- Централизованной библиотечной системы муниципального образования Удмуртской Республики;

- структурного подразделения (управления, отдела, сектора) администрации муниципального района, городского округа в Удмуртской Республике, осуществляющего функции управления в области архитектуры и градостроительства.

2 методических пособия:

- по экспертизе ценности и упорядочению документов общественных объединений Удмуртской Республики;

- по созданию объединенных архивных фондов (ОАФ) в государственных и муниципальных архивах Удмуртии.

Памятка по организации комплектования документами личного происхождения в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики.

Методические рекомендации «Организация выставок архивных документов в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики».

Методическое письмо «О применении примечаний к статьям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М. 2010) к некоторым видам документов».

Два порядка использования архивных документов в читальном зале ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики».

Кроме того, внесены изменения в:

- Сборник образцов архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов на запросы социально-правового характера.

- Памятку о порядке передачи в ГКУ «ГАСПД УР» ликвидированными организациями документов, необходимых для социально-правовой защиты граждан;

- Примерную номенклатуру дел Администрации муниципального образования (городского округа) в Удмуртской Республике.

Согласованы 2 нормативно-методических документа, разработанных ЦИК УР:

- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственного Совета Удмуртской Республики шестого созыва;

- Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением досрочных выборов Главы Удмуртской Республики.

Рассмотрены методические вопросы, затрагивающие отдельные аспекты архивного дела и делопроизводства в архивных учреждениях и организациях:

            - о порядке описания и фондирования книг государственной регистрации актов гражданского состояния постоянного хранения в органах ЗАГС Удмуртской Республики;

            - о порядке внесения изменений в инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов и их согласования в установленном порядке;

            - о рассмотрении письма директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации от 21.08.2017 № П41-43844 «О прекращении дублирования на бумажном носителе документов, направленных по системе межведомственного электронного документооборота»);

            - о ходе работы с общественными организациями, являющимися источниками комплектования ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики»;

            - о фондировании документов территориальных и участковых избирательных комиссий Удмуртской Республики;

            - о результатах работы по выявлению уникальных документов в фондах ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» для включения документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

            Обеспечен контроль исполнения решений ЭПМК Комитета:

- от 30.09.2016 о целесообразности дальнейшего взаимодействия с комплексными учреждениями социального обслуживания населения в сфере архивного дела (решение ЭПМК Комитета от 28.04.2017 № 4);

- от 30.09.2016 о ходе работы с общественными организациями, являющимися источниками комплектования ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (решение ЭПМК Комитета от 24.11.2017 № 11);

- от 04.08.2017 о проблемах описания бухгалтерских документов образовательных учреждений – источников комплектования Управления по делам архивов Администрации муниципального образования «Город Ижевск» при организации их взаимодействия с отраслевыми централизованными бухгалтериями (решение ЭПМК Комитета от 29.09.2017 № 9) и др.

            Остались на контроле вопросы по упорядочению документов ликвидированной организаций, включению и исключению двух организаций из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» и одной - города Можги.

Согласованы акты об утрате документов в 11 организациях: Администрации МО «Город Ижевск», информационно-аналитическом управлении Администрации МО «Город Ижевск», Главном управлении архитектуры и градостроительства Администрации МО «Город Ижевск», администрациях Ленинского, Октябрьского, Первомайского, Устиновского районов города Ижевска, ГКУ УР «Центр занятости населения города Ижевска», МАУОО ДО «Детская школа искусств № 2 имени П.И. Чайковского» г. Ижевска, Федерации профсоюзов Удмуртской Республике, Юкаменской районной общественной профсоюзной организации ООО «Профсоюз работников АПК РФ». Снято с учета 46 ед.хр. постоянного хранения (протоколы заседаний президиума райкома профсоюза и документы к ним, протоколы заседаний профсоюзного комитета школы, справки о работе профконсультационных пунктов районных центров занятости населения, обращения и поздравления, поступившие в адрес Городской Думы, Администрации города Ижевска и др.). В 2016 г. снято с учета 16 ед.хр. в 5 организациях.

Сняты с учета 3 ед.хр. в 2 фондах архивного отдела Администрации муниципального образования «Воткинский район» № 292 «Учебно-опытное хозяйство «Июльское» и № 128 «Колхоз «Камский трудовик» Камского сельсовета Воткинского района.

Согласованы в 3 организациях – источниках комплектования ГКУ «ЦГА УР» и муниципальных архивов Перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности: Министерство национальной политики Удмуртской Республики, Администрации муниципального образования «Город Глазов» и Администрации муниципального образования «Шарканский район».

Рассмотрено 8 вопросов о целесообразности включения в списки физических лиц – источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», ГКУ «ЦДНИ УР» и муниципальных архивов. Приняты решения о включении в источники комплектования государственных архивов 4 гражданина, 3 граждан - в муниципальные архивы города Сарапула, Алнашского и Воткинского районов. Кроме того, рассмотрен 1 вопрос о приеме документов личного происхождения от гражданина, перспективы сотрудничества с которым отсутствуют, в муниципальный архив Воткинского района.

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 14 организаций (в 2016 г. 16 организаций), в т.ч. 1 организация - в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 1 организация - в источники комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 12 организаций - в источники комплектования муниципальных архивов. Включили государственные казенные учреждения УР – лесничества, структурные подразделения администраций муниципальных образований в УР (приложение № 1).

Исключено из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 39 организаций (43 организации в 2016 г.), в т.ч. 7 организаций – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» и 1 организация – ГКУ «ЦДНИ УР», 31 организация – из источников комплектования муниципальных архивов. Основу исключенных организаций составляли федеральные органы, организации и негосударственные организации (суды, банки, районные профсоюзы, сельскохозяйственные предприятия и др.) в связи с реорганизацией, ликвидацией или расторжением договора о сотрудничестве (приложение № 2).

На заседаниях ЭПМК утверждено и согласовано:

В отчетном году возвращены на доработку 295 документов, представленных архивами: 259 описей дел, 26 номенклатур дел, 5 инструкций по делопроизводству, 5 положений об архиве и ЭК. Это на 14 материалов больше, чем в 2016 г. Больше всего материалов с ЭПМК возвращено муниципальным архивам Дебесского, Красногорского, Ярского, Юкаменского районов. Не возвращался с заседаний ЭПМК материал государственным архивам и муниципальному архиву города Ижевска. В минимальном количестве возвращены документы, представленные муниципальными архивами города Можги, Завьяловского, Игринского и Якшур-Бодьинского районов.

Нарушения нормативных требований повторяются. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК на документах. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК материалов без их предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не в полном объеме проводится работа по замечаниям экспертов, при этом не прикладываются прежние замечания эксперта и свод отклоненных замечаний (в случае несогласия разработчика с экспертом). При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием. Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой для принятия решения информации.

Секретарь ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики 

А.Д. Мохирева