Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия

расширенный поиск

Порядок работы пользователей в читальном зале ГКУ "ЦГА УР"

Утвержден приказом
директора ГКУ «ГАСПД УР»
от 03 октября 2014 г. № 33а


Порядок доступа пользователей к архивным документам,
хранящимся в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики»


Введение

Настоящий Порядок разработан с целью совершенствования работы по организации доступа пользователей к архивным документам по личному составу, хранящимся в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» (ГКУ «ГАСПД УР»), содержащим конфиденциальную информацию.

В соответствии с Уставом ГКУ «ГАСПД УР» (далее – Архив) принимает на хранение документы ликвидированных организаций, обеспечивает их сохранность и эффективное использование в интересах граждан, общества и государства.

Основу документов, находящихся на хранении в Архиве, составляют документы по личному составу: приказы о приеме, перемещении, увольнении; личные дела; личные карточки (ф.№Т-2); листки по учету кадров; автобиографии; характеристики; наградные листы; ведомости начисления заработной платы; лицевые счета; реестры сведений и справки о доходах физических лиц; индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц и др. В данной категории документов содержатся сведения о фактах, событиях и обстоятельствах личной жизни гражданина: о состоянии здоровья; финансовом и имущественном положении; морально-этических поступках; судебных наказаниях; месте жительства, почтовом адресе и др. сведения, которые в соответствии с  законодательством Российской Федерации относятся к конфиденциальной информации.

Ограничение в использовании документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в целях защиты от неправомерного к ним обращения, которое может нанести ущерб гражданину в случае их обнародования.

С целью обеспечения социальных прав и гарантий граждан Архив принимает на хранение управленческие документы ликвидированных организаций (организационно-распорядительные документы, штатные расписания, списки льготных профессий, табели учета рабочего времени и др.). Доступ к управленческим документам, документам по личному составу, переведенным на постоянное хранение в связи с истечением временного (75 лет) срока хранения осуществляется на общих основаниях в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.) и данным Порядком не регулируется.

Данный порядок не рассматривает вопросы доступа пользователей к архивным документам, содержащим сведения конфиденциального характера, находящимся на специальном (секретном) хранении, в связи с отсутствием данной категории документов на хранении.

Порядок является нормативно-методическим документом и предназначен для специалистов Архива и пользователей, допущенных к работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, может быть использован специалистами государственных и муниципальных архивов. 


1. Общие положения. 

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 г. №188; Законом Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике»; Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» (далее Регламент), утвержден приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 03.10.2011 г. № 114-п (в редакции приказа Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 15.05.2013 г. №40-п) и зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации Рег. № 18000201100593 от 07.10.2011; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19 и зарегистрированными Минюстом России 06.03. 2007 г. (далее Правила); Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (М., 2013) зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013 г. Регистрационный № 30386.

1.2. В соответствии с законодательством Российской Федерации доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, ограничивается на срок до 75 лет со дня создания документов.

1.3. Право на доступ к документам архива, содержащим конфиденциальную информацию, имеют:

1.3.1. Физические лица:

- граждане – субъекты информации, желающие получить доступ к своим персональным данным, в случае их смерти – наследники, предъявившие документ, удостоверяющий личность, свидетельство о смерти гражданина и документ, подтверждающий прямые родственные связи и/или право на наследство;

- доверенные лица гражданина, предъявившие письменное нотариально заверенное разрешение гражданина – субъекта информации и документ, удостоверяющий личность доверенного лица.

1.3.2. Юридические лица:

- сотрудники органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, органов предварительного следствия (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных полномочий;

- сотрудники отделений Пенсионного фонда РФ для подтверждения социальных прав, льгот и гарантий граждан;

- сотрудники кадровых служб организаций для подготовки документов своих работников с целью назначения пенсии.

1.3.3.Третьи лица:

- ученые, исследователи (подготовка статистических, социологических, демографических и других научных и практических исследований, биографических словарей, энциклопедий);

- писатели, журналисты (подготовка монографий (публикаций) о выдающихся людях).

1.4. Архив обеспечивает доступ пользователей к архивным документам, содержащим сведения конфиденциального характера, путем предоставления:

- архивных документов для ознакомления с ними в читальном зале ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (ГКУ «ЦГА УР»);

- архивных справок, выписок и копий архивных документов;

- выдачи дел во временное пользование. 

 

2. Доступ пользователей к архивным документам, содержащим сведения конфиденциального характера 

2.1. Доступ физических лиц для ознакомления с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется на основании документов, указанных в п.1.3.1., а также документа, удостоверяющего личность и личного заявления пользователя, где указываются: фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель использования документов (Приложение 1).

2.1.1. Разрешение на работу с документами выдает директор Архива, которое оформляется в виде визы на личном заявлении пользователя.

2.1.2. Предоставление физическим лицам архивных документов конфиденциального характера осуществляется под контролем сотрудника архива при условии, исключающем возможность ознакомления пользователя со сведениями конфиденциального характера о других лицах.

2.2. Доступ юридических лиц, указанных в п.1.3.2., для ознакомления с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется на основании официального письма организации (или иного официального документа), где указываются: фамилия, имя, отчество, должность пользователя, тема, хронологические рамки и цель использования документов. Представители юридических лиц обязаны предъявить служебное удостоверение.

2.2.1. Разрешение на работу с документами выдает директор Архива, которое оформляется в виде визы на письме юридического лица.

2.2.2. Предоставление юридическим лицам архивных документов конфиденциального характера осуществляется в присутствии сотрудника Архива.

2.3. Доступ третьих лиц, указанных в п.1.3.3., для ознакомления с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется на основании предоставления следующих документов:

- официального письма организации, направившей пользователя в архив, или личного заявления, если пользователь - частное лицо. В заявлении или письме должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования, характер предполагаемого использования сведений;

- письменного нотариально заверенного разрешения гражданина (его наследников или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя;

- документа, удостоверяющего личность;

После рассмотрения всего пакета документов директор принимает решение о доступе пользователя к архивным документам. При принятии решения о доступе к документам, содержащим конфиденциальную информацию, целесообразно учитывать:

- личность пользователя (сотрудник учреждения, работающий над плановой темой, или частное лицо);

- тема исследования (выполнение темы, включенной в план работы академических, отраслевых институтов, гуманитарных проектов, например, «Книга памяти», создание биобиблиографических словарей, энциклопедий и др.);

- характер предполагаемого использования сведений о гражданине, их содержание (например, информация будет использована в обобщенном или обезличенном виде, в статистических, демографических и иных исследованиях);

- период времени, прошедший после создания документа (например, 5 или 70 лет);

- обоснование необходимости доступа к документам конфиденциального характера (например, может ли быть подготовлена архивная справка или ответы на подготовленный им перечень вопросов);

- физическое состояние документов.

2.3.1. Разрешение на доступ выдается директором архива, которое оформляется в виде визы на официальном письме организации или личном заявлении пользователя.

2.3.2. Предоставление третьим лицам архивных документов конфиденциального характера осуществляется под контролем сотрудника архива с целью соблюдения условий доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию.

2.4. Архив обеспечивает доступ пользователей только к тем документам (или информации), которые относятся к лицу (лицам), в отношении которых было получено (или принято) разрешение о доступе и на каких условиях.

Если пользователю разрешен доступ к отдельным архивным документам дела, то листы, содержащие информацию конфиденциального характера на других лиц, конвертуются, пользователь не имеет право их вскрывать. Если в документе находятся сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копии соответствующего документа с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах (с документа делается копия, на которой закрываются конфиденциальные сведения о других лицах; с промежуточной копии делается копия, предназначенная пользователю; промежуточная копия уничтожается).

2.5. Директор Архива может отказать пользователю в предоставлении доступа к архивным документам, содержащим сведения конфиденциального характера, с учетом причин, изложенных в п.2.3. Отказ в предоставлении доступа к делам и документам оформляется в письменном виде с указанием причин отказа и ссылкой на соответствующий правовой документ (Приложение 2). 

 

3. Порядок предоставления пользователям документов, содержащих сведения конфиденциального характера, в читальный зал ГКУ «ЦГА УР» 

Ознакомление пользователей с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию, производится в читальном зале ГКУ «ЦГА УР». Обслуживание пользователей осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (М., 2013), «Порядком использования архивных документов в ГКУ «ЦГА УР» (Ижевск, 2014) и настоящим Порядком.

ГКУ «ГАСПД УР» несет ответственность за качество обслуживания пользователей, допущенных к работе с документами ГКУ «ГАСПД УР», в читальном зале ГКУ «ЦГА УР», контролирует соблюдение требований ознакомления с документами.

3.1. Для работы в читальном зале ГКУ «ЦГА УР» пользователю ГКУ «ГАСПД УР» оформляется временный пропуск (Приложение 3).

3.2. Учет выданных временных пропусков ведется в «Журнале учета выдачи временных пропусков пользователям ГКУ «ГАСПД УР» в читальный зал ГКУ «ЦГА УР» по установленной форме (Приложение 4).

3.3. Пользователь документов при каждом посещении читального зала регистрируется в «Журнале учета посещения читального зала ГКУ «ЦГА УР» пользователями ГКУ «ГАСПД УР».

3.4. Пользователь, допущенный к работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера:

- заполняет анкету пользователя (Приложение 5);

- знакомится со справочно-поисковыми средствами архива, доступ к которым обеспечивается всем категориям пользователей, в объеме, соответствующем цели использования;

- оформляет заказ (требование) на выдачу архивных документов (Приложение 6).

3.5. Архив может временно отказать пользователю в предоставлении архивных документов в читальный зал в случае неудовлетворительного физического состояния документов или в случае возможности нанесения ущерба физическому состоянию дела. Документы, имеющие низкую потенциальную долговечность, общее физическое состояние которых характеризуется буквенно-цифровыми индексами А-1, А-2, А-3, А-4, А-5, А-0, Б-1, 0-1 в читальный зал архива не выдаются. Решение о признании документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии принимается директором архива на основании данных учетной картотеки документов с повреждениями носителя и текста. После проведения работ по реставрации документов доступ к ним может быть открыт.

3.6. Пользователям выдаются архивные документы в количестве не более 20 дел одновременно, на следующий день после оформления заказа (требования) на выдачу архивных документов и визирования его директором архива, в исключительных случаях, по согласованию с директором Архива, количество выдаваемых дел может быть увеличено.

3.7. Пользователь вправе применять при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства, без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Данное положение не распространяется на работы связанные с копированием документов и справочно-поисковых средств к ним. Применением пользователем собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей читального зала.

3.8. Пользователь предупреждается об административной и уголовной ответственности за использование сведений конфиденциального характера согласно ст.13.11, 13.14, 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных  правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ и ст.137 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 №63-ФЗ. С пользователя берется письменное обязательство-соглашение о неразглашении в любой форме сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведений, создающих угрозу для его безопасности, ставших ему известными в процессе работы с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию (Приложение 5).

3.9. Пользователь обязан выполнять требования сотрудников архива, охранного режима архива и противопожарного режима, регламентируемые соответствующими правовыми актами Российской Федерации в области ГО и ЧС, и пожарной безопасности. 

 

4. Предоставление конфиденциальной информации в виде архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов 

      Доступ пользователей к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию, может осуществляться посредством ознакомления пользователей с информацией, изложенной в архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.

       Архив по запросам юридических и физических лиц исполняет запросы социально-правового и тематического характера. Порядок, сроки исполнения запросов, оформление результатов поиска (архивные справки, архивные выписки) осуществляется в соответствии с Правилами, Регламентом.

4.1. Архив проводит копирование архивных документов, содержащих сведения конфиденциального характера. Копирование документов осуществляется путем оформления заказа на копирование документов (Приложение 7). Разрешение на копирование документов выдается директором Архива. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются Архивом с учетом его технических возможностей.

4.1.1. Копирование документов для физических лиц, указанных в п.1.3., производится только той части документа, которая непосредственно затрагивает интересы пользователя. Пользователю выдаются копии архивных документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах.

4.1.2. Копирование документов для юридических лиц, указанных в п.1.3., проводится на основании представления мотивированного письменного запроса организации. Копирование документов для данной категории пользователей осуществляется в полном объеме (без учета изъятия сведений о других лицах).

4.1.3. Архив может отказать пользователю в изготовлении копий архивных документов в случае:

- неудовлетворительного физического состояния документов и возможности нанесения ущерба  физическому состоянию дела, документа при изготовлении копии (см. п. 3.5. настоящего Порядка);

- нанесения ущерба физическому состоянию дела, документа при изготовлении копии, в связи с особенностями формирования дела;

- отсутствия у архива технических возможностей для изготовления копий документов.

Причины отказа указываются заведующим архивохранилищем в заказе пользователя на копирование документов. Сотрудник Архива, ответственный за обслуживание посетителей, информирует об этом пользователя. Пользователю могут быть представлены дополнительные обоснования, разъясняющие причины отказа, в письменном виде.

4.2. Копирование документов техническими средствами пользователя (фотоаппаратами, видеокамерами, сканерами) не допускается.

4.3. Архив выдает архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов лично заявителям при предъявлении ими следующих документов:

- документа, удостоверяющего личность Заявителя (предъявляется всеми категориями пользователей);

- документов, указанных в п.1.3.1., (предъявляется физическими лицами);

- письменного нотариально заверенного разрешения гражданина-субъекта информации (предъявляется доверенными лицами, третьими лицами);

- документа, подтверждающего полномочия Заявителя – официальное письмо, служебное удостоверение и др. (предъявляется юридическими лицами и третьими лицами).

4.4. Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов, содержащие сведения конфиденциального характера, могут быть направлены пользователям посредством почтовой связи простыми письмами.

4.5. Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов, содержащие сведения конфиденциального характера, направляются по запросам российских и иностранных граждан, поступившим из-за рубежа, в соответствии с Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации» (утвержден приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 01 декабря 2010 г. № 117-п зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации Рег. № RU 18000201000536 от 06.12.2010 (в редакции приказов Комитета от 27 августа 2012 г. №78-п, зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации Рег. № RU 18000201200584 от 29.08.2012; от 28.10.2013 № 91-п, зарегистрирован в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации Рег. № RU 18000201300822 от 06.11.2013).

4.6. Архив без согласования с гражданином (его наследниками) может предоставить пользователю информацию, содержащую основные биографические данные гражданина-субъекта информации: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных  должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина. 

 

5. Выдача архивных документов, содержащих сведения конфиденциального характера, во временное пользование 

5.1. Архивные документы, содержащие сведения конфиденциального характера могут быть выданы во временное пользование:

- сотрудникам органов государственной власти, местного самоуправления, судов, прокуратуры, органов предварительного следствия (по делам, находящимся в их производстве), в пределах исполнения ими своих служебных полномочий;

- сотрудникам отделений Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике с целью подтверждения социальных прав, льгот и гарантий граждан.

- конкурсным управляющим, ликвидаторам организаций для завершения конкурсного производства ликвидируемой организации.

- сотрудникам музеев, выставочных центров и других учреждений культуры для экспонирования документов, при условии обезличивания персональных данных.

5.2. Решение о выдаче документов организации во временное пользование принимается директором Архива в зависимости от целей использования документов и при наличии следующих документов:

- письма, в котором должны быть указаны виды документов и гарантии обеспечения их сохранности;

- договора о предоставлении документов для экспонирования. В договоре должны быть указаны условия экспонирования, в т.ч. соблюдение режима конфиденциальности путем обезличивания персональных данных.

5.2.1. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование определяются директором Архива в зависимости от целей их использования, но не должны превышать более шести месяцев.

5.3. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (Приложение 8) и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

 


СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК ГКУ "ГАСПД УР"
от 25 августа 2014 № 8
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета
по делам архивов
при Правительстве УР
от 26 сентября 2014 № 9


ПРИЛОЖЕНИЯ: