версия для печати

Положение об экспертно-методической комиссии ГКУ «ЦГА УР»

Государственное казённое учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (ГКУ «ЦГА УР»)

УТВЕРЖДЕНО приказом ГКУ «ЦГА УР» от 21.06.2011 г. № 01-05/88

ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертно-методической комиссии

1. Общие положения

1.1. Экспертно-методическая комиссия (ЭМК, далее – Комиссия) ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – Архив) действует на правах совещательного органа по коллегиальному рассмотрению вопросов методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Удмуртской Республики, научно-методического обеспечения направлений деятельности Архива. Решения Комиссии вступают в силу после утверждения протокола директором Архива.

1.2. Положение о Комиссии и ее состав утверждаются приказом Архива.

1.3. В состав Комиссии входят наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений Архива под председательством одного из заместителей директора. Заместитель председателя и секретарь Комиссии назначаются из числа членов Комиссии, секретарь – сроком на 2 года. В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты других архивных учреждений, представители научных, общественных и иных сторонних организаций.

1.4. Комиссия в своей деятельности руководствуется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Удмуртской Республики, нормативными и распорядительными документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (далее – Росархив), Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет), стандартами, отраслевыми научными и методическими разработками, Уставом, приказами Архива и настоящим Положением.

2. Основные задачи

Основными задачами Комиссии являются:

2.1. Совершенствование нормативно-методического обеспечения работ, осуществляемых в Архиве, работ с документами, включенными или подлежащими включению в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, осуществляемых в организациях – источниках комплектования Архива, с целью повышения их эффективности и качества.

2.2. Содействие развитию и совершенствованию научно-исследовательской и методической работы в Архиве.

2.3. Оптимизация состава документов, организация отбора и подготовка документов, образовавшихся в делопроизводстве Архива, к передаче на постоянное хранение.

2.4. Рассмотрение составленных и переработанных описей документов фондов Архива.

2.5. Внедрение в практику работы Архива передового отечественного и зарубежного опыта в области архивоведения, документоведения и археографии.

3. Функции

Комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами:

3.1. Рассматривает:

3.1.1. Предложения по совершенствованию организации научно-исследовательской работы, методическому обеспечению работ в Архиве, повышению их качественного уровня, разработке тем НИР, методических пособий, внедрению их результатов в практику работы Архива.

3.1.2. Научно-методические вопросы, возникающие в процессе подготовки нормативных и информационных документов (письма, обзоры, лекции, макеты, планы-проспекты и др.), научно-исследовательских разработок и методических пособий.

3.1.3. Проекты организационно-методических документов по проведению научных исследований, подготовке баз данных, справочно-информационных изданий, сборников документов и материалов (программы, технические задания, координационные планы и др.).

3.1.4. Промежуточные и конечные результаты научных исследований, проекты методических разработок в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин.

3.1.5. Результаты внедрения научных и научно-методических разработок. Обеспечивает внедрение ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела в практику работы Архива.

3.1.6. Проекты нормативных и информационных документов, учебных планов, программ и пособий по повышению квалификации архивных работников.

3.1.7. Экспертные заключения, листы учета и описания, другие материалы по отнесению документов к категории уникальных; информации, акты, перечни номеров дел, отнесенных к составу особо ценных; списки фондов для выявления особо ценных документов, списки фондов, подлежащих каталогизации и др.

3.1.8. Тезисы докладов и сообщений работников Архива на совещаниях, семинарах, конференциях, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, других информационных мероприятиях по вопросам архивного дела и делопроизводства; статей и обзоров, обобщающих опыт работы Архива по отдельным направлениям деятельности.

3.1.9. Отзывы, заключения, рецензии на проекты нормативных документов, научно-методических разработок, учебных программ и других материалов, разрабатываемых Росархивом, ВНИИДАД, другими архивными учреждениями.

3.1.10. Предложения по совершенствованию и повышению эффективности работы службы научно-технической информации (СНТИ).

3.1.11. Рекомендации по разработке, переработке, дополнению или отмене нормативных документов и методических разработок Архива.

3.1.12. Предложения о выдвижении работ сотрудников Архива для участия в отраслевых конкурсах научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.1.13. Предложения по включению организаций и граждан в списки источников комплектования Архива, сводные списки источников комплектования, списки потенциальных источников комплектования Архива.

3.1.14. Вопросы определения состава документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования Архива, подлежащих постоянному хранению в Архиве, проведения отбора, экспертизы ценности и подготовки документов Архивного фонда Удмуртской Республики к передаче на постоянное хранение в Архив.

3.1.15. Вопросы проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности Архива на стадии делопроизводства при подготовке номенклатуры дел и формирования дел.

3.1.16. Вопросы проведения экспертизы ценности и упорядочения документов при проведении научно-технической обработки документов организаций на платной основе отделом комплектования и экспертизы ценности документов.

3.1.17. Вопросы фондирования архивных документов.

3.2. Рассматривает с последующим представлением на утверждение и согласование Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Комитета:

3.2.1. Составленные, переработанные описи дел на документы, хранящиеся в Архиве.

3.2.2. Описи дел на документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), образовавшиеся в делопроизводстве Архива.

3.2.3. Описи дел на документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), подготовленные отделом комплектования и экспертизы ценности документов при проведении научно-технической обработки документов организаций на платной основе.

3.2.4. Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

3.2.5. Акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.2.6. Сводную номенклатуру дел Архива.

3.2.7. Предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

3.2.8. Другие документы в соответствии с Положением об ЭПМК Комитета.

4. Права

Комиссии в своей деятельности предоставляется право:

4.1. Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на свои заседания в качестве консультантов и экспертов специалистов Архива, Комитета, других архивных, научных и иных учреждений.

4.2. Требовать своевременного представления работниками Архива материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Комиссии.

4.3. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Архива по вопросам организации документов Архива в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на постоянное хранение. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о качестве и сроках подготовки документов к постоянному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов в отделах Архива, причинах утраты документов.

4.4. Согласовывать, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, составленные и переработанные описи дел. Вносить рекомендации по внедрению в практику работы Архива нормативных документов и научно-методических разработок, предложения о рассмотрении отдельных вопросов на заседаниях Научного совета, ЭПМК Комитета, дирекции Архива, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа.

4.5. Информировать руководство Комитета и Архива по вопросам, входящим в компетенцию Комиссии.

5. Организация работы

5.1. Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с годовыми планами работы Архива и Комиссии.

5.2. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц и протоколируются.

5.3. Протоколы заседаний Комиссии утверждаются директором Архива.

5.4. Председатель Комиссии, а в его отсутствие его заместитель, организует деятельность Комиссии:

5.4.1. Составляет проект плана работы Комиссии на год, ведет учет и отчетность о работе Комиссии.

5.4.2. Готовит и проводит заседания Комиссии.

5.4.3. Принимает подготовленные к рассмотрению материалы (не позднее, чем за 5 дней до их обсуждения на заседании Комиссии).

5.4.4. Определяет экспертов для изучения вопросов и представленных материалов (не менее 2 экспертов, один из которых является основным).

5.4.5. Осуществляет контроль за исполнением решений Комиссии и организацией внедрения их в практику работы Архива. Ведет учет вопросов, рассмотренных Комиссией.

5.4.6. Отвечает за ведение делопроизводства Комиссии. Осуществляет хранение и использование ее документов, несет ответственность за их сохранность.

5.4.7. Имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.

5.5. Подготовка заседаний Комиссии возлагается на секретаря Комиссии. Секретарь Комиссии:

5.5.1. Осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании Комиссии.

5.5.2. Созывает заседания Комиссии в установленные сроки.

5.5.3. Доводит подготовленные к рассмотрению материалы до сведения назначенных экспертов (не позднее, чем за 4 дня до заседания Комиссии).

5.5.4. Оформляет протоколы заседаний Комиссии.

5.5.5. Представляет выписки из протоколов заседаний Комиссии исполнителям.

5.5.6. Осуществляет хранение и использование протоколов Комиссии на стадии делопроизводства.

5.6. Комиссия осуществляет свою деятельность и принимает решения следующим образом:

5.6.1. Замечания и предложения экспертов оформляются в письменном виде по установленной форме (Приложение 1) и представляются разработчикам не позднее, чем за 2 дня до заседания Комиссии.

Разработчики до заседания Комиссии работают над замечаниями и предложениями экспертов и представляют на заседание Комиссии доработанные документы. Комиссия на своих заседаниях рассматривает подготовленный разработчиком список отклоненных замечаний.

5.6.2. Комиссия правомочна принимать решения, если на заседаниях присутствует не менее половины ее состава.

5.6.3. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии.

5.6.4. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии, в его отсутствие – заместитель председателя.

5.6.5. Особые мнения членов Комиссии в обязательном порядке отражаются в протоколах заседания или прилагаются к ним в виде заключений.

5.7. Работа Комиссии отражается в годовых планах и отчетах о работе Архива. Работа членов комиссии – работников Архива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений Архива.

СОГЛАСОВАНО
Протокол методической комиссии ГКУ «ЦГА УР»
от 02 июня 2011 г. № 6