Изображения: Выкл Вкл Шрифт: A A A Цвет: A A A A Обычная версия

расширенный поиск

Положение об Экспертно-методической комиссии ГКУ «ЦДНИ УР»

в формате PDF

Государственное казённое учреждение
"Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики"

ПОЛОЖЕНИЕ
об Экспертно-методической комиссии ГКУ "ЦДНИ УР"

1.     Общие положения

1.1.        Экспертно-методическая комиссия (ЭМК) ГКУ "Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики" (далее – Архив) действует на правах совещательного органа для коллегиального рассмотрения вопросов научно-методического обеспечения всех направлений деятельности Архива, экспертизы ценности и отбора документов в состав Архивного фонда РФ и Архивного фонда УР организаций – источников комплектования Архива.

Решения ЭМК вступают в силу после утверждения протокола директором Архива.

 

1.2.        Положение об ЭМК и ее состав утверждаются приказом директора Архива. В состав ЭМК входят наиболее квалифицированные сотрудники Архива под председательством заместителя директора. В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты других архивных учреждений, представители научных, общественных и иных сторонних организаций.

 

1.3.        В своей деятельности ЭМК руководствуется ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ (2004 г.), законодательством Удмуртской Республики в области архивного дела, другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Удмуртской Республики; "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007), "Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (М., 2015), нормативно-методическими и распорядительными документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (далее – Росархив), Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее - Комитета), стандартами, отраслевыми научными и методическими разработками, Уставом, приказами директора Архива и настоящим Положением.

 

2.     Основные задачи

Основными задачами ЭМК являются:

2.1            Повышение уровня нормативно-методического обеспечения работ, проводимых в Архиве, в архивах и делопроизводстве организаций – источниках комплектования Архива с целью достижения их высокой эффективности и качества.

 

2.2            Содействие развитию и совершенствованию научно-исследовательской и методической работы в Архиве.

 

2.3            Оптимизация состава и содержания Архивного фонда Удмуртской Республики (АФ УР).

 

2.4            Внедрение передового опыта и достижений в области архивоведения, документоведения и археографии в практику работы Архива.

 

3.     Функции

ЭМК в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:
 

3.1.         Рассматривает предложения по совершенствованию организации методической и научно-исследовательской работы (НИР) в Архиве.

 

3.2.         Организует обсуждение вопросов, связанных с практической работой по всем направлением деятельности Архива.

 

3.3.         Рассматривает и согласовывает проекты нормативно-методических разработок по направлениям деятельности Архива, примерных номенклатур дел и т.п.

 

3.4.         Рассматривает проекты организационно-методических документов по проведению НИР (программы, технические задания, координационные планы, планы-графики, планы-проспекты).

3.5.         Выносит предложения о выдвижении работ на конкурсы в области архивоведения, документоведения и археографии.

 

3.6.         Рассматривает макеты, планы-проспекты выставок, сборников, справочники, лекции, информационные документы.

 

3.7.         Рассматривает тезисы докладов, выступления, сообщения участников совещаний, семинаров, ЗНМС, конференций.

 

3.8.         Организует рецензирование проектов нормативных, научно-методических разработок, учебных программ и пособий, разрабатываемых Росархивом, ВНИИДАД, архивными учреждениями в области архивоведения, документоведения, археографии, краеведения.

 

3.9.         Рассматривает и согласовывает описи документов постоянного хранения, по личному составу, личного происхождения, фотофоновидеодокументов по фондам Архива, предисловия (исторические справки) к описям фондов.

 

3.10.    Рассматривает и согласовывает описи дел постоянного и долговременного хранения, номенклатуры дел организаций – источников комплектования Архива, в которых не созданы свои ЭК (II группа).

 

3.11.    Рассматривает акты о выделении к уничтожению документов:

-       отложившихся в делопроизводстве Архива, не имеющих      исторической и утративших практическую ценность;

-       документов личного происхождения, если они не включены в описи по итогам экспертизы ценности и не возвращены в силу каких-то причин фондодержателю;

-       акты возврата документов личного происхождения собственнику, передачи в фонд НСБ.

 

3.12.    Рассматривает предложения по включению общественных организаций, объединений, граждан в список источников комплектования Архива, сводные списки источников комплектования Архива, списки потенциальных источников комплектования.

 

3.13.    Готовит предложения для рассмотрения на ЭПМК об изменении или установлении сроков хранения документов.

 

3.14.    Рассматривает акты, справки о проведении проверки наличия и состояния дел в Архиве, о неисправимых повреждениях дел (документов), необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

3.15.    Рассматривает заключения, листы описания документов и дел, отнесенных к категории уникальных; списки, перечни, номерники, документов и дел, отнесенных к особо ценным; списки фондов, подлежащих каталогизации и др.

 

3.16.    Рассматривает и согласовывает описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сводную номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству Архива.

 

3.17.    Проводит совместно с сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в Архиве, отбор документов Архива для дальнейшего хранения или уничтожения; осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Архива.

 

4.     Права

ЭМК для осуществления ее деятельности предоставляется право:

4.1.       Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания сотрудников Архива, не являющихся членами Комиссии, сотрудников Комитета, специалистов и консультантов других учреждений.

 

4.2.       Требовать своевременного представления сотрудниками Архива материалов, подлежащих рассмотрению ЭМК.

 

4.3.       В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовки к передаче на постоянное хранение сотруднику, отвечающему за ведение делопроизводства Архива.

 

4.4.       Согласовывать, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов; рекомендовать внедрение научно-методических и нормативных разработок; вносить предложения о рассмотрении отдельных вопросов и работ на заседаниях Научного Совета, ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, дирекции Архива, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа.

 

4.5.       Информировать руководство Комитета и Архива по вопросам, входящим в компетенцию ЭМК.

 

5.     Организация работы

5.1.       ЭМК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы Архива и приложениями к нему.

 

5.2.       Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц и протоколируются.

 

5.3.       Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭМК.

 

5.4.       Протоколы заседаний ЭМК утверждаются директором. Если директор не утвердил протокол, решения ЭМК носят рекомендательный характер.

 

5.5.       Председатель ЭМК организует деятельность комиссии:

-         составляет проект плана работы ЭМК на год, ведет учет и отчетность о работе комиссии;

-         готовит и проводит заседания ЭМК;

-         принимает подготовленные к рассмотрению проекты документов не позднее, чем за 5 дней до их обсуждения на заседании ЭМК;

-         определяет экспертов для изучения вопросов и представленных документов (2-4 эксперта по каждому вопросу, один из экспертов является основным);

-         представляет доработанные в соответствии с решениями ЭМК документы на утверждение директору; в случаях, предусмотренных Положением об ЭПМК Комитета по делам архивов, - на рассмотрение ЭПМК Комитета;

-         осуществляет контроль за исполнением решений ЭМК и организует их внедрение в практику работы Архива.

 

5.6.         Секретарем ЭМК назначается один из ее членов сроком на два года.

 

5.7.         Секретарь организует подготовку заседаний ЭМК:

-         составляет повестку дня заседаний ЭМК совместно с председателем;

-         созывает заседания ЭМК;

-         протоколирует и оформляет протоколы заседаний ЭМК;

-         представляет выписки из протоколов ЭМК исполнителям или доводит решения ЭМК в устной форме не позднее, чем через три дня после утверждения протокола комиссии директором;

-         заполняет гриф "согласовано" на доработанных в соответствии с решением ЭМК документах;

-         готовит перечень документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов, согласовывает его с начальниками отделов комплектования, аудиовизуальной документации, НСА;

-         представляет документы на рассмотрение экспертам и секретарю ЭПМК Комитета с соответствующей сопроводительной документацией;

-         возвращает исполнителям документы после их утверждения (согласования) ЭПМК Комитета или отправленные на доработку после рассмотрения на заседании ЭПМК;

-         осуществляет хранение и использование протоколов ЭМК на стадии делопроизводства. В случае необходимости делает выписки из протоколов ЭМК (для ЭПМК Комитета, отделов Архива);

-         ведёт картотеку ЭМК ГКУ "ЦДНИ УР" "Контроль исполнения решений экспертно-методической комиссии ГКУ "ЦДНИ УР" в автоматизированном режиме. (Приложение 1).

 

5.8.         Методические и нормативные разработки, информационные документы, другие материалы представляют на заседании ЭМК авторы названных документов. (Приложение 2).

 

5.9.         Описи по фондам Архива, описи, номенклатуры дел учреждений – источников комплектования, справки о включении (снятии) в источники комплектования Архива рассматриваются ЭМК в рабочем порядке:

-           на каждый документ заполняется экспертами лист ознакомления (Приложение 3) с отметками экспертов о доработке по замечаниям;

-         лист ознакомления является основанием для внесения документа в повестку дня заседания ЭМК. Лист ознакомления прилагается к протоколу;

-         в случае возникших разногласий названные документы рассматриваются на заседании ЭМК в обычном порядке (п. 5.7. и 5.8.).

 

5.10.    Принятие решений ЭМК осуществляется следующим образом:

5.10.1.      ЭМК правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава.

5.10.2.      Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭМК.

5.10.3.      При разделении голосов поровну решение принимается директором.

5.10.4.      Особые мнения членов ЭМК в обязательном порядке отражаются в протоколах заседаний или прилагаются к ним в виде заключений.

5.10.5.      Заключения экспертов прилагаются к протоколу в рукописном виде. Правки по замечаниям экспертов вносятся в проекты документов после рассмотрения проектов на ЭМК и вынесения решения.

5.11.    Работа ЭМК отражается в текстовой части годовых планов и отчетов Архива. Работа членов ЭМК предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений архива. 




СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
ГКУ "ЦДНИ УР"
Протокол дирекции
ГКУ "ЦДНИ УР"
14.01.2016 № 1 22.01.2016 № 1