Бюллетень «Архивы Удмуртии» - 2013

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2012 год

В 2012 г. проведено 13 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Комитета, на которых рассмотрен 161 вопрос. Согласовано 6 методических разработок, в т.ч. 4 примерные номенклатуры дел (для молодежного (детского) общественного объединения Удмуртской Республики; инспекций Федеральной налоговой службы по Удмуртской Республике; структурного подразделения Администрации муниципального района (городского округа) в Удмуртской Республике, осуществляющего управление в сфере культуры; администрации муниципального района (городского округа) в Удмуртской Республике; методическое пособие по выявлению, описанию и учету особо ценных документов в научно-технической документации фондов государственного казённого учреждения «Центральный государственный архив Удмуртской Республики»; памятка по выявлению, описанию, учету, хранению и использованию особо ценных документов в архивах организаций-источников комплектования ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики». Внесены дополнения к Нормам времени и выработки на работы и услуги, выполняемые государственными архивами Удмуртской Республики.

Рассмотрен ряд организационных вопросов:

об аккредитации специалистов ГКУ «ЦГА УР», привлекаемых в качестве экспертов к проведению мероприятий по государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Удмуртской Республике; о порядке определения сроков хранения некоторых видов архивных документов; о рассмотрении Примерной классификационной схемы построения списка организаций-источников комплектования государственного (муниципального) архива Удмуртской Республики; о ходе исполнения четырнадцати решений ЭПМК.

Рассмотрены вопросы об определении сроков хранения документов для некоторых видов документов по регистрации граждан по месту проживания; для списков призывников, образующихся в деятельности администраций муниципальных образований (поселений); некоторых видов учетных документов граждан, образующихся в деятельности отдела архитектуры, строительства и жилищной политики Администрации муниципального образования;

Рассмотрены акты об утрате документов в 3 организациях. Утверждены акты о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности ОАО «Удмуртпромстройбанк», и по фондам ГКУ «ГАСПД УР», в связи с истечением временного срока хранения документов и по результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу.

В списки организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 11 организаций, в т.ч. 1 – в источники комплектования ГКУ «ЦГА УР», 10 – в источники комплектования муниципальных архивов. В списки возможных источников комплектования ГКУ «ЦГА УР» включена 1 организация, ГКУ «ЦДНИ УР» – включены 2 организации. Исключено из списков организаций- источников комплектования государственных и муниципальных архивов 70 организаций, в т.ч. 4 – из источников комплектования ГКУ «ЦГА УР», 6 – из источников комплектования ГКУ «ЦДНИ УР», 60 – из источников комплектования муниципальных архивов.

На заседаниях ЭПМК утверждены и согласованы:

Сведения о рассмотренных на заседаниях ЭПМК Комитета документах занесены в базу данных «ЭПМК».

В 2012 г. на контроль поставлено 6 вопросов: в т.ч. по осуществлению комплекса мероприятий по розыску, упорядочению и приему на постоянное хранение в архив документов постоянного хранения государственных нотариальных контор по момент их реорганизации, а также исключению их из списков источников комплектования муниципальных архивов в течение 2012 г.; о рассмотрении информации в 2013 г. об итогах сравнительного анализа состава и содержания управленческих документов в фондах ГКУ «ЦГА УР», если срок временного хранения (75 лет) документов по личному составу в аналогичных фондах ГКУ «ГАСПД УР» истек, и др.

Качественно подготовленные материалы представлялись на рассмотрение ЭПМК Комитета сотрудниками ГКУ «ГАСПД УР».

В отчетном году возвращено на доработку 357 описей дел, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, архивах, в том числе 259 описей дел, 41 номенклатура дел, 35 инструкций по делопроизводству, 19 положений об архиве, ЭК, 3 номерника и перечня ОЦД. Наибольшее количество документов было возвращено организациям-источникам комплектования муниципальных архивов Малопургинского, Красногорского, Сюмсинского, Дебесского районов. Основные причины возврата материала с ЭПМК: нарушение Административного регламента исполнения Комитетом государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики» (Ижевск, 2008) и Административного регламента предоставления Комитетом государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций-источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике» (Ижевск, 2012). Нарушения нормативных требований повторяются. Имеют место случаи направления на ЭПМК документов в ненадлежащем оформлении: без сопроводительных листов архивов, без выписок из протоколов ЭК (ЦЭК), в неполной комплектности. Не соблюдается порядок размещения грифов согласования и утверждения экспертных комиссий и ЭПМК Комитета на документах, опускаются по своему усмотрению графы в номенклатурах дел и описях дел. Отмечаются существенные недостатки в составлении истории фондообразователя и истории фонда. Не всегда правильно оформляются титульные листы к описям дел. Продолжается представление муниципальными архивами на ЭПМК Комитета материалов без предварительного просмотра. При повторном направлении доработанного материала на ЭПМК, зачастую, не до конца проводится работа по замечаниям экспертов, при этом не прикладываются прежние замечания эксперта и свод отклонённых замечаний (в случае несогласия разработчика с экспертом). Сроки хранения дел из примерных номенклатур дел, подготовленных до выхода Перечня типовых управленческих документов (М., 2010), переносятся без изменений в конкретные номенклатуры дел. При составлении описей дел и номенклатур дел не всегда учитываются произошедшие изменения в структуре и подчиненности организаций, связанные с реорганизациями или реформированием.

Справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования муниципальных архивов представляются краткие, без необходимой информации.

Материалы на рассмотрение ЭПМК некоторыми муниципальными архивами представляются с нарушением Регламента работы ЭПМК Комитета. Практика выполнения годового плана по утверждению и согласованию материалов на ЭПМК в ноябре–декабре сохраняется.

А.Д. Лебедева, секретарь ЭПМК Комитета